Les événements et la logistique reposent souvent sur des équipes mobilisées à la dernière minute et réparties sur plusieurs sites : le montage d’un festival nécessitant 40 personnes supplémentaires pour un week-end, un centre de distribution confronté à un pic d’activité avant une promotion, un déchargement se prolongeant au-delà de minuit. Les « flexi-jobs » répondent naturellement à cette demande ponctuelle, et depuis le 1er juillet 2026, ce dispositif s’étend à la quasi-totalité des secteurs, et non plus à une liste restreinte. Mais il y a un bémol qu’il convient de signaler d’emblée : la possibilité pour votre comité paritaire du secteur des transports ou de la logistique de recourir aux emplois flexibles dépend de son choix de se soustraire ou non au dispositif lors de la transition de 2026 ; vérifiez donc ce point avant d’établir un planning. Une fois l’éligibilité confirmée, le défi opérationnel consiste à justifier les heures de travail de personnes qui n’ont jamais d’horaires fixes. La solution « Check-in at Work » de Suivo permet à chaque membre d’équipage d’enregistrer sa présence depuis un appareil mobile, quel que soit le site, en transmettant directement les horodatages vérifiés au dossier que demandera un inspecteur de l’ONSS.
Les équipes chargées de l'organisation d'événements et de la logistique pourront-elles exercer des emplois flexibles en 2026 ?
En bref : les équipes chargées des événements en avaient déjà la possibilité, et la logistique le permet désormais en principe, mais vous devez vérifier la situation dans votre secteur.
Les secteurs de l’événementiel, de la culture et du sport ont été intégrés au dispositif des « flexi-jobs » à partir de 2023 ; les équipes chargées des festivals, de la mise en scène et de la production y sont donc éligibles depuis quelques années. Il en allait autrement pour les transports et la logistique. Avant mi-2026, ces secteurs n’étaient absolument pas éligibles. La réforme du 1er juillet 2026 a ouvert le régime des emplois flexibles à la quasi-totalité des secteurs privés et publics, supprimant ainsi cette exclusion générale, mais elle confère à chaque secteur le droit de demander une exclusion totale ou partielle. Pendant la période de transition de 2026, les secteurs peuvent se retirer du régime sur une base trimestrielle, et ces retraits sont fixés par arrêté royal.
Concrètement, cela signifie :
- Si vous dirigez une entreprise spécialisée dans l'événementiel ou la production, vous avez très certainement accès aux emplois flexibles, sous réserve de la position de votre comité paritaire.
- Si vous gérez un entrepôt, un centre de distribution ou une entreprise de transport, ne partez pas du principe que vous pouvez embaucher des travailleurs en contrat flexible. Certains comités paritaires de la logistique ont peut-être demandé une exclusion, et la situation peut évoluer d'un trimestre à l'autre pendant la période de transition.
- Vérifiez la situation actuelle de votre comité paritaire auprès du SPF Emploi ou de votre secrétariat social avant d'établir un tableau de service. Mieux vaut vérifier dès maintenant que de découvrir un problème lors d'un audit.
Voici la partie la plus franche de ce conseil : la réforme est de grande envergure, mais elle n'est pas universelle, et la logistique est précisément le genre de secteur où une dérogation est envisageable. Vérifiez d'abord.
Pourquoi est-il difficile de suivre les équipes ponctuelles ?
Les employés permanents pointent chaque jour dans le même bâtiment. Les équipes ponctuelles en flex-job font tout le contraire de ce qui faciliterait le suivi :
- Ils travaillent selon des horaires fixés à la dernière minute. Une équipe confirmée jeudi après-midi pour un montage prévu vendredi ne laisse pratiquement pas le temps de préparer les documents administratifs, alors que la déclaration DimDay doit tout de même être déposée avant que chaque personne ne commence à travailler.
- Ils se déplacent d'un site à l'autre. Un même employé peut se trouver un jour sur le site d'un festival et, le lendemain, dans l'entrepôt d'un client. Il n'existe pas d'horaire unique et fixe valable pour tous les sites.
- Leurs horaires sont irréguliers. Les montages et les démontages se prolongent tard, les services sont prolongés, et une équipe prévue pour cinq heures peut finir par en travailler sept. Chacune de ces heures doit être consignée.
- Ils vont et viennent en grand nombre. Lorsque 40 personnes arrivent à un point d'accès en l'espace de dix minutes, une feuille d'enregistrement papier s'avère à la fois lente et peu fiable, et ne constitue pas l'enregistrement électronique désormais exigé par la loi.
Depuis le 1er juillet 2026, l'enregistrement électronique des heures de travail est obligatoire pour tout employeur faisant appel à des travailleurs en flexi-job. Le support papier ne suffit plus. Cette mesure s'inscrit dans le cadre d'une évolution plus large en Belgique vers l'enregistrement obligatoire du temps de travail pour tous les employeurs à compter du 1er janvier 2027 ; toutes les entreprises s'orientent donc inévitablement vers un enregistrement numérique.
Comment enregistrer les heures sur plusieurs sites ?
La solution consiste à déplacer le lieu d'enregistrement là où se trouve réellement le salarié, plutôt que d'essayer de faire passer tout le monde par un seul et même endroit.
Grâce à l’enregistrement mobile, chaque membre de l’équipe signale son arrivée et son départ depuis son téléphone, quel que soit le lieu de travail : montage d’un festival, quai de chargement d’un client ou votre propre centre de distribution. La solution « Check-in at Work » de Suivo recense les personnes présentes, leur emplacement et leur heure d’arrivée, et associe chaque service à une vérification Dimona effectuée le jour même. Vous pouvez ainsi voir d’un seul coup d’œil si un salarié prévu au planning dispose d’un DimDay valide dans son dossier. Si vous disposez d’un site récurrent ou d’une activité impliquant des véhicules, la lecture d’un badge ou l’enregistrement via le véhicule permettent de saisir les mêmes données sans avoir besoin d’un téléphone.
Cela vous apporte trois avantages dont une opération ad hoc ne dispose pas autrement :
- Heures vérifiées par personne et par site, afin que les heures que vous déclarez correspondent aux heures effectivement travaillées, et non aux heures programmées.
- Un filet de sécurité « DimDay ». Le système peut signaler lorsqu’un salarié en contrat flexible figurant sur la liste de service n’a pas encore de « DimDay » pour cette journée, afin que vous puissiez effectuer la déclaration avant le début du travail. L’absence d’un « DimDay » valide signifie que cette journée est considérée comme un emploi classique, avec des cotisations sociales patronales intégrales sur le salaire et la perte de l’avantage fiscal dont bénéficie le salarié pour cette journée.
- Un seul registre commun à tous les sites, prêt à être présenté à un inspecteur du SIOD, plutôt que d’avoir à reconstituer les informations à partir des registres de présence a posteriori.
Par quoi un employeur du secteur de l'événementiel ou de la logistique devrait-il commencer ?
Avant votre prochain grand projet ou votre prochain pic d'activité, suivez cette procédure dans l'ordre indiqué :
1. Vérifiez que vous remplissez les conditions requises. Assurez-vous que votre comité paritaire n'a pas décidé de ne pas appliquer le dispositif des « flexi-jobs » pour le trimestre en cours.
2. Signer des accords-cadres. Un accord-cadre écrit (raamovereenkomst) doit avoir été conclu entre vous et chaque travailleur en flexi-job avant son premier service.
3. Mettez en place un système d'enregistrement électronique. Installez un système permettant de comptabiliser les heures travaillées par employé et par site, et compatible avec DimDay, avant que quiconque ne commence à travailler. Suivo est modulaire : vous pouvez donc commencer par la fonction de pointage, puis ajouter ultérieurement la planification des horaires ou l'intégration à la paie, sans avoir à remplacer l'ensemble du système.
4. Enregistrer un « DimDay » avant chaque prise de service. Aucune exception, aucune modification rétroactive.
Pour avoir une vue d'ensemble des règles applicables en 2026, consultez notre guide complet destiné aux employeurs sur les emplois flexibles en Belgique. Si vous affectez plusieurs types de travailleurs au sein d'une même équipe, notre guide sur la gestion d'un effectif mixte vous explique comment appliquer la règle appropriée à chacun d'entre eux.
Suivez vos équipes ponctuelles sans risque lié à la paperasse
Suivo offre aux organisateurs d'événements et aux responsables logistiques la solution d'enregistrement électronique des heures désormais obligatoire pour les emplois flexibles : enregistrement mobile sur tous les sites, prise en charge de DimDay et un relevé vérifié par salarié, le tout sur une plateforme connectée que vous pouvez mettre en place à petite échelle puis développer progressivement.
