Naleving van de CIAW-richtlijnen, minder administratieve rompslomp en voorbereiding op 2027, stap voor stap
Tijdregistratie op Belgische bouwplaatsen is niet langer vrijwillig. De CIAW schrijft voor de meeste bouwprojecten elektronische aanwezigheidsregistratie voor, met boetes tot € 6.000 per werknemer per dag. Vanaf 2027 moeten ALLE Belgische werkgevers beschikken over een objectief en betrouwbaar systeem voor het registreren van de dagelijkse gewerkte uren.
Geautomatiseerde tijdregistratie biedt hiervoor de oplossing. Het registreert in- en uitkloktijden direct, creëert fraudebestendige audittrajecten, kan worden geïntegreerd met de salarisadministratie en neemt de administratieve rompslomp van handmatige registratie weg.
In deze handleiding leest u hoe u automatisering van de tijdregistratie voor uw bouwplaatsen kunt kiezen, implementeren en optimaliseren.
Waarom automatiseren?
Handmatige tijdregistratie leidt tot een hele reeks problemen:
- Werknemers vullen hun urenstaten dagen of weken later in uit hun hoofd
- Leidinggevenden voeren de handgeschreven uren in spreadsheets in
- Fouten bij het invoeren van gegevens sluipen door naar de salarisadministratie
- Als er een inspectie plaatsvindt, moet je haastig documenten bij elkaar zoeken
Geautomatiseerde systemen registreren het moment waarop een werknemer arriveert. Dat moment wordt vastgelegd met een tijdstempel, een GPS-locatie en een digitale handtekening. Geen interpretatie. Geen wijziging. Geen discussie.
📊 Handmatig versus geautomatiseerd: Een bedrijf met 50 medewerkers verspreid over 3 vestigingen besteedt 10 tot 15 uur per week aan handmatige tijdregistratie. Dat komt neer op 500 tot 750 uur per jaar. Bij een uurtarief van € 25 kost handmatige registratie jaarlijks € 12.500 tot € 18.750, nog exclusief boetes. Geautomatiseerde systemen brengen dit terug tot minder dan 2 uur per week.
CIAW en CIAO: wat u moet weten
CIAW (Check in at Work) vereist elektronische aanwezigheidsregistratie op bouwplaatsen:
- Geen onderaannemer: projecten > € 500.000 excl. btw
- 1 onderaannemer: projecten > € 5.000 excl. btw
- 2 of meer onderaannemers: altijd verplicht
CIAO (Check in AND Out) vereist zowel aankomst- als vertrektijden. Het systeem is sinds 2024 in gebruik voor schoonmaakdoeleinden en wordt momenteel uitgebreid naar andere gereguleerde sectoren. Tegen 2027 zal registratie volgens de CIAO-norm waarschijnlijk de standaard zijn.
⚠️ Ketenaansprakelijkheid: Hoofdaannemers zijn hoofdelijk aansprakelijk voor de naleving door onderaannemers. Als een onderaannemer nalaat werknemers te registreren, krijgt de hoofdaannemer de boete opgelegd. U mag er niet zomaar vanuit gaan dat onderaannemers hun eigen registratie regelen; u moet hierop toezien en dit controleren.
Drie technologische opties
| Technologie | Hoe het werkt | Beste voor | Naleving |
| Loket / kiosk | Werknemers scannen hun RFID-badge of voeren hun pincode in bij de ingang van het terrein | Grote websites, grote volumes | CIAW/CIAO ✅ |
| Voertuighardware + GPS | Automatisch inchecken via geofence wanneer het voertuig het terrein oprijdt | Mobiele teams, meerdere locaties | CIAW ✅ |
| Mobiele app | Werknemers melden zich aan via hun smartphone met GPS-verificatie | Flexibele, verspreid werkende teams | CIAW/CIAO ✅ |
Locatieterminals
Fysieke terminals bij de ingangen van het terrein. Medewerkers scannen een RFID-badge om in en uit te klokken. Duurzaam, werkt zonder dat medewerkers hun smartphone hoeven te gebruiken, minimale training vereist. Het meest geschikt voor grote terreinen met veel voetgangersverkeer.
Voertuighardware + GPS
Automatische registratie zodra een met een tag uitgerust voertuig de geofence van de locatie binnenrijdt. Er is geen handmatige handeling nodig. Ideaal voor mobiele teams, bezorgers en ploegen die dagelijks meerdere locaties aandoen.
Mobiele app
Werknemers melden zich aan via hun smartphone met GPS-verificatie. Flexibel en schaalbaar, geen investering in hardware nodig. Voor elke registratie is wifi of mobiele data vereist (dit is zo ontworpen om de gegevensintegriteit te waarborgen en manipulatie van tijdstempels te voorkomen).
Stapsgewijze implementatie
Stap 1: Breng uw vestigingen en personeelsbestand in kaart
Breng alle locaties in kaart, tel het aantal medewerkers per locatie en bepaal welke technologie het meest geschikt is. Voor grote, vaste locaties zijn terminals ideaal. Voor mobiele teams is hardware in voertuigen de beste keuze. Verspreide teams werken het beste met de app. Breng uw huidige werkwijze in kaart: wat werkt goed en wat zorgt voor knelpunten?
Stap 2: Kies een CIAW-conform platform
Kies een systeem met directe RSZ , fraudebestendige registratie, koppeling met de salarisadministratie en rapportage over naleving. Het platform moet een RSZ doorstaan zonder dat er handmatige aanpassingen nodig zijn. De CIAW-oplossing van Suivo ondersteunt alle drie de registratiemethoden vanuit één dashboard.
Stap 3: Proefproject op één locatie
Implementeer het systeem gedurende twee weken op één locatie met 5 tot 10 medewerkers. Train de medewerkers en leidinggevenden. Leg eventuele problemen vast, verzamel feedback en verfijn het systeem voordat het bedrijfsbreed wordt uitgerold.
Stap 4: Koppelen aan de salarisadministratie
Koppel uw tijdgegevens via een API aan uw salarisverwerker (SD Worx, Partena, Acerta). Zo hoeft u geen uren meer handmatig in te voeren, worden fouten bij de salarisverwerking voorkomen en ontstaat er één enkele betrouwbare bron van informatie.
Stap 5: Stel standaardwerkprocedures op
Document: hoe en wanneer werknemers zich moeten aanmelden, wat te doen als de registratie mislukt, hoe om te gaan met te laatkomers en wie toeziet op de naleving. Geef alle werknemers, leidinggevenden en locatiemanagers een training.
Stap 6: Monitoren en escaleren
Stel dagelijkse rapporten op met daarin de incheckgegevens, no-shows en onvolledige registraties. Stel escalatieregels op: als een medewerker 30 minuten na het einde van de dienst nog niet heeft uitgecheckt, breng dan de leidinggevende op de hoogte. Zo voorkom je hiaten in de gegevens.
Beheer van de registratie van onderaannemers
Aansprakelijkheid in de keten is een punt waar veel aannemers struikelen. Aanbevolen werkwijzen:
- Verplicht alle onderaannemers om uw centrale platform te gebruiken, enniet hun eigen afzonderlijke systemen
- Neem tijdregistratie op in contracten met onderaannemers enmaak naleving een contractuele verplichting
- Voer wekelijks nalevingscontroles uit envergelijk de registratiegegevens van onderaannemers met de personen die daadwerkelijk op de bouwplaats aanwezig zijn
- Geef managers van onderaannemers bij de start van het project een korte briefing,leg uw systeem uit en train hun leidinggevenden
- Zorg voor een goede documentatie enhoud een register bij van alle registraties van onderaannemers ten behoeve van de controleerbaarheid
Voorbereiding op 2027
Januari 2027 markeert een keerpunt. ALLE Belgische werkgevers moeten beschikken over een objectief en betrouwbaar systeem voor het registreren van de dagelijkse werktijden. Dit is geen optie. Het geldt niet alleen voor de bouwsector. Het is algemeen verplicht.
Aannemers die nu overstappen, profiteren van drie voordelen:
1. Los operationele kwesties op vóór de deadline
2. Tijd om medewerkers op te leiden en systemen te integreren zonder druk
3. Vermijd de drukte en de extra kosten van implementaties op het laatste moment
Veelgestelde vragen
Is geautomatiseerde tijdregistratie nu verplicht?
CIAW is verplicht voor bouwplaatsen die aan de drempels voor onderaannemers voldoen. Vanaf januari 2027 wordt volledige digitale tijdregistratie verplicht voor alle Belgische werkgevers. Door nu al te implementeren, profiteert u 12 tot 18 maanden van operationele voordelen nog voordat de verplichting ingaat.
Kan ik mobiele apps gebruiken om aan de CIAW-voorschriften te voldoen?
Ja. Mobiele apps met GPS-verificatie en realtime RSZ voldoen aan de CIAW-vereisten. Het systeem moet objectief en betrouwbaar zijn en audittrails genereren. De app van Suivo vereist wifi of mobiele data bij elke registratie om de gegevensintegriteit te waarborgen.
Hoe gaan we om met werknemers die op één dag op meerdere locaties werken?
Via een centraal platform kunnen werknemers op verschillende locaties in- en uitklokken met hetzelfde systeem. Elke registratie wordt voorzien van een tijdstempel en een GPS-locatie, waardoor een volledig activiteitenlogboek ontstaat voor alle locaties.
Welke sancties gelden er bij niet-naleving?
De boetes van de CIAW kunnen oplopen tot € 6.000 per werknemer per dag. Hoofdaannemers zijn aansprakelijk voor overtredingen door onderaannemers. Niet-naleving kan ook leiden tot sluiting van de bouwplaats en gevolgen voor de geschiktheid voor overheidsopdrachten.
Ontdekde oplossingenvan Suivo voor tijdregistratie ende bouwsector.
Klaar om uw tijdregistratie te automatiseren?
Voldoet aan de CIAW-normen, geïntegreerd met de salarisadministratie en klaar voor 2027.Tijdregistratie → | Neem contact op met ons team →
