Les soins ne s'arrêtent jamais ; c'est pourquoi les plannings de soins s'articulent autour d'une rotation entre les services du matin, de l'après-midi et de nuit, week-ends compris. Les établissements de santé et les maisons de retraite ont la possibilité de recourir aux « flexi-jobs » depuis 2023 ; ce système est donc relativement nouveau pour eux, alors que le secteur de l'hôtellerie-restauration l'utilise depuis une décennie. Cela signifie que la gestion des plannings est souvent encore en cours de mise en place, parallèlement à celle des « flexi-jobs ». Deux éléments doivent désormais aller de pair : un planning électronique clair et une déclaration Dimona le jour même avant chaque service. Depuis le 1er juillet 2026, les heures doivent de toute façon être enregistrées par voie électronique. Le logiciel de planification de Suivo établit le planning rotatif et distingue les travailleurs en « flexi-job » de votre personnel permanent et intérimaire, garantissant ainsi une couverture à la fois sûre et conforme. Le guide de l’employeur sur le « flexi-job » de 2026 expose les règles qui sous-tendent ce dispositif.
Comment s'assurer que le planning de prise en charge par rotation respecte bien les règles ?
Un planning de garde est une cible mouvante : quelqu’un assure un service tardif le mardi, une nuit le jeudi, puis un week-end la semaine suivante. Lorsque des travailleurs en flexibilité comblent les lacunes de ce planning, le risque est que le planning que vous avez en tête, celui affiché au mur et les heures réellement travaillées finissent par ne plus correspondre.
Grâce à l'outil de planification de Suivo, ils restent ensemble :
- Le planning est établi et publié sous forme numérique, ce qui permet à chaque salarié de voir le service auquel il est effectivement affecté.
- Les horaires de chaque salarié en flexi-job sont indiqués afin que les contrôles appropriés soient effectués.
- Les heures d'arrivée et de départ enregistrées remplacent la feuille papier signée déposée au poste des infirmières.
- Les heures enregistrées sont celles qui servent de base au calcul des salaires et aux déclarations, sans qu'aucune saisie ne soit refaite.
Cette « source unique de vérité » revêt une importance particulière dans le secteur des soins, bien plus que dans presque tout autre domaine, car une pénurie de personnel constitue un problème de sécurité des patients, et pas seulement une question de gestion des salaires. Un planning auquel on peut se fier est un planning qui permet d’assurer la présence du personnel en toute sécurité.
Comment sont gérés les suppléments pour le travail de nuit et le week-end ?
Les emplois dans le secteur des soins donnent droit à des majorations pour le travail de nuit, le week-end et les jours fériés, dont les montants sont fixés par votre comité paritaire. Pour un travailleur en flexi-job, ces majorations doivent être comptabilisées sur les heures concernées, faute de quoi la rémunération sera erronée et le contrôle du plafond salarial ne sera plus valable.
Comme l'enregistrement des temps permet de saisir l'heure exacte de début et de fin de chaque service, le système identifie les heures effectuées pendant la tranche horaire nocturne ou un dimanche, et peut les coder en conséquence. C'est le plafond général du salaire flexible, fixé à 150 % du salaire de base minimum sectoriel applicable, qui s'applique ici, et non le plafond de 21 euros applicable au secteur de l'hôtellerie-restauration. Ce plafond étant calculé sur la base des heures effectivement travaillées, ce sont des horodatages précis qui vous permettent d'appliquer correctement les majorations tout en vous assurant que la rémunération reste dans les limites légales. Des heures estimées ou arrondies ne permettent pas d'effectuer ce calcul, et une majoration versée sur des heures erronées est exactement le type d'anomalie que met en évidence un contrôle.
Est-il nécessaire d'utiliser la fonction « DimDay » pour un service de nuit qui commence tard ?
Oui, et c’est là que réside le piège dans le secteur des soins. Une déclaration Dimona le jour même (DimDay) doit être déposée avant que le salarié ne commence son service, sans délai de grâce ni possibilité de dépôt rétroactif. Pour un service de nuit commençant à 22 h, la déclaration DimDay doit tout de même être déposée avant 22 h, et non le lendemain matin à l’arrivée de l’équipe de jour. Les inspecteurs du SIOD vérifient les horodatages des déclarations DimDay, et une déclaration déposée après le début d’un service de nuit n’est pas valable.
Si un service est effectué sans « DimDay » valide, cette journée est considérée comme un jour de travail normal : l’employeur doit verser l’intégralité des cotisations sociales sur le salaire de cette journée et le salarié perd son avantage fiscal pour cette journée. Dans une maison de repos où il faut souvent combler des absences de dernière minute, ces erreurs répétées entraînent un redressement rétroactif important de la part de l'ONSS. Un système de planification connecté qui signale l'absence de DimDay lorsque vous ajoutez une personne au planning de nuit permet d'éviter d'oublier de déclarer le service de nuit. Pour savoir ce qui se passe en cas d'erreur, consultez la rubrique « Sanction en cas d'absence de Dimona ».
Comment les travailleurs en flexibilité s'intègrent-ils aux côtés du personnel permanent et des intérimaires ?
Les établissements de soins fonctionnent rarement avec une équipe composée d'une seule catégorie de personnel. Au sein d'un même planning, on peut trouver à la fois des soignants permanents, du personnel d'agence (intérimaire) appelé en renfort et des travailleurs en flexibilité. Chacun d'entre eux a des obligations différentes :
- Les travailleurs en « flexi-job » doivent enregistrer un « DimDay » avant chaque prise de service et leurs heures doivent rester en dessous du plafond de 150 %.
- Les intérimaires sont déclarés et rémunérés par l'agence, mais leurs heures de travail sur votre site doivent tout de même être enregistrées.
- Les agents permanents respectent leurs horaires et leurs compléments de rémunération prévus par leur contrat.
Appliquer la mauvaise règle à la mauvaise personne constitue l'erreur la plus coûteuse lors d'une inspection d'un personnel mixte, et dans le secteur des soins, les catégories se rapprochent particulièrement les unes des autres. Un système qui connaît le statut de chaque employé et applique le contrôle approprié permet de garantir la bonne gestion des plannings. Pour une approche plus globale, consultez la section « Gestion d'un personnel mixte ».
Depuis quand, et qu'est-ce qui a changé en 2026 ?
Le secteur de la santé et les établissements de soins ont rejoint le dispositif des emplois flexibles en 2023. La réforme du 1er juillet 2026, qui a étendu les emplois flexibles à la quasi-totalité des secteurs, n’a pas exclu le secteur des soins ; toutefois, les secteurs peuvent demander à en être exclus et peuvent se retirer de ce dispositif sur une base trimestrielle pendant la période de transition de 2026, les dérogations étant fixées par arrêté royal. Il est donc conseillé de vérifier que votre commission paritaire spécifique n’a pas choisi de se retirer du dispositif avant d’établir un planning de travail flexible ; vous pouvez vous renseigner auprès du SPF Emploi ou de votre secrétariat social. L’autre changement s’applique à tous : l’enregistrement électronique des heures de travail est devenu obligatoire au 1er juillet 2026, en amont de l’obligation d’enregistrement du temps de travail pour tous les employeurs à compter du 1er janvier 2027.
Élaborer un planning de prise en charge sûr et conforme aux règles
Suivo gère numériquement vos plannings rotatifs, enregistre les heures validées en tenant compte des majorations applicables pour le travail de nuit et le week-end, et signale tout jour de repos manquant avant le début du service, le tout sur une seule et même plateforme qui gère à la fois votre personnel permanent, vos intérimaires et vos collaborateurs flexibles.
