Un technicien de terrain d’une compagnie des eaux peut se rendre dans une station de pompage, chez trois clients et à un point d’accès au réseau avant le déjeuner. Une équipe d’entretien municipale peut intervenir sur dix sites différents en une journée. Le suivi précis de ce temps de travail représente un défi très différent de la gestion d’un personnel rattaché à un seul dépôt ou bureau. Pourtant, les entreprises belges de services publics et de services communaux sont soumises exactement aux mêmes obligations d’enregistrement du temps imposées par l’ONSS que les entreprises de construction, avec la complexité supplémentaire que leur personnel se trouve rarement assez longtemps au même endroit pour utiliser un terminal de pointage fixe. Voici comment les entreprises belges de services publics, des opérateurs de réseaux d’eau aux équipes chargées des infrastructures énergétiques en passant par les services techniques communaux, peuvent gérer l’enregistrement du temps dans le cadre d’opérations de terrain décentralisées grâce à la solution de suivi du temps de terrain de Suivo.
Pourquoi les terminaux fixes ne conviennent pas aux équipes des services publics
Le terminal d'enregistrement standard (werfpaal) utilisé sur les chantiers de construction résout avec élégance le problème du CIAW pour les projets dotés d'un point d'entrée fixe. Mais les travaux sur le terrain dans le secteur des services publics présentent une autre configuration :
- Les équipes travaillent souvent sur des chantiers qui ne disposent pas d'une entrée permanente.
- Un seul technicien peut intervenir de manière autonome sur cinq sites ou plus au cours d'une même journée.
- Ces sites comprennent les locaux de clients privés, les stations de pompage sans personnel, les points d'accès au réseau souterrain et les espaces publics.
- Les équipes peuvent travailler seules ou à deux, sans contremaître sur place pour vérifier leur présence.
Aucun de ces scénarios ne correspond au modèle de terminal de chantier. Ce qui fonctionne, en revanche, c’est l’enregistrement automatique des heures d’arrivée en fonction de la localisation: lorsque l’appareil d’un technicien de terrain détecte qu’il est arrivé sur un lieu de travail prédéfini, la plateforme enregistre son arrivée. Lorsqu’il part, elle enregistre son départ. Aucune intervention manuelle, aucun enregistrement oublié, aucune procédure d’approbation par le chef de chantier.
La solution de suivi du temps de travail de Suivo permet cela grâce au géorepérage par GPS : chaque lieu de travail ou adresse client est défini dans la plateforme comme une zone, et l'application mobile enregistre automatiquement les arrivées et les départs. Les employés reçoivent une notification de confirmation ; les responsables disposent d'une carte en temps réel indiquant où se trouve chacun.
Respect des dispositions de la NSSO par les agents de terrain des services publics
Les salariés du secteur des services publics belges sont soumis aux mêmes règles d'enregistrement du temps de travail de l'ONSS que les travailleurs de tout autre secteur. La commission paritaire compétente dépend du type de travail :
- PC 149.01 / 149.04 : installation et entretien des équipements électriques.
- PC 114 : collecte et traitement des eaux usées (dans certains cas).
- PC 200 (cadres) ou PC 124 : selon la nature du travail et le contrat de travail.
Indépendamment de l'existence d'un comité paritaire, l'obligation faite à l'ONSS d'enregistrer les heures effectivement travaillées s'applique. Les inspecteurs de l'inspection sociale (SIOD/TSW) peuvent procéder à des contrôles auprès des entreprises de services publics et exigeront des relevés de temps correspondant aux heures déclarées dans la déclaration salariale trimestrielle DmfA.
Le fait que les travaux des services publics s'effectuent sur plusieurs sites augmente le risque d'audit, au lieu de le réduire. Un inspecteur qui constate qu'un technicien de terrain a déclaré 38 heures de travail par semaine sans trouver de relevés de temps pour étayer cette déclaration en tirera la conclusion la plus défavorable. Un système numérique générant un registre horodaté des arrivées et des départs sur chaque lieu de travail, exportable par plage de dates et par employé, constitue la meilleure réponse possible à ce scénario.
Point au travail lorsque les services publics interviennent sur le chantier
Les entreprises de services publics interviennent souvent sur des chantiers de construction ou à proximité de ceux-ci : pose de nouvelles conduites d’eau lors de la réfection d’une route, installation d’infrastructures électriques dans le cadre d’un projet de construction, raccordement de nouveaux lotissements au réseau de gaz. Lorsque ces travaux de services publics sont effectués sur un chantier de construction éligible (généralement un chantier dont la valeur totale du contrat dépasse le seuil fixé par la CIAW), les obligations liées au programme « Check-in at Work » s’appliquent aux travailleurs des services publics, et pas uniquement à l’équipe du maître d’œuvre.
Concrètement, cela signifie qu’un technicien d’une compagnie des eaux chargé d’effectuer un raccordement sur le chantier d’un nouveau lotissement doit s’enregistrer via le CIAW, tout comme l’entrepreneur chargé des travaux de terrassement. De nombreuses entreprises de services publics sont prises au dépourvu par cette exigence : elles partent du principe que le CIAW s’adresse uniquement aux entreprises de construction, mais cette obligation s’applique au chantier lui-même, et non au secteur d’activité.
La solution « Check-in at Work » de Suivo gère à la fois le processus standard d'enregistrement des temps et celui relevant du CIAW depuis la même application mobile. Ainsi, un technicien de terrain intervenant à la fois sur des sites éligibles au CIAW et sur des sites non éligibles utilise le même outil tout au long de la journée.
Lier le temps passé aux ordres de travail et aux centres de coûts
Pour les entreprises de services publics, le temps n’est pas seulement un indicateur de conformité aux normes NSSO. C’est un outil de répartition des coûts. Lorsqu’une équipe passe trois heures dans une station de pompage, ce temps doit être affecté à l’ordre de travail de maintenance, au centre budgétaire ou au contrat municipal approprié. Si le système d’enregistrement du temps ne permet pas de relier les heures aux lieux ou aux projets, l’équipe financière se retrouve alors contrainte de recouper des notes manuscrites à la fin de la semaine.
Une plateforme de gestion des effectifs qui intègre l'enregistrement des temps à la gestion des ordres de travail, grâce aux intégrations API de Suivo avec les outils ERP et de gestion des services sur le terrain, boucle automatiquement cette boucle. Le technicien pointe à un emplacement donné. La plateforme associe cet emplacement à l'ordre de travail en cours correspondant à cette adresse. Les heures sont comptabilisées sur le centre de coûts approprié sans aucune saisie manuelle.
C'est exactement ainsi que les compagnies des eaux belges, telles que De Watergroep, ont organisé leurs opérations sur le terrain : consultez l'étude de cas De Watergroep pour découvrir un Béton de suivi des actifs et du personnel via GPS au sein d'un réseau d'infrastructures décentralisé.
Environnements hors ligne et à faible connectivité
Les stations de pompage, les chambres souterraines et les sites de canalisations en milieu rural disposent souvent d'une connexion de données mobiles médiocre, voire inexistante. Une solution d'enregistrement des horaires nécessitant une connexion Internet en temps réel ne fonctionnera pas précisément aux moments où les équipes de terrain se trouvent dans les zones les plus isolées.
L'application mobile Suivo stocke localement les données d'arrivée et de départ lorsqu'elle est hors ligne, puis les synchronise dès que la connexion est rétablie. Ainsi, un technicien qui descend dans un regard souterrain voit tout de même son temps de travail correctement enregistré : l'application consigne l'entrée, la stocke, puis la transmet à la plateforme dès qu'il se trouve à nouveau à portée du réseau. Les superviseurs consultent l'enregistrement avec l'horodatage correct, et non celui de la synchronisation.
À quoi ressemble concrètement la mise en place d'un système d'enregistrement des heures de travail ?
Configuration type pour une entreprise belge de services publics comptant 50 techniciens de terrain :
1. Chaque site d'intervention (stations de pompage, sites clients, nœuds du réseau) est ajouté à la plateforme sous la forme d'une zone délimitée par une géobarrière dont le rayon est défini.
2. Les techniciens de terrain utilisent l'application mobile Suivo, qui détecte les arrivées et les départs et enregistre automatiquement l'heure.
3. Le responsable des interventions dispose d'une vue d'ensemble en temps réel permettant de savoir quels techniciens se trouvent à quels endroits et peut réattribuer les ordres de travail en fonction de leur proximité.
4. À la fin de la semaine, le service des ressources humaines exporte les relevés d'heures de chaque salarié, en les associant aux ordres de travail, en vue du traitement de la paie.
5. Pour les sites CIAW, l'application bascule vers le processus d'inscription CIAW, conformément aux exigences belges en matière d'inscription à la sécurité sociale.
Il en résulte des données de temps précises, une répartition correcte des coûts, des registres conformes aux exigences de la NSSO et la suppression du processus manuel de collecte des feuilles de temps.
Prêt à simplifier la saisie des temps dans l'ensemble de vos opérations sur le terrain ?
Suivo aide les entreprises belges du secteur des services publics et des services d'utilité publique à suivre le temps de travail de leurs équipes de terrain sur plusieurs sites, à respecter les obligations imposées par l'ONSS et à associer les heures travaillées aux ordres de mission, le tout à partir d'une seule application mobile. Lisez l'étude de cas consacrée à De Watergroep pour découvrir comment cela fonctionne, ou consultez la gamme de produits Suivo.
