L'enregistrement des temps : qu'est-ce que c'est et pourquoi l'automatiser ?

L'enregistrement du temps de travail consiste à consigner de manière systématique les heures auxquelles les salariés commencent et terminent leur journée de travail. En Belgique, cette pratique, qui relevait jusqu'à présent d'une initiative volontaire de la plupart des employeurs, est en passe de devenir une obligation.

Qu'est-ce que l'enregistrement du temps ?

L'enregistrement du temps consiste à consigner les heures effectivement travaillées par un salarié : heure de début, heure de fin, pauses et, le cas échéant, le projet ou le site auquel ces heures se rapportent. Cela diffère d'un planning prévisionnel, qui indique les heures qu'une personne était censée travailler. Cette distinction est importante, car l'objectif même de l'obligation d'enregistrement est de disposer d'un relevé objectif plutôt que d'une simple supposition.

Il se distingue également du système « Check-in-at-Work » (CIAW). Le CIAW enregistre les présences sur certains sites à des fins de contrôle social. L'enregistrement du temps de travail permet de comptabiliser les heures travaillées aux fins du droit du travail et de la paie. Les sites dépassant le seuil fixé par le CIAW doivent utiliser ces deux systèmes, qui ne sont pas interchangeables.

Qu'est-ce qui est considéré comme un enregistrement numérique du temps de travail ?

L'enregistrement numérique remplace les feuilles de présence papier par un enregistrement effectué au moment même où le travail est effectué, généralement via une application, un badge, un terminal ou une borne sur site. Le critère pratique consiste à déterminer si l'enregistrement est créé au moment de l'événement par la personne qui effectue le travail, ou s'il est reconstitué a posteriori par un employé au bureau. Seule la première option est objective.

Quels changements en 2027 ?

Deux choses distinctes vont se produire, et il est facile de les confondre.

Une obligation générale d'enregistrement du temps de travail. Le gouvernement a l'intention d'imposer à chaque employeur de tenir un registre objectif et fiable du temps de travail de ses salariés, avec pour date butoir le 1er janvier 2027. Cette mesure aligne la Belgique sur la jurisprudence européenne, selon laquelle les durées maximales de travail et les périodes minimales de repos ne peuvent être respectées que si les heures sont effectivement mesurées. Précisons toutefois que la législation n'a pas encore été adoptée : si les grandes lignes sont claires, les détails ne sont pas encore définitifs.

Enregistrement des entrées et sorties sur les chantiers de construction. Par ailleurs, la loi-programme du 30 mai 2026 rend obligatoire l’enregistrement des entrées et sorties pour les travaux immobiliers (à l’exception du nettoyage) et pour la livraison de Béton prêt à l’emploi, sur les chantiers d’une valeur égale ou supérieure à 500 000 euros hors TVA. Cette mesure entrera en vigueur le 1er avril 2027 et, à compter de cette date, la présence sur ces chantiers ne pourra plus du tout être enregistrée dans Check-in-at-Work.

Pourquoi les employeurs ont recours à l'automatisation ?

• Précision. Les heures reconstituées en fin de semaine sont des estimations. Les arrondis, les heures supplémentaires oubliées et les pauses non comptabilisées se répercutent tous sur la masse salariale.
• Temps consacré à l'administration. La collecte, le suivi et la ressaisie des feuilles de temps constituent un travail qui ne produit rien. La majeure partie de ce temps est économisée lorsque les données sont fournies sous une forme déjà structurée.
• Preuve. Si un inspecteur vous demande comment vous savez qu'un salarié a travaillé pendant ces heures-là, un enregistrement numérique apporte la réponse. Ce n'est pas le cas d'un tableau Excel reconstitué a posteriori.
• Calcul des coûts d'un projet. Une fois que les heures sont affectées à un chantier ou à un projet, vous pouvez voir le coût réel des travaux plutôt que le montant initialement prévu dans le devis.

Les critères à prendre en compte lors du choix d'un système

• Il doit fonctionner là où le travail s'effectue: sur le chantier, dans un véhicule, ou hors ligne si la couverture est insuffisante.
• Les données doivent être transmises au service de paie sans qu'il soit nécessaire de les ressaisir, idéalement directement au format requis par votre secrétariat des affaires sociales.
• Si vous gérez des sites en faisant appel à des sous-traitants, ce système doit permettre de gérer les personnes qui ne figurent pas sur votre liste de paie.
• Compte tenu de ce qui est prévu pour avril 2027, il devrait être possible d'enregistrer une « sortie » (OUT), et pas seulement une « entrée » (IN).

Si vous comparez différentes solutions, sachez que notre solution de gestion des temps s'adresse aux équipes travaillant sur le terrain, sur site ou à bord de véhicules, tandis que « Check-in-at-Work » gère la gestion des présences sur site.

Qui doit enregistrer son temps de travail aujourd'hui ?

À l'heure actuelle, la situation est hétérogène, et c'est précisément pour cette raison qu'une obligation générale est mise en place. Les employeurs doivent déjà être en mesure de prouver qu’ils respectent la durée maximale de travail et le temps de repos minimal, et certains régimes spécifiques s’accompagnent d’obligations particulières : travail à temps partiel, modalités de travail flexibles et secteurs régis par leurs propres conventions collectives. Sur les chantiers de construction dépassant le seuil fixé, le système « Check-in-at-Work » ajoute à cela une obligation d’enregistrement des présences. Il en résulte que de nombreux employeurs enregistrent déjà certaines données, mais de manière irrégulière et sous une forme qui ne résisterait pas à un contrôle.

Les quatre façons dont les heures sont réellement enregistrées

• Application mobile. Le collaborateur s'enregistre depuis son propre téléphone. Idéale pour les équipes qui se déplacent d'un site à l'autre ou qui travaillent depuis leur véhicule. Nécessite la mise en place d'une solution pour les personnes qui n'utilisent pas d'appareil personnel.
• Badge ou étiquette. Un badge physique scanné à un point fixe. C'est simple pour les équipes qui arrivent toujours au même endroit, et cela évite complètement la question du téléphone personnel.
• Poteau ou borne d'accès. Unité fixe installée sur le chantier. Couramment utilisée dans les grands chantiers de construction, où un seul point d'enregistrement permet de contrôler l'accès de toutes les personnes qui arrivent.
• Lié au véhicule. L'enregistrement est lié au véhicule, ce qui convient aux équipes de service et de livraison dont la journée de travail commence effectivement dès leur départ.

La plupart des organisations finissent par en utiliser plusieurs, car une seule méthode convient rarement à toutes les équipes. Il faut simplement vérifier si elles sont toutes enregistrées dans la même fiche.

Les écueils courants de l'enregistrement numérique

• Enregistrement a posteriori. Si les heures sont saisies à la fin de la semaine, l’enregistrement constitue une reconstitution. Il ne satisfait pas au critère d’« objectivité et de fiabilité » sur lequel repose l’obligation à venir.
• Pas de traitement hors ligne. Les sites où la couverture est insuffisante génèrent des lacunes, qui sont ensuite comblées manuellement.
• Les pauses sont enregistrées dans la mémoire. Les périodes de repos font partie des éléments qui doivent être justifiés ; il ne s'agit pas d'un champ facultatif.
• Un système distinct par équipe. L'utilisation de deux outils implique qu'une personne doive les rapprocher, et c'est justement lors de ce rapprochement que surviennent les erreurs de paie.
• Mise en place sans les contremaîtres. La décision d'adoption est prise sur place au cours des deux premières semaines, et non au bureau au moment de la signature.

L'enregistrement des heures, le CIAW et la paie sont trois choses différentes

Il convient de les distinguer clairement, une bonne fois pour toutes :

• L'enregistrement du temps de travail permet de comptabiliser les heures travaillées, à des fins de droit du travail et de calcul des coûts.
• Le système « Check-in-at-Work » enregistre les présences sur des sites spécifiques, à des fins de contrôle social.
• Le service de paie convertit les heures en salaire, par l'intermédiaire de votre secrétariat social.

Un site dont le niveau de risque dépasse le seuil CIAW doit disposer des deux premiers éléments ; le troisième dépend du premier. Acheter un outil qui ne répond qu'à l'une de ces exigences en partant du principe qu'il couvre les autres constitue l'erreur la plus coûteuse dans ce domaine.

Sources

RSZ/ONSS, Checkinatwork, y compris l'alerte du 30 juillet 2026 concernant l'enregistrement des heures d'arrivée et de départ au travail à compter du 1er avril 2027.
SD Worx, enregistrement obligatoire du temps de travail.
Consulté le 30 juillet 2026. L'obligation générale d'enregistrement du temps de travail a été annoncée, mais la législation n'a pas encore été adoptée – considérer ces dates comme provisoires et non définitives.