Referenties

Cegelec | Check-in-at-work: volledig geautomatiseerd

We vreesden dat we extra administratief personeel zouden moeten inzetten. Daarom hebben we ervoor gekozen om het inchecken op het werk te automatiseren met Suivo, waardoor zowel de mensen op kantoor als op de bouwplaatsen minder stress hebben.

Over

In 2010 zijn de business units van Cegelec toegetreden tot VINCI Energies en brengen zo hun expertise inzake automatisering, instrumentatie en controle, klimaat- en elektrotechniek in. Binnen VINCI Energies bieden de Cegelec business units een belangrijk deel van de expertise van de groep en leveren technologische diensten aan bedrijven en overheden. Van ontwerp tot multitechnisch onderhoud, deze business units bestrijken een grote verscheidenheid aan vakgebieden en hun teams begeleiden de ambitieuze projecten van de klanten van begin tot eind.

De uitdaging

Check-in-at-work

Op 1 oktober 2014 is de verplichte aanwezigheidsregistratie op bouwplaatsen, de zogenaamde "checkinatwork", van start gegaan. Om aan deze nieuwe wetgeving te voldoen, moeten bouwbedrijven vanaf dan dagelijks rapporteren op welke tijdstippen hun werknemers aan het werk zijn. Benny Vandevenne, COO bij Cegelec in Zwijndrecht, zegt hierover: "We waren bang dat we extra administratief personeel moesten aanwerven en dat de foutenmarge zou stijgen. Daarom hebben we ervoor gekozen om ons checkinatwerk te automatiseren." Deze nieuwe tool moest aan een aantal eisen voldoen. In de eerste plaats moest het op zeer korte termijn worden geïmplementeerd. Vervolgens moest het ook gebruiksvriendelijk zijn voor alle medewerkers. Bovendien moest iedereen de tool kunnen gebruiken; zowel werknemers die zich met hun bedrijfswagen kunnen aanmelden, als werknemers die met het openbaar vervoer, hun motor of hun fiets naar de bouwplaats komen.

De oplossing

Wijdverbreide integratie

Checkin@Suivo maakt een eenvoudige aanwezigheidsregistratie mogelijk, zowel in het voertuig als op de bouwplaats. Medewerkers kunnen zich registreren met een badgelezer in het voertuig dat op voorhand gelinkt is aan de werf in kwestie. Suivo is partner van Cegelec sinds 2010; de toepassing traceert de vloot van 550 utilitaire voertuigen van Cegelec en registreert automatisch wanneer een bedrijfsvoertuig de werfzone binnenrijdt. De werfleider ontvangt automatisch een rapport dat hem toelaat te valideren wie ingecheckt heeft en wie niet. De geregistreerde gegevens worden vervolgens automatisch doorgegeven aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ). Werknemers die gebruik maken van ander vervoer om de bouwplaats te bereiken, kunnen de bouwterminals gebruiken om zich te registreren. De informatie wordt van de terminal doorgestuurd naar Suivo en vervolgens naar het controle-atelier van de RSZ. Aangezien alles automatisch verloopt, is er geen kans op fouten, wat geruststellend is aangezien de boetes zich snel kunnen opstapelen.
We wilden de kans op fouten bij de registratie van 500 werknemers voor de nieuwe aanwezigheidsregistratie tot nul herleiden.
Benny Vandevenne
COO

Aanzienlijke kostenvermindering

Suivo kon Cegelec op zeer korte termijn een oplossing bieden met één systeem voor de 500 medewerkers in hun 4 bedrijfsvestigingen. Door gebruik te maken van de registratietool Checkin@Suivo bespaart Cegelec een aanzienlijk personeelsbestand aangezien het handmatig invoeren van de 20.000 registraties per maand hen 2 extra medewerkers zou kosten. Naast deze aanzienlijke kostenbesparing, brengt de geautomatiseerde registratie ook de kans op fouten tot nul. Indien de aanwezigheidsregistratie niet correct gebeurt, kunnen de boetes oplopen van €60 tot €6.000. In de toekomst wil Cegelec nog verder gaan. Bovenop de aanwezigheidsregistratie willen ze de toepassing gebruiken voor een volledige tijdsregistratie: de werknemers klokken in wanneer ze thuis vertrekken, wanneer ze op de werf aankomen, wanneer ze beginnen te werken, wanneer ze de werf verlaten en wanneer ze thuiskomen. Door deze gegevens te integreren in het SAP ERP systeem van Cegelec, kan de informatie gebruikt worden voor verloning, activiteitenkostprijsberekening ...

De resultaten

  • Dit veld is voor validatiedoeleinden en moet ongewijzigd blijven.