Dépannage des problèmes liés à Check in at Work » : erreurs courantes et solutions

Un guide éprouvé sur le terrain pour résoudre les erreurs les plus courantes de l'application CIAW, les défaillances du GPS, les lectures erronées des codes QR, les problèmes de synchronisation et les erreurs de soumission, sans compromettre la conformité.

Lorsqu’ Check in at Work tombe en panne un lundi à 7 h du matin alors que 22 travailleurs attendent à l’entrée, le coût ne se limite que rarement au simple prix de l’application. Cela se traduit par des enregistrements manqués, un retard dans la transmission des données à l’ONSS et un chef d’équipe contraint d’improviser sur papier. Ce guide de dépannage recense les problèmes les plus fréquents rencontrés sur Béton belges de construction, de nettoyage et Béton , et propose des solutions pratiques. La plupart des erreurs de CIAW sont d’ordre environnemental (mauvais signal, reflets sur l’écran du téléphone, version obsolète de l’application) et non des bugs de la plateforme. Connaître la différence vous évite des heures de tickets d’assistance et protège votre Check in at Work . Utilisez ce document comme fiche de référence ; nous avons classé les problèmes par ordre de priorité, de « à résoudre en 30 secondes » à « nécessite l'intervention du service informatique ».

Navigation rapide

• Avant de commencer le dépannage : vérifiez les éléments de base
• Erreurs de GPS et de localisation
• Problèmes liés à la lecture des codes QR et des badges
• Problèmes liés à la connexion, au mot de passe et au compte
• Problèmes de connexion et d'envoi
• Erreurs de transmission à l'ONSS
• Tableau de référence rapide des erreurs
• Gérer la CIAW grâce à la technologie
• Foire aux questions

Avant de commencer le dépannage : vérifiez les éléments de base

Avant de créer un ticket, vérifiez ces quatre points. Ils permettent de résoudre environ la moitié des problèmes signalés :

1. Version de l'application. Ouvrez votre boutique d'applications ; si une mise à jour est disponible, installez-la avant toute autre chose. Les anciennes versions ne bénéficient pas des correctifs de sécurité ni des modifications apportées aux points de terminaison NSSO.
2. Système d'exploitation. iOS 16 et versions ultérieures, ainsi qu'Android 11 et versions ultérieures, constituent les versions minimales requises pour la plupart des applications CIAW professionnelles. Les versions plus anciennes du système d'exploitation entraînent des dysfonctionnements des services de localisation sans que l'utilisateur s'en aperçoive.
3. Autorisations. L'application nécessite l'accès à la localisation, à l'appareil photo (pour les codes QR), aux notifications et, pour les sites sans Wi-Fi, l'activation de l'actualisation en arrière-plan. Le refus d'une seule autorisation peut entraîner des erreurs inexpliquées.
4. Date et heure. Les téléphones dont l'horloge est réglée manuellement peuvent présenter des écarts ; forcez la synchronisation automatique de l'heure. Les soumissions NSSO comportant des horodatages incorrects sont rejetées.

⚠️ Avertissement réglementaire important : un enregistrement échoué n'équivaut pas à un enregistrement exempté. Si votre application CIAW ne parvient pas à envoyer les données, le travailleur est officiellement non enregistré et l'ONSS peut imposer des sanctions administratives ou pénales en fonction de l'infraction commise ; veuillez vous reporter au Check in at Work » de l'ONSS pour connaître les montants en vigueur. Prévoyez toujours un plan de secours manuel.

Erreurs de GPS et de localisation

Les problèmes liés au GPS constituent de loin la cause la plus fréquente des dysfonctionnements de l'application CIAW, en particulier sur les chantiers entourés d'immeubles de grande hauteur, de grues ou de structures métalliques.

Symptôme : « Impossible de déterminer l'emplacement. »

• ❌ Tentative de numérisation à l'intérieur d'un sous-sol, d'une cage d'ascenseur ou d'un conteneur
• ✅ Sortir à l'extérieur ou se rendre au périmètre du site pour effectuer le premier balayage
• Redémarrez les services de localisation (iOS : Réglages → Confidentialité → Services de localisation : désactivé/activé ; Android : Réglages → Localisation : désactivé/activé).
• Vérifiez que l'application dispose d'une autorisation de localisation de type « Toujours autoriser » ou « Pendant l'utilisation », et non « Demander la prochaine fois ».

Symptôme : « Emplacement trop éloigné du site autorisé. »

• Il se peut que la zone de géorepérage du site soit mal configurée. Demandez à votre chef d'équipe ou à votre administrateur d'élargir la zone de géorepérage de 20 à 30 mètres dans le panneau d'administration CIAW.
• Assurez-vous que votre téléphone n'est pas connecté à un VPN ; de nombreux VPN masquent l'emplacement, ce que l'application interprète comme une tentative de manipulation.

Problème : le GPS fonctionne en ville, mais pas sur le chantier.

• Les chantiers comportant de nombreuses armatures en acier peuvent réduire la précision du GPS à 100 mètres, voire moins. Dans ce cas, optez pour l'enregistrement via code QR ou à l'aide d'un poteau d'enregistrement. Suivo propose des poteaux d'enregistrement physiques qui permettent de se passer complètement du GPS.

Problèmes liés à la lecture des codes QR et des badges

Problème : le code QR ne s'affiche pas.

• Nettoyez l'objectif. La présence d'une fine couche de poussière ou de résidus de pluie en est la cause la plus fréquente.
• Vérifiez la luminosité de l'écran sur lequel se trouve le code QR ; s'il s'agit d'une affiche en papier, remplacez-la, car les affiches plastifiées se décolorent sous l'effet des rayons UV.
• Placez-vous à un endroit où le code QR n'est pas exposé à la lumière directe du soleil ; les appareils photo des téléphones ont du mal à gérer les reflets.
• Assurez-vous que l'autorisation d'accès à l'appareil photo est activée.

Symptôme : « Code QR non valide » ou « Code QR expiré ».

• De nombreux systèmes CIAW changent régulièrement les codes QR pour des raisons de sécurité. Demandez au chef d'équipe d'imprimer la dernière version depuis le panneau d'administration.
• Vérifiez que le collaborateur a bien été affecté au projet ; si un collaborateur non affecté scanne un code valide, le message « invalide » s'affichera tout de même.

Problème : le badge ou la puce NFC n'est pas reconnu.

• Pour utiliser la technologie NFC, maintenez le téléphone bien en place contre l'étiquette pendant deux secondes complètes. Les contacts trop brefs ne fonctionnent souvent pas.
• Si l'étiquette est pliée ou rayée, elle risque de devenir illisible ; remplacez les étiquettes endommagées. La gamme de gestion des actifs de Suivo comprend des étiquettes NFC robustes conçues pour une utilisation en extérieur.

Problèmes liés à la connexion, au mot de passe et au compte

Symptôme : « Compte introuvable » ou « Utilisateur désactivé ».

• Vérifiez que l'adresse e-mail ou le numéro de téléphone utilisé lors de l'inscription correspond exactement à ceux indiqués dans le panneau d'administration. Faites attention à la casse.
• Vérifiez si le salarié a été désactivé lors de son départ de son ancien employeur ; une même identité ne peut pas être active dans deux environnements CIAW.

Problème : je n'ai pas reçu l'e-mail de réinitialisation du mot de passe.

• Vérifiez votre dossier de courrier indésirable.
• Vérifiez que le domaine de messagerie ne bloque pas l'expéditeur ; de nombreux locataires Microsoft 365 d'entreprise placent en quarantaine les expéditeurs dont l'adresse commence par « info@ ». Ajoutez le domaine du fournisseur CIAW à votre liste d'expéditeurs approuvés.

Problème : le code d'authentification multifactorielle n'est pas reçu.

• Sur les réseaux belges, la réception des codes SMS peut prendre plusieurs minutes aux heures de pointe. Utilisez l'option de l'application d'authentification si votre application CIAW la prend en charge.
• Rendez-vous dans un endroit où la couverture 3G est disponible.

Problèmes de connexion et d'envoi

L'application CIAW de Suivo est conçue pour nécessiter une connexion Internet : chaque inscription est créée en temps réel sur notre serveur dès que l'employé s'authentifie. Les problèmes de connexion se traduisent donc par un message « inscription non acceptée », et non par une file d'attente silencieuse.

Symptôme : « Aucune connexion, inscription refusée. »

• Demandez à l'employé de passer du Wi-Fi aux données mobiles (ou inversement), puis de réessayer.
• Rendez-vous à un endroit où le signal mobile est d'au moins une barre ; le portail, le périmètre ou la voie d'accès principale constituent généralement les meilleurs choix.
• Si aucun signal n'est disponible sur l'ensemble du chantier, contactez le chef de chantier afin qu'il utilise le matériel installé sur les poteaux du chantier, qui dispose de sa propre carte SIM, ou le système de communication du traceur de véhicule dès votre arrivée.
• Ne demandez jamais aux utilisateurs de « s'enregistrer plus tard » ; il n'y a pas de file d'attente locale à récupérer.

Problème : L'inscription a été effectuée sur le téléphone du collaborateur, mais n'apparaît pas dans le panneau d'administration.

• Vérifiez que l'employé disposait d'une connexion Internet au moment de la saisie. Sans connexion, l'enregistrement n'a pas été créé côté serveur et n'existe pas en tant qu'enregistrement. Effectuez à nouveau l'enregistrement depuis un endroit où vous disposez d'une connexion.
• Consultez la page d'état du fournisseur ; les principaux fournisseurs de CIAW publient leur taux de disponibilité en temps réel.

Problème : inscriptions en double suite à une panne de réseau.

• La plupart des plateformes effectuent automatiquement la déduplication. Si vous constatez que des doublons persistent pendant plus de 24 heures, ouvrez un ticket d'assistance ; ne les supprimez pas manuellement, car cela pourrait affecter les pistes d'audit.

Erreurs de transmission à l'ONSS

Symptôme : « Échec de l'envoi, délai d'attente de l'endpoint NSSO dépassé. »

• Le portail NSSO fait l'objet de fenêtres de maintenance programmées, généralement le dimanche matin. L'application CIAW devrait réessayer automatiquement. Si ce n'est pas le cas au bout de 24 heures, contactez votre fournisseur.
• Pour les travailleurs détachés, vérifiez que la déclaration Limosa a bien été déposée ; l'absence de déclaration Limosa est une cause fréquente de rejet par l'ONSS.

Message d'erreur : « Numéro de sécurité sociale invalide. »

• Le numéro d'identification national belge (NISS) comporte 11 chiffres et suit une formule de contrôle spécifique. Vérifiez soigneusement la saisie ; un seul chiffre manquant bloque l'ensemble de l'enregistrement.
• Pour les travailleurs non belges, utilisez le numéro BIS ; si vous n'en possédez pas, le travailleur devra peut-être en obtenir un avant de commencer à travailler en Belgique.

Problème : lors d'une visite sur place, l'inspecteur a signalé des enregistrements manquants.

• Exportez les données de la période concernée depuis le tableau de bord CIAW.
• Vérifiez vos propres registres de présence. La plupart des inscriptions « manquées » sont dues à des problèmes de connexion au moment de la saisie : le téléphone de l'employé a brièvement perdu le signal, l'inscription n'a jamais été transmise au serveur, et aucun enregistrement n'a été créé côté serveur.
• S'il existe un véritable écart, la transparence est essentielle : consultez la FAQ CIAW de Suivo pour savoir comment gérer un écart confirmé.

Tableau de référence rapide des erreurs

Erreur	Cause probable	Première correction	Signaler le problème si
« Impossible de déterminer l'emplacement »	Intérieur / bloc de signalisation	Sortez ; réactivez les services de localisation	Le temps reste clair à l'extérieur
« Emplacement trop éloigné du chantier »	La zone de géolocalisation est trop restreinte ou le VPN est activé	Désactivez le VPN ; demandez à l'administrateur d'élargir la zone de géolocalisation	Le travailleur est bien sur place
« Code QR non valide »	Obsolète ou non attribué	Imprimer le dernier QR ; vérifier l'affectation du projet	Le dernier QR code a encore été rejeté
« Échec de la synchronisation »	Connectivité du téléphone	Activez le Wi-Fi ou les données mobiles ; relancez l'application	La page d'état indique une panne
« Numéro de sécurité sociale non valide »	Signaler une faute de frappe ou un numéro erroné	Entrez à nouveau ; vérifiez à l'aide de votre carte d'identité	Le numéro est correct, mais il a été rejeté
« Délai d'attente du terminal NSSO »	Fenêtre de maintenance du NSSO	Attendre la nouvelle tentative automatique	Toujours pas de résultat 24 heures plus tard
Inscriptions en double	Problème de réseau + nouvelle tentative	Attendez 24 heures pour la déduplication	Les doublons persistent après 24 heures

Notez toujours les étapes que vous avez suivies ; le service d'assistance du fournisseur pourra traiter votre demande plus rapidement si vous fournissez des instructions claires pour reproduire le problème.

Gérer la CIAW grâce à la technologie

Suivo, une entreprise belge spécialisée dans la gestion des activités et la gestion du temps, forte de plus de 15 ans d'expérience, développe des outils conçus pour réduire d'emblée les sources de problèmes. Sa plateforme vous aide à :

• Enregistrez vos employés en toute fiabilité sur tous vos sites grâce aux flux de travail CIAW et CIAO, compatibles avec iOS, Android et le matériel dédié installé sur les poteaux.
• Les inscriptions sont enregistrées en temps réel dans notre système d'administration dès que l'employé s'authentifie ; il n'y a pas de file d'attente locale modifiable : ce qui parvient à la NSSO correspond exactement à ce qui a été enregistré.
• Résolvez les problèmes de faible signal sur les sites en utilisant du matériel autonome (site-pole) équipé de sa propre carte SIM, plutôt que de dépendre du téléphone du travailleur, afin de préserver la traçabilité.
• Intégrez nos solutions à SD Worx, Partena, Acerta et aux systèmes ERP afin que les données corrigées soient automatiquement transférées vers la paie sans saisie manuelle ; consultez le module de suivi du temps.
• Les questions relatives à la responsabilité en chaîne dans le secteur de la construction avant même que les inspecteurs de l'ONSS ne s'en saisissent.
• Bénéficiez d'une assistance en néerlandais, français et anglais assurée par une équipe belge qui maîtrise parfaitement l'API de transmission de données de l'ONSS.

La plateforme IoT de Suivo s’intègre parfaitement aux systèmes de paie et ERP existants, aidant ainsi des entreprises telles que Hoogmartens et Cegelecà résoudre les incidents en quelques minutes plutôt qu’en plusieurs heures.

« La plupart de ce qui ressemble à un bug d’application s’avère être un problème de paramètres d’autorisation ou un code QR périmé. Une fois que nous avons formé les chefs d’équipe aux vérifications de première ligne, le nombre de tickets d’assistance a diminué de plus de moitié en un trimestre. »
– Responsable informatique, entreprise de taille moyenne, Flandre orientale

Agir aujourd'hui

Ne laissez pas des erreurs évitables liées au CIAW compromettre votre conformité. Commencez par passer en revue les quatre vérifications de base présentées au début de ce guide avec chaque chef d'équipe et utilisateur clé, affichez le tableau de référence rapide des erreurs dans la cabane de chantier et assurez-vous que chaque travailleur sache à qui s'adresser si les solutions de première ligne échouent.

Pour plus d'informations sur le déploiement et le dépannage fiables de CIAW, contactez Suivo au +32 3 375 70 30 ou rendez-vous sur la page dédiée à la solution CIAW de Suivo pour découvrir comment leur plateforme intelligente et intégrée réduit les erreurs d'application à la source. Vous pouvez également consulter l'ensemble de la gamme de produits ou réserver une démonstration.

Liste de contrôle gratuite pour le dépannage : assurez le bon fonctionnement de CIAW sur site

Vous souhaitez fournir aux chefs d'équipe un document de référence d'une seule page qu'ils pourront réellement utiliser dès 7 heures du matin, même avec les doigts gelés ? Notre liste de contrôle gratuite pour le dépannage résume ce guide en étapes qui permettent de résoudre 90 % des problèmes liés à l'application CIAW.

A l'intérieur, vous trouverez

• Les quatre vérifications avant le vol qui permettent d'éviter la plupart des incidents
• Comment Suivo gère les sites à faible signal grâce à son matériel installé sur les poteaux (en garantissant une capture en temps réel et conforme aux exigences d'audit) et assure une assistance locale rapide
• Leçons tirées de la pratique sur les chantiers de Hoogmartens, Cegelec et Antwerpnatie
• Solutions rapides aux erreurs liées au GPS, aux codes QR, à la synchronisation et à l'envoi de données NSSO

Foire aux questions

Mon application CIAW affiche sans cesse le message « Emplacement indisponible » ; s'agit-il d'une violation de la NSSO ?

Pas en soi, à condition que vous procédiez à l'enregistrement dès que le travailleur capte à nouveau le signal de localisation ou utilise une autre méthode, comme un poteau de chantier équipé d'un code QR et doté de sa propre carte SIM. Ce qui importe d'un point de vue juridique, c'est que l'ONSS dispose d'un enregistrement dans ses dossiers avant que le travailleur ne commence à travailler. Si le problème persiste sur un chantier, installez un poteau de chantier Suivo au niveau de la voie d'accès plutôt que de compter sur les téléphones des travailleurs.

Dois-je supprimer moi-même une inscription en double ?

Non. Le nettoyage des doublons est automatisé sur les plateformes correctement configurées, et une suppression manuelle pourrait compromettre la piste d'audit dont vous pourriez avoir besoin en cas d'inspection. Si un doublon persiste pendant plus de 24 heures, ouvrez un ticket d'assistance. Pour en savoir plus sur le processus d'audit NSSO, consultez la FAQ CIAW de Suivo.

L'application CIAW de Suivo fonctionne-t-elle sans connexion Internet ?

Non, et c'est voulu. L'application CIAW de Suivo nécessite une connexion active au moment de l'enregistrement afin que chaque enregistrement soit créé en temps réel sur notre serveur et ne puisse être modifié ou antidaté localement avant la synchronisation. Pour les sites où la couverture réseau des téléphones des travailleurs est instable, la plateforme met à disposition des bornes équipées de leur propre carte SIM et des dispositifs de suivi des véhicules placés aux points d'accès ; la connectivité repose ainsi sur le matériel, et non sur le téléphone.

Que dois-je faire si un inspecteur de l'ONSS constate qu'une inscription n'a pas été effectuée ?

Faites preuve de transparence. Exportez les données de votre panneau d'administration pour la période concernée, consignez toute erreur de synchronisation ou de l'application, et présentez la piste d'audit à l'inspecteur. Il vaut mieux signaler une lacune que de la dissimuler. Si la lacune est due à un problème technique, ce contexte est généralement accepté, mais vous devez tout de même corriger le processus à l'avenir, idéalement en adoptant un système intégré de suivi du temps.