La technologie à la base d'une planification plus intelligente, d'un suivi précis du temps de travail et d'une conformité automatisée
Un système de gestion des effectifs (WFM) est la plateforme logicielle qui permet de concrétiser au quotidien votre stratégie en matière de gestion du personnel. C'est là que la planification rejoint l'exécution : on y élabore les plannings, on y suit les heures de travail, on y gère les absences et on y automatise la conformité.
Si vous avez lu notre guide sur les logiciels de gestion des effectifs, vous savez déjà en quoi consiste le WFM sur le plan conceptuel. Ce guide approfondit le sujet en vous présentant le système lui-même, ses fonctionnalités, son fonctionnement et les critères à prendre en compte lors de l'évaluation des différentes plateformes.
Découvrez comment Suivo met cela en pratique sur la page « Solutions de gestion des effectifs ».
Navigation rapide
- Le rôle d'un système de gestion de la main-d'œuvre
- Présentation des modules de base
- Système de gestion des effectifs (WFM) vs système RH vs ERP
- Les critères à prendre en compte pour choisir un système de gestion des effectifs
- Comment fonctionne le système Suivo
- Foire aux questions
Le rôle d'un système de gestion de la main-d'œuvre
Un système de gestion des effectifs (WFM) constitue la colonne vertébrale opérationnelle de la gestion de votre personnel. Il prend en charge les tâches quotidiennes :
- Enregistrement des heures de travail, ainsi que la manière et le moment où les employés pointent à l'arrivée, au départ et lors de leurs pauses
- Créer des plannings, affecter le personnel aux équipes, aux sites ou aux missions en fonction de leurs disponibilités et de leurs compétences
- Gérer les absences, traiter les demandes de congés, suivre les soldes et adapter les horaires
- Veiller au respect des règles et satisfaire aux exigences légales en matière de temps de travail, de présence sur le chantier et de documentation
- Transmettre les données en aval, en envoyant les heures validées et les absences aux systèmes de paie, d'ERP et de facturation
Pour les entreprises disposant d'équipes mobiles ou travaillant sur le terrain, le système doit également fonctionner sur les téléphones et les tablettes, nécessiter une connexion Wi-Fi ou des données mobiles, prendre en charge la vérification par GPS et gérer les exigences de conformité spécifiques à certains sites, telles que les normes CIAW/CIAO en Belgique.
Présentation des modules de base
| Module | Fonctionnalités | Résultat clé |
| Gestion des temps et des présences | Enregistre les heures d'arrivée et de départ via une application mobile, un badge, un véhicule ou un terminal sur site. Vérification par GPS et assistance en ligne (connexion Internet requise). | Heures validées pour la paie |
| Planification | Planification visuelle du personnel selon les équipes, les sites et les missions. Fonctionnalité glisser-déposer avec filtres par compétences et disponibilités. | Planification optimisée des tâches quotidiennes/hebdomadaires |
| Gestion des absences | Demandes de congés en ligne, validations par les supérieurs hiérarchiques, suivi du solde des jours de congé et intégration au calendrier. | Un registre précis des absences |
| Moteur de conformité | Enregistrement automatisé CIAW/CIAO, déclaration à la NSSO, validation des règles relatives au temps de travail et piste d'audit. | Respect de la réglementation sans amende |
| Intégration de la paie | Connexions prêtes à l'emploi avec SD Worx, Partena, Acerta et SAP. Envoie directement les données validées. | Traitement de la paie sans erreur |
| Rapports et analyses | Tableaux de bord sur les coûts de main-d'œuvre, les heures supplémentaires, le taux d'utilisation, l'état de conformité et les tendances en matière d'absentéisme. | Décisions en matière de gestion du personnel fondées sur les données |
Système de gestion des effectifs (WFM) vs système RH vs ERP
| Aspect | Système de gestion des effectifs | Système RH (gestion des ressources humaines) | ERP |
| Objectif principal | Au niveau opérationnel : qui travaille où, quand et combien de temps | Administratif : contrats, recrutement, gestion des talents | Finances : comptabilité, achats, projets |
| Suivi du temps | Fonctionnalité principale, optimisée pour le terrain | Élémentaire ou inexistant | Généralement limité |
| Planification | Multi-sites avancé | Calendriers des congés uniquement | Uniquement au niveau du projet |
| Conformité | CIAW, NSSO, réglementation du temps de travail | Respect des contrats, RGPD | Conformité financière |
| Idéal pour | Gestion des opérations quotidiennes liées au personnel | Gestion du cycle de vie des employés | Gestion des processus métier |
| Rôle d'intégration | Transmet des données validées aux systèmes RH et ERP | Reçoit des données provenant de WFM | Reçoit des données provenant de WFM |
La plupart des entreprises ont besoin de ces trois éléments. L'essentiel est de s'assurer que le système de gestion des effectifs s'intègre parfaitement à vos systèmes RH et ERP afin que les données circulent automatiquement, sans qu'il soit nécessaire de les saisir manuellement à nouveau d'un système à l'autre.
Les critères à prendre en compte pour choisir un système de gestion des effectifs
- Une approche axée sur le mobile et la connectivité, indispensable pour les équipes de terrain
- Intégrations prêtes à l'emploi pour la gestion de la paie : SD Worx, Partena, Acerta, SAP
- Conformité CIAW/CIAO intégrée, et non sous forme de module externe
- Architecture modulaire : commencez par ce dont vous avez besoin, puis développez-la lorsque vous êtes prêt
- Une assistance locale en néerlandais, français et anglais, indispensable pour les questions de conformité en Belgique
- Intégration à la gestion de flotte et d'actifs : une plateforme unique pour les personnes, les véhicules et les équipements
Pour une comparaison détaillée des plateformes, consultez notre guide des meilleurs outils numériques de gestion du temps en Belgique. Pour connaître les tarifs, comparez les formules proposées par Suivo.
Comment fonctionne le système de gestion des effectifs (WFM) de Suivo
Suivo regroupe les six modules en une seule plateforme, spécialement conçue pour les entreprises disposant d'équipes mobiles et travaillant sur le terrain :
- Les employés s'enregistrent via une application mobile, un badge de véhicule ou un terminal sur site, grâce à une connexion fiable (Wi-Fi/données mobiles) et à une vérification par GPS
- Les planificateurs gèrent les plannings entre les différents sites et les différentes missions à l'aide d'une interface visuelle de type glisser-déposer
- Les demandes d'absence suivent des processus de validation numériques avant d'être enregistrées dans un calendrier intégré
- Les données CIAW/CIAO sont synchronisées automatiquement avec le NSSO ; aucune déclaration manuelle n'est nécessaire
- Les heures validées sont transmises directement aux prestataires de services de paie et aux systèmes ERP via une API
- Les tableaux de bord offrent une visibilité en temps réel sur la conformité, les coûts et l'utilisation des effectifs
Le système WFM de Suivo se distingue par sa capacité à intégrer la gestion de flotte et le suivi des actifs au sein d'une même plateforme, ce qui permet de relier les données relatives à votre personnel aux opérations liées aux véhicules et aux équipements, pour une vision globale de vos activités.
Foire aux questions
À quoi sert un système de gestion des effectifs ?
Il sert à planifier, suivre et optimiser le travail des employés, en couvrant l'enregistrement des temps, la planification des horaires, la gestion des absences, la conformité et l'intégration de la paie. C'est le système opérationnel qui gère au quotidien vos effectifs.
En quoi un système de gestion des effectifs (WFM) diffère-t-il d'un logiciel de gestion des effectifs ?
Ce sont essentiellement deux termes synonymes. Le terme « système » met l'accent sur la plateforme intégrée (des modules fonctionnant ensemble), tandis que « logiciel » désigne une catégorie plus large. Les deux termes font référence aux outils numériques qui gèrent les opérations liées à vos effectifs.
Un système de gestion des effectifs peut-il remplacer mon logiciel de paie ?
Non, et ce n'est pas nécessaire. Un système de gestion des effectifs (WFM) transmet des données validées relatives aux horaires et aux absences à votre prestataire de services de paie (SD Worx, Partena, etc.). Il remplace l'étape manuelle entre le suivi et la paie, mais le calcul de la paie lui-même reste du ressort de votre secrétariat social.
En combien de temps puis-je mettre en place un système de gestion des effectifs (WFM) ?
Les modules de base (saisie des temps + conformité) peuvent être opérationnels en 1 à 2 semaines. Les déploiements complets, incluant la planification, l'intégration de la paie et les connexions ERP, prennent généralement entre 4 et 8 semaines. Les plateformes modulaires vous permettent de démarrer avec un seul module et d'en ajouter d'autres au fil du temps.
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