Comment Hoogmartens gagne une heure par jour grâce à l'enregistrement numérique des heures de travail

Des feuilles de présence papier à la gestion automatisée de la paie : la transformation d'une entreprise de construction

Hoogmartens Construction est l'une des principales entreprises belges spécialisées dans la construction routière et les infrastructures. Avec des centaines de collaborateurs répartis sur des dizaines de chantiers en cours, la gestion de l'enregistrement des heures de travail constituait un défi administratif quotidien, jusqu'à ce que l'entreprise numérise ce processus.

Cette étude de cas décrit les défis auxquels Hoogmartens a été confrontée, les mesures qu'elle a mises en œuvre et les résultats mesurables obtenus.

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Le défi

Avant la mise en place de l'enregistrement numérique des heures de travail, Hoogmartens était confrontée à des problèmes que connaissent toutes les entreprises de construction :

• Les feuilles de présence papier arrivaient en retard ; les employés les remplissaient à la fin de la journée ou de la semaine, de mémoire. Les données étaient souvent incomplètes ou illisibles
• La préparation des fiches de paie prenait plusieurs jours : le personnel des ressources humaines saisissait manuellement les heures, vérifiait qu'il n'y avait pas d'erreurs et réglait les écarts avant de transmettre les données au secrétariat social
• La conformité aux normes CIAW constituait un processus distinct ; l'enregistrement des présences et le suivi du temps de travail fonctionnaient comme deux systèmes indépendants, ce qui doublait la charge administrative
• Faute de visibilité en temps réel, les responsables de chantier ne pouvaient pas savoir qui travaillait où sans passer des coups de fil
• Les litiges concernant les heures supplémentaires étaient fréquents ; en l'absence de données fiables, les discussions sur les heures travaillées accaparaient le temps de la direction

La solution

Hoogmartens a mis en place la plateforme intégrée de Suivo, qui combine :

• Application mobile + équipement embarqué : les employés s'enregistrent via leur smartphone (localisation vérifiée par GPS) ou à l'aide de leur badge lorsqu'ils montent dans le véhicule de l'entreprise. Les enregistrements sont transmis en temps réel, et l'application fonctionne également hors ligne : en l'absence de connexion, elle les stocke sur le téléphone et les envoie automatiquement dès qu'elle est à nouveau connectée.
• Grâce à l'intégration CIAW, une seule opération de pointage permet à la fois l'enregistrement des temps et la transmission des données au NSSO
• Grâce à l'intégration avec le système de paie, les heures validées sont transmises directement au secrétariat social via une API. Aucune saisie manuelle n'est nécessaire.
• Règles de la convention collective du secteur du bâtiment, primes d'heures supplémentaires et indemnités de poste calculées automatiquement
• Grâce au tableau de bord, les responsables de chantier peuvent voir en temps réel qui travaille où, sans avoir à passer d'appels téléphoniques

Les résultats

📊 1 heure par jour = 250 heures par an. À 45 € de l'heure pour le personnel administratif, cela représente une économie annuelle de 11 250 € rien que pour la gestion des salaires, sans compter les avantages liés à l'automatisation de la conformité, à la visibilité et à l'élimination des litiges.

Ce qui a fait la différence

Trois facteurs ont été déterminants pour le succès de Hoogmartens :

• Un système unique pour tout : la gestion des absences et le suivi du temps en une seule opération ont permis d'éliminer le problème de la double saisie administrative
• Grâce à l'équipement embarqué, les équipes voyageant ensemble ont pu bénéficier d'une inscription automatique, ce qui a complètement éliminé les obstacles
• Grâce à l'intégration de la gestion des salaires et à la connexion avec le service des ressources humaines, les heures travaillées ont été converties en salaires sans aucune intervention manuelle.

Foire aux questions

Hoogmartens est-elle une grande entreprise ?

Oui. Hoogmartens est l'une des plus grandes entreprises de construction routière de Belgique. Cependant, cette plateforme et cette approche conviennent aux entreprises de toutes tailles ; Suivo n'impose aucun seuil minimum d'utilisateurs.

Combien de temps a duré la mise en œuvre ?

Deux semaines entre la signature du contrat et le déploiement complet sur tous les sites. Semaine 1 : mise en place et phase pilote. Semaine 2 : déploiement à l'échelle de l'entreprise.

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