De la lecture des codes QR à l'enregistrement automatique RSZ, tout ce que vous devez savoir avant votre premier enregistrement.
Si l’on vient de vous informer que vous devez vous enregistrer via Check in at Work mettre les pieds sur un chantier belge, vous n’êtes pas le seul à vous demander comment cela fonctionne concrètement. L’application CIAW transforme ce qui était autrefois une procédure compliquée et fastidieuse en une opération de trois clics sur votre smartphone. Elle scanne un code QR, vérifie votre position GPS et transmet vos données de présence directement à l’Office national de sécurité sociale (ONSS), le tout en moins de dix secondes. Ce guide vous accompagne à chaque étape, de la première ouverture de l’application à la compréhension de ce qui se passe en coulisses lorsque vous appuyez sur « Check In ». Que vous soyez ouvrier de chantier, chef de chantier sous-traitant ou responsable RH préparant votre équipe, cet article vous offre une compréhension claire et pratique du fonctionnement de l’application CIAW.
Qu'est-ce que Check in at Work pourquoi existe-t-il ?
Check in at Work CIAW) est le système belge obligatoire d'enregistrement électronique des présences. Mis en place pour lutter contre le travail non déclaré et la fraude sociale, il impose à tout travailleur présent sur des chantiers réglementés de s'enregistrer numériquement avant de commencer à travailler. Le système est géré par l'ONSS (RSZ) et s'applique aux secteurs de la construction, du nettoyage et de la transformation de la viande.
Le fondement juridique est simple : si vous employez ou faites appel à des sous-traitants sur un chantier de construction belge répondant aux critères de seuil, chaque personne présente sur ce chantier doit être enregistrée dans le système CIAW. L'ONSS recoupe ces enregistrements avec les déclarations Dimona et les notifications Limosa relatives aux travailleurs détachés. Tout écart donne lieu à des contrôles, et ces contrôles entraînent des amendes.
Dans le secteur de la construction, cette obligation s'applique en fonction du nombre de sous-traitants et de la valeur des contrats. Dans le secteur du nettoyage, le seuil est fixé à 30 000 €. Dans le secteur de la transformation de la viande, il est de 5 000 €.
Comparaison des trois méthodes d'inscription
Il existe trois façons d'enregistrer les travailleurs dans le système CIAW. Chacune présente des avantages et des limites spécifiques, qui dépendent de la configuration de votre site et de la taille de votre effectif.
Méthode 1 : l'application CIAW (smartphone)
L'application mobile est l'option la plus flexible. Les employés la téléchargent sur leur smartphone personnel ou professionnel et s'enregistrent en scannant un code QR ou en confirmant leur position GPS. Elle fonctionne sous iOS et Android, prend en charge le mode hors ligne et permet un enregistrement instantané depuis n'importe quel endroit du site.
Méthode 2 : Le poteau de chantier (Werfpaal)
Un terminal matériel fixe installé à l'entrée du site. Les employés doivent présenter leur badge ou saisir un code. Ce système nécessite une alimentation électrique, une connexion Internet et une installation physique, ce qui le rend coûteux pour les entreprises disposant de plusieurs sites.
Méthode 3 : Portail Web manuel
Les employeurs peuvent enregistrer leurs salariés via le portail en ligne de l'ONSS. Il s'agit d'une solution de secours, et non d'une solution pratique au quotidien : elle nécessite la saisie manuelle des données pour chaque salarié et ne permet pas de vérification en temps réel.
| Critères | Application CIAW | Poteau de site | Portail Web |
| Temps de mise en place | ✅ Compte rendu | ❌ Jours | ✅ Compte rendu |
| Coût par site | ✅ Faible | ❌ Élevé | ✅ Gratuit |
| Auto-inscription des travailleurs | ✅ Oui | ✅ Oui (badge) | ❌ Non |
| Vérification par GPS | ✅ Oui | ❌ Emplacement fixe | ❌ Non |
| Fonctionnement hors ligne | ✅ Oui | ❌ Non | ❌ Non |
| Évolutivité multi-sites | ✅ Illimité | ❌ 1 par site | ✅ Oui (manuel) |
| Synchronisation RSZ en temps réel | ✅ Immédiat | ✅ Immédiat | ❌ Retard |
| Gestion des sous-traitants | ✅ Intégré | ❌ En quantité limitée | ❌ Manuel |
Étape par étape : comment fonctionne l'application CIAW
Voici exactement ce qui se passe lorsqu'un travailleur utilise l'application CIAW sur un chantier en Belgique :
Étape 1 : Ouvrez l'application
L'employé ouvre l'application Suivo sur son smartphone. L'écran d'accueil affiche les sites qui lui ont été attribués ainsi que les enregistrements en attente.
Étape 2 : Sélectionnez le chantier
Le salarié sélectionne son site de travail actuel dans la liste. Il peut également scanner un code QR affiché à l'entrée du site.
Étape 3 : Vérification GPS
L'application compare les coordonnées GPS du travailleur aux limites du site enregistrées. Cette étape de géorepérage permet de confirmer la présence physique.
Étape 4 : Valider et envoyer
L'employé clique sur « Enregistrer ». L'application compile les données d'enregistrement et les transmet à la base de données de l'ONSS.
Étape 5 : Recevoir la confirmation
Un écran de confirmation vert s'affiche, indiquant que l'enregistrement a été effectué avec succès.
| ⚠️ Pour les sites gérés par CIAO : dans le secteur du nettoyage, les travailleurs doivent également pointer leur sortie lorsqu'ils quittent leur lieu de travail. La procédure est identique : ouvrez l'application, sélectionnez le site, puis appuyez sur « Check Out ». |
Que se passe-t-il en coulisses ?
Lorsque vous appuyez sur « Check In », l'application génère un enregistrement d'enregistrement signé numériquement contenant votre numéro d'identification NSSO, l'identifiant CIAW unique du site, un horodatage UTC et vos coordonnées GPS. Ce paquet est chiffré et transmis via HTTPS au Check in at Work » du NSSO. Le serveur vérifie la cohérence des données par rapport aux déclarations Dimona de l'employeur.
L'ensemble du processus prend moins de dix secondes, de la saisie à la confirmation. En l'absence de connexion Internet, l'application enregistre l'inscription localement et la synchronise automatiquement dès que la connexion est rétablie.
Guide rapide : Déroulement des opérations dans l'application CIAW
| Étape | Action | L'heure | Que se passe-t-il ? |
| 1 | Ouvrir l'application | 1 seconde | L'écran d'accueil s'affiche avec les sites attribués |
| 2 | Sélectionner un site / scanner le QR code | 2 sec | Site identifié, code QR analysé |
| 3 | Vérification par GPS | 2 à 3 secondes | Emplacement confirmé à l'intérieur des limites |
| 4 | Appuyez sur « Enregistrer » | 1 seconde | Données compressées et cryptées |
| 5 | Confirmation | 1 à 2 secondes | RSZ confirme, coche verte |
| Total | environ 10 secondes | Employé enregistré, conforme, piste d'audit créée |
Situations courantes et comment l'application les gère
Situation : pas de connexion Internet sur place
L'application passe automatiquement en mode hors ligne. Les enregistrements sont stockés localement avec l'horodatage complet et les données GPS, puis synchronisés lorsque l'appareil se reconnecte.
Scénario : un employé se déplace entre deux sites au cours d'une même journée
Le collaborateur effectue son départ du premier site et son arrivée au second. Ces deux enregistrements sont indépendants l'un de l'autre. Pour les collaborateurs travaillant sur plusieurs projets, l'application conserve un historique de tous leurs déplacements quotidiens.
Situation : le sous-traitant arrive sans l'application
Le chef de chantier de l'entrepreneur principal peut enregistrer le travailleur manuellement, mais cela entraîne une charge de travail supplémentaire. En vertu de la législation belge, la responsabilité en chaîne implique que l'entrepreneur principal est responsable du respect des obligations par les sous-traitants.
Configurer l'application en tant qu'employeur
- Si vous êtes un employeur ou un responsable de site et que vous configurez l'application CIAW pour votre équipe :
- Enregistrez votre entreprise sur la plateforme Suivo et associez-y votre numéro d'employeur ONSS
- Ajoutez vos chantiers en cours avec leurs identifiants CIAW
- Invitez les collaborateurs par leur nom ou leur adresse e-mail ; ils recevront une notification les invitant à télécharger l'application et à rejoindre le groupe.
- Suivez les arrivées en temps réel via le tableau de bord de gestion
- Exporter des rapports de conformité pour les contrôles de la RSZ ou les archives internes
La plateforme s'intègre aux systèmes de paie belges, notamment SD Worx, Partena et Acerta, ce qui permet d'importer directement les données de présence dans votre processus de paie. Pour les entreprises qui utilisent également un système de suivi du temps de travail, les heures d'arrivée et de départ peuvent être directement prises en compte dans le calcul des feuilles de temps.
Anticiper l'avenir : CIAW, CIAO et le mandat de 2027
- L'obligation « Check in AND Out » (CIAO), déjà en vigueur dans le secteur du nettoyage depuis 2025, devrait être étendue au secteur de la construction.
- À partir de janvier 2027, tous les employeurs belges devront tenir des registres objectifs et fiables des heures de travail quotidiennes, conformément à la transposition de la directive européenne CCOO.
- La RSZ recourt de plus en plus à l'analyse automatisée des données pour détecter les divergences entre les inscriptions au CIAW, les déclarations Dimona et les données relatives aux salaires.
- Entreprises actives dans le secteur de la construction, Bétonet des transports regroupent la gestion de leurs effectifs sur des plateformes uniques.
Gestion des inscriptions à la CIAW grâce à la technologie
Suivo, une entreprise belge spécialisée dans l'Internet des objets (IoT) et la gestion des effectifs, forte de plus de 15 ans d'expérience, propose Check in at Work complètes Check in at Work » destinées aux entreprises qui doivent se conformer à la réglementation CIAW. Sa plateforme vous aide à :
- Intégrez vos nouveaux collaborateurs en quelques minutes grâce à une application gratuite pour iOS et Android
- Vérifier la présence physique grâce au géorepérage GPS et à la lecture de codes QR
- Gérer la responsabilité en chaîne des sous-traitants grâce à un suivi à plusieurs niveaux sur les chantiers de construction
- Synchroniser les données de présence avec les prestataires de services de paie belges (SD Worx, Partena, Acerta)
- S'adapter à l'évolution de la réglementation en matière d'enregistrement et de suivi du temps de travail dans le cadre du système CIAO
- Consultez tous les produits et les tarifs en toute transparence
La plateforme IoT de Suivo s'intègre parfaitement aux systèmes de paie et aux ERP existants, aidant ainsi des entreprises telles que Cegelec et Van Moer à garantir une conformité totale à la norme CIAW dans le cadre d'opérations multisites complexes.
« La procédure d'intégration étape par étape était si simple que, dès la première semaine, 200 employés avaient déjà effectué leur pointage via l'application. Notre taux de conformité est passé de 85 % à plus de 99 %. »
– Responsable des ressources humaines, grande entreprise de services d'installation en Flandre
Agir aujourd'hui
Ne laissez pas les incertitudes liées à la technologie CIAW freiner votre mise en conformité. Commencez par télécharger Check in at Work Suivo Check in at Work , guidez votre équipe à travers le processus d'enregistrement en cinq étapes décrit ci-dessus, et utilisez le tableau de bord employeur pour suivre les inscriptions en temps réel.
Pour en savoir plus sur le fonctionnement de l'application CIAW et sur la manière de la déployer au sein de votre organisation, contactez Suivo au +32 3 375 70 30 ou rendez-vous sur la pageCheck in at Work » pour demander une présentation personnalisée. Vous pouvez également programmer une démonstration gratuite pour découvrir la plateforme en action.
Guide de démarrage rapide gratuit de la CIAW
Vous souhaitez que votre équipe soit enregistrée et conforme plus rapidement ? Notre guide de démarrage rapide CIAW vous guide pas à pas à travers l'installation, la configuration et la première connexion, dans un format simple et visuel.
A l'intérieur, vous trouverez
- Captures d'écran étape par étape du processus de configuration de l'application CIAW
- Comment Suivo permet d'automatiser les inscriptions, de gérer les sous-traitants et de générer des rapports d'audit
- Des exemples concrets de réussite chez Cegelec, Van Moer et Water-link
- Des solutions pratiques pour la gestion du personnel, de la flotte et des actifs
Téléchargez gratuitement le guide de démarrage rapide CIAW →
Foire aux questions
Combien de temps dure un enregistrement CIAW via l'application ?
L'ensemble du processus prend environ dix secondes. La lecture d'un code QR est la méthode la plus rapide. Pour en savoir plus, consultez Check in at Work » de Suivo.
Ai-je besoin d'une connexion Internet pour utiliser l'application CIAW ?
Non. L'application fonctionne entièrement hors ligne. Si vous n'avez pas de réseau, vous pouvez enregistrer vos heures et l'application se synchronisera automatiquement dès que vous serez de nouveau connecté.
Pour en savoir plus, consultez notre FAQ CIAW.
Mon employeur peut-il voir quand et où je me suis enregistré ?
Oui, les employeurs peuvent consulter les données d'enregistrement via le tableau de bord de gestion. Le traitement des données est conforme au RGPD. Pour un suivi complet des heures de travail, la solution de gestion du temps de Suivo offre une visibilité supplémentaire.
Et si je m'enregistrais par erreur sur le mauvais site ?
Contactez immédiatement le responsable de votre site. Il pourra corriger l'enregistrement. Pour les projets utilisant les spécifications CIAO, le fait de retirer et de réintégrer le fichier permet de créer une piste d'audit claire.
L'application CIAW correspond-elle à l'enregistrement des heures de travail ?
Pas tout à fait. Le CIAW enregistre la présence ; la saisie des heures permet de comptabiliser les heures de travail. À partir de 2027, les employeurs belges devront disposer des deux. Suivo combine le CIAW et la saisie des heures dans une seule et même application.
