Références

Cegelec | Enregistrement sur le lieu de travail : entièrement automatisé

Nous craignions de devoir recourir à du personnel administratif supplémentaire. C'est pourquoi nous avons choisi d'automatiser notre enregistrement au travail avec Suivo. Cela réduit beaucoup le stress des personnes au bureau comme sur nos chantiers.

À propos

  • 1989
  • Construction
  • Zwijndrecht, Erembodegem, Gosselies
En 2010, les entreprises de Cegelec ont rejoint VINCI Energies et apportent ainsi leur expertise en automatisme, instrumentation et contrôle, génie climatique et électrique. Au sein de VINCI Energies, les entreprises de Cegelec représentent une part importante de l'expertise du groupe et assurent des prestations technologiques pour les entreprises et les collectivités. De la conception à la maintenance multitechnique, ces business units couvrent une grande variété de métiers et leurs équipes accompagnent de bout en bout les projets ambitieux des clients.

Le défi

Enregistrement au travail

Le 1er octobre 2014, l'enregistrement obligatoire des présences sur les chantiers de construction, appelé "checkinatwork", a été lancé. Dès lors, afin d'être en conformité avec cette nouvelle législation, les entreprises de construction doivent signaler les heures de travail de leurs employés sur une base quotidienne. Benny Vandevenne, COO de Cegelec à Zwijndrecht, déclare : "Nous craignions de devoir employer du personnel administratif supplémentaire et d'avoir un taux d'erreur plus élevé. C'est pourquoi nous avons choisi d'automatiser notre travail de contrôle." Ce nouvel outil devait répondre à un certain nombre d'exigences. Tout d'abord, il devait être mis en œuvre dans un délai très court. Ensuite, il devait également être convivial pour tous les employés. En outre, tout le monde devait pouvoir utiliser l'outil ; les employés qui peuvent s'enregistrer dans leur véhicule de société ainsi que les employés qui utilisent les transports publics, leur moto ou leur vélo pour se rendre sur le chantier.

La solution

Intégration généralisée

Checkin@Suivo permet un enregistrement simple des présences tant dans le véhicule que sur le chantier. Les employés peuvent s'enregistrer à l'aide d'un lecteur de badges dans le véhicule qui est relié à l'avance au site en question. Suivo est le partenaire de Cegelec depuis 2010 ; l'application trace la flotte de 550 véhicules utilitaires de Cegelec et enregistre automatiquement lorsqu'un véhicule d'entreprise entre dans la zone du chantier. Le chef de chantier reçoit automatiquement un rapport qui lui permet de valider qui s'est enregistré et qui ne l'a pas fait. Les données enregistrées sont ensuite automatiquement transmises à l'Office National de Sécurité Sociale (RSZ). Les employés qui utilisent d'autres moyens de transport pour se rendre sur le site peuvent utiliser les terminaux de chantier pour s'enregistrer. Les informations sont transmises du terminal à Suivo, puis au réseau de contrôle de l'ONSS. Comme tout se fait automatiquement, il n'y a aucun risque d'erreur, ce qui est réconfortant car les amendes peuvent commencer à s'accumuler rapidement.
Nous voulions une chance zéro de faire des erreurs lors de l'enregistrement de 500 employés pour le nouvel enregistrement des présences.
Benny Vandevenne
COO

Réduction substantielle des coûts

Suivo a été en mesure de proposer à Cegelec une solution dans un délai très court avec un seul système pour les 500 employés de ses 4 filiales. En utilisant l'outil d'enregistrement Checkin@Suivo, Cegelec économise un nombre considérable de personnes, car la saisie manuelle des 20.000 enregistrements par mois leur coûterait 2 employés supplémentaires. En plus de cette réduction substantielle des coûts, l'enregistrement automatisé réduit à zéro les risques d'erreur. Si l'enregistrement des présences n'est pas effectué correctement, les amendes peuvent aller de 60 € à 6 000 €. A l'avenir, Cegelec veut aller encore plus loin. En plus de l'enregistrement des présences, l'entreprise souhaite utiliser l'application pour un enregistrement complet des temps : les employés pointent lorsqu'ils quittent leur domicile, lorsqu'ils arrivent sur le chantier, lorsqu'ils commencent à travailler, lorsqu'ils quittent le chantier et lorsqu'ils rentrent chez eux. En intégrant ces données dans le système SAP ERP de Cegelec, les informations peuvent être utilisées pour la rémunération, le calcul du coût des activités ...

Les résultats

  • Outil convivial
  • Une solution unique pour tous les employés mobiles
  • Pas d'erreurs dans l'enregistrement des présences des employés
  • Diminution des coûts administratifs
  • À l'épreuve du temps : intégrations avec SAP, par exemple.
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