Belgische bouwbedrijven, facility managers en projectgerichte dienstverleners gebruiken Exact Online vaak als basis voor hun boekhouding en projectbeheer. Exact Online houdt projectbudgetten, werkelijke kosten en lopende projecten bij, maar alleen zo nauwkeurig als de urengegevens die erin worden ingevoerd. Wanneer die gegevens afkomstig zijn van papieren urenstaten die wekelijks worden verzameld en handmatig opnieuw worden ingevoerd, loopt het kostenoverzicht van het project altijd een week achter en zit het vol invoerfouten. Door het platform voor urenregistratie in het veld van Suivo rechtstreeks aan Exact Online te koppelen, verandert dit: projectmanagers zien realtime kostengegevens op basis van de gewerkte uren in het veld, zonder dat deze handmatig opnieuw hoeven te worden ingevoerd.
Hoe Exact Online de uren van projecten bijhoudt
Met de projectmodule van Exact Online kunnen Belgische kmo’s:
- Maak projecten aan met fasen en activiteiten.
- Begrote uren en kosten per fase.
- Registreer de daadwerkelijk gewerkte uren per project en fase.
- Bereken het verschil tussen de geplande en de werkelijke waarde (de projectmarge).
- Ondersteuning van de ‘Work-in-Progress’ (WIP)-boekhouding voor financiële verslaglegging.
Het invoeren van projecturen in Exact Online gebeurt doorgaans op twee manieren: ofwel voeren medewerkers hun eigen uren in via het Exact Online-portaal (een handmatig zelfinvoerproces), ofwel importeert een beheerder een wekelijks urenstaatbestand.
Beide werkwijzen kampen met hetzelfde probleem: de gegevens worden achteraf ingevoerd, vaak aan het einde van de week, uit het hoofd of op basis van papieren aantekeningen. Bij een bouwbedrijf waar een team van 8 medewerkers verschillende hoeveelheden tijd heeft besteed aan 4 verschillende projectfasen verspreid over 5 locaties, is het wekelijks handmatig invoeren van gegevens een traag en onnauwkeurig proces, dat aan het einde van de maand voortdurend aanleiding geeft tot afstemmingswerk.
Hoe de integratie van tijdregistratie met Exact Online eruitziet
Wanneer de registratie van werktijden op locatie is gekoppeld aan Exact Online:
1. Werknemers klokken bij het begin van elke taak in via een mobiele app, waarbij ze hun inklokmoment koppelen aan de specifieke projectfase of activiteitscode uit Exact Online.
2. Ze klokken uit wanneer de taak is voltooid, hetzij bij het overschakelen naar een andere taak, hetzij aan het einde van de dag.
3. Het tijdregistratieplatform berekent de daadwerkelijk gewerkte uren per medewerker, per project en per fase.
4. Met de ingestelde frequentie (dagelijks of aan het einde van de werkdag) stuurt het platform de uurregistraties via de REST API naar Exact Online.
5. Exact Online werkt de werkelijke uren van het project bij, berekent de kosten opnieuw en de projectmanager ziet de huidige projectmarge in realtime.
De projectmanager hoeft niet langer tot vrijdag te wachten om te weten hoe de uren van die week eruit zagen. Hij ziet de uren van maandag al op maandagmiddag. Als een projectfase het budget overschrijdt, weet hij dat al op woensdag, en niet pas de daaropvolgende dinsdag.
Wat moet er tussen de systemen op elkaar worden afgestemd voordat de integratie werkt?
Medewerkers-ID’s: Het tijdregistratiesysteem en Exact Online moeten naar dezelfde medewerkers verwijzen met behulp van dezelfde ID. Dit is doorgaans het Exact Online-personeelsnummer. De medewerkersgegevens in beide systemen moeten met elkaar overeenkomen.
Project- en activiteitscodes: Medewerkers die inklokken, moeten het juiste project en de juiste fase selecteren uit de lijst die beschikbaar is in de tijdregistratie-app. Deze lijst moet worden gesynchroniseerd vanuit Exact Online. Als er een nieuw project wordt aangemaakt in Exact Online maar dit nog niet beschikbaar is in de tijdregistratie-app, zullen medewerkers hun uren aan het verkeerde project toewijzen.
Uurtypes: Exact Online maakt voor projectcalculaties onderscheid tussen reguliere uren, overuren en andere uurtypes. Bij het exporteren van de tijdregistratie moet de juiste uurtypecode worden vermeld, zodat Exact Online het juiste kostentarief toepast.
Kostentarieven: De kosten per uur voor elke werknemer (of werknemerscategorie) moeten in alle systemen hetzelfde zijn, zodat de berekening van de projectkosten nauwkeurig is.
Het instellen van deze koppelingen vóór de livegang en het bijhouden ervan wanneer er nieuwe projecten worden aangemaakt of werknemersgegevens veranderen, vormt de doorlopende administratieve taak van de integratie.
Rapportering over lopende projecten en financiële verslaglegging
Voor Belgische kmo’s die de percentage-of-completion-methode hanteren voor de opbrengstverantwoording (wat veel voorkomt in de bouwsector), vormen de berekeningen van de onderhanden werk (WIP) een cruciaal onderdeel van de financiële verslaglegging. Voor de WIP-berekening is het van belang te weten hoeveel uren er tot nu toe aan elk project zijn besteed; bij handmatige urenregistratie loopt deze informatie echter altijd een week of meer achter.
Met integratie van dagelijkse tijdregistratie:
- De WIP-saldi van Exact Online worden dagelijks bijgewerkt.
- Bij de maandafsluiting is geen handmatige correctie van de uren nodig.
- Accountants die jaarrekeningen controleren, zien cijfers over werk in uitvoering die worden onderbouwd door veldgegevens met tijdstempels, en niet door wekelijkse schattingen.
Met name voor Belgische bouwbedrijven, waar projecten maanden in beslag nemen en een nauwkeurige opgave van de lopende opdrachten (WIP) van cruciaal belang is voor de jaarrekening, betekent de combinatie van tijdregistratie op locatie en de projectboekhouding van Exact Online een aanzienlijke verbetering ten opzichte van de traditionele workflow waarbij urenstaten handmatig in het ERP-systeem worden ingevoerd.
Aan de slag met de Suivo-Exact Online-integratie
De API-integraties van Suivo omvatten een connector voor Exact Online. Het installatieproces:
1. Verifieer het Suivo-platform bij uw Exact Online-omgeving via de Exact Online-API.
2. Importeer je project- en activiteitscodelijst vanuit Exact Online naar Suivo.
3. Koppel de Suivo-werknemersgegevens aan de Exact Online-medewerkers-ID’s.
4. Stel het exportschema en de koppeling van de urentypen in.
5. Voer een testexport uit voor één team gedurende één dag en controleer of de uren correct worden weergegeven in Exact Online.
6. Zet het systeem in voor het volledige personeelsbestand zodra de test is gevalideerd.
De integratie wordt eenmalig geconfigureerd en verloopt vervolgens automatisch. Nieuwe projecten die in Exact Online worden aangemaakt, zijn binnen de volgende synchronisatiecyclus beschikbaar in de app van Suivo (bij standaard API-integraties doorgaans binnen 15 minuten).
Klaar om je werkuren in het veld rechtstreeks aan Exact Online te koppelen?
Suivo kan worden geïntegreerd met Exact Online om Belgische kmo’s realtime projectkostengegevens te bieden op basis van tijdregistratie in het veld, waardoor het handmatig invoeren van urenstaten overbodig wordt en het inzicht in de projectmarges wordt verbeterd. Bekijk de producten van Suivo of bekijk de prijzen.
