Tijdregistratie: wat is het en waarom automatiseren?

Tijdregistratie is het systematisch vastleggen van het tijdstip waarop werknemers met hun werk beginnen en eindigen. In België is dit aan het veranderen van iets wat de meeste werkgevers vrijwillig doen, naar iets wat ze verplicht zullen moeten doen.

Wat is tijdregistratie?

Tijdregistratie houdt in dat de uren worden vastgelegd die een werknemer daadwerkelijk werkt: begin, einde, pauzes en, indien van toepassing, bij welk project of op welke locatie de uren horen. Dat is iets anders dan een gepland rooster, waarin wordt vastgelegd wat iemand had moeten werken. Dit onderscheid is belangrijk, omdat het hele doel van een registratieverplichting is om een objectief overzicht te hebben in plaats van uit aannames te gaan.

Het verschilt ook van Check-in-at-Work. CIAW registreert de aanwezigheid op bepaalde locaties voor sociale controle. Tijdregistratie registreert gewerkte uren ten behoeve van de arbeidswetgeving en de salarisadministratie. Locaties die boven de CIAW-drempel liggen, hebben beide nodig, en ze zijn niet onderling uitwisselbaar.

Wat valt onder digitale tijdregistratie?

Bij digitale registratie worden papieren urenstaten vervangen door een registratie die op het moment zelf plaatsvindt, meestal via een app, een badge, een terminal of een registratiezuil op de werkplek. De praktische toets is of de registratie op het moment van de handeling wordt aangemaakt door degene die het werk uitvoert, of achteraf wordt gereconstrueerd door iemand op kantoor. Alleen het eerste geval is objectief.

Wat verandert er in 2027?

Er staan twee verschillende zaken op stapel, en die zijn gemakkelijk door elkaar te halen.

Een algemene verplichting tot registratie van de werktijd. De regering is van plan om elke werkgever te verplichten een objectieve en betrouwbare registratie van de werktijd van de werknemers bij te houden, met 1 januari 2027 als streefdatum. Hiermee sluit België aan bij de Europese jurisprudentie, waarin is vastgesteld dat maximale werktijden en minimale rusttijden alleen kunnen worden gehandhaafd als de uren daadwerkelijk worden gemeten. Het is belangrijk om hier duidelijk te zijn: de wetgeving is nog niet aangenomen, dus de algemene lijnen zijn wel duidelijk, maar de details zijn nog niet definitief.

In- en uitklokken op bouwplaatsen. Los daarvan maakt de Programmawet van 30 mei 2026 de IN- en OUT-registratie verplicht voor werkzaamheden aan onroerende goederen (met uitzondering van schoonmaak) en voor de levering van stortklaar beton, op bouwplaatsen met een waarde van 500.000 euro exclusief btw of meer. Dit treedt in werking op 1 april 2027, en vanaf die datum kan de aanwezigheid voor dergelijke werkzaamheden helemaal niet meer worden geregistreerd in Check-in-at-Work.

Waarom werkgevers dit automatiseren

• Nauwkeurigheid. Het aantal uren dat aan het einde van de week wordt gereconstrueerd, is een schatting. Afrondingen, vergeten overuren en ontbrekende pauzes worden allemaal meegenomen in de loonadministratie.
• Administratieve tijd. Het verzamelen, opvragen en overtypen van urenstaten is werk dat niets oplevert. Het grootste deel daarvan verdwijnt wanneer de gegevens al gestructureerd binnenkomen.
• Bewijs. Als een inspecteur vraagt hoe je weet dat een werknemer die uren heeft gewerkt, geeft een digitaal dossier daar antwoord op. Een achteraf opnieuw samengesteld spreadsheet doet dat niet.
• Projectkostenberekening. Zodra er uren aan een locatie of project zijn toegewezen, kunt u zien wat het werk daadwerkelijk kost, in plaats van wat er in de offerte was opgegeven.

Waar je op moet letten bij het kiezen van een systeem

• Het moet werken daar waar het werk plaatsvindt – op locatie, in een voertuig, of offline als het bereik slecht is.
• Het moet zonder herinvoer bij de salarisadministratie terechtkomen, idealiter direct in het formaat van uw sociale secretariaat.
• Als je locaties beheert met onderaannemers, moet het systeem rekening houden met de mensen die niet op je loonlijst staan.
• Gezien de plannen voor april 2027 zou het systeem niet alleen een IN, maar ook een OUT moeten kunnen registreren.

Als u verschillende opties met elkaar vergelijkt: onze oplossing voor tijdregistratie is geschikt voor teams die in het veld, op locatie of met voertuigen werken, en Check-in-at-Work regelt de aanwezigheidsregistratie op locatie.

Wie moet vandaag zijn werktijd registreren?

Op dit moment is de situatie ongelijk, en dat is precies de reden waarom er een algemene verplichting wordt ingevoerd. Werkgevers moeten nu al kunnen aantonen dat ze de maximale werktijd en minimale rusttijd naleven, en specifieke regelingen brengen hun eigen verplichtingen met zich mee – deeltijdwerk, flexibele werkregelingen en sectoren met eigen cao’s. Op bouwplaatsen boven de drempelwaarde voegt Check-in-at-Work daar nog een aanwezigheidsregistratie aan toe. Het gevolg is dat veel werkgevers wel iets registreren, maar niet consequent en niet op een manier die een inspectie zou doorstaan.

De vier manieren waarop uren daadwerkelijk worden geregistreerd

• Mobiele app. De medewerker meldt zich aan via zijn eigen telefoon. Het meest geschikt voor teams die tussen verschillende locaties reizen of vanuit voertuigen werken. Er moet een regeling worden getroffen voor mensen die geen eigen apparaat gebruiken.
• Badge of tag. Een fysieke badge die op een vast punt wordt gescand. Eenvoudig voor teams die op dezelfde plek aankomen, en zo wordt de kwestie van de privételefoon helemaal omzeild.
• Locatiepaal of terminal. Een vast opgesteld apparaat op de locatie. Komt vaak voor bij grotere bouwprojecten, waarbij één registratiepunt geldt voor alle aankomende personen.
• Voertuiggebonden. De registratie is gekoppeld aan het voertuig, wat ideaal is voor service- en bezorgteams waarvan de werkdag in feite begint zodra ze vertrekken.

De meeste organisaties gebruiken uiteindelijk meer dan één methode, omdat één enkele methode zelden voor elk team geschikt is. Het is belangrijk om te controleren of ze allemaal in hetzelfde record terechtkomen.

Waar het bij digitale registratie meestal misgaat

• Achteraf registreren. Als de uren aan het einde van de week worden ingevoerd, is de registratie een reconstructie. Deze voldoet niet aan de eis van „objectiviteit en betrouwbaarheid“ waarop de komende dienst is gebaseerd.
• Geen offline verwerking. Locaties met slechte dekking leiden tot hiaten, die later handmatig worden aangevuld.
• Rustpauzes worden opgeslagen in het geheugen. Rustpauzes maken deel uit van wat aantoonbaar moet zijn; het is geen optioneel veld.
• Een apart systeem per team. Twee systemen betekenen dat iemand ze moet afstemmen, en juist bij die afstemming ontstaan er fouten in de salarisadministratie.
• De invoering vindt plaats zonder de voormannen. Over de invoering wordt ter plaatse in de eerste twee weken beslist, niet op kantoor bij de ondertekening.

Tijdregistratie, CIAW en salarisadministratie zijn drie verschillende zaken

Het is de moeite waard om ze één keer duidelijk van elkaar te onderscheiden:

• De tijdregistratie houdt de gewerkte uren bij, ten behoeve van de arbeidswetgeving en de kostenberekening.
• Check-in-at-Work registreert de aanwezigheid op specifieke locaties, ten behoeve van sociale controle.
• De salarisadministratie zet gewerkte uren om in loon, via uw sociaal secretariaat.

Een locatie die boven de CIAW-drempel ligt, heeft de eerste twee nodig, en de derde hangt af van de eerste. Een tool aanschaffen die slechts één functie vervult en ervan uitgaan dat deze ook de andere functies dekt, is de duurste fout die je op dit gebied kunt maken.

Bronnen

RSZ/ONSS, Checkinatwork, met inbegrip van de mededeling van 30 juli 2026 over het in- en uitklokken op het werk vanaf 1 april 2027.
SD Worx, verplichte registratie van de arbeidstijd.
Geraadpleegd op 30 juli 2026. De algemene verplichting tot registratie van de arbeidstijd is aangekondigd, maar de wetgeving is nog niet aangenomen – beschouw de data als voorlopig, niet als definitief.