Een stapsgewijze handleiding voor Belgische bouwbedrijven die hun loonadministratie via SD Worx, Partena of Acerta afhandelen.
De salarisverwerkingsdag zou saai moeten zijn. Als elke export vanuit je tijdregistratiesysteem een stortvloed aan correcties, telefoontjes en last-minute aanpassingen veroorzaakt, is er iets mis, en bijna altijd ligt dat aan de koppeling tussen je tijdgegevens en je salarisverwerker. Suivo integreert standaard met de drie grote Belgische loonverwerkers (SD Worx, Partena, Acerta) en diverse kleinere. Deze tutorial leidt u door het exportproces, de controles die u moet uitvoeren voordat u op verzenden klikt, en de meest voorkomende foutpatronen die we zien. Volg deze stappen en u sluit de loonverwerking binnen enkele uren af in plaats van dagen.
Bekijk het volledige proces via de pagina over de tijdregistratieoplossing van Suivo.
Snelle navigatie
- Voordat je gaat exporteren: drie dingen die je moet controleren
- Stap voor stap: exporteren vanuit Suivo naar SD Worx
- Stap voor stap: exporteren naar Partena
- Stap voor stap: exporteren naar Acerta
- Veelvoorkomende fouten en hoe je ze kunt oplossen
- Toezicht houden op de maandelijkse afstemming
- Veelgestelde vragen
Voordat je gaat exporteren: drie dingen die je moet controleren
Een vlekkeloze export begint al voordat je op ‘Exporteren’ klikt. Neem elke periode even de tijd om deze checklist van 3 minuten door te nemen:
- De koppeling van medewerkers is voltooid. Voor elke actieve medewerker moet er een salaris-ID in Suivo zijn gekoppeld. Nieuwe medewerkers zijn hier vaak de boosdoeners.
- Project- en looncodes zijn aan elkaar gekoppeld. Elk project of elke kostencode in Suivo moet worden gekoppeld aan een looncode voor de salarisadministratie (normale uren, overuren, reiskosten, enz.).
- Uitzonderingen zijn verwerkt. Controleer op het dashboard of er nog ontbrekende uitklokmomenten, overlappingen en openstaande goedkeuringen zijn. Los deze op vóór het exporteren, niet erna.
⚠️ De Belgische regelgeving (verplichting vanaf 2027) schrijft een objectieve en betrouwbare registratie van de dagelijkse werktijden voor. Het exporteren van onvolledige of onjuiste gegevens naar de salarisadministratie leidt niet alleen tot een fout in de salarisverwerking, maar ook tot een tekortkoming in de naleving van de regelgeving.
Stap voor stap: exporteren vanuit Suivo naar SD Worx
- Ga in Suivo naar Rapporten → Salarisoverzicht exporteren.
- Selecteer SD Worx als leverancier en kies de loonperiode.
- Controleer het overzicht: totaal aantal uren, aantal medewerkers en aantal afwijkingen. Als er meer dan 0 afwijkingen zijn, annuleer deze dan eerst en los ze op.
- Klik op Genereren. Suivo maakt een eBlox-compatibel bestand aan.
- U kunt het bestand downloaden en uploaden in eBlox, of, als u de directe koppeling hebt ingeschakeld, op ‘Verzenden’ klikken. De overeenkomst wordt geregistreerd met een tijdstempel en een bevestigingsnummer van SD Worx.
- Open het exportlogboek en controleer of de status ‘Geaccepteerd’ is. Als er ‘Geaccepteerd met waarschuwingen’ staat, klik dan door om te zien welke records aandacht vereisen.
Stap voor stap: exporteren naar Partena
- Rapporten → Salarisoverdracht → Aanbieder: Partena Professional.
- Selecteer de periode en controleer of het bedrijfsnummer overeenkomt met het Partena-bestand.
- Genereer de export. Suivo genereert een bestand in Partena-formaat, inclusief de juiste toewijzing van looncodes.
- Uploaden via Partena Online, of gebruik de API-connector voor directe overdracht.
- Controleer of het Partena-voorbeeld klopt: het aantal bruto-uren, de looncodes en het aantal werknemers moeten exact overeenkomen met het overzicht in Suivo.
Stap voor stap: exporteren naar Acerta
- Rapporten → Salarisoverdracht → Aanbieder: Acerta.
- Selecteer de periode en controleer de toewijzing van de loongroepen.
- Genereren. Het bestandsformaat is compatibel met Acerta en bevat waar nodig CIAW-gerelateerde codes.
- Uploaden in Acerta Connect of overzetten via de API-koppeling.
- Controleer of het aantal medewerkers en het totale aantal uren in Suivo en Acerta met elkaar overeenkomen voordat u de loonverwerking goedkeurt.
Veelvoorkomende fouten en hoe je ze kunt oplossen
| Fout | Oorzaak | Oplossing |
|---|---|---|
| Onbekend personeelsnummer | Nieuwe medewerker niet toegewezen | Voeg het loonlijst-ID toe in het werknemersprofiel in Suivo |
| Looncode ontbreekt | Nieuwe project- of activiteitscode | Toewijzen in Beheer → Toewijzing looncodes |
| Verschil in werktijden | Ongemelde afwezigheden of ongeoorloofde afwezigheden | Probleem in het dashboard oplossen en opnieuw exporteren |
| Afgewezen bestand | Periode is al afgesloten in de salarisadministratie | Gebruik een correctieronde of ga naar de volgende periode |
| Export dupliceren | Vorige export is al verzonden | Verwijder het dubbele exemplaar uit het exportlogboek van Suivo |
❌ versus ✅ export van loonlijst
- ❌ Export om 16.00 uur op de salarisverwerkingsdag (vrijdag) met onopgeloste uitzonderingen
- ✅ Export op donderdagochtend met een overzichtelijk dashboard met uitzonderingen
- ❌ Looncodes slechts één keer koppelen en vervolgens nieuwe projectcodes negeren
- ✅ Aan het begin van elke maand de koppeling van looncodes controleren
- ❌ Ervan uitgaan dat „Geaccepteerd met waarschuwingen“ prima is
- ✅ Elke waarschuwing openen en oplossen voordat de salarisverwerking wordt afgesloten
Toezicht houden op de maandelijkse afstemming
De meeste fouten in de salarisadministratie zijn niet opvallend, maar sluipen er stilletjes in. Er wordt een nieuwe medewerker aangenomen, het salaris-ID wordt niet ingevuld en zijn of haar uren verdwijnen ongemerkt uit de export. Suivo houdt een volledig exportlogboek bij met de status, het aantal records en de verschillen ten opzichte van de vorige periode. Controleer dit elke maand. Als het aantal records onverwacht daalt, is er iets misgegaan; als het stijgt, telt u mogelijk dubbel. Hoe dan ook, u wilt dit ontdekken vóór de volgende verwerking.
“We voeren de salarisadministratie niet langer op goed geluk uit. Door elke maand vijf minuten de exportlog van Suivo door te nemen, hebben we dit jaar minstens drie lastige correcties kunnen voorkomen.” , HR-manager, Belgisch installatiebedrijf
Veelgestelde vragen
Kan ik halverwege de periode gegevens exporteren?
Ja. Tussentijdse exporten zijn handig om de voortgang te controleren of fouten in de koppeling in een vroeg stadium op te sporen. De officiële export voor de salarisadministratie wordt doorgaans één keer per periode uitgevoerd.
Wat als ik een provider gebruik die niet in de lijst staat?
Suivo ondersteunt standaard CSV- en XML-exporten en kan worden gekoppeld aan de meeste aanbieders. Voor een vergelijking van Belgische tijdregistratiesystemen en hun koppelingen met salarisadministratiesystemen, zie De beste digitale tijdregistratiesystemen in België (2026).
Kan ik het exporteren automatiseren?
Ja. Voor SD Worx, Partena en Acerta kan aan het einde van elke periode automatisch een geplande, op API gebaseerde export worden uitgevoerd. Je controleert nog steeds het logboek, maar niemand hoeft handmatig op ‘Genereren’ te klikken.
Hoe ga ik om met correcties nadat de periode is afgesloten?
Voer een correctie-export uit voor alleen de betreffende werknemers. Suivo genereert een delta-bestand dat uw salarisverwerker bij de volgende verwerking als aanpassing verwerkt, inclusief een volledig controlespoor.
Bevat de export gegevens die verband houden met CIAW?
Ja, wanneer de koppeling van de looncodes dit vereist. Raadpleeg de CIAW-FAQ voor meer informatie over de regelgeving.
Aanbevolen lectuur
Tijdregistratie · Bouwsector · Aanmelden op het werk
Voer de salarisadministratie met een gerust hart uit
Hulp nodig bij het instellen van uw export naar SD Worx, Partena of Acerta?
Ons onboardingteam doet dit wekelijks.
Ontdek Tijdregistratie → | Boek een demo →
