De werkelijke kosten van ontbrekende registraties
Elke dag riskeren honderden Belgische bedrijven boetes, simpelweg omdat één werknemer niet correct was geregistreerd volgens de Check-in-at-Work (CIAW) verreisten.
Dat is niet altijd opzettelijk. Soms werkt de wifi niet, wordt een badge vergeten of wordt een sitecode verkeerd ingevoerd.
Maar volgens deRSZ geldt zelfs een kleine fout als niet-naleving en kunnen de boetes snel oplopen.
Dit is wat u moet weten om boetes te vermijden en uw activiteiten auditproof te houden.
Inzicht in CIAW en uw verplichtingen
CIAW is het officiële aanwezigheidregistratiesysteem voor de bouw-, schoonmaak- en industriële dienstensector.
Elke persoon die op een in aanmerking komende werf werkt, moet in realtime geregistreerd zijn bij de RSZ (Rijksdienst voor Sociale Zekerheid).
Vanaf 1 september 2024 geldt voor schoonmaakwerkzaamheden en vanaf 1 april 2027 voor bouwwerkzaamheden aan onroerend goed met een waarde van meer dan 500.000 euro excl. btw een strengere regeling met Check-in-and-Out-at-Work (CIAO) waarbij voor elke werknemer zowel de begin- als eindtijd moet worden geregistreerd.
Het niet naleven hiervan kan leiden tot:
- Administratieve boetes tot € 6.000 per overtreding
- Inspectiewaarschuwingen en verhoogde auditfrequentie
- Betalingsachterstanden bij openbare of uitbestede projecten
De belangrijkste redenen waarom bedrijven registraties missen
Zelfs goed georganiseerde teams hebben moeite om perfect aan de CIAW-normen te voldoen wanneer processen handmatig worden uitgevoerd.
Typische knelpunten zijn onder meer:
- Werknemers die vergeten in/uit te klokken
- Verloren verbinding of onstabiele wifi op locatie
- Verkeerde site-ID of de RSZ handmatig ingevoerd
- Onderaannemers die uw registratieproces niet volgen
- Vertraagde bestandsuploads naar het RSZ
Elk van deze factoren kan leiden tot een onvolledige of ongeldige registratie, waardoor uw bedrijf risico loopt.
Hoe CIAW boetes voorkomen: stap over van handmatig naar automatisch
De veiligste en meest efficiënte manier om boetes te vermijden, is door automatisering van CIAW-rapportage.
Ontdek hoe Suivo het risico elimineert:
|
Probleem |
Suivo-oplossing |
|
Werknemers vergeten zich te registreren |
Automatisch in- en uitchecken via mobiele app, badge of werfpaal |
|
Verkeerde sitecodes |
Vooraf gekoppelde RSZ werfcodes zorgen ervoor dat elke check-in correct is |
|
Chaos bij onderaannemers |
Gedeelde digitale workflows inclusief externe partners |
|
Late uploads |
Directe RSZ sync geen handmatige exports of vertragingen |
Met Suivo wordt naleving onderdeel van uw dagelijkse workflow. Geen extra taak.
Voorbereiding op CIAO
Met ingang van 1 september 2024 voor schoonmaakwerkzaamheden en met ingang van 1 april 2027 voor bouwwerkzaamheden aan onroerend goed met een waarde van meer dan 500.000 euro excl. btw wordt Check-in-at-Work vervangen door Check-in-and-Out-at-Work (CIAO).
Dat betekent:
- Zowel de in- en uitchecktijden zijn verplicht
- Van toepassing op meer sectoren, waaronder schoonmaak- en facilitaire diensten
- Vereist real-time rapportage rechtstreeks naar de RSZ
Als u nog steeds handmatig uploadt, is dit het moment om over te stappen.
Suivo's Tijdregistratie & Afwezigheid is al CIAO-ready, wat een soepele overgang garandeert.
Hoe compliance-automatisering eruitziet
Eenmaal ingesteld, regelt Suivo alles automatisch:
- Werknemer arriveert op locatie → badges of gebruikt de Time Logger-app
- Aanwezigheid van systeemlogboeken → tijd, locatie en RSZ
- Gegevens worden onmiddellijk gesynchroniseerd → verzonden naar RSZ, gevalideerd en opgeslagen
- Dashboardweergave → HR en planners houden live toezicht op naleving
Geen ontbrekende gegevens meer. Geen boetes meer.
Praktijkvoorbeeld: van risico naar volledige naleving
Een Belgisch bouwbedrijf met 100 mobiele werknemers ontving in één jaar tijd drie RSZ waarschuwingen vanwege onvolledige CIAW-uploads.
Na de implementatie van Suivo:
✅ Automatische RSZ voor elke site
✅ 0 gemiste registraties in 12 maanden
✅ Nalevingsrapporten klaar met één klik
✅ Geen verdere waarschuwingen of boetes
“Sinds we zijn overgestapt op Suivo hebben we geen enkele registratie gemist.
Het heeft alle stress bij CIAW weggenomen."
Korte checklist om boetes te vermijden
- Gebruik een CIAW/CIAO-conform platform dat is aangesloten op de RSZ
- Controleer de codes van de locaties en de werknemers-ID's automatisch
- Neem onderaannemers op in uw systeem
- Controleer dagelijks de registraties via het dashboard
Naleving zonder boetes, voor altijd
Om CIAW boetes te vermijden, hoef je niet harder te werken. Het gaat om slimmer automatiseren.
Met Suivo wordt elke registratie geregistreerd, gevalideerd en doorgegeven aan de RSZ .
Blijf automatisch compliant.
Boek uw gratis expertsessie en ontdek hoe Suivo uw bedrijf 100 % CIAW- en CIAO-conform houdt.
Gratis gids voor de bouw
Grijp je voorsprong in de bouwsector
Een praktische gids voor het digitaliseren van bouwplaatsregistratie, werktijden en materieel, opgesteld voor Belgische aannemers.
Download de gidsBekijk onze personeelsoplossingen →
