Check in at Work : à télécharger sur iOS et Android

Enregistrez les présences conformément à la norme RSZ sur tous les chantiers belges, directement depuis votre smartphone.

Tout travailleur accédant à un chantier de construction en Belgique doit être enregistré via Check in at Work CIAW) ; tout manquement à cette obligation peut exposer votre entreprise à des amendes pénales pouvant atteindre 6 000 € par travailleur et par jour. Le moyen le plus rapide et le plus fiable de remplir cette obligation consiste à utiliser une application mobile dédiée à CIAW. Check in at Work de Suivo, disponible gratuitement sur iOS et Android, permet aux travailleurs de scanner un code QR ou d'utiliser la vérification par GPS pour enregistrer leur présence en quelques secondes. Pas de paperasse, pas de retards, pas de lacunes en matière de conformité. Que vous soyez un chef de chantier coordonnant des dizaines de sous-traitants ou un artisan indépendant passant d’un projet à l’autre, ce guide couvre tout ce que vous devez savoir sur le téléchargement et l’utilisation de l’application CIAW.

Navigation rapide

• Qu'est-ce que Check in at Work » ?
• À qui s'adresse l'application CIAW ?
• Comment télécharger et installer l'application
• Aperçu des fonctionnalités de l'application CIAW
• Étape par étape : votre premier enregistrement
• Conformité à la CIAW : seuils et amendes
• Gestion des inscriptions à la CIAW grâce à la technologie
• Foire aux questions

Qu'est-ce que Check in at Work » ?

Le système Check in at Work CIAW) est le système obligatoire d'enregistrement électronique des présences en Belgique pour les chantiers de construction, les opérations de nettoyage et le secteur de la transformation de la viande. Mis en œuvre par l'ONSS (RSZ), il impose à chaque travailleur de s'enregistrer numériquement avant de commencer à travailler sur le chantier. Ce système a été mis en place pour lutter contre la fraude sociale et garantir que tous les travailleurs, y compris ceux des sous-traitants et les travailleurs détachés étrangers, soient correctement déclarés.

Une application CIAW transforme votre smartphone en terminal d'enregistrement conforme. Au lieu d'utiliser un poteau fixe (werfpaal) ou des formulaires papier, les travailleurs n'ont qu'à ouvrir l'application, scanner un code QR spécifique au chantier et confirmer leur position GPS. L'enregistrement est transmis instantanément à la base de données de l'ONSS, créant ainsi une trace numérique vérifiable. Pour un aperçu complet des questions fréquentes, consultez la FAQ CIAW.

Pourquoi une application mobile est plus efficace que les méthodes traditionnelles

Les bornes fixes nécessitent l'installation de matériel, une alimentation électrique et un entretien régulier. Elles créent des embouteillages aux entrées des chantiers lors des changements d'équipe. Une application mobile élimine complètement ces contraintes : les travailleurs peuvent pointer depuis n'importe quel endroit du chantier, même dans les zones dépourvues d'infrastructures fixes. Pour les entreprises gérant plusieurs chantiers, cette flexibilité se traduit directement par un gain de temps et une réduction des coûts.

À qui s'adresse l'application CIAW ?

L'enregistrement auprès de la CIAW est obligatoire dans plusieurs secteurs en Belgique, chacun étant soumis à des seuils spécifiques :

Secteur de la construction

• Aucun sous-traitant n'est impliqué : cette condition est obligatoire lorsque la valeur totale du projet dépasse 500 000 €.
• Un seul sous-traitant concerné : obligatoire lorsque la part du sous-traitant dépasse 5 000 €
• Deux sous-traitants ou plus : obligatoire pour tous les projets, quelle que soit leur valeur
• Seuils officiels : guide de l'employeur relatif à la RSZ

Secteur du nettoyage

• Obligatoire pour tous les contrats d'un montant supérieur à 30 000 €
• Depuis le 1er septembre 2024, le secteur du nettoyage doit également se conformer au système CIAO (Check in AND Out), qui impose l'enregistrement des heures d'arrivée et de départ.

Secteur de la transformation de la viande

• Obligatoire pour tous les contrats d'un montant supérieur à 5 000 €

Si vous travaillez dans le secteur du bâtiment, du nettoyage ou de la transformation de la viande en Belgique, il y a de fortes chances que vous ou vos employés ayez besoin d'installer l'application CIAW et de vous assurer qu'elle est prête à l'emploi.

Comment télécharger et installer l'application

Il suffit de moins de cinq minutes pour commencer à utiliser l'application CIAW de Suivo :

1. Ouvrez votre boutique d'applications : recherchez « Suivo » ouCheck in at Worksur l'App Store d'Apple (iOS) ou sur Google Play Store (Android).
2. Téléchargez l'application : elle est gratuite. Aucun abonnement n'est nécessaire pour l'inscription de base à la CIAW.
3. Créez votre compte : saisissez les coordonnées de votre entreprise et associez-y votre numéro d'employeur ONSS.
4. Configurez vos chantiers : ajoutez vos chantiers ou lieux de travail en indiquant leur identifiant unique.
5. Invitez vos collaborateurs : envoyez des invitations via l'application afin que vos employés et le personnel des sous-traitants puissent s'inscrire sur vos chantiers.

⚠️ Important : les entrepreneurs principaux sont solidairement responsables de l'enregistrement de leurs sous-traitants. Si les employés d'un sous-traitant ne se connectent pas, c'est l'entrepreneur principal qui s'expose à des amendes. Assurez-vous que tous les sous-traitants de votre projet ont installé l'application et savent s'en servir.

Aperçu des fonctionnalités de l'application CIAW

Dossier	Application Suivo CIAW	Poteau de chantier traditionnel	Inscription sur papier
Lecture de codes QR	✅ Oui	❌ Non	❌ Non
Vérification par GPS	✅ Oui	❌ Uniquement en magasin	❌ Non
Transmission RSZ en temps réel	✅ Immédiat	✅ Oui	❌ Soumission manuelle
Mode hors ligne	✅ Synchronisation lors de la connexion	❌ Connexion requise	N/A
Prise en charge multisite	✅ Nombre illimité de sites	❌ Un poteau par site	❌ Formalités administratives par site
Gestion des sous-traitants	✅ Intégré	❌ Non	❌ Non
Coût par site	✅ Faible (via l'application)	❌ Élevé (matériel)	❌ Medium (administrateur)
Preuve de conformité	✅ Piste d'audit numérique	✅ Journal numérique	❌ Documents papier

Remarque : le mode hors ligne permet de s'inscrire sur place même sans connexion Internet. Les données se synchronisent automatiquement dès que la connexion est rétablie.

Étape par étape : votre premier enregistrement

Une fois l'application installée, effectuer votre premier enregistrement est très simple :

1. Ouvrez l'application Suivo sur votre smartphone.
2. Sélectionnez votre lieu de travail dans la liste des sites configurés, ou scannez le code QR du site affiché à l'entrée.
3. Vérifiez votre position GPS. L'application vérifie que vous vous trouvez bien physiquement aux coordonnées du site enregistré.
4. Appuyez sur « Enregistrer ». Votre inscription est transmise au système RSZ en temps réel.
5. Attendez la confirmation. Une coche verte indique que votre inscription est terminée et valide.

Pour les sites qui exigent également un enregistrement à l'arrivée ET au départ (CIAO), actuellement obligatoire dans le secteur du nettoyage, répétez la procédure lorsque vous quittez le site en appuyant sur « Check Out ».

Conformité à la CIAW : seuils et amendes

Le non-respect de la CIAW entraîne de graves conséquences financières en vertu de la législation belge :

• Amendes administratives : à partir de 300 € par infraction
• Amendes pénales : jusqu'à 6 000 € par travailleur non déclaré et par jour
• Responsabilité en chaîne : les maîtres d'œuvre sont financièrement responsables des manquements des sous-traitants en matière d'enregistrement
• Contrôles de l'ONSS : l'ONSS effectue des contrôles inopinés sur place et recoupe les inscriptions avec les déclarations Limosa concernant les travailleurs étrangers

⚠️ Actualité réglementaire : à partir de janvier 2027, la Belgique prévoit de mettre en place l'enregistrement obligatoire du temps de travail pour tous les employeurs, en transposant l'arrêt de la Cour de justice de l'Union européenne dans l'affaire CCOO. Les entreprises qui utilisent déjà l'application CIAW bénéficieront d'une longueur d'avance considérable pour se conformer à cette obligation élargie.

Une bonne planification permet de limiter les perturbations. Les entreprises du Béton et du transport intègrent d'ores et déjà l'enregistrement CIAW à leurs plateformes plus générales de gestion du personnel et de la flotte afin de s'y préparer.

Gestion des inscriptions à la CIAW grâce à la technologie

La conformité numérique n'est plus une option, mais une exigence fondamentale pour les activités de construction et industrielles en Belgique. La question n'est pas de savoir s'il faut passer au numérique, mais quelle plateforme offre la couverture la plus complète avec le moins d'obstacles.

• Suivo, une entreprise belge spécialisée dans l'Internet des objets (IoT) et la gestion des effectifs, forte de plus de 15 ans d'expérience, propose Check in at Work complètes Check in at Work » destinées aux entreprises confrontées aux défis liés à la conformité à la loi CIAW. Sa plateforme vous aide à :
• Enregistrez vos employés en un clin d'œil via un code QR ou le GPS grâce à l'application mobile gratuite
• Gérez la responsabilité en chaîne en assurant le suivi des enregistrements des sous-traitants sur l'ensemble de vos chantiers
• Respectez les exigences CIAW et CIAO à partir d'une seule et même plateforme
• Préparez-vous à l'obligation de suivi des heures de travail qui entrera en vigueur en 2027 grâce à un système intégré d'enregistrement des heures
• Générer des rapports de conformité prêts pour les audits en vue des inspections de la RSZ
• S'intègre parfaitement aux prestataires de services de paie belges (SD Worx, Partena, Acerta) et aux systèmes ERP
• Passez d'un seul site à des centaines de points de vente tout en conservant les mêmes produits et le même modèle tarifaire
• Bénéficiez d'une assistance locale en néerlandais, en français et en anglais

La plateforme IoT de Suivo s'intègre parfaitement aux systèmes de paie et aux progiciels de gestion d'entreprise (ERP) existants, aidant ainsi des entreprises telles que Hoogmartens et B&R Bouwgroep à respecter pleinement la réglementation CIAW sur des dizaines de chantiers en cours.

« Depuis que nous avons adopté l'application Suivo CIAW, nous avons réduit de 70 % le temps consacré à l'enregistrement matinal et n'avons rencontré aucun problème de conformité lors des inspections de la RSZ. »

– Coordinateur de chantier, entreprise de construction de taille moyenne dans la province d'Anvers

Agir aujourd'hui

Ne laissez pas le non-respect des normes CIAW mettre vos projets de construction en péril. Commencez par télécharger Check in at Work Suivo Check in at Work sur les smartphones de vos employés, configurez vos chantiers en cours et assurez-vous que tous les sous-traitants impliqués dans vos projets sont bien enregistrés et prêts à intervenir. Une configuration de cinq minutes aujourd'hui peut vous éviter des milliers d'euros d'amendes demain.

Pour plus d'informations sur la conformité à la CIAW et l'enregistrement mobile, contactez Suivo au +32 3 375 70 30 ou rendez-vous sur la pageCheck in at Work leur Check in at Work » pour découvrir comment leurs solutions intelligentes peuvent aider votre entreprise de construction à gérer efficacement l'enregistrement des présences. Vous pouvez également demander une démonstration gratuite pour voir l'application en action.

Liste de contrôle gratuite pour la conformité à la norme CIAW

Vous souhaitez gérer Check in at Work » en toute sérénité ? Notre liste de contrôle de conformité CIAW vous offre un aperçu simple et pratique pour mieux planifier vos activités, respecter la réglementation et bénéficier d'une visibilité totale en temps réel sur l'ensemble de vos opérations.

A l'intérieur, vous trouverez

• Les principaux risques liés à la conformité dans le cadre de l'enregistrement CIAW à l'heure actuelle
• Comment Suivo permet d'automatiser les enregistrements, de gérer la responsabilité des chaînes et de générer des rapports d'audit
• Des exemples concrets de réussite chez Hoogmartens, Cegelec et B&R Bouwgroep
• Des solutions pratiques pour la gestion du personnel, de la flotte et des actifs

Téléchargez gratuitement la liste de contrôle de conformité CIAW →

Foire aux questions

Check in at Work » est-elle téléchargeable gratuitement ?

Oui, l'application CIAW de Suivo est téléchargeable gratuitement sur iOS et Android. L'application en elle-même n'entraîne aucun coût par téléchargement pour les employés. Les entreprises peuvent souscrire à un abonnement à la plateforme pour bénéficier de fonctionnalités avancées telles que la gestion multisite et l'intégration à la paie. Consultez la page des tarifs pour plus de détails sur les formules disponibles.

Puis-je utiliser l'application CIAW hors ligne sur un chantier ?

Oui. L'application Suivo prend en charge l'enregistrement hors ligne, ce qui est indispensable pour les chantiers isolés où la connexion Internet est limitée. Votre enregistrement est conservé localement sur l'appareil et synchronisé automatiquement avec le système RSZ dès que la connexion Internet est rétablie. Pour en savoir plus sur les fonctionnalités hors ligne, consultez notre FAQ CIAW.

L'application fonctionne-t-elle également pour les sous-traitants ?

Tout à fait. Les maîtres d'œuvre peuvent inviter des équipes de sous-traitants via l'application, et les inscriptions de chaque sous-traitant sont suivies séparément à des fins de responsabilité en chaîne. C'est essentiel car, en vertu de la législation belge, le maître d'œuvre est tenu de s'assurer que tous les travailleurs présents sur le chantier sont bien enregistrés. Check in at Work » de Suivo facilite la gestion de plusieurs niveaux de sous-traitance.

Que se passe-t-il si un employé oublie de pointer ?

La présence d'un travailleur non déclaré sur un chantier constitue une infraction pouvant entraîner des amendes allant de 300 € (amende administrative) à 6 000 € par travailleur et par jour (amende pénale). L'application Suivo envoie des rappels et permet aux responsables de chantier de vérifier, via un tableau de bord en temps réel, qui s'est enregistré et qui ne l'a pas fait. Pour les chantiers nécessitant un suivi des entrées et des sorties, la solution CIAO offre un contrôle supplémentaire.

En quoi l'application CIAW aide-t-elle à se préparer à l'obligation d'enregistrement des heures de travail prévue pour 2027 ?

La nouvelle réglementation belge de 2027 en matière d'enregistrement du temps de travail imposera à tous les employeurs de consigner les heures de travail quotidiennes. Les entreprises qui utilisent déjà l'application CIAW disposent déjà de l'infrastructure numérique nécessaire ; cette même plateforme peut être complétée par la solution de suivi du temps de travail de Suivo afin de saisir les heures de début et de fin, la durée des pauses et la répartition des heures par projet, vous offrant ainsi un parcours fluide vers la conformité totale.