CIAW, CIAO, boetes, automatisering en integratie van de salarisadministratie voor lokale en internationale aannemers
België kent enkele van de strengste voorschriften op het gebied van tijd- en aanwezigheidsregistratie in Europa, met name in de bouwsector. Tussen de aanwezigheidsregistratie via CIAW, CIAO voor schoonmaakonderaannemers op de bouwplaats, de arbeidstijdenwetgeving en de cao-specifieke regels voor overuren is een correcte registratie niet alleen wettelijk verplicht, maar ook van cruciaal belang voor de bedrijfsvoering.
Deze gids is bedoeld voor bouwbedrijven die in België actief zijn, of ze nu hier hun hoofdkantoor hebben of als internationale aannemers op Belgische bouwplaatsen werken.
Navigatiegids
- Het Belgische registratielandschap
- Wie moet zich registreren?
- Voor internationale aannemers
- Registratiemethoden
- Software kiezen voor de Belgische bouwsector
- Veelgestelde vragen
Het Belgische registratielandschap
CIAW (Check in at Work)
Verplichte elektronische aanwezigheidsregistratie op bouwplaatsen. Elke werknemer moet zich dagelijks registreren voordat hij aan het werk gaat. De gegevens worden in realtime doorgegeven aan de (RSZ).
- Geen onderaannemer: projecten > € 500.000 excl. btw
- 1 onderaannemer: projecten > € 5.000 excl. btw
- 2 of meer onderaannemers: altijd verplicht, geen drempel
Boetes: € 600–€ 6.000 per werknemer per dag voor ontbrekende of onjuiste registraties.
CIAO (In- en uitklokken op het werk)
Sinds april 2024 vallen schoonmaakwerkzaamheden op bouwplaatsen of in gebouwen onder CIAO, waardoor zowel bij aankomst als bij vertrek moet worden ingecheckt. Er geldt geen drempelbedrag. Als u schoonmaakwerkzaamheden op uw locatie uitbesteedt, moeten ook die werknemers bij CIAO worden geregistreerd.
Regels inzake arbeidstijd
Volgens de Belgische arbeidswetgeving zijn werkgevers verplicht om een controleerbare registratie van de werktijden bij te houden. In de sectorale cao’s voor de bouwsector zijn regels opgenomen inzake overwerktoeslagen, ploegentoeslagen en reistijdvergoedingen, die nauwkeurig moeten worden berekend voor de loonadministratie.
Uitbreiding in 2027
De verplichte digitale tijdregistratie zal tegen 2027 worden uitgebreid tot sectoren buiten de huidige CIAW/CIAO-sectoren. Bouwbedrijven die nu digitaliseren, profiteren van 12 tot 18 maanden aan operationele verbeteringen voordat de uitgebreide verplichting van kracht wordt.
Wie moet zich registreren?
Iedereen die zich fysiek op een in aanmerking komende locatie bevindt:
- Eigen medewerkers van de hoofdaannemer
- Werknemers van onderaannemers op alle niveaus van de keten
- Uitzendkrachten
- Zelfstandige aannemers en freelancers
- Buitenlandse werknemers (met een geldige Limosa L1-verklaring)
- Stagiairs en stagiaires
Voor internationale aannemers
Als u werknemers naar Belgische bouwplaatsen stuurt, hebt u het volgende nodig:
- Limosa-aangifte, die moet worden ingediend voordat een werknemer België binnenkomt. Hiermee wordt een L1-document met een uniek Limosa-nummer aangemaakt
- Registratie bij CIAW, dagelijkse aanmelding met het Limosa-nummer in plaats van een Belgisch INSZ-nummer
- Naleving van de arbeidstijdenwetgeving: bij werkzaamheden op Belgisch grondgebied gelden de Belgische regels, ongeacht uw land van herkomst
❌ Veelgemaakte fout: Veel internationale aannemers denken dat ze aan de regels voldoen door een Limosa-aanvraag in te dienen. Dat is niet zo. Limosa is een voorregistratie. CIAW is de dagelijkse registratie. Beide zijn verplicht.
Registratiemethoden
| Werkwijze | Hoe het werkt | Belangrijkste vereiste |
| Mobiele app | De werknemer klikt op ‘Inklokken’. De GPS controleert de locatie. | Voor elke registratie is wifi of mobiele data vereist |
| Terminal op de locatie | RFID-badge scannen bij de ingang van het terrein. | De terminal heeft stroom en een internetverbinding nodig |
| Badge in voertuig | RFID-badge + geofence. Automatisch wanneer het voertuig het terrein oprijdt. | Hardware geïnstalleerd; geofence geconfigureerd |
Suivo vereist bij elke tijdregistratie wifi of mobiele data; dit is zo ontworpen om de gegevensintegriteit te waarborgen en manipulatie te voorkomen.
Software kiezen voor de Belgische bouwsector
- RSZ integratie, automatische overdracht, geen handmatige upload
- GPS-controle bevestigt dat de locatie correct is
- Regels inzake de collectieve arbeidsovereenkomst voor de bouwsector, automatische berekening van overuren en toeslagen
- Integratie van de salarisadministratie: SD Worx, Partena, Acerta via API
- Onderaannemers + Limosa-ondersteuning, alle soorten werknemers in één systeem
- Lokale ondersteuning in het Nederlands, Frans en Engels, van cruciaal belang voor nalevingskwesties
Bekijk ter vergelijking onze gids met de beste tools voor tijdregistratie. Ontdek oplossingen voor de bouwsector.
Veelgestelde vragen
Is Suivo geschikt voor internationale aannemers op Belgische bouwplaatsen?
Ja. Werknemers registreren zich met hun Limosa-nummer. Het platform ondersteunt NL/FR/EN. Suivo regelt zowel de Limosa-registratie als de CIAW-registratie in één systeem.
Is tijdregistratie hetzelfde als CIAW?
Nee. CIAW is een aanwezigheidsregistratie (wie er op locatie is). De tijdregistratie houdt de daadwerkelijke werkuren bij voor de salarisadministratie. Suivo combineert beide in één klokactie.
Werkt u op Belgische bouwplaatsen?
Eén platform voor CIAW, urenregistratie en salarisadministratie, voor lokale en internationale teams.
