Les entreprises de construction, les gestionnaires d’installations et les prestataires de services par projet belges utilisent souvent Exact Online comme outil central de comptabilité et de gestion de projet. Exact Online permet de suivre les budgets des projets, les coûts réels et les travaux en cours, mais sa précision dépend entièrement de la qualité des données relatives aux heures qui y sont saisies. Lorsque ces données proviennent de feuilles de temps papier collectées chaque semaine et saisies manuellement, la vision des coûts du projet accuse toujours un retard d’une semaine et est truffée d’erreurs de saisie. La connexion directe de la plateforme de saisie des temps sur le terrain de Suivo à Exact Online change la donne : les chefs de projet consultent en temps réel les données de coûts issues des heures passées sur le terrain, sans aucune ressaisie manuelle.
Comment Exact Online gère les heures consacrées aux projets
Le module « Projets » d'Exact Online permet aux PME belges de :
- Créez des projets comportant des phases et des activités.
- Prévoir le nombre d'heures et les coûts par phase.
- Enregistrez les heures effectivement travaillées pour chaque projet et chaque phase.
- Calculez la différence entre les valeurs prévisionnelles et les valeurs réelles (la marge du projet).
- Prendre en charge la comptabilité des travaux en cours (WIP) dans le cadre de l'information financière.
Dans Exact Online, la saisie des heures de projet s'effectue généralement soit par les collaborateurs eux-mêmes, qui saisissent leurs heures via le portail Exact Online (processus de saisie manuelle), soit par un administrateur qui importe un fichier de feuille de temps hebdomadaire.
Ces deux approches présentent le même problème : les données sont saisies a posteriori, souvent en fin de semaine, de mémoire ou à partir de notes manuscrites. Dans une entreprise de construction où une équipe de 8 ouvriers a consacré des temps variables à 4 phases différentes d’un projet réparties sur 5 chantiers, la saisie manuelle hebdomadaire est lente, imprécise et constitue une source constante de travail de rapprochement en fin de mois.
À quoi ressemble l'intégration de la saisie des heures avec Exact Online ?
Lorsque l'enregistrement des heures de terrain est connecté à Exact Online :
1. Les employés pointent via une application mobile au début de chaque tâche, en associant leur pointage à la phase spécifique du projet ou au code d'activité correspondant dans Exact Online.
2. Ils pointent à la fin de la tâche, soit lorsqu'ils passent à une autre tâche, soit à la fin de la journée.
3. La plateforme de saisie des temps calcule les heures effectives par salarié, par projet et par phase.
4. À la fréquence définie (quotidiennement ou à la fin de la journée de travail), la plateforme transmet les relevés horaires à Exact Online via l'API REST.
5. Exact Online met à jour les heures réelles du projet, recalcule le coût, et le chef de projet peut consulter la marge actuelle du projet en temps réel.
Le chef de projet n'attend plus le vendredi pour connaître le bilan des heures travaillées pendant la semaine. Il consulte le bilan du lundi dès le lundi après-midi. Lorsqu'une phase du projet dépasse le budget prévu, il en est informé dès le mercredi, et non plus le mardi suivant.
Quels éléments doivent être harmonisés entre les systèmes pour que l'intégration fonctionne ?
Identifiants des salariés : le système d'enregistrement des temps et Exact Online doivent faire référence aux mêmes salariés en utilisant le même identifiant. Il s'agit généralement du numéro d'employé Exact Online. Les fiches des salariés doivent correspondre dans les deux systèmes.
Codes de projet et d'activité : les salariés qui pointent doivent sélectionner le projet et la phase appropriés dans la liste disponible dans l'application de saisie des temps. Cette liste doit être synchronisée depuis Exact Online. Si un nouveau projet est créé dans Exact Online mais n'est pas encore disponible dans l'application de saisie des temps, les salariés affecteront leurs heures au mauvais projet.
Types d'heures : Exact Online distingue les heures normales, les heures supplémentaires et d'autres types d'heures à des fins de calcul des coûts des projets. L'exportation des relevés de temps doit inclure le code de type d'heure correct afin qu'Exact Online applique le taux de coût approprié.
Taux de coûts : Le coût horaire de chaque salarié (ou catégorie de salariés) doit être identique d'un système à l'autre pour que le calcul du coût du projet soit précis.
La mise en place de ces correspondances avant la mise en service, ainsi que leur mise à jour lors de la création de nouveaux projets ou de la modification des fiches des employés, constituent les tâches administratives récurrentes liées à l'intégration.
Travaux en cours et information financière
Pour les PME belges qui utilisent la méthode du pourcentage d'avancement pour la comptabilisation du chiffre d'affaires (courante dans le secteur de la construction), le calcul des travaux en cours (WIP) constitue un élément essentiel de l'information financière. Le calcul du WIP repose sur la connaissance du nombre d'heures consacrées à chaque projet à ce jour, ce qui, avec des feuilles de temps manuelles, présente toujours un retard d'au moins une semaine.
Avec l'intégration de la saisie quotidienne des temps :
- Les soldes « WIP » (travaux en cours) d'Exact Online sont mis à jour quotidiennement.
- La clôture de fin de mois ne nécessite aucune correction manuelle des heures.
- Les auditeurs qui examinent les états financiers constatent que les chiffres relatifs aux travaux en cours s'appuient sur des enregistrements de terrain horodatés, et non sur des estimations hebdomadaires.
Pour les entreprises de construction belges en particulier, où les projets s'étendent sur plusieurs mois et où la précision des travaux en cours revêt une importance capitale pour les états financiers, la combinaison de l'enregistrement des heures sur le terrain et de la comptabilité de projet Exact Online constitue une amélioration significative par rapport au flux de travail traditionnel consistant à transférer les feuilles de temps vers l'ERP.
Premiers pas avec l'intégration Suivo-Exact Online
Les intégrations API de Suivo comprennent un connecteur pour Exact Online. Procédure de configuration :
1. Authentifiez la plateforme Suivo auprès de votre environnement Exact Online via l'API Exact Online.
2. Importez votre liste de codes de projet et d'activité depuis Exact Online vers Suivo.
3. Associez les fiches de vos collaborateurs Suivo à leurs identifiants d'employé Exact Online.
4. Configurez le calendrier d'exportation et le mappage des types d'heures.
5. Effectuez un export test pour une équipe sur une journée et vérifiez que les heures s'affichent correctement dans Exact Online.
6. Déployer la solution à l'ensemble du personnel une fois que le test aura été validé.
L'intégration est configurée une seule fois et s'exécute automatiquement. Les nouveaux projets créés dans Exact Online sont disponibles dans l'application Suivo dès le prochain cycle de synchronisation (généralement dans les 15 minutes pour les intégrations API standard).
Prêt à synchroniser vos heures de terrain directement avec Exact Online ?
Suivo s'intègre à Exact Online pour fournir aux PME belges des données en temps réel sur les coûts des projets, issues de l'enregistrement des heures de travail sur le terrain, ce qui élimine la saisie manuelle des feuilles de temps et améliore la visibilité sur les marges des projets. Découvrez les produits Suivo ou consultez les tarifs.
