Check in at Work : te downloaden voor iOS en Android

Zorg voor een RSZ-conforme aanwezigheidsregistratie op elke Belgische bouwplaats, rechtstreeks vanaf je smartphone.

Elke werknemer die een Belgische bouwplaats betreedt, moet worden geregistreerd via Check in at Work CIAW). Als u dit nalaat, kan dit uw bedrijf tot € 6.000 per werknemer per dag aan strafrechtelijke boetes kosten. De snelste en meest betrouwbare manier om aan deze verplichting te voldoen, is via een speciale mobiele CIAW-app. Met Check in at Work van Suivo, die gratis beschikbaar is voor iOS en Android, kunnen werknemers binnen enkele seconden een QR-code scannen of GPS-verificatie gebruiken om hun aanwezigheid te registreren. Geen papierwerk, geen vertragingen, geen tekortkomingen in de naleving. Of u nu een bouwplaatsleider bent die tientallen onderaannemers coördineert of een zelfstandig vakman die tussen projecten heen en weer reist: deze gids bevat alles wat u moet weten over het downloaden en gebruiken van de CIAW-app.

Snelle navigatie

• Wat is de Check in at Work ’?
• Voor wie is de CIAW-app bedoeld?
• De app downloaden en installeren
• De functies van de CIAW-app in één oogopslag
• Stap voor stap: je eerste check-in
• Naleving van de CIAW: drempelwaarden en boetes
• CIAW-registratie beheren met behulp van technologie
• Veelgestelde vragen

Wat is de Check in at Work ’?

Het Check in at Work CIAW)-systeem is het verplichte elektronische aanwezigheidsregistratiesysteem in België voor bouwplaatsen, schoonmaakbedrijven en de vleesverwerkende sector. Het systeem wordt gehandhaafd door de RSZ (Rijksdienst voor Sociale Zekerheid) en schrijft voor dat elke werknemer digitaal moet worden geregistreerd voordat hij of zij op de werkplek aan het werk gaat. Het systeem is ingevoerd om sociale fraude tegen te gaan en ervoor te zorgen dat alle werknemers, inclusief die van onderaannemers en gedetacheerde buitenlandse werknemers, correct worden aangegeven.

Met de CIAW-app verandert uw smartphone in een geregistreerd registratiepunt. In plaats van gebruik te maken van een vaste werfpaal of papieren formulieren, openen werknemers gewoon de app, scannen ze een werfspecifieke QR-code en bevestigen ze hun GPS-locatie. De registratie wordt onmiddellijk doorgegeven aan de RSZ database , waardoor een controleerbaar digitaal spoor ontstaat. Ga voor een uitgebreid overzicht van veelgestelde vragen naar de CIAW FAQ.

Waarom een mobiele app beter is dan traditionele methoden

Vaste palen op de bouwplaats vereisen de installatie van hardware, een stroomvoorziening en onderhoud. Ze zorgen voor opstoppingen bij de ingangen van de bouwplaats tijdens wisseling van de ploeg. Een mobiele app maakt volledig een einde aan deze beperkingen: medewerkers kunnen zich overal op de bouwplaats registreren, zelfs in gebieden zonder vaste infrastructuur. Voor bedrijven die meerdere bouwplaatsen beheren, vertaalt deze flexibiliteit zich direct in tijd- en kostenbesparingen.

Voor wie is de CIAW-app bedoeld?

In België is registratie bij het CIAW verplicht in verschillende sectoren, waarbij voor elke sector specifieke drempels gelden:

Bouwsector

• Geen onderaannemer betrokken: verplicht wanneer de totale projectwaarde hoger is dan € 500.000
• Eén onderaannemer: verplicht wanneer het aandeel van de onderaannemer meer dan € 5.000 bedraagt
• Twee of meer onderaannemers: verplicht voor alle projecten, ongeacht de waarde
• Officiële drempels: RSZ-richtlijnen voor werkgevers

Schoonmaaksector

• Verplicht voor alle contracten met een waarde van meer dan € 30.000
• Sinds 1 september 2024 moet ook de schoonmaaksector voldoen aan CIAO (Check in AND Out), wat inhoudt dat zowel de aankomst- als de vertrektijd moeten worden geregistreerd

Vleesverwerkende sector

• Verplicht voor alle contracten met een waarde van meer dan € 5.000

Als u in België werkzaam bent in de bouw, de schoonmaakbranche of de vleesverwerking, is de kans groot dat u of uw medewerkers de CIAW-app moeten installeren en paraat moeten hebben.

De app downloaden en installeren

Het kost minder dan vijf minuten om aan de slag te gaan met de CIAW-app van Suivo:

1. Open je app store: zoek naar ‘Suivo’ ofCheck in at Workin de Apple App Store (iOS) of de Google Play Store (Android).
2. Download de app: deze is gratis. Voor een standaardregistratie bij CIAW is geen abonnement nodig.
3. Maak uw account aan: vul uw bedrijfsgegevens in en koppel uw RSZ nummer.
4. Uw bouwplaatsen configureren: Voeg uw bouwplaatsen of werklocaties toe met hun unieke identificatiecodes.
5. Nodig uw medewerkers uit: verstuur uitnodigingen via de app, zodat medewerkers en personeel van onderaannemers zich op uw bouwplaatsen kunnen registreren.

⚠️ Belangrijk: Hoofdaannemers zijn hoofdelijk aansprakelijk voor de registraties van hun onderaannemers. Als de werknemers van een onderaannemer zich niet aanmelden, krijgt de hoofdaannemer de boetes opgelegd. Zorg ervoor dat elke onderaannemer in uw project de app heeft geïnstalleerd en weet hoe deze te gebruiken.

De functies van de CIAW-app in één oogopslag

Eigenschap	Suivo CIAW-app	Traditionele paal	Registratie op papier
QR-codes scannen	✅ Ja	❌ Nee	❌ Nee
GPS-verificatie	✅ Ja	❌ Alleen vaste locatie	❌ Nee
Realtime RSZ-overdracht	✅ Direct	✅ Ja	❌ Handmatige indiening
Offline-modus	✅ Synchroniseren wanneer verbonden	❌ Vereist een verbinding	n.v.t.
Ondersteuning voor meerdere locaties	✅ Onbeperkt aantal websites	❌ Eén paal per locatie	❌ Papierwerk per locatie
Beheer van onderaannemers	✅ Ingebouwd	❌ Nee	❌ Nee
Kosten per locatie	✅ Laag (via de app)	❌ Hoog (hardware)	❌ Medium (beheerder)
Bewijs van naleving	✅ Digitaal controlespoor	✅ Digitaal logboek	❌ Papieren dossiers

Opmerking: In de offline modus kunt u zich ter plaatse registreren, zelfs zonder internetverbinding. De gegevens worden automatisch gesynchroniseerd zodra er weer verbinding is.

Stap voor stap: je eerste check-in

Zodra de app is geïnstalleerd, is het heel eenvoudig om voor het eerst in te checken:

1. Open de Suivo-app op je smartphone.
2. Kies uw werkplek uit de lijst met geconfigureerde locaties, of scan de QR-code die bij de ingang is aangebracht.
3. Bevestig je GPS-locatie. De app controleert of je je daadwerkelijk op de geregistreerde coördinaten bevindt.
4. Tik op ‘Inchecken’. Je registratie wordt in realtime naar het RSZ-systeem verzonden.
5. Ontvang een bevestiging. Een groen vinkje geeft aan dat uw registratie is voltooid en aan alle vereisten voldoet.

Voor locaties waar ook een in- en uitcheck (CIAO) vereist is – wat momenteel verplicht is in de schoonmaaksector – herhaalt u het proces bij het verlaten van de locatie door op ‘Uitchecken’ te tikken.

Naleving van de CIAW: drempelwaarden en boetes

Het niet naleven van de CIAW heeft volgens de Belgische wetgeving ernstige financiële gevolgen:

• Administratieve boetes: vanaf € 300 per overtreding
• Strafrechtelijke boetes: tot € 6.000 per niet-geregistreerde werknemer per dag
• Ketenansprakelijkheid: Hoofdaannemers zijn financieel aansprakelijk voor het niet-registreren van onderaannemers
• RSZ-controles: De RSZ voert onaangekondigde controles ter plaatse uit en vergelijkt de registraties met de Limosa-aangiften voor buitenlandse werknemers

⚠️ Update wetgeving: Vanaf januari 2027 is België van plan om voor alle werkgevers een verplichte tijdregistratie in te voeren, waarmee het arrest van het Hof van Justitie van de EU in de zaak CCOO wordt omgezet. Bedrijven die al gebruikmaken van een CIAW-app zullen een aanzienlijke voorsprong hebben bij het voldoen aan deze uitgebreidere verplichting.

Vooruit plannen betekent minder verstoringen. Bedrijven in de betonsector en de transportsector integreren de CIAW-registratie nu al in bredere platforms voor personeels- en wagenparkbeheer om zich hierop voor te bereiden.

CIAW-registratie beheren met behulp van technologie

Digitale compliance is niet langer een optie, maar een basisvereiste voor de Belgische bouw- en industriesector. De vraag is niet of je moet digitaliseren, maar welk platform je de meest complete dekking biedt met de minste weerstand.

• Suivo, een Belgisch workforce management bedrijf gespecialiseerd in IoT met meer dan 15 jaar ervaring, biedt uitgebreide Check in at Work voor bedrijven die te maken hebben met de uitdagingen rond CIAW-naleving. Hun platform helpt u:
• Registreer werknemers direct via een QR-code of GPS met de gratis mobiele app
• Beheer de ketenansprakelijkheid door de registraties van onderaannemers op al uw bouwplaatsen bij te houden
• Voldoe vanaf één enkel platform aan zowel de CIAW- als de CIAO-vereisten
• Bereid je voor op de verplichte tijdregistratie vanaf 2027 met geïntegreerde tijdregistratie
• Stel auditklare nalevingsrapporten op voor RSZ-controles
• Naadloze integratie met Belgische salarisverwerkers (SD Worx, Partena, Acerta) en ERP-systemen
• Schaalbaar van één vestiging tot honderden locaties met dezelfde producten en hetzelfde prijsmodel
• Maak gebruik van lokale ondersteuning in het Nederlands, Frans en Engels

IoT van Suivo sluit naadloos aan op bestaande salarisadministratie- en ERP-systemen, waardoor bedrijven als Hoogmartens en B&R Bouwgroep op tientallen actieve bouwplaatsen volledig aan de CIAW-voorschriften kunnen blijven voldoen.

“Sinds we zijn overgestapt op de Suivo CIAW-app, hebben we de tijd die we ’s ochtends kwijt zijn aan de registratie met 70% teruggebracht en hebben we tijdens RSZ-inspecties geen enkel probleem met de naleving gehad.”

– Locatiecoördinator bij een middelgroot bouwbedrijf in de provincie Antwerpen

Onderneem vandaag actie

Laat uw bouwprojecten niet in gevaar komen door het niet naleven van de CIAW-voorschriften. Begin met het downloaden van de Suivo Check in at Work op de smartphones van uw medewerkers, stel uw actieve bouwplaatsen in en zorg ervoor dat elke onderaannemer bij uw projecten geregistreerd en klaar voor gebruik is. Een installatie van vijf minuten vandaag kan u morgen duizenden aan boetes besparen.

Neem voor meer informatie over CIAW-naleving en mobiele registratie contact op met Suivo via +32 3 375 70 30 of bezoek hun paginaCheck in at Work om te ontdekken hoe hun slimme oplossingen uw bouwbedrijf kunnen helpen bij het efficiënt afhandelen van de aanwezigheidsregistratie. U kunt ook een gratis demo aanvragen om de app in actie te zien.

Gratis checklist voor naleving van de CIAW-richtlijnen

Wilt u met meer zelfvertrouwen omgaan met Check in at Work ? Onze CIAW-nalevingschecklist biedt u een eenvoudig en praktisch overzicht waarmee u slimmer kunt plannen, aan de regels kunt blijven voldoen en in realtime volledig inzicht houdt in uw bedrijfsvoering.

Binnen vind je:

• De grootste nalevingsrisico’s bij de CIAW-registratie op dit moment
• Hoe Suivo helpt bij het automatiseren van check-ins, het beheren van de aansprakelijkheid van winkelketens en het genereren van auditrapporten
• Succesverhalen uit de praktijk van Hoogmartens, Cegelec en B&R Bouwgroep
• Praktische oplossingen voor personeels-, wagenpark- en asset management

Download de gratis CIAW-nalevingschecklist →

Veelgestelde vragen

Is de Check in at Work ’ gratis te downloaden?

Ja, de CIAW-app van Suivo is gratis te downloaden voor zowel iOS als Android. De app zelf brengt geen kosten per download met zich mee voor werknemers. Bedrijven kunnen kiezen voor een platformabonnement voor geavanceerde functies, zoals het beheer van meerdere vestigingen en integratie met de salarisadministratie. Ga naar de prijspagina voor meer informatie over de beschikbare abonnementen.

Kan ik de CIAW-app offline gebruiken op een bouwplaats?

Ja. De Suivo-app ondersteunt offline registratie, wat essentieel is voor afgelegen bouwplaatsen met beperkte internetverbinding. Uw check-in wordt lokaal op het apparaat opgeslagen en automatisch gesynchroniseerd met het RSZ-systeem zodra er weer een internetverbinding is. Lees meer over de offline mogelijkheden in onze CIAW-FAQ.

Werkt de app ook voor onderaannemers?

Absoluut. Hoofdaannemers kunnen teams van onderaannemers via de app uitnodigen, en de registraties van elke onderaannemer worden afzonderlijk bijgehouden met het oog op de aansprakelijkheidsketen. Dit is van cruciaal belang, omdat de hoofdaannemer volgens de Belgische wetgeving ervoor moet zorgen dat alle werknemers op de bouwplaats geregistreerd zijn. Check in at Work van Suivo maakt het beheer van meerdere lagen onderaannemers eenvoudig.

Wat gebeurt er als een werknemer vergeet zich aan te melden?

Een niet-geregistreerde werknemer op de bouwplaats vormt een overtreding van de regelgeving die kan leiden tot boetes van € 300 (administratief) tot € 6.000 per werknemer per dag (strafrechtelijk). De Suivo-app stuurt herinneringen en stelt bouwplaatsmanagers in staat om via een realtime dashboard bij te houden wie zich wel en wie zich niet heeft aangemeld. Voor bouwplaatsen waar het bijhouden van in- en uitgangen vereist is, biedt de CIAO-oplossing extra toezicht.

Hoe helpt de CIAW-app bij de voorbereiding op de verplichte tijdregistratie in 2027?

Volgens de Belgische wetgeving inzake tijdregistratie van 2027 zijn alle werkgevers verplicht om de dagelijkse werktijden bij te houden. Bedrijven die de CIAW-app al gebruiken, beschikken al over de benodigde digitale infrastructuur. Hetzelfde platform kan worden uitgebreid met de tijdregistratieoplossing van Suivo om begin- en eindtijden, pauzeduur en de toewijzing van uren op projectniveau vast te leggen, waardoor u op een naadloze manier volledig aan de wetgeving kunt voldoen.