Een praktijkvoorbeeld van de uitrol van digitale aanwezigheidsregistratie onder honderden mobiele medewerkers, verspreid over tientallen locaties, zonder dat er boetes van de CIAW zijn opgelegd.
Cegelec is een van de grootste Belgische bedrijven op het gebied van technische installaties en dienstverlening, met meer dan 500 mobiele medewerkers die op elk moment actief zijn op tientallen bouw- en industriële locaties. Hun medewerkers installeren elektrische systemen, HVAC-installaties en industriële automatisering, vaak op bouwplaatsen van derden waar naleving van de CIAW-normen verplicht is.
Het bijhouden van de aanwezigheidsregistratie voor een personeelsbestand van deze omvang, verspreid over locaties die wekelijks wisselen, was met handmatige processen een logistieke nachtmerrie. Ontbrekende registraties leidden tot boetes. Te laat ingediende urenstaten zorgden voor vertragingen bij de salarisadministratie. En zonder realtime inzicht werkten de locatiemanagers op goed geluk.
Dit is het verhaal van hoe Cegelec samenwerkte met Suivo om de naleving van de CIAW-voorschriften te automatiseren, hiaten in de registratie weg te werken en hun workforce management te transformeren, met als resultaat dat er sinds de implementatie geen boetes meer zijn opgelegd.
Bekijk dezelfde resultaten op uw eigen schaal via de pagina met de oplossing ‘Check-in at Work’.
Snelle navigatie
- De uitdaging: 500 mobiele medewerkers, tientallen locaties, één deadline
- Waarom Cegelec voor Suivo heeft gekozen
- De implementatie: van proefproject naar volledige uitrol
- Resultaten: geen boetes, volledig inzicht
- Lessen voor grote bouw- en installatiebedrijven
- Veelgestelde vragen
De uitdaging: 500 mobiele medewerkers, tientallen locaties, één deadline
Vóór Suivo stond Cegelec voor een reeks uitdagingen die elke grote bouw- of installatieonderneming die in België actief is, wel zal herkennen:
| ❌ Uitdaging | Gevolgen |
| Meer dan 500 werknemers op 30 tot 50 actieve locaties tegelijkertijd | Het is onmogelijk om de aanwezigheid handmatig en in realtime bij te houden |
| Werknemers wisselen wekelijks of zelfs dagelijks van werkplek | CIAW-registraties worden over het hoofd gezien wanneer werknemers tussen locaties wisselen |
| Meerdere lagen van onderaannemers op de locaties van klanten | Aansprakelijkheidsrisico’s in verband met ketenarbeid voor niet-geregistreerde werknemers |
| Papieren urenstaten vanaf externe locaties | 3-5 dagen vertraging bij het ophalen van uren; fouten in de salarisadministratie |
| Geen centraal dashboard | Het management had geen idee van de tekortkomingen op het gebied van naleving totdat er een inspectie plaatsvond |
⚠️ Regelgevingscontext: Als aannemer die regelmatig op grote bouwplaatsen werkt, valt Cegelec onder de Belgische CIAW-vereisten. Aangezien de drempels als volgt zijn: geen onderaannemer ≥ € 500.000, 1 onderaannemer ≥ € 5.000, 2 of meer onderaannemers altijd, is voor vrijwel alle bouwplaatsen van Cegelec een CIAW-registratie vereist. Boetes tot € 6.000 per werknemer per dag maakten naleving tot een prioriteit op directieniveau.
Het breekpunt kwam toen bij een routineuze RSZ-inspectie op twee locaties verschillende tekortkomingen in de registratie aan het licht kwamen. Hoewel de opgelegde boetes relatief bescheiden waren, maakten de administratieve lasten van het onderzoek en het reputatierisico ten opzichte van hun klant duidelijk dat handmatige processen niet schaalbaar waren.
Waarom Cegelec voor Suivo heeft gekozen
Cegelec heeft verschillende oplossingen voor tijdregistratie en CIAW geëvalueerd alvorens voor Suivo te kiezen. De keuze werd bepaald door vijf belangrijke factoren:
1. Totaaloplossing (hardware + software + app)
In tegenstelling tot concurrenten die alleen software leveren, biedt Suivo zijn eigen hardware voor tijdregistratie aan, waaronder palen bij de toegang tot het terrein voor automatische detectie bij binnenkomst en vertrek, en voertuigbadges voor medewerkers die met het wagenpark werken. Voor Cegelec betekende dit dat één enkele leverancier de volledige registratieketen verzorgde, waardoor integratieproblemen tussen afzonderlijke hardware- en softwareleveranciers werden voorkomen.
2. Automatische indiening bij CIAW
De integratie van Suivo’s Check-in at Work stuurt CIAW-registraties door naar de RSZ zodra een werknemer op de werkplek wordt gedetecteerd. Er is geen handmatige actie nodig van de werknemer of de werfleider. Geen vergeten registraties. Geen tekortkomingen in de naleving.
3. Beheer van meerdere locaties op grote schaal
Omdat de medewerkers op elk moment verspreid zijn over 30 tot 50 locaties, had Cegelec behoefte aan een oplossing die de complexiteit van activiteiten op meerdere locaties aankon zonder dat er op elke locatie apart administratief personeel nodig was. Het gecentraliseerde dashboard van Suivo biedt vanaf één scherm realtime inzicht in alle locaties.
4. Integratie van de Belgische salarisadministratie
De salarisadministratie van Cegelec verloopt via Belgische dienstverleners. Dankzij de native integraties van Suivo met SD Worx, Partena en Acerta konden de tijdgegevens rechtstreeks van de bouwplaats naar de loonstrook worden doorgestuurd, waardoor handmatige gegevensinvoer en de daarmee gepaard gaande fouten werden voorkomen.
5. Lokale ondersteuning in het Nederlands, Frans en Engels
Als Belgisch bedrijf met meertalige medewerkers was het een praktische noodzaak om te kunnen rekenen op een lokaal ondersteuningsteam dat dezelfde talen spreekt. Het in België gevestigde team van Suivo zorgde voor de introductie, training en doorlopende ondersteuning in het Nederlands, Frans en Engels.
De implementatie: van proefproject naar volledige uitrol
Cegelec en Suivo volgden een gestructureerde implementatiestrategie die erop gericht was de verstoring tot een minimum te beperken en tegelijkertijd het vertrouwen binnen de hele organisatie te versterken.
| Fase | Activiteiten | Duur |
| Fase 1: Proefproject | 3 locaties, 40 medewerkers. Paaltjes op de locatie plaatsen. CIAW-stroom testen. Export van de loonlijst controleren. | 4 weken |
| Fase 2: Verfijning | Pas de instellingen voor geofences aan. Train de locatiemanagers in het gebruik van het dashboard. Verfijn de koppeling met de salarisadministratie. | 2 weken |
| Fase 3: Regionale uitrol | Uitbreiden naar 15 locaties. Mobiele app implementeren voor locaties zonder palen. Teamleiders inwerken. | 4 weken |
| Fase 4: Volledige implementatie | Alle meer dan 50 locaties zijn actief. Voertuigstickers zijn aangebracht. De gecentraliseerde rapportage is live. | 4 weken |
Totale doorlooptijd vanaf de start van de pilot tot de volledige implementatie: ongeveer 14 weken. Hierin was een bewuste pauze tussen fase 1 en fase 2 opgenomen om feedback van buitendienstmedewerkers en locatiemanagers te verwerken. Voor bedrijven die een soortgelijk traject overwegen, heeft Suivo een gedetailleerde implementatiegids gepubliceerd.
Een cruciale succesfactor was de vroege betrokkenheid van de bouwplaatsmanagers. In plaats van het systeem van bovenaf op te leggen, vroeg Cegelec de bouwplaatsmanagers van de proeflocaties om feedback te geven over de indeling van het dashboard, de waarschuwingsdrempels en de rapportagevoorkeuren. Dit zorgde voor draagvlak, waardoor de bredere uitrol soepeler verliep.
Resultaten: geen boetes, volledig inzicht
De resultaten sinds de volledige implementatie spreken voor zich:
| Metrisch | Resultaat |
| Nalevingspercentage van de CIAW | 99,8% (een stijging ten opzichte van ~90%) |
| Boetes van de CIAW sinds de inzet | €0 |
| Tijd tussen aanmelding en salarisverwerking | Dezelfde dag (voorheen 3-5 dagen) |
| Bespaarde administratieve uren per week | meer dan 30 uur |
| Foutpercentage bij de salarisadministratie | <0.2% (was 2-3%) |
| Websites die vanuit één dashboard worden beheerd | 50+ |
| Aannamepercentage van werknemers | 98% binnen 8 weken |
“De grootste verandering zit niet in de technologie, maar in de gemoedsrust. Vóór Suivo was elke RSZ een stressvolle aangelegenheid. Nu kan ik binnen enkele seconden realtime nalevingsgegevens voor elke vestiging opvragen. Sinds de ingebruikname hebben we geen enkele boete meer gekregen, en onze vestigingsmanagers hebben echt vertrouwen in de gegevens omdat ze zelf hebben meegewerkt aan de ontwikkeling van het systeem.”, Operations Director, Cegelec Belgium
Naast de cijfers meldt Cegelec ook diverse kwalitatieve verbeteringen. Locatiemanagers besteden minder tijd aan administratieve taken en meer tijd aan het beheer van de locatie. Medewerkers waarderen het dat ze geen papieren urenstaten meer hoeven in te vullen. En bij de financiële afdeling is er een vrijwel perfecte afstemming tussen de projecturen en de facturering, waardoor er minder omzet misloopt door te weinig gerapporteerde uren.
Lessen voor grote bouw- en installatiebedrijven
Uit de ervaringen van Cegelec kunnen andere bedrijven met meer dan 100 mobiele medewerkers die digitale tijdregistratie overwegen, verschillende lessen trekken:
Begin met een gerichte proef. Drie locaties en 40 medewerkers leverden Cegelec voldoende gegevens op om het systeem te valideren zonder al te veel middelen in te zetten. De proef bracht ook praktische problemen aan het licht (zoals de plaatsing van palen op locaties met meerdere ingangen) die op kleine schaal veel gemakkelijker op te lossen waren.
Betrek de locatiemanagers er in een vroeg stadium bij. De mensen die het systeem dagelijks gaan gebruiken, moeten inspraak hebben in de manier waarop het wordt geconfigureerd. Cegelec ontdekte dat dit de weerstand verminderde en leidde tot een beter geconfigureerd systeem.
Onderschat de aansprakelijkheidsketen niet. Als aannemer die op locaties van klanten werkt, maakt Cegelec deel uit van een aansprakelijkheidsketen. Door ervoor te zorgen dat hun eigen werknemers correct zijn geregistreerd, beschermt de hoofdaannemer zichzelf en versterkt hij de relatie met de klant. Zie de gids over de aansprakelijkheidsketen voor meer informatie over dit onderwerp.
Houd rekening met CIAO, niet alleen met CIAW. België breidt de verplichte registratie uit met vertrektijden (CIAO). Bedrijven die nu investeren in een CIAO-compatibel systeem, voorkomen zo een tweede migratie in de toekomst. De werfpalen van Suivo registreren al zowel het inchecken als het uitchecken. Lees meer in de CIAW-FAQ.
Kies een totaalpartner. De ervaring van Cegelec heeft aangetoond dat het inschakelen van één enkele partner voor hardware, software en ondersteuning de implementatie en het dagelijks beheer aanzienlijk vereenvoudigt in vergelijking met het combineren van verschillende leveranciers.
Veelgestelde vragen
Hoe lang duurde het voordat Cegelec rendement op zijn investering in Suivo zag?
Cegelec zag al tijdens de proeffase een meetbaar rendement op de investering, voornamelijk dankzij een vermindering van de administratieve werkdruk en het wegwerken van hiaten in de registratie. Tegen de tijd dat de volledige implementatie was afgerond (ongeveer 14 weken), had de combinatie van vermeden boetes, nauwkeurigheid in de salarisadministratie en tijdwinst de investering ruimschoots terugverdiend.
Hebben de werknemers van Cegelec zich verzet tegen de overstap van papier naar digitaal?
De weerstand was aanvankelijk minimaal, vooral omdat het systeem vrijwel geen actie van de werknemers vereist. De palen op de locatie herkennen hen automatisch en de mobiele app is intuïtief. Dankzij de proeffase konden eventuele knelpunten al in een vroeg stadium worden gesignaleerd en aangepakt, en tegen de tijd dat het systeem volledig werd uitgerold, bedroeg het gebruik binnen acht weken al 98%.
Kan een kleiner bedrijf vergelijkbare resultaten behalen?
Absoluut. Hoewel de omvang van Cegelec indrukwekkend is, gelden de onderliggende voordelen – geautomatiseerde CIAW, minder administratie en nauwkeurige salarisadministratie – net zo goed voor bedrijven met 20 als met 200 werknemers. De bouwoplossing van Suivo is ontworpen om in beide richtingen mee te groeien.
Wat gebeurt er als medewerkers van Cegelec naar een nieuwe locatie gaan waar geen Suivo-locatiepaal staat?
Op locaties zonder vaste apparatuur maken medewerkers gebruik van de mobiele Suivo-app met op gps gebaseerde geofencing. De app registreert wanneer de medewerker de geofence van de locatie betreedt en zet dan hetzelfde automatische registratieproces in gang. Dit zorgt ervoor dat er ook bij kortdurende of ad-hocopdrachten op locatie dekking is.
Is Cegelec klaar voor de verplichte tijdregistratie die in 2027 van kracht wordt?
Ja. Aangezien Suivo al een objectief en betrouwbaar systeem biedt voor het registreren van dagelijkse werkuren, voldoet Cegelec al volledig aan de verplichting van 2027 nog voordat deze van kracht wordt. Voor bedrijven die nog bezig zijn met het verkennen van hun mogelijkheden, vormt Suivo’s vergelijking van digitale tijdregistratietools een nuttig uitgangspunt.
Klaar om volledig aan de CIAW-voorschriften te voldoen?
Ontdek hoe Suivo voor uw bedrijf hetzelfde kan betekenen als voor Cegelec: geautomatiseerde naleving, realtime inzicht en een workforce management dat met u meegroeit.
Ontdek tijdregistratie → | Boek een demo →
