Een praktische Belgische handleiding voor alle CIAW-uitzonderingen, sectorale drempels en grensgevallen, zodat u alleen die werknemers registreert die u wettelijk verplicht bent te registreren.
Belgische compliance-teams besteden elke maand uren aan het registreren van aanwezigheid die de wet eigenlijk helemaal niet voorschrijft. De Check-in at Work (CIAW)-verplichting kent een lange lijst met uitzonderingen die verborgen zitten in sectorspecifieke regels, drempeltabellen en inspectiecirculaires, en als je hierin de fout ingaat, heeft dat dubbele gevolgen: registreer je te weinig, dan riskeer je boetes tot € 6.000 per werknemer per dag; registreer je te veel, dan verspil je loonadministratie aan mensen die nooit op de lijst hadden hoeven staan. Deze gids behandelt elke CIAW-vrijstelling, sectorale drempel en grijze zone, zodat u precies weet wanneer u een digitale Check-in at Work-oplossing moet gebruiken en wanneer u deze veilig kunt overslaan. We richten ons op de regels die het belangrijkst zijn voor aannemers, schoonmaakbedrijven, vleesverwerkende bedrijven en de bestuurders die hun RSZ ondertekenen.
Snelle navigatie
- Wat CIAW precies inhoudt, en wat ‘vrijgesteld’ in de praktijk betekent
- Vrijstellingen per sector en drempel
- Vrijstellingen voor bepaalde categorieën werknemers (vrijwilligers, zelfstandigen, meewerkende familieleden)
- Op locatie- of projectbasis uitgevoerde afsplitsingen
- Overzichtstabel: wie doet er mee, wie niet
- Hoe documenteer je een vrijstelling (zodat de RSZ deze aanvaardt)?
- Toekomstige veranderingen: wat 2027 betekent voor vrijstellingen
- CIAW-vrijstellingen beheren met behulp van technologie
- Veelgestelde vragen
Wat CIAW eigenlijk inhoudt, en wat ‘vrijgesteld’ in de praktijk betekent
Check-in at Work (Aanwezigheidsregistratie of CIAW) is de Belgische verplichting tot elektronische aanwezigheidsregistratie die wordt beheerd door de RSZ (Rijksdienst voor Sociale Zekerheid). Elke werknemer die onder deze verplichting valt, moet worden geregistreerd voordat hij de werkplek betreedt, en aannemers die onder de regeling vallen, zijn hoofdelijk aansprakelijk voor de aangiften van hun onderaannemers. De regels vullen de oudere Limosa-aangifte voor gedetacheerde werknemers aan en vormen een onderdeel van de toekomstige verplichting inzake dagelijkse arbeidstijden die in 2027 van kracht wordt.
"Vrijgesteld" betekent niet "informeel". Een vrijstelling houdt in dat de wet voor die specifieke werknemer op die specifieke bouwplaats geen elektronische CIAW-aangifte vereist, maar dat je vrijwel altijd toch een andere vorm van bewijs moet bijhouden (een papieren register, een Limosa A1, een Dimona-aangifte of een badge van de Confederatie van de Bouw). Bij twijfel: kies voor registratie. In onze CIAW-FAQ worden de meest voorkomende misvattingen toegelicht.
Waarom er überhaupt uitzonderingen bestaan
De wetgever heeft bewust kleine opdrachten, sectoren met een laag risico en bepaalde categorieën werknemers uitgezonderd, om te voorkomen dat de CIAW kleine aannemers onder een berg papierwerk zou bedelven. De drempels (€ 500.000, € 30.000, € 5.000) worden regelmatig herzien; recentelijk nog voor de schoonmaak- en vleessector. Er zijn meer aanpassingen te verwachten naarmate de EU-richtlijn inzake arbeidstijd van 2027 wordt omgezet.
Vrijstellingen per sector en drempel
De CIAW-drempels zijn sectorspecifiek. Onder de drempel geldt de verplichting tot elektronische registratie niet, maar de verplichting tot het bijhouden van gegevens blijft wel van kracht.
Bouw (gemengde subcommissie 124)
- No subcontractor on site and total works value < €500,000 → CIAW not required.
- Eén onderaannemer en een opdrachtsom van ≤ € 5.000 → CIAW niet vereist.
- Twee of meer onderaannemers op dezelfde bouwplaats → CIAW is altijd verplicht, ongeacht de waarde.
- Officiële bron: Richtlijnen van de Confederatie van de Bouwsector.
Schoonmaak (gemengde subcommissie 121)
- Schoonmaakcontracten van minder dan € 30.000 (excl. btw) → CIAW niet vereist.
- Boven € 30.000 → CIAW + CIAO (in- en uitkloktijden) vanaf 2025. Bekijk ons overzicht van de uitbreiding van het in- en uitklokken op het werk.
Vleesverwerking (gezamenlijke subcommissie 118.03 en 118.07)
- Activiteiten onder de € 5.000 → CIAW niet vereist.
- Boven € 5.000 → geldt de volledige CIAW-verplichting.
Andere sectoren
De meeste andere sectoren (vervoer, nutsbedrijven, industrie) vallen helemaal niet onder de CIAW, hoewel de verplichting inzake de dagelijkse arbeidstijd in 2027 veel verder zal reiken. Op dit moment ligt de focus nog op de bouw, de schoonmaakbranche en de vleesverwerkende industrie.
Vrijstellingen op basis van het type werknemer
Zelfs op een locatie waar CIAW van toepassing is, zijn bepaalde categorieën werknemers uitgesloten van de elektronische aangifte:
- Zelfstandige inspecteurs en adviseurs die zelf geen bouwwerkzaamheden verrichten (architecten, landmeters, veiligheidscoördinatoren die kort op bezoek komen), zijn vrijgesteld, maar hun bezoek moet doorgaans worden genoteerd in het bouwlogboek.
- Leveranciers die materialen leveren zonder montage- of installatiewerkzaamheden uit te voeren, zijn uitsluitend tijdens het leveringsvenster vrijgesteld.
- Vrijwilligers en gezinshulpverleners die onder specifieke wettelijke definities vallen, zijn vrijgesteld, maar alleen als de relatie vooraf is vastgelegd.
- Stagiaires en studenten in het kader van formele schoolovereenkomsten in bepaalde gevallen, gedeeltelijk vrijgesteld afhankelijk van het type overeenkomst.
- (Buitenlandse) gedetacheerde werknemers met een geldige Limosa A1 moeten bij Limosa worden aangemeld, maar Limosa vervangt CIAW niet. Zij worden onder beide regelingen geregistreerd wanneer CIAW van toepassing is.
| ⚠️ Let op: De uitzondering voor „korte leveringen“ is een van de meest omstreden punten bij controles. Als uw leverancier helpt met het lossen, het vastzetten van materialen of het installeren van iets, overschrijdt hij de grens naar „het uitvoeren van bouwwerkzaamheden“ en treedt de CIAW in werking. |
Overzichtstabel: wie doet er mee, wie niet
| Werknemer / situatie | Bouwproject > € 500.000 | Schoonmaakcontract > € 30.000 | Vleesverwerkingsbedrijf > € 5.000 | Vereiste documenten |
| Directe werknemer van de hoofdaannemer | ✅ Registreren | ✅ Registreren | ✅ Registreren | CIAW + Dimona |
| Directe werknemer van een onderaannemer | ✅ Registreren | ✅ Registreren | ✅ Registreren | CIAW + Dimona |
| Zelfstandige (actieve werknemer) | ✅ Registreren | ✅ Registreren | ✅ Registreren | CIAW + status als zelfstandige |
| Zelfstandige (uitsluitend advieswerk) | ❌ Vrijgesteld | ❌ Vrijgesteld | ❌ Vrijgesteld | Invoer in het logboek van de site |
| Leverancier (alleen levering) | ❌ Vrijgesteld | ❌ Vrijgesteld | ❌ Vrijgesteld | Leveringsbon |
| Gedetacheerde werknemer (EU/EER) | ✅ Registreren | ✅ Registreren | ✅ Registreren | CIAW + Limosa A1 |
| Stagiair (schoolovereenkomst) | ⚠️ Voorwaardelijk | ⚠️ Voorwaardelijk | ⚠️ Voorwaardelijk | Controleer het contracttype |
| Vrijwilliger (juridische definitie) | ❌ Vrijgesteld | ❌ Vrijgesteld | ❌ Vrijgesteld | Vrijwilligersovereenkomst |
Bij twijfel moeten voorwaardelijke gevallen juridisch worden beoordeeld; registreer ze in dat geval.
Locatiegebonden en projectgebonden afsplitsingen
Sommige uitzonderingen hangen af van waar of hoe het werk wordt uitgevoerd:
- Prefabricage buiten de bouwplaats: Werkzaamheden die worden uitgevoerd in een vaste werkplaats (niet op het terrein van de klant) vallen doorgaans niet onder de CIAW. Zodra die elementen op de bouwplaats worden geïnstalleerd, valt het team ter plaatse wel onder de CIAW. In ons overzicht van de bouwsector wordt uitgelegd hoe er doorgaans wordt omgegaan met gemengde teams die zowel buiten als op de bouwplaats werken.
- Onderhoud onder de drempel: Terugkerende kleine onderhoudswerkzaamheden (die elk onder de drempelwaarde voor bouwopdrachten blijven) zijn vrijgesteld, maar als ze in hetzelfde contract worden gebundeld en de totale waarde daarmee boven de € 500.000 uitkomt, vervalt de vrijstelling.
- Verhuizingen binnen één particulier perceel: Werkzaamheden die door het eigen personeel van de eigenaar op diens eigen terrein worden uitgevoerd, zonder tussenkomst van onderaannemers, vallen buiten het toepassingsgebied van de CIAW-regeling voor de bouwsector.
- Uitzonderingen voor openbare werken: Voor locaties die verband houden met defensie en inlichtingendiensten gelden eigen regelingen voor de registratie van vertrouwelijke informatie; in die gevallen wordt CIAW vervangen, niet vrijgesteld.
Hoe een vrijstelling vastleggen (zodat de RSZ deze accepteert)
RSZ-inspecteurs gaan niet zomaar uit van een vrijstelling, maar controleren of die er daadwerkelijk is. Een goed onderbouwd vrijstellingsdossier bevat:
- Het ondertekende contract of de ondertekende inkooporder waaruit blijkt dat de totale waarde onder de drempel ligt.
- Een lijst van alle werknemers en onderaannemers op de bouwplaats, met vermelding van hun status (werknemer / zelfstandige / leverancier / adviseur).
- Voor zelfstandigen: een kopie van hun KBO-/CBE-inschrijving.
- Voor gedetacheerde werknemers: het Limosa A1-formulier.
- Voor vrijwilligers en stagiaires: de formele overeenkomst.
- Een korte toelichting waarin wordt uitgelegd welke vrijstelling van toepassing is en waarom.
U kunt dit alles digitaal opslaan in uw tijdregistratiesysteem, of – als u de aanwezigheidsgegevens alleen nodig hebt voor nalevingsdoeleinden – in uw Check-in at Work-tool, zodat u het bestand met één muisklik bij de hand hebt wanneer er een inspecteur langskomt.
Toekomstige veranderingen: wat 2027 betekent voor vrijstellingen
De ruimte voor vrijstellingen in het kader van de CIAW zal kleiner worden, niet groter:
- In januari 2027 wordt de door de EU opgelegde verplichting tot het bijhouden van de dagelijkse arbeidstijd voor alle werkgevers van kracht. Zelfs sectoren die zijn vrijgesteld van de CIAW-regeling zullen een dagelijkse arbeidstijdregistratie moeten bijhouden.
- Algemeen wordt verwacht dat de drempel voor de sector schoonmaak tijdens de herzieningsperiode 2026/2027 verder zal worden verlaagd.
- De drempelwaarden in de vleessector staan onder de loep na recente inspectiecampagnes.
- De aansprakelijkheidsketen in de bouwsector wordt aangescherpt: zelfs bij geldige vrijstellingen zullen hoofdaannemers steeds vaker moeten aantonen dat zij de status van elke onderaannemer hebben gecontroleerd. Onze bouwpijler volgt de wetgevingsagenda op de voet.
CIAW-vrijstellingen beheren met behulp van technologie
Compliance-medewerkers hebben geen grotere spreadsheet nodig, maar één betrouwbare bron die direct door inspecteurs kan worden geraadpleegd.
Suivo, een Belgisch Workforce Management-bedrijf met meer dan 15 jaar ervaring, biedt een allesomvattende oplossing voor registratie op het werk waarmee zowel registraties als vrijstellingsdossiers op één plek worden afgehandeld. Hun platform helpt u:
- Bepaal per site of CIAW van toepassing is, aan de hand van een configureerbare drempelregel
- Leg bij de indiensttreding de status van elke werknemer vast (werknemer, zelfstandige, gedetacheerde, leverancier)
- Voeg Limosa A1-formulieren, KBO-nummers en contracten toe als bewijsstukken
- Registraties rechtstreeks met RSZ synchroniseren viaCIAW
- Neem de uitchecktijden op in de CIAO-verplichting voor schoonmaak via in- en uitchecken op het werk
- Voer geverifieerde uren in de salarisadministratie in via integraties met SD Worx, Partena, Acerta en Odoo
- Geef de inspecteurs één enkel exportbestand waarin alle werknemers, vestigingen en vrijstellingsaanvragen zijn opgenomen
- Het bewijsmateriaal inzake ketenaansprakelijkheid bij alle onderaannemers beheren
IoT van Suivo sluit naadloos aan op bestaande salaris- en ERP-systemen, waardoor bedrijven als Hoogmartens en B&R Bouwgroep op honderden locaties aan de regelgeving kunnen blijven voldoen. Elke registratie wordt direct op het moment van invoer gecontroleerd: geen terugwerkende kracht, geen lokale aanpassingen en geen betwiste tijdstempels.
“Vroeger hadden we vaak discussies met inspecteurs over welke werknemers onder de regeling vielen. Nu zijn alle statussen, alle contractwaarden en alle Limosa-vergunningen met één muisklik te raadplegen. De discussie over vrijstellingen kost nu slechts enkele minuten in plaats van een halve dag.”
– Compliance Officer, middelgroot bouwconcern in Limburg
Onderneem vandaag actie
Zorg ervoor dat uw team niet overrompeld wordt door een onduidelijke vrijstelling. Begin met het vergelijken van uw huidige vestigingen met de drempelwaarden, leg de status van elke werknemer op elke vestiging vast en bewaar alle ondersteunende documenten op één centrale plek, zodat een inspecteur nooit hoeft te wachten.
Voor meer informatie over vrijstellingen van Check-in at Work kunt u contact opnemen met Suivo via +32 3 375 70 30 of hun pagina over de Check-in at Work-oplossing bezoeken om te ontdekken hoe hun slimme tools Belgische bedrijven helpen om elke CIAW-vrijstelling met vertrouwen vast te stellen, te documenteren en te verdedigen. U kunt ook het productaanbod van Suivo bekijken of een demo aanvragen.
Download de gratis CIAW-vrijstellingschecklist
Wilt u met meer zekerheid omgaan met CIAW-vrijstellingen? Onze nalevingschecklist biedt u een eenvoudig en praktisch overzicht om elke vrijstelling correct toe te passen, deze te documenteren voor inspectiedoeleinden en te blijven voldoen aan de wijzigingen van 2027.
Binnen vind je:
- De grootste valkuilen rond de CIAW-drempels van vandaag
- Hoe Suivo u helpt bij het in kaart brengen van medewerkers, het vastleggen van hun status en het aantonen van naleving
- Succesverhalen uit de praktijk van Hoogmartens, Cegelec en B&R Bouwgroep
- Praktische oplossingen voor personeels-, materieel- en wagenparkbeheer
Veelgestelde vragen
Is een eendaags locatiebezoek door een zelfstandige veiligheidscoördinator onderworpen aan de CIAW?
Nee, zolang de coördinator zich uitsluitend bezighoudt met inspectie- of advieswerkzaamheden en geen bouwactiviteiten uitvoert. Hij of zij moet wel worden vermeld in het bouwlogboek en het bewijs van zijn of haar status als zelfstandige (KBO-nummer) moet worden bewaard. In onze CIAW-FAQ worden meer van dit soort randgevallen behandeld.
Wat gebeurt er als ik een beroep doe op een vrijstelling en een inspecteur het daar niet mee eens is?
De bewijslast ligt bij de werkgever. Als uw bewijsstukken onvolledig zijn, kan de inspecteur de werknemer opnieuw aanmerken als CIAW-relevant en administratieve boetes opleggen vanaf € 300 per werknemer per dag. Een gecentraliseerd Check-in at Work-dossier zorgt ervoor dat het bewijsmateriaal altijd klaar is voor inspectie.
Is de bouwdrempel van € 500.000 inclusief btw?
Nee, de drempel wordt berekend exclusief btw, op basis van de totale waarde van de werkzaamheden op één locatie in het kader van één contractuele relatie. Zie voor complexe meerfasige contracten het overzicht voor de bouwsector.
Mijn schoonmaakcontract bedraagt precies € 30.000. Ben ik dan vrijgesteld?
Nee. De drempel voor de schoonmaaksector ligt „boven € 30.000”, wat strikt wordt geïnterpreteerd. Contracten van precies € 30.000 vallen buiten de verplichting, maar elke indexering, uitbreiding van de reikwijdte of aanvulling die de grens overschrijdt, leidt vanaf het moment van de wijziging tot CIAW + CIAO. Zie „Check-in en Check-out op het werk ” voor de specifieke regels voor het in- en uitchecken in de schoonmaaksector.
Vallen vrijwilligers bij een bouwgerelateerd liefdadigheidsproject onder de CIAW?
Alleen als ze worden betaald of als hun werkzaamheden niet onder de wettelijke definitie van vrijwilligerswerk vallen. Echte vrijwilligers met een formele vrijwilligersovereenkomst zijn hiervan vrijgesteld, maar de overeenkomst moet wel in het dossier aanwezig zijn. In het overzicht voor de bouwsector wordt uitgelegd hoe je moet omgaan met teams die deels uit betaalde krachten en deels uit vrijwilligers bestaan.
Zal de richtlijn inzake arbeidstijd van 2027 gevolgen hebben voor de uitzonderingen in de CIAW?
De regeling van 2027 loopt parallel hieraan: deze schrijft voor dat voor elke werknemer een dagelijkse registratie van de gewerkte uren moet worden bijgehouden, ook voor degenen die zijn vrijgesteld van de CIAW. De meeste bedrijven zullen gebruikmaken van één enkel platform voor tijdregistratie dat beide verplichtingen afhandelt, waardoor het in de praktijk zo is dat „vrijgesteld van de CIAW“ niet langer betekent dat er „helemaal geen elektronische registratie“ plaatsvindt.
