Cibor biedt een uitgebreid dienstenpakket aan voor het oplossen van problemen in en rond gebouwen en zwembaden. De dienstverlening is opgedeeld in vier afdelingen: lekdetectie, bouwpathologie, speciale hersteltechnieken en betonbewerkingen. Of het nu gaat om gas-, water- of brandstoflekken, geurhinder, tochtproblemen, een kapotte afvoer, zwaarlastverankeringen, gaten boren in beton, … altijd legt Cibor dezelfde snelheid, nauwgezetheid en professionaliteit aan de dag.
De afgelopen vijftien jaar is Cibor sterk gegroeid, de dienstverlening werd uitgebreid en de interventies vinden plaats over heel het land. Die evolutie bracht ook enkele groeipijnen met zich mee waarvoor Cibor oplossingen zocht. Heel het proces rond de tijdregistratie, bijvoorbeeld, wou men anders aanpakken. De verwerking, de controle en de eventuele correctie nam gewoon te veel tijd in beslag. De handgeschreven documenten waren niet altijd even goed leesbaar en gingen al eens verloren. Ook werden de geregistreerde uren vaak last-minute of zelfs te laat doorgegeven. Daardoor wist Cibor ook niet heel zeker hoe accuraat al die verslagen nog waren. Het resulteerde in dubbel werk en tijdverlies. Dat waren niet de enige gevolgen. Er leefde ook een kleine onzekerheid bij de uitbetaling van de lonen of bij de facturatie aan de klant. Cibor wou dit alles van de baan.
Time Logger, een app van Suivo, bood een oplossing voor de uitdagingen van Cibor en maakte het onder meer gemakkelijker om de uren nu bij te houden, wat positief is voor de technici op het werk en voor het administratief personeel.
Dankzij een nieuwe manier van werken voor die uurregistratie, de loonberekening en voor mobiliteitsvergoedingen verloopt alles beter bij Cibor. De organisatie heeft niet meer te maken met kwijtgeraakte timesheets, werkbonnen of andere papieren. Manuele input is weggevallen en er hoeven geen slordige handschriften meer ontcijferd te worden. De verwerking moet bovendien niet wachten tot de papieren zijn binnengebracht. Het optimaliseren van deze processen maakt ook facturatie naar de eindklant accurater en sneller.
Werknemers houden bij welke interventies ze doen, en registreren hun werktijd. Als ze onderweg zijn, registreren ze die periode zelf als reistijd. Voor de afdelingen lekdetectie en reparatietechnieken gebeurt dat met de app 'Time Logger'. Urenregistratie voor de afdeling beton gebeurt op een andere manier. Medewerkers identificeren zich met een badge als ze in hun voertuig stappen. De black box in hun voertuig registreert en geeft door. Ook voor betonwerk is officiële registratie bij Check-in-at-work verplicht. Dankzij de zwarte doos in de voertuigen in combinatie met zogenaamde geofencing gebeurt dit volledig automatisch. Rond elk werkterrein staat een virtueel hek dat registreert wanneer het voertuig binnenkomt en automatisch de sociale zekerheid informeert. Cibor heeft ongeveer zeventig gebruikers van de Time Logger-app en een tiental werknemers die de badge gebruiken.
Bovenstaande werkwijzen zijn heel eenvoudig en veel accurater dan voorheen. Vroeger werden uren vaker fout ingeschat of zelfs vergeten door te geven. Nu verloopt uitbetaling van de medewerkers vlotter. De registraties via de app of via de black box worden gecentraliseerd op het Suivo IoT Cloud Platform. De data worden automatisch gesynchroniseerd met de gegevens van de Protime app van SD WORX.
Marijn Delespaul, IT-manager bij Cibor: "Onze grootste nood werd heel goed ingelost. Een bijkomend aspect is een verhoogde tevredenheid bij onze medewerkers en klanten. Het heeft dus ook een positieve impact op onze customer service. Die positieve impact is er vooral dankzij de automatische aanmelding bij Check-in-at-work en een koppeling met de Protime software van ons sociaal secretariaat SD WORX. Zo komt er bij ons administratief personeel meer tijd vrij voor klantenvragen. Zowel voor de medewerker als de klant is dat veel aangenamer.”
Patrick Peeters, algemeen directeur van Cibor: "Hoewel onze belangrijkste wens al was vervuld, kwamen we in de loop van het project nog een leuke meerwaarde tegen. Een kleine verrassing die ons nog meer tevreden maakt over het project. Voorheen gebeurde de verplichte Check-in-at-work handmatig, meestal een dag voor de werkzaamheden. Als dat niet lukte of al vergeten was, kon de technicus op de dag zelf niet meteen aan de slag. Dankzij de automatische registratie bij Checkinatwork is dat probleem verleden tijd."
Marijn Delespaul: "Omdat we met de track-and-trace ook de locatie van onze technici kunnen zien, is het makkelijker om urgente ingrepen die op de dag zelf binnenkomen meteen door te sturen naar de dichtstbijzijnde specialist."
De komst van Suivo heeft heel wat processen gestroomlijnd. Dat komt de mobiele medewerkers ten goede, maar ook de planning, de administratie en HR-medewerkers. Zij merken die operationele voordelen elke dag. De organisatie wint aan efficiëntie en bespaart geld. Doordat je een betere inschatting van de werkzaamheden kan maken, verloopt de communicatie met de eindklant over de planning van de werkzaamheden ook beter. Dat is heel belangrijk als je klant bijvoorbeeld met een dringende interventie zoals een gaslek geconfronteerd wordt.
