Les services de nettoyage et de gestion des installations reposent sur une main-d’œuvre qu’il est pratiquement impossible de suivre de manière traditionnelle : un agent d’entretien peut se rendre dans trois immeubles de bureaux en une matinée, un autre travaille sur un seul site à 5 heures du matin avant l’arrivée de quiconque, et aucun d’entre eux ne pointe au siège social. Ce mode de fonctionnement dispersé et non supervisé explique précisément pourquoi le secteur du nettoyage est régulièrement dans le collimateur des inspections de l’ONSS et du SIOD, et pourquoi il est si important de pouvoir justifier des heures de travail. Les emplois flexibles (flexi-jobs) s’adaptent bien à la demande variable du secteur, et depuis le 1er juillet 2026, ce dispositif est ouvert à presque tous les secteurs ; toutefois, vous devez vous assurer que votre comité paritaire n’a pas choisi de ne pas y adhérer avant de recruter. Une fois l’éligibilité confirmée, le problème pratique consiste à enregistrer les heures sans pointage fixe. La solution « Check-in and out at Work » de Suivo permet à chaque employé d’enregistrer son arrivée et son départ depuis un appareil mobile, quel que soit le bâtiment qu’il nettoie, ce qui vous fournit un relevé vérifié en temps réel pour chaque site.
Pourquoi le secteur du nettoyage est-il un domaine prioritaire en matière d'audit ?
Les inspecteurs concentrent leurs efforts sur les domaines où il est le plus difficile de vérifier les horaires, et le nettoyage répond à tous les critères :
- Il n'y a pas de lieu de travail fixe. Les travailleurs sont répartis dans les locaux des clients ; il n'existe donc pas de site unique qu'un inspecteur ou un employeur puisse désigner pour établir un relevé des heures de travail.
- Des horaires peu conviviaux et sans encadrement. Une grande partie du nettoyage s'effectue tôt le matin ou tard le soir, souvent en l'absence de responsable ; ainsi, la seule preuve qu'un service a bien eu lieu est le relevé établi par le salarié.
- Forte proportion de contrats flexibles. Le secteur s'appuie largement sur le temps partiel, les horaires réduits et, désormais, les contrats flexibles, chacun étant soumis à ses propres règles d'enregistrement.
- On a facilement tendance à sous-estimer le nombre d'heures travaillées. Lorsque les heures sont consignées sur papier ou de mémoire, c'est justement dans l'écart entre les heures déclarées et celles réellement effectuées que l'inspecteur détecte des problèmes.
Depuis le 1er juillet 2026, l'enregistrement électronique des heures de travail est obligatoire pour tout employeur recourant à des travailleurs en « flexi-job », et la Belgique passe à l'enregistrement obligatoire du temps de travail pour tous les employeurs à compter du 1er janvier 2027. Pour un secteur déjà soumis à une surveillance étroite, l'enregistrement numérique n'est plus facultatif. Le SPF Emploi exige des employeurs qu'ils fournissent, sur demande, des relevés des heures de travail pour toutes les catégories de travailleurs, et pour les « flexi-jobs », cet enregistrement doit désormais être électronique.
Les entreprises de nettoyage pourront-elles recourir aux contrats de travail flexibles en 2026 ?
En principe, oui, mais vérifiez d’abord votre secteur d’activité. La réforme du 1er juillet 2026 a étendu les contrats de travail flexibles à la quasi-totalité des secteurs privés et publics, remplaçant ainsi l’ancienne liste restreinte. Chaque secteur peut toujours demander une exclusion totale ou partielle, et pendant la période de transition de 2026, les secteurs peuvent se soustraire à ce dispositif sur une base trimestrielle, les dérogations étant fixées par arrêté royal. Avant d’engager un travailleur en emploi flexible, vérifiez la position actuelle de votre commission paritaire auprès du SPF Emploi ou de votre secrétariat social. Si votre secteur a choisi de ne pas participer à ce dispositif, les emplois flexibles ne vous sont pas accessibles, et il vaut mieux le savoir avant d’établir un planning.
Deux conditions doivent être remplies avant de commencer :
- Un accord-cadre écrit (raamovereenkomst) entre vous et chaque travailleur en flexi-job, signé avant la première prise de service.
- Une déclaration Dimona le jour même (DimDay) pour chaque service, déposée avant le début du travail du salarié. Il n'y a pas de délai de grâce et elle ne peut pas être déposée rétroactivement.
Comment faire le suivi des agents d'entretien qui n'ont pas d'horaires fixes ?
La solution consiste à faire en sorte que le bâtiment fasse office d'horloge. Au lieu de faire passer les agents d'entretien par un point central, chaque employé enregistre l'endroit où il se trouve réellement.
Grâce à l'enregistrement et à la sortie mobiles, un agent d'entretien ouvre l'application à son arrivée dans les locaux d'un client, enregistre le début de son service et effectue sa sortie lorsqu'il quitte les lieux. La solution « Check-in and out at Work » de Suivo enregistre en temps réel les données de chaque employé sur chaque site. Vous pouvez ainsi voir qui travaille dans quel bâtiment à un moment donné et quelle a été la durée réelle de chaque service. Sur les sites où le personnel est récurrent ou où les appareils sont partagés, la lecture d’un badge ou un point d’enregistrement fixe dans le bâtiment permet de collecter les mêmes données.
Cela permet de transformer une main-d'œuvre dispersée en un fichier bien organisé :
- Heures par personne et par bâtiment: vous pouvez ainsi facturer vos clients et rémunérer vos collaborateurs sur la base de données vérifiées, et non d'estimations.
- Une visibilité en temps réel, qui permet à un responsable de savoir qu'un chantier a été contrôlé sans avoir à s'y rendre en voiture.
- Un registre électronique prêt à être présenté à un inspecteur du SIOD, ce qui évite d'avoir à reconstituer les horaires de travail de mémoire.
Que se passe-t-il si un agent d'entretien en flexi-job travaille sans DimDay valide ?
Le « DimDay » correspond à la déclaration indiquant qu'un salarié donné se présente au travail un jour donné. La fiche de pointage atteste de l'heure à laquelle il est effectivement arrivé et parti. Ces deux éléments sont indispensables.
Si un agent d'entretien commence son service sans qu'un « DimDay » valide soit enregistré dans son dossier, la législation belge en matière de sécurité sociale considère cette journée comme une journée de travail normale :
- Les cotisations patronales à la sécurité sociale s'appliquent intégralement au salaire de ce jour-là.
- L'avantage fiscal lié au « flexi-job » du salarié disparaît pour cette journée.
- Si elle est appliquée à plusieurs salariés et sur plusieurs jours, la cotisation rétroactive à l'ONSS peut atteindre un montant considérable.
Comme les plannings de nettoyage sont souvent confirmés à la dernière minute et commencent avant l'aube, il est facile d'oublier de remplir le DimDay. La plateforme de gestion des effectifs de Suivo peut signaler lorsqu'un travailleur flexible prévu au planning n'a pas encore rempli son DimDay pour la journée en question ; vous pouvez ainsi le faire avant le début du travail, plutôt que de découvrir cette lacune lors d'un audit.
Que doit faire ensuite un employeur du secteur des services de gestion des installations ?
Suivez ces étapes avant de recruter votre prochain collaborateur en flex-job :
1. Vérifiez que votre comité paritaire n'a pas décidé de ne pas appliquer le dispositif des « flexi-jobs » pour le trimestre en cours.
2. Signer un accord-cadre avec chaque salarié en flexi-job avant sa première prise de service.
3. Mettre en place un système d'enregistrement et de sortie par mobile afin que les heures de présence soient saisies électroniquement pour chaque site.
4. Remplir un formulaire DimDay avant chaque prise de service, sans exception.
Pour consulter l'intégralité de la réglementation de 2026, consultez notre guide complet destiné aux employeurs sur les emplois flexibles en Belgique. Si vos locaux accueillent à la fois des agents d'entretien et d'autres types de travailleurs, notre guide sur la gestion d'un personnel mixte vous explique comment appliquer la règle appropriée à chaque catégorie.
Justifier chaque intervention de nettoyage, sur chaque site
Suivo offre aux entreprises de nettoyage et de gestion d'installations la solution d'enregistrement électronique des horaires désormais obligatoire pour les emplois flexibles : enregistrement mobile à l'arrivée et au départ pour chaque bâtiment, prise en charge de DimDay et un relevé vérifié par salarié, le tout sur une plateforme connectée qui vous permet de démarrer modestement puis de vous développer.
