Verplichte tijdregistratie voor alle Belgische werkgevers in 2027: wat u moet weten

Vanaf januari 2027 wordt het bijhouden van de werktijden van uw werknemers voor elke Belgische werkgever, zonder uitzondering, geen ‘best practice’ meer, maar een wettelijke verplichting. Of u nu een bouwbedrijf, een winkelketen, een verzorgingstehuis of een accountantskantoor runt: u hebt een objectief, betrouwbaar systeem nodig dat het begin en einde van elke werkdag registreert. Belgische werkgevers die al gebruikmaken van workforce management van Suivo, bouwen vandaag de dag precies zo’n controleerbaar systeem op. Hier leest u wat deze verplichting inhoudt, waar ze vandaan komt, voor wie ze geldt en hoe u zich vóór de deadline kunt voorbereiden.

Waar komt de verplichting voor 2027 vandaan?

Het mandaat voor 2027 heeft twee oorzaken.

De eerste is het CCOO-arrest dat het Hof van Justitie van de Europese Unie in mei 2019 heeft gewezen, waarin is vastgesteld dat EU-lidstaten werkgevers moeten verplichten een objectief, betrouwbaar en toegankelijk systeem in te voeren om de dagelijkse arbeidstijd van elke werknemer te meten. U kunt het volledige arrest lezen op EUR-Lex.

Het tweede punt betreft het Belgische regeerakkoord van de regering-De Wever (2024–2029), waarin is toegezegd het CCOO-arrest in Belgisch recht om te zetten, met januari 2027 als ingangsdatum. De FOD Werkgelegenheid (Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid) is de verantwoordelijke instantie; officiële richtlijnen zijn te vinden op werk.belgie.be.

De belangrijkste vereiste is eenvoudig: een dagelijks overzicht van het tijdstip waarop elke werknemer met het werk begint en wanneer hij of zij stopt, vastgelegd op een manier die achteraf niet kan worden gewijzigd en die toegankelijk is voor zowel de werknemer als de RSZ arbeidsinspectie op verzoek.

Wie voldoet al aan de eisen en wie niet?

België werkt al meer dan tien jaar aan de invoering van verplichte tijdregistratie, sector voor sector.

Sector	Huidige verplichting	Situatie vóór 2027
Bouw (CIAW)	Elektronische aanwezigheidsregistratie op in aanmerking komende locaties	Verplicht sinds 2014
Schoonmaken (CIAO)	In- en uitboeken op locaties met een waarde van meer dan € 30.000	Verplicht vanaf 1 september 2024
Vleesverwerking (CIAW)	Elektronische aanwezigheidsregistratie op bouwplaatsen van meer dan € 5.000	Verplicht sinds 2014
Transport	EU-tachograaf (alleen rijtijd)	Er blijft een gedeeltelijke kloof in de arbeidstijd bestaan
Detailhandel	Geen andere dan het algemene arbeidsrecht	Nog niet in overeenstemming
Gezondheidszorg / zorg	Geen andere dan het algemene arbeidsrecht	Nog niet in overeenstemming
Kantoor / diensten	Geen andere dan het algemene arbeidsrecht	Nog niet in overeenstemming
Horeca	Geen andere dan het algemene arbeidsrecht	Nog niet in overeenstemming

Werkgevers die al gebruikmaken van Suivo’s ‘Check-in at Work’-oplossing om te voldoen aan de CIAW-voorschriften in de bouw of de schoonmaakbranche, lopen voorop, maar zelfs zij zullen wellicht een upgrade moeten uitvoeren: CIAW registreert aanwezigheid, niet het totale aantal werkuren. De verplichting die in 2027 van kracht wordt, vereist specifiek een registratie van de dagelijkse werkuren, de starttijd, de eindtijd en de duur van de pauzes, en niet alleen de aanwezigheid.

Hoe het dossier eruit moet zien

In de uitspraak van de CCOO worden drie criteria vastgesteld waaraan de Belgische wetgeving zal moeten voldoen:

Doelstelling: Het verslag mag niet afhangen van de medewerker of leidinggevende die invult wat er volgens hen is gebeurd. Het moet het daadwerkelijke tijdstip vastleggen waarop het werk begint en eindigt, een geverifieerde tijdstempel.

Betrouwbaar: De registratie moet fraudebestendig zijn. Een spreadsheet waarin iedereen de uren van gisteren kan wijzigen, is in juridische zin niet betrouwbaar. tijdregistratie van Suivo genereert via GPS geverifieerde tijdstempels die niet met terugwerkende kracht kunnen worden aangepast of lokaal kunnen worden bewerkt.

Toegankelijk: Het dossier moet op verzoek ter beschikking staan van de werknemer en tijdens een controle onverwijld aan een arbeidsinspecteur kunnen worden overgelegd.

Papieren urenstaten die aan het einde van de week uit het hoofd worden ingevuld, voldoen aan geen van de drie criteria.

Wat verandert er voor sectoren die nog niet onder de regeling vallen?

Voor Belgische werkgevers in de detailhandel, de dienstensector, kantooromgevingen, de horeca en de gezondheidszorg betekent de verplichting van 2027 een echte vernieuwing. In deze sectoren werd van oudsher gewerkt met informele afspraken, waarbij de werktijden weliswaar globaal bekend waren, maar zelden nauwkeurig werden vastgelegd.

Op grond van het mandaat van 2027 moeten de begin- en eindtijden van elke werknemer elke werkdag worden geregistreerd, moeten pauzes die lang genoeg zijn om als rusttijd te gelden afzonderlijk worden geregistreerd, moeten de gegevens minimaal 3 tot 5 jaar worden bewaard en moeten werknemers hun eigen gegevens kunnen inzien. SIOD-inspecteurs van de sociale inspectie kunnen elke werkgever controleren en de arbeidsduurgegevens van de afgelopen drie jaar opvragen.

Praktische stappen die moeten worden genomen vóór de geplande start in januari 2027

Breng uw personeelsbestand in kaart per type locatie. Kantoormedewerkers, thuiswerkers, buitendienstmedewerkers en medewerkers op locatie hebben elk een andere aanpak nodig voor het inklokken. De planningsoplossing van Suivo ondersteunt ze allemaal vanaf één enkel platform.

Voer een proefproject uit bij één team of op één locatie. Door twee weken lang het digitale systeem parallel aan uw huidige werkwijze te laten draaien, kunt u ontdekken waar de hiaten zitten voordat u het op grotere schaal invoert.

Pas uw arbeidsreglement aan. Volgens de Belgische wetgeving moeten de methode voor tijdregistratie, de verzamelde gegevens en de bewaartermijn in uw arbeidsreglement worden beschreven. Deze aanpassing moet, indien van toepassing, via de ondernemingsraad of de vakbondsafvaardiging worden doorgevoerd.

Koppel aan de salarisadministratie. Dankzij een native integratie met SD Worx, Acerta of Partena worden gewerkte uren direct omgezet in loonstroken, zonder dat er een spreadsheet aan te pas komt. Bekijk de API-integratiemogelijkheden van Suivo.

Waarom het beter is om nu te beginnen dan te wachten

Bouwbedrijven zoals Hoogmartens en logistieke dienstverleners zoals Van Moer maken al jaren gebruik van geverifieerde digitale tijdregistratie. Elke maand die u wacht, is een maand aan loongegevens die u achteraf niet meer kunt verifiëren en een maand aan operationele inefficiëntie die u blijft opvangen. De verplichting van 2027 is de wettelijke deadline. Het operationele voordeel is al vanaf de dag van ingebruikname beschikbaar.

Klaar om je voor te bereiden op 2027?

Suivo helpt Belgische werkgevers in alle sectoren om vóór de geplande deadline van 1 januari 2027 een geverifieerd en auditklaar tijdregistratiesysteem op te zetten.

Boek een gratis demo