L'enregistrement des temps : qu'est-ce que c'est et pourquoi l'automatiser ?

L'enregistrement du temps de travail consiste à consigner de manière systématique les heures auxquelles les salariés commencent et terminent leur journée de travail. En Belgique, cette pratique, qui relevait jusqu'à présent d'une initiative volontaire de la plupart des employeurs, est en passe de devenir une obligation.

Qu'est-ce que l'enregistrement du temps ?

L'enregistrement du temps consiste à consigner les heures effectivement travaillées par un salarié : heure de début, heure de fin, pauses et, le cas échéant, le projet ou le site auquel ces heures se rapportent. Cela diffère d'un planning prévisionnel, qui indique les heures qu'une personne était censée travailler. Cette distinction est importante, car l'objectif même de l'obligation d'enregistrement est de disposer d'un relevé objectif plutôt que d'une simple supposition.

Ce système diffère également de « Check-in-at-Work ». Le CIAW enregistre les présences sur certains sites à des fins de contrôle social. L'enregistrement du temps de travail permet de comptabiliser les heures travaillées aux fins du droit du travail et de la paie. Ces deux systèmes ne sont pas interchangeables.

Qu'est-ce qui est considéré comme un enregistrement numérique du temps de travail ?

L'enregistrement numérique remplace les feuilles de présence papier par un enregistrement effectué au moment même où le travail est effectué, généralement via une application, un badge, un terminal ou une borne sur site. Le critère pratique consiste à déterminer si l'enregistrement est créé au moment de l'événement par la personne qui effectue le travail, ou s'il est reconstitué a posteriori par un employé au bureau. Seule la première option est objective.

Quels changements en 2027 ?

Deux choses distinctes vont se produire, et il est facile de les confondre.

Une obligation générale d'enregistrement du temps de travail. Le gouvernement a l'intention d'imposer à chaque employeur de tenir un registre objectif et fiable du temps de travail de ses salariés, avec pour date butoir le 1er janvier 2027. Cette mesure aligne la Belgique sur la jurisprudence européenne, selon laquelle les durées maximales de travail et les périodes minimales de repos ne peuvent être respectées que si les heures sont effectivement mesurées. Précisons toutefois que la législation n'a pas encore été adoptée : si les grandes lignes sont claires, les détails ne sont pas encore définitifs.

Enregistrement des entrées et sorties sur les chantiers de construction. Par ailleurs, la loi-programme du 30 mai 2026 rend obligatoire l’enregistrement des entrées et sorties pour les travaux immobiliers (à l’exception du nettoyage) et pour la livraison de Béton prêt à l’emploi, sur les chantiers d’une valeur égale ou supérieure à 500 000 euros hors TVA. Cette mesure entrera en vigueur le 1er avril 2027 et, à compter de cette date, la présence sur ces chantiers ne pourra plus du tout être enregistrée dans Check-in-at-Work.

Pourquoi les employeurs ont recours à l'automatisation ?

• Précision. Les heures reconstituées en fin de semaine sont des estimations. Les arrondis, les heures supplémentaires oubliées et les pauses non comptabilisées se répercutent tous sur la masse salariale.
• Temps consacré à l'administration. La collecte, le suivi et la ressaisie des feuilles de temps constituent un travail qui ne produit rien. La majeure partie de ce temps est économisée lorsque les données sont fournies sous une forme déjà structurée.
• Preuve. Si un inspecteur vous demande comment vous savez qu'un salarié a travaillé pendant ces heures-là, un enregistrement numérique apporte la réponse. Ce n'est pas le cas d'un tableau Excel reconstitué a posteriori.
• Calcul des coûts d'un projet. Une fois que les heures sont affectées à un chantier ou à un projet, vous pouvez voir le coût réel des travaux plutôt que le montant initialement prévu dans le devis.

Les critères à prendre en compte lors du choix d'un système

• Il doit fonctionner là où le travail s'effectue: sur le chantier, dans un véhicule, ou hors ligne si la couverture est insuffisante.
• Les données doivent être transmises au service de paie sans qu'il soit nécessaire de les ressaisir, idéalement directement au format requis par votre secrétariat des affaires sociales.
• Si vous gérez des sites en faisant appel à des sous-traitants, ce système doit permettre de gérer les personnes qui ne figurent pas sur votre liste de paie.
• Compte tenu de ce qui est prévu pour avril 2027, il devrait être possible d'enregistrer une « sortie » (OUT), et pas seulement une « entrée » (IN).

Si vous comparez différentes solutions, sachez que notre solution de gestion des temps s'adresse aux équipes travaillant sur le terrain, sur site ou à bord de véhicules, tandis que « Check-in-at-Work » gère la gestion des présences sur site.

Qui doit enregistrer son temps de travail aujourd'hui ?

À l'heure actuelle, la situation est hétérogène, et c'est précisément pour cette raison qu'une obligation générale est mise en place. Les employeurs doivent déjà être en mesure de prouver qu’ils respectent la durée maximale de travail et le temps de repos minimal, et certains régimes spécifiques s’accompagnent d’obligations particulières : travail à temps partiel, modalités de travail flexibles et secteurs régis par leurs propres conventions collectives. Sur les chantiers de construction dépassant le seuil fixé, le système « Check-in-at-Work » ajoute à cela une obligation d’enregistrement des présences. Il en résulte que de nombreux employeurs enregistrent déjà certaines données, mais de manière irrégulière et sous une forme qui ne résisterait pas à un contrôle.

Les quatre façons dont les heures sont réellement enregistrées

• Application mobile. Le collaborateur s'enregistre depuis son propre téléphone. Idéale pour les équipes qui se déplacent d'un site à l'autre ou qui travaillent depuis leur véhicule. Nécessite la mise en place d'une solution pour les personnes qui n'utilisent pas d'appareil personnel.
• Badge ou étiquette. Un badge physique scanné à un point fixe. C'est simple pour les équipes qui arrivent toujours au même endroit, et cela évite complètement la question du téléphone personnel.
• Poteau ou borne d'accès. Unité fixe installée sur le chantier. Couramment utilisée dans les grands chantiers de construction, où un seul point d'enregistrement permet de contrôler l'accès de toutes les personnes qui arrivent.
• Lié au véhicule. L'enregistrement est lié au véhicule, ce qui convient aux équipes de service et de livraison dont la journée de travail commence effectivement dès leur départ.

La plupart des organisations finissent par en utiliser plusieurs, car une seule méthode convient rarement à toutes les équipes. Il faut simplement vérifier si elles sont toutes enregistrées dans la même fiche.

Les écueils courants de l'enregistrement numérique

• Enregistrement a posteriori. Si les heures sont saisies à la fin de la semaine, l’enregistrement constitue une reconstitution. Il ne satisfait pas au critère d’« objectivité et de fiabilité » sur lequel repose l’obligation à venir.
• Pas de traitement hors ligne. Les sites où la couverture est insuffisante génèrent des lacunes, qui sont ensuite comblées manuellement.
• Les pauses sont enregistrées dans la mémoire. Les périodes de repos font partie des éléments qui doivent être justifiés ; il ne s'agit pas d'un champ facultatif.
• Un système distinct par équipe. L'utilisation de deux outils implique qu'une personne doive les rapprocher, et c'est justement lors de ce rapprochement que surviennent les erreurs de paie.
• Mise en place sans les contremaîtres. La décision d'adoption est prise sur place au cours des deux premières semaines, et non au bureau au moment de la signature.

L'enregistrement des heures, le CIAW et la paie sont trois choses différentes

Il convient de les distinguer clairement, une bonne fois pour toutes :

• L'enregistrement du temps de travail permet de comptabiliser les heures travaillées, à des fins de droit du travail et de calcul des coûts.
• Le système « Check-in-at-Work » enregistre les présences sur des sites spécifiques, à des fins de contrôle social.
• Le service de paie convertit les heures en salaire, par l'intermédiaire de votre secrétariat social.

Sur un site dont le seuil CIAW est dépassé, l'enregistrement des présences est obligatoire dans tous les cas, et le calcul des salaires dépend du relevé des heures. Acheter un outil qui ne gère qu'une seule de ces fonctions en partant du principe qu'il couvre les autres constitue l'erreur la plus coûteuse dans ce domaine.

Questions fréquemment posées

Quelle est la différence entre l'enregistrement des heures et la fonction « Check-in-at-Work » ?

L'enregistrement du temps de travail permet de consigner les heures travaillées par un salarié, à des fins de droit du travail et de gestion de la paie. L'enregistrement de présence sur le lieu de travail permet de consigner la présence sur certains sites à des fins d'inspection sociale. Ces deux procédures ne sont pas interchangeables : un enregistrement de présence ne rend pas compte des heures travaillées, et un enregistrement du temps de travail ne remplace pas l'enregistrement de présence sur le site.

Quels changements pour les chantiers belges à compter du 1er avril 2027 ?

À compter du 1er avril 2027, l’enregistrement des entrées et sorties deviendra obligatoire pour les travaux sur des biens immobiliers, à l’exception des travaux de nettoyage, ainsi que pour la livraison d’ Béton s de béton prêt à l’emploi sur des chantiers d’une valeur égale ou supérieure à 500 000 euros hors TVA. Cette mesure découle de la loi-programme du 30 mai 2026. À partir de cette date, la présence sur ces chantiers ne pourra plus être enregistrée dans Check-in-at-Work.

Qu'entend-on par « enregistrement numérique du temps de travail » ?

L'enregistrement numérique des heures de travail remplace les feuilles de présence papier par un enregistrement effectué au moment même où le travail est effectué, généralement via une application, un badge, un terminal ou une borne sur site. La question est de savoir si c'est la personne qui effectue le travail qui crée l'enregistrement à ce moment-là, ou si c'est quelqu'un au bureau qui le reconstitue par la suite. Seule la première option est objective.

Pourquoi les employeurs devraient-ils automatiser l'enregistrement des heures de travail ?

L'enregistrement automatisé est plus précis que le calcul des heures effectué en fin de semaine, où les arrondis, les heures supplémentaires oubliées et les pauses non comptabilisées finissent par se répercuter sur la paie. Il permet également de réduire les tâches administratives liées à la recherche et à la ressaisie des feuilles de temps, vous fournit des justificatifs en cas de demande d'un inspecteur et met en évidence le coût réel des travaux réalisés dans le cadre d'un projet.

Quelles sont les erreurs courantes liées à l'enregistrement numérique des heures de travail ?

Les erreurs les plus courantes consistent à saisir les heures a posteriori, à ne pas prévoir de solution hors ligne pour les chantiers mal couverts et à s'en remettre à la mémoire pour les pauses. Le fait de disposer d'un système distinct par équipe et de procéder au déploiement sans les chefs d'équipe pose également des problèmes, car le rapprochement des données entraîne des erreurs de paie et la décision d'adopter le système se prend sur le chantier.

Sources

RSZ/ONSS, Checkinatwork, y compris l'alerte du 30 juillet 2026 concernant l'enregistrement des heures d'arrivée et de départ au travail à compter du 1er avril 2027.
SD Worx, enregistrement obligatoire du temps de travail.
Vérifié en novembre 2026. L’obligation générale d’enregistrement du temps de travail en est encore au stade d’avant-projet de loi (le Conseil national du travail a rendu un avis partagé le 30 septembre 2026) et n’a pas encore été adoptée – considérer les dates comme prévisionnelles et non définitives.