De definitieve gids voor 2026, per sector, met alle Belgische CIAW-drempels, vrijstellingen en de regels inzake ketenverantwoordelijkheid die bepalen wie zich moet registreren, wie moet betalen en wie er zonder gevolgen vanafkomt.
Check in at Work Belgische Check in at Work CIAW) is geen eenduidige, uniforme verplichting. Het is een gelaagd kader waarbij het antwoord op de vraag „Moet ik me registreren?“ afhangt van uw sector, de contractwaarde, het aantal onderaannemers op de werf en in toenemende mate ook van de vraag of uw werkzaamheden het registreren van in- en uitchecktijden vereisen in plaats van een eenmalige check-in. Zorg dat u de drempelregels goed begrijpt en naleving is eenvoudig; begrijpt u het verkeerd, dan kan één enkele locatie boetes van zes cijfers veroorzaken. Deze definitieve gids voor 2026 behandelt elke sector die RSZ reguleert onder de Check in at Work , met de drempels, de uitzonderingen en de praktische implicaties voor aannemers, onderaannemers en gedetacheerde werknemers. Dit is het artikel dat we sturen wanneer een klant vraagt: "Heb ik dit überhaupt nodig?"
Snelle navigatie
- Het antwoord in 30 seconden
- Opbouw: de oorspronkelijke CIAW-sector
- Schoonmaken: de eerste sector die volledig op CIAO draait
- Vleesverwerking: lage drempel, veel op het spel
- Gedetacheerde en buitenlandse werknemers: de Limosa-regeling
- Beknopt overzicht per sector
- Uitzonderingen en randgevallen
- Wat staat ons te wachten in 2027 en daarna?
- CIAW beheren met behulp van technologie
- Veelgestelde vragen
Het antwoord in 30 seconden
Als uw bedrijf actief is in de bouw, de schoonmaakbranche of de vleesverwerking in België, valt u hoogstwaarschijnlijk al onder de CIAW. De snelste manier om daar achter te komen:
❌ Ervan uitgaan dat „kleine projecten“ zonder uitzondering zijn vrijgesteld
✅ De sectorspecifieke drempel vergelijken met de werkelijke contractwaarde
❌ De verplichtingen van onderaannemers beschouwen als een probleem van de hoofdaannemer
✅ Elke werknemer, elke dag, op elke locatie die een drempelwaarde overschrijdt, registreren
Zie voor de officiële tekst het Belgische portaal voor sociale zekerheid en de Check in at Work RSZ. Wat de dagelijkse praktische gevolgen betreft, biedt de Suivo CIAW-oplossing voor elke sector een specifieke aanpak.
| ⚠️ Belangrijke wettelijke waarschuwing: de CIAW-drempels gelden per project en per onderaannemer. Als een enkel project onder de contractdrempel blijft maar er twee of meer onderaannemers bij betrokken zijn, vallen alle partijen automatisch onder de registratieplicht, ongeacht de omvang van de afzonderlijke contracten. De Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit heeft ook standpunten over de manier waarop die werknemersgegevens vervolgens moeten worden behandeld: beperk de verzameling ervan tot een minimum en bewaar alleen wat strikt noodzakelijk is. |
Opbouw: de oorspronkelijke CIAW-sector
De bouwsector (werkzaamheden aan onroerend goed) valt al sinds de invoering van de regeling onder de CIAW en blijft veruit de sector met het grootste volume.
De drempels:
- Bij een hoofdcontract van meer dan € 500.000 moeten alle onderaannemers, subonderaannemers en werknemers die bij het project betrokken zijn zich registreren, ongeacht de omvang van hun individuele contract.
- Als de factuur van een onderaannemer meer dan € 5.000 bedraagt, moeten die onderaannemer en zijn werknemers zich registreren.
- Als er twee of meer onderaannemers op de bouwplaats aanwezig zijn, moet elke partij zich registreren, ongeacht de omvang van het contract.
Ketenverantwoordelijkheid is het kenmerkende aspect van de CIAW in de bouwsector. De hoofdaannemer is ervoor verantwoordelijk dat elke onderaannemer, inclusief de onderaannemers van die onderaannemers, zich heeft geregistreerd. Het gedetailleerde overzicht van de bouwsector op de Suivo-website laat zien hoe een typische, aan de regels beantwoordende bouwplaats is gestructureerd, waarbij de Confederatie van de Bouwnijverheid richtlijnen op sectorniveau publiceert die aansluiten bij RSZ .
In de praktijk vallen maar heel weinig professionele bouwprojecten buiten de CIAW-regeling. Uitzonderingen hierop zijn kleine woningrenovaties met slechts één onderaannemer en een contractwaarde van ruim onder de € 5.000, maar zelfs die overschrijden al snel de drempel zodra er een tweede vakman bij komt.
Schoonmaken: de eerste sector die volledig op CIAO draait
De schoonmaaksector was de eerste die in 2025 de overstap maakte van CIAW naar het volledige CIAO -systeem (Check in and Out at Work). De drempel ligt lager en de registratieverplichting is strenger:
- Bij een schoonmaakcontract met een waarde van meer dan € 30.000 ontstaat deze verplichting.
- Elke werknemer moet zowel de aankomst- als de vertrektijd registreren, en niet alleen dagelijks inchecken.
- Schoonmaakbedrijven met meerdere vestigingen moeten zich per vestiging registreren, niet per bedrijf.
Hierdoor is de schoonmaakbranche een sector die in hoge mate afhankelijk is van apps. Handmatige papieren logboeken geven het in- en uitchecken op meerdere locaties niet betrouwbaar weer, en de gegevensstroom moet RSZ bij de RSZ binnenkomen, niet pas aan het einde van de maand. Tools die CIAO standaard ondersteunen, in plaats van CIAW achteraf uit te breiden met een ‘uitcheck’-knop, zijn de enige praktische optie. Facilitair managers die met gemengde contracten werken, combineren de CIAO-module vaak met tijdregistratie voor een uniforme export van loongegevens.
Vleesverwerking: lage drempel, veel op het spel
De vleesverwerkende sector heeft de laagste drempel van alle sectoren die momenteel onder de CIAW vallen:
- De verplichting treedt in werking wanneer de contractwaarde voor vlees meer dan € 5.000 bedraagt.
- Dit geldt voor verwerkingsbedrijven, uitbeenderings- en verpakkingsbedrijven en aanverwante diensten.
- Overlays op het gebied van de koelketen en voedselveiligheid zorgen voor extra nalevingslagen.
Door de combinatie van een zeer lage drempel en intensief ploegendienstwerk vallen de meeste vleesverwerkende bedrijven continu onder de regeling. Het Belgische portaal voor sociale zekerheid publiceert sectorspecifieke richtlijnen, en we verwachten dat deze sector in de volgende regelgevingscyclus zal overstappen op volledige registratie van in- en uittredingen via CIAO.
Gedetacheerde en buitenlandse werknemers: de Limosa-regeling
Elke niet-Belgische werknemer die in België voor een buitenlandse werkgever werkt, moet eerst over een geldige Limosa-aangifte beschikken. Daar komt nog de CIAW bij: de werknemer moet ook geregistreerd zijn voor elke vestiging waar hij werkzaamheden verricht die onder de regeling vallen.
Praktische volgorde:
- Dien de Limosa-aangifte in vóór de eerste werkdag.
- Stel de medewerker in uw CIAW-systeem in aan de hand van zijn of haar BIS-nummer.
- Meld je elke dag op elke locatie aan, net zoals een Belgische werknemer.
Het ontbreken van Limosa is de belangrijkste reden waarom een CIAW-registratie die verder aan alle vereisten voldoet, door het RSZ wordt afgewezen. Raadpleeg de Suivo CIAW FAQ voor meer informatie over het opzetten van een keten waarin gedetacheerde werknemers zijn opgenomen.
Beknopt overzicht per sector
| Sector | Drempel | Soort registratie | Kettingaansprakelijkheid | Opmerkingen |
| Bouw (hoofdcontract) | €500,000 | CIAW (inchecken) | ✅ Volledig | Het meest voorkomende scenario; vrijwel alle betrokken sites |
| Bouw (onderaanneming) | €5,000 | CIAW | ✅ Volledig | Wordt geactiveerd ongeacht de waarde van het hoofdcontract |
| Bouw (2+ onderaannemers ter plaatse) | Elke waarde | CIAW | ✅ Volledig | De trigger die het meest over het hoofd wordt gezien |
| Schoonmaken | €30,000 | CIAO (in- en uitchecken) | ✅ | Actief sinds 2025 |
| Vleesverwerking | €5,000 | CIAW | ✅ | Waarschijnlijk de volgende stap: CIAO |
| Geplaatst / buitenlandse werknemers | Geen drempelwaarde | CIAW + Limosa | ✅ | De Limosa-aanvraag moet eerst worden ingediend |
| Puur advies ter plaatse | n.v.t. | ❌ Over het algemeen niet | n.v.t. | Bevestig het schriftelijk als u twijfelt |
Raadpleeg altijd de sectorspecifieke richtlijnen; in de tabel staan de meest gangbare interpretaties vanaf 2026 samengevat.
Uitzonderingen en randgevallen
❌ Onderhoudswerkzaamheden die geen invloed hebben op de bouwkundige structuur van het onroerend goed, zijn doorgaans vrijgesteld, maar leg dit wel vast.
✅ Herstelwerkzaamheden aan constructie-elementen waarvan de omvang de drempel overschrijdt.
❌ Puur kantoor- of administratief werk dat buiten het bedrijf wordt verricht, is vrijgesteld.
✅ Kantoorwerkzaamheden die in de bouwkeet worden uitgevoerd, blijven vrijgesteld, maar werknemers mogen niet door actieve bouwzones lopen zonder zich te melden.
❌ Vrijwilligerswerk of onbetaald werk is doorgaans vrijgesteld van CIAW, hoewel er mogelijk andere verplichtingen van toepassing zijn.
✅ Betaald tijdelijk of uitzendwerk; dit valt onder de regeling zodra de werknemer wordt betaald.
Er bestaan reële grijze zones rond restauratiewerkzaamheden, infrastructuuronderhoud en kortdurende noodmaatregelen. Het eerlijke antwoord is dat de RSZ aan de voorzichtige kant is: bij twijfel, registreer. Het nadeel van het registreren van een vrijgestelde opdracht is nihil; het nadeel van het niet registreren van een opdracht die wel onder de regeling valt, zijn administratieve of strafrechtelijke sancties per overtreding. Raadpleeg de Check in at Work voor de actuele bedragen.
Wat staat ons te wachten in 2027 en daarna?
- Vooruitzichten voor 2027: naar verwachting zal België de verplichte dagelijkse tijdregistratie uitbreiden naar alle werkgevers. De CIAW zou dan naast een bredere verplichting tot tijdregistratie komen te staan; sectoren die momenteel zijn vrijgesteld van de CIAW zullen nog steeds een tijdregistratiesysteem nodig hebben. Volg de juridische ontwikkelingen via officiële kanalen in plaats van via samenvattingen op blogs.
- Uitbreiding van CIAO: de bouwsector en de vleessector worden het vaakst genoemd als sectoren die in de volgende regelgevingscyclus in aanmerking komen voor registratie bij binnenkomst en vertrek.
- Indexering van de drempelwaarden: jaarlijkse herziening van de boetebedragen; in 2027 wordt een verhoging verwacht.
- Aanscherping van de sector: koelketenlogistiek en afvalverwerking komen steeds vaker ter sprake binnen brancheorganisaties.
CIAW beheren met behulp van technologie
Suivo, een Belgisch IoT compliancebedrijf met meer dan 15 jaar ervaring, ontwikkelt CIAW- en CIAO-tools die zijn ontworpen om alle Belgische sectoren via één platform te ondersteunen. Hun software helpt u bij:
- Pas automatisch de juiste registratielogica per sector toe: CIAW voor de bouw en de vleessector, CIAO voor de schoonmaakbranche, zonder handmatige configuratie.
- Registreer elke medewerker via de Check in at Work , via de hardware op de locatiebakens of via de koppeling met de voertuigtracker.
- Controleer de Limosa-status voordat u een CIAW-account aanmaakt, zodat de meest voorkomende reden voor afwijzing bij de registratie van buitenlandse werknemers wordt weggenomen.
- Synchroniseer uren rechtstreeks met SD Worx, Partena, Acerta en uw ERP-systeem via de module voor tijdregistratie, zodat u klaar bent voor de verplichting van 2027.
- Breng hiaten in de aansprakelijkheidsketen tussen onderaannemers in realtime in kaart, met dashboards die speciaal zijn afgestemd op de bouwsector.
- Zorg voor de ondersteuning van activiteiten in meerdere sectoren (bouw + transport + schoonmaak) zonder dat er parallelle systemen nodig zijn, inclusief voertuigvolgsystemen en asset .
- Wij bieden lokale ondersteuning in het Nederlands, Frans en Engels door een Belgisch team dat in de praktijk ervaring heeft met RSZ in alle sectoren.
IoT van Suivo sluit naadloos aan op bestaande salarisadministratie- en ERP-systemen, waardoor bedrijven als Hoogmartens, Cegelec en Antwerpnatie over de sectorgrenzen heen aan de regelgeving kunnen blijven voldoen zonder dat ze hun compliance-team hoeven uit te breiden.
“Wij zijn actief in de bouw en de schoonmaakbranche, met daarnaast enkele klanten in de vleesverwerkende industrie. Dankzij één platform dat automatisch de juiste registratielogica per locatie toepast, is een hele laag administratie weggevallen waar we vroeger elke maandagochtend tijd aan kwijt waren.” – Compliance Manager, multisectorale facilitaire dienstverlener, Antwerpen
Onderneem vandaag actie
Laat uw bedrijf niet overrompelen door een onduidelijke drempelwaarde. Begin met het toetsen van elk lopend project aan de hierboven genoemde sectorspecifieke drempelwaarde, leg de grensgevallen vast en bereid u nu al voor op de verplichte tijdregistratie van 2027, waardoor ook sectoren die niet onder de CIAW vallen onder een soortgelijk stelsel zullen vallen.
Neem voor meer informatie over het vaststellen van uw CIAW-verplichtingen en het kiezen van de juiste registratieopzet contact op met Suivo via +32 3 375 70 30 of ga naar de Suivo CIAW-oplossingspagina om te zien hoe hun multisectorale platform Belgische bedrijven helpt om aan de regelgeving te voldoen in de bouw, de schoonmaakbranche en de vleesverwerkende industrie. U kunt ook het volledige productaanbod bekijken, de actuele prijzen raadplegen of een demo aanvragen.
Gratis handleiding voor naleving in de particuliere sector
Op zoek naar een afdrukbaar overzicht voor uw compliance-map? Onze gratis Sector Compliance Guide vat dit artikel per sector samen op één pagina, inclusief het beslissingsschema voor grensgevallen.
Binnen vind je:
- De drempelwaarden, boetes en registratietypen voor 2026 voor elke gereguleerde sector
- Hoe Suivo helpt bij naleving van sectoroverschrijdende regelgeving, Limosa en ketenaansprakelijkheid
- Praktijkervaringen van Hoogmartens, Cegelec, Antwerpnatie en Molenbergnatie
- Beslissingsbomen voor uitzonderingsgevallen in de bouw, de schoonmaakbranche en de vleesverwerkende industrie
[Download de gratis gids voor naleving van sectorvoorschriften →](https://www.suivo.com/contact/)
Veelgestelde vragen
Is CIAW verplicht voor zelfstandigen die als eenmanszaak werken?
Vaak wel. De drempels gelden voor het contract, niet voor het aantal medewerkers van het bedrijf dat het uitvoert. Een zelfstandig aannemer die aan een project werkt dat boven de drempel ligt, of samen met andere onderaannemers, moet zich registreren. Raadpleeg de Suivo CIAW FAQ voor de meest voorkomende scenario’s waarbij er slechts één persoon betrokken is.
Wat als ik op dezelfde dag zowel in de bouw als in de schoonmaak werk?
Je past beide systemen toe. Op de bouwplaats wordt CIAW gebruikt; op de schoonmaaklocatie wordt CIAO Entry-and-Exit gebruikt. Een platform dat beide systemen standaard ondersteunt, maakt twee afzonderlijke apps overbodig. De Suivo CIAW-oplossing ondersteunt beide processen onder één login.
Mijn onderaannemer weigert zich te registreren. Wat nu?
Op grond van de ketenaansprakelijkheid is de hoofdaannemer in alle gevallen aansprakelijk. Verstrek hem een vergunning uit uw vergunningpool, leg de kwestie contractueel voor aan hogere instanties en leg de weigering schriftelijk vast. In het overzicht voor de bouwsector vindt u modelformuleringen die u kunt aanpassen.
Wanneer is CIAW *niet* verplicht?
Puur advieswerk zonder fysieke aanwezigheid ter plaatse, vrijwilligerswerk en kleine particuliere klussen onder de drempelwaarde met slechts één onderaannemer. Leg de beoordeling ook in die gevallen vast; inspecteurs zien liever de onderbouwing dan dat ze zelf de tekortkoming ontdekken. Zie de Suivo CIAW FAQ voor meer informatie en uitzonderingsgevallen.
Zal de verplichte tijdregistratie van 2027 CIAW vervangen?
Nee. CIAW blijft zijn specifieke doel dienen voor de gereguleerde sectoren, terwijl de verplichting tot werktijdregistratie van 2027 een bredere verplichting inzake dagelijkse werktijden invoert voor alle werkgevers. Beide regelingen zullen naast elkaar blijven bestaan.
