Referenties

Heli gaat de cloud in

Om concurrentieel te blijven, moesten we alle fasen van onze machineverhuur - van de bestellingen, de planning en het transport tot en met de inspectie en reparatie - in één systeem bundelen.

Over

Heli bestaat sinds 1983. Het bedrijf is gespecialiseerd in verhuur, verkoop en 24/7 service van hoogwerkers, kranen, heftrucks, rolsteigers etc. De verhuurvloot telt ongeveer 1250 machines. Ze hebben ook een enorme voorraad reserveonderdelen, geven trainingen en brengen de machines ter plaatse. De Heli Groep bestaat uit vier dochterondernemingen. Heli nv is verantwoordelijk voor de verhuur. Heli Trans is de transportdienst van het bedrijf. High & Safe biedt een totaalpakket aan valbeveiliging, bruggen en steigers.

Heli Safety Academy biedt veiligheidstraining.

De uitdaging

Van on premise naar cloud

Heli heeft verschillende depots in België. Sommige activiteiten, zoals onderhoud en herstelling, zijn gedecentraliseerd, wat het moeilijk maakt om het overzicht te bewaren. Het oude ICT-systeem met lokale servers en afzonderlijke programma's zonder onderlinge koppeling liet niet toe om alle fasen van de machineverhuur te bundelen. Het bedrijf ging daarom op zoek naar een systeem waarin de verschillende toepassingen (tracking, planning, boekhouding, ...) volledig geïntegreerd en gekoppeld konden worden. De motivatie was in de eerste plaats om de processen, de opvolging en het beheer te vereenvoudigen, een betere controle te hebben en efficiënter te werken.

De oplossing

Cloud oplossing en Suivo

Naast een nieuw, uitgebreid ERP-pakket van SAP koos Heli ook voor Suivo. Beide oplossingen zijn cloudgebaseerd en kunnen dus perfect aan elkaar gekoppeld worden.

Suivo wordt bij Heli Trans gebruikt als Track & Trace oplossing en voor dispatching. Met Suivo kan de volledige tracking en tracing van de chauffeurs worden beheerd. In de cabines van alle 22 voertuigen is een Garmin navigatiescherm geïnstalleerd dat informatie uitwisselt met het Suivo platform. Zo kunnen de chauffeurs hun orders raadplegen (wat moet waar geleverd of opgehaald worden), de machines scannen en de levering of ophaling registreren. Als een levering geregistreerd is, start automatisch het huurcontract.

Registratie van een pick-up leidt tot beëindiging van het huurcontract.

Suivo registreert ook gegevens zoals kilometrage, rij- en rusttijden, verbruik en rijstijl, waardoor een transparant wagenparkbeheer mogelijk wordt.

Om concurrerend te blijven, moesten we alles van machineverhuur - van bestellingen, over planning en transport, tot tijdregistratie, loonbeheer en zelfs dienst-na-verkoop en reparaties - in één systeem kunnen bundelen.
Gunther Van Den Hove
Verkoopmanager

Verdere digitalisering

Heli is niet van plan het bij de optimalisaties binnen Heli Trans te laten. In een volgende fase willen ze de gehele verhuurvloot integreren in het Suivo systeem, zodat deze op dezelfde manier gemonitord kan worden als de eigen vloot. Dit moet het onder andere mogelijk maken om last minute een machine op te halen van een bouwplaats waar toevallig een chauffeur in de buurt is. En er zal meer telematica worden gebruikt om de bedrijfsuren van alle machines te controleren en machines automatisch uit te schakelen in periodes waarin geen huur wordt aangerekend (weer, weekends, avonden, enz.). Het is ook de bedoeling om de inspectiepartner BTV toegang te geven tot het Suivo platform. Hun inspecteurs kunnen dan volledig autonoom machines bezoeken volgens een vooraf bepaald schema. Vandaag gaat dit gepaard met veel papierwerk.

Al deze inspanningen leveren gegarandeerd extra efficiëntieverbeteringen en kostenbesparingen op.

De resultaten

Na de invoering van het nieuwe ICT-systeem volgden de positieve resultaten snel. De planning en uitvoering van transporten is vereenvoudigd en veel gemakkelijker op te volgen. De koppeling met de facturatie, het vlootbeheer, de opvolging van de chauffeurs en de onderaannemers levert duidelijke voordelen op. Zo verloopt de berekening van de lonen van de chauffeurs nu veel vlotter en kunnen ook de onderaannemers nauwkeuriger worden betaald. Efficiënter werken en kostenbesparingen gaan hand in hand. Bij Heli Trans zijn sinds de invoering van het nieuwe systeem de transportfacturen van de onderaannemers met 8 tot 10% gedaald, dankzij een nauwkeurigere registratie van uren en kilometers.