Wat is de inhoudingsplicht en waar moet je op letten voordat je een onderaannemer betaalt?

De inhoudingsplicht houdt in dat je, voordat je een onderaannemer betaalt voor bouwwerkzaamheden in België, moet controleren of dat bedrijf sociale of fiscale schulden heeft. Als dat het geval is, houd je een deel van het factuurbedrag in en betaal je dat rechtstreeks aan de overheid. De controle duurt slechts een minuut op checkinhoudingsplicht.be. Je doet dit bij het ondertekenen van het contract en nogmaals vóór elke betaling. Als je dit overslaat, kun je het ingehouden bedrag dubbel verschuldigd zijn en aansprakelijk worden gesteld voor de schulden van je onderaannemer.

Suivo helpt bouwbedrijven om een betrouwbaar overzicht bij te houden van wie er op de bouwplaats werkt, inclusief onderaannemers, via de registratie bij de ‘Check in at Work ’. Deze gids gaat in op de betalingskant: wat je moet controleren, hoeveel je moet inhouden en waar het geld naartoe gaat.

Wat is de inhoudingsplicht?

Volgens de RSZ (Rijksdienst voor Sociale Zekerheid) moeten opdrachtgevers, aannemers en onderaannemers die werkzaamheden laten uitvoeren die onder de regeling vallen, nagaan of hun (onder)aannemer:

• sociale schulden bij de RSZ, het bouwfonds PDOK/FBZB of de RSVZ (sociale zekerheid voor zelfstandigen), of
• belastingvorderingen bij de FOD Financiën (Federale Overheidsdienst Financiën).

Als uit de controle blijkt dat er schulden zijn, houdt u een percentage van elke factuur in. Dat bedrag betaalt u aan de RSZ (sociale zekerheid) of aan de FOD Financiën (belastingen). De rest betaalt u aan uw onderaannemer.

Er zijn twee punten die vaak voor verwarring zorgen:

• Particuliere klanten zijn uitgesloten. Iemand die werkzaamheden uitsluitend voor privédoeleinden laat uitvoeren, hoeft geen bronbelasting in te houden. Maar een aannemer die het huis van die persoon renoveert, moet de regel wel toepassen op zijn eigen onderaannemers.
• De registratie van aannemers biedt u geen bescherming meer. Het oude systeem van „geregistreerde aannemers” is op 1 september 2012 afgeschaft. Tegenwoordig telt alleen nog de betalingsstatus op het moment van ondertekening van het contract en op het moment van betaling.

Welke activiteiten vallen hieronder, en wat is er in 2026 veranderd?

De inhoudingsplicht geldt voor:

1. Werkzaamheden aan onroerend goed, zoals bouw-, renovatie-, sloop- en installatiewerkzaamheden. Bepaalde activiteiten op het gebied van landbouw, tuinbouw en bosbouw zijn hiervan uitgesloten. Ook het schoonmaken van gebouwen valt onder „werkzaamheden aan onroerend goed”.

2. Levering van stortklaar beton.

3. Beveiligings- en bewakingswerkzaamheden in het kader van de gezamenlijke commissie 317.

4. Bepaalde werkzaamheden in de vleessector.

De uitbreiding voor zelfstandigen

De Programmawet van 22 december 2023 heeft het begrip „sociale schuld“ uitgebreid tot schulden in het kader van het sociaal statuut van zelfstandigen. Dit deel is uitsluitend van toepassing op werkzaamheden met betrekking tot onroerende goederen, en niet op effecten of vlees. De RSZ heeft op 1 mei 2026 de website checkinhoudingsplicht.be opnieuw gelanceerd met nieuwe functies voor deze uitbreiding. Volgens de RSVZ geldt de inhoudingsplicht voor zelfstandigen vanaf 30 oktober 2026.

Wat dit voor u betekent:

• Vanaf die datum kan een zelfstandige tegelzetter of elektricien met achterstallige sociale premies de status ‘rood’ krijgen.
• De RSVZ houdt geen rekening met schulden die gelijk zijn aan of lager zijn dan een geïndexeerde drempel van 2.647 euro (referentiejaar 2026), schulden waarvan de betalingstermijn nog niet is verstreken, of schulden waarvoor een betalingsregeling geldt die wordt nageleefd.
• Je controleroutine blijft hetzelfde. De tool geeft het juiste percentage weer.

Hoe controleer je of je inhoudingsplicht hebt?

Gebruik een van de twee officiële kanalen, zoals aangegeven in de FAQ over de RSZ-factuur:

• checkinhoudingsplicht.be: één bedrijf tegelijk, op basis van het ondernemingsnummer (KBO), het EU-btw-nummer of een ander buitenlands identificatienummer.
• BillRetainment: een beveiligde webservice voor bulk- of geautomatiseerde betalingen, handig als uw boekhoudsysteem veel onderaannemers betaalt.

Het resultaat is een van de volgende drie statussen:

Belangrijke regels met betrekking tot de timing:

• Controleer dit bij het sluiten van het contract en vóór elke betaling van een factuur.
• De statussen worden maandelijks bijgewerkt, op de vrijdag na de laatste donderdag van de maand. Een groene of grijze status blijft geldig tot de volgende update.
• Een rode status geldt alleen op het moment dat je deze bekijkt. Het FOD Financiën geeft aan dat als je niet dezelfde dag betaalt, je op de dag van betaling opnieuw moet controleren.

Hoeveel wordt er ingehouden en waar gaat het geld naartoe?

Alle percentages hebben betrekking op het factuurbedrag exclusief btw.

De totale inhouding voor sociale en fiscale schulden samen mag nooit meer bedragen dan 50% van het factuurbedrag exclusief btw. Wanneer dat maximum is bereikt, wordt de RSVZ van 15% niet weergegeven, maar blijft de onderaannemer die schuld wel verschuldigd.

Praktische zaken:

• Betaal tegelijk met de factuur. Gebruik de gestructureerde referentie die door ‘checkinhoudingsplicht’ of ‘BillRetainment’ wordt gegenereerd voor het sociale deel.
• Bewijs. Wat het sociale gedeelte betreft, heeft de database bewijskracht, dus een screenshot is niet nodig. Wat het fiscale gedeelte betreft, vraag je een attest aan bij de FOD Financiën en betaal je met de gestructureerde referentie die daarop staat vermeld.
• Beperkingsverklaring. Voor facturen van 7.143 euro of meer (exclusief btw) kan een onderaannemer met schulden een verklaring verkrijgen waarmee de inhouding wordt beperkt tot de daadwerkelijke schuld. Deze verklaring is 20 dagen geldig. Voor zelfstandigen geldt een dergelijke beperking niet.
• Betalingsregelingen. Een onderneming die zonder gerechtelijke procedure uitstel van betaling heeft verkregen, of die zich strikt houdt aan een definitieve rechterlijke uitspraak, is hiervan vrijgesteld.

Wat gebeurt er als je het vergeet: uitleg over hoofdelijke aansprakelijkheid

Het vergeten van een inhouding is duur, en de kosten komen voor jouw rekening, niet voor die van de onderaannemer.

Directe sancties

• Sociale aspecten: je bent de RSZ het bedrag verschuldigd dat je had moeten inhouden, vermeerderd met een boete van hetzelfde bedrag. In feite betaal je dus het dubbele.
• Fiscaal aspect: het FOD Financiën kan een boete opleggen ter hoogte van het dubbele van het bedrag dat had moeten worden ingehouden.
• Gedeelte zelfstandigen: volgens de RSVZ kan de boete 15% van het totale factuurbedrag bedragen, met een maximum van 10.578,23 euro voor 2026, en die boete kan er op zichzelf al voor zorgen dat je status op ‘rood’ komt te staan.

Hoofdelijke aansprakelijkheid

Als uw onderaannemer sociale schulden had op het moment dat u het contract ondertekende, bent u daarvoor hoofdelijk aansprakelijk, volgens de mededeling van de RSZ aan aannemers:

• De sociale aansprakelijkheid is beperkt tot de totale prijs van de werkzaamheden exclusief btw, of tot 65% van die prijs indien er ook sprake is van fiscale aansprakelijkheid.
• De belastingplicht is beperkt tot 35% van de prijs van de werkzaamheden, exclusief btw.
• Beide dekken ook schulden die tijdens de werkzaamheden ontstaan.
• Er is geen aansprakelijkheid indien u alle inhoudingen correct hebt verricht en afgedragen.

Kettingaansprakelijkheid

Als de rechtstreeks aansprakelijke partij niet binnen 30 dagen na een formele aanmaning (of, in geval van belastingschulden, een executoriale titel) betaalt, worden de bovenliggende aannemers op hun beurt aansprakelijk. Voor een hoofdaannemer betekent dit dat de onderaannemer van een onderaannemer jouw probleem kan worden. En als je een aansprakelijkheidsvordering niet binnen de maand na de formele aanmaning van de RSZ betaalt, kan je eigen status op rood springen.

Geldt dit ook voor buitenlandse aannemers?

Ja. Onder ‘Checkinhoudingsplicht’ wordt de status van Belgische en buitenlandse aannemers weergegeven. Voor een buitenlandse onderaannemer voert u diens EU-btw-nummer of een ander buitenlands identificatienummer in.

Een buitenlands bouwbedrijf dat geen actieve werkgever is in België, kan toch onderworpen zijn aan bronheffing. Dit is het geval wanneer het bedrijf onder gemengde commissie 124 valt voor slechtweer- en loyaliteitsbijdragen en PDOK-schulden heeft. Behandel elke buitenlandse onderaannemer precies zoals een Belgische: controleer voordat u tekent, controleer voordat u betaalt.

Voor de overige verplichtingen die gelden voor buitenlandse bedrijven, zie onze gids over de detachering van werknemers van buiten de EU naar België.

Hoe de inhoudingsplicht, de werfmelding en Checkinatwork in elkaar passen

Dit zijn drie afzonderlijke verplichtingen waarvan de werkingssfeer elkaar weliswaar overlapt, maar toch verschillend is:

Volgens de RSZ zullen bouw- en stortplaatsen met een waarde van 500.000 euro of meer vanaf 1 april 2027 overstappen van ‘ Check in at Work ’ naar ‘Check in and out at work’ (CIAO). Werknemers zullen zowel bij aankomst als bij vertrek moeten in- en uitchecken. De RSZ laat weten dat er nog meer details zullen volgen.

Het registreren van de aanwezigheid is geen vervanging voor de inhoudingscontrole, en een groene status is geen vervanging voor de aanwezigheidsregistratie. Wat deze twee met elkaar verbindt, is informatie. Uit de opgave van werkzaamheden blijkt welke onderaannemers deel uitmaken van uw keten. Uit de dagelijkse aanwezigheidsregistraties blijkt wie er daadwerkelijk op de bouwplaats heeft gewerkt. Met beide gegevens kan de crediteurenadministratie elke factuur koppelen aan een opgegeven onderaannemer die daadwerkelijk ter plaatse was.

Daar biedt een digitaal aanwezigheidsregister uitkomst. Suivo registreert de aanwezigheid via een app, een mobiele registratiezuil met de Belgische identiteitskaart of een badge, of een zwarte doos in het voertuig, zowel voor uw eigen medewerkers als voor onderaannemers. B & R Bouwgroep geeft bijvoorbeeld aan dat zijn personeel „zich eenvoudig aanmeldt met hun badge” en schat de besparing op het equivalent van twee FTE’s (lees de casus).

Een checklist in 5 stappen voor betalingen, bedoeld voor bouwplaatsmanagers en de crediteurenadministratie

1. Bij het ondertekenen van het contract: controleer de onderaannemer op checkinhoudingsplicht.be en bewaar het referentienummer van de raadpleging bij het contract. Een rode status betekent nu dat er later sprake is van hoofdelijke aansprakelijkheid.

2. Voordat de werkzaamheden van start gaan: zorg ervoor dat de onderaannemer in de werkaangifte is opgenomen, inclusief eventuele onderaannemers die hij inschakelt.

3. Wanneer de factuur binnenkomt: controleer of deze overeenkomt met het opgegeven contract en met de aanwezigheidsregistraties van die onderaannemer.

4. Op de betalingsdag: controleer de status nogmaals. Als deze rood is, houd dan het aangegeven percentage in, exclusief btw, en betaal dit tegelijk met de factuur onder vermelding van de juiste gestructureerde referentie.

5. Bewaar de bewijsstukken: bewaar de factuur, het consultreferentienummer of het FOD-certificaat en het betalingsbewijs bij elkaar. Doe dit voor elke factuur, niet alleen voor de eerste.

Een eenvoudige regel voor crediteurenadministratie: geen nieuwe cheque op de betalingsdag, geen betaling.

Veelgestelde vragen

Wat is de inhoudingsplicht?

De inhoudingsplicht verplicht opdrachtgevers en aannemers in de bouwsector, de beveiligingssector en bepaalde sectoren van de vleesverwerking om na te gaan of hun (onder)aannemer sociale of fiscale schulden heeft. Als dat het geval is, moeten zij een deel van elke factuur inhouden en dit bedrag aan de RSZ of de FOD Financiën overmaken in plaats van aan de onderaannemer.

Wat betekent ‘inhoudingsplichtig’?

Een bedrijf is inhoudingsplichtig wanneer checkinhoudingsplicht.be voor dat bedrijf de status ‘rood’ aangeeft. Iedereen die een factuur van dat bedrijf betaalt voor werkzaamheden die onder de regeling vallen, moet dan het aangegeven percentage inhouden.

Wat zijn de nieuwe regels voor de inhoudingsplicht?

Volgens de RSVZ zullen vanaf 30 oktober 2026 ook schulden in het kader van de sociale status van zelfstandigen onder de sociale schulden vallen, maar uitsluitend voor werkzaamheden aan onroerende goederen. Dit houdt een inhouding van 15 % in, en de totale inhouding blijft beperkt tot 50 % van het factuurbedrag exclusief btw.

Hoe kan ik nagaan of er een inhoudingsplicht geldt?

Voer het bedrijfsnummer, het EU-btw-nummer of het buitenlandse identificatienummer van de (onder)aannemer in op checkinhoudingsplicht.be, of maak gebruik van de BillRetainment-webservice voor bulkcontroles. Een groene of grijze status betekent dat er geen inhouding hoeft te worden gedaan; een rode status geeft aan welk percentage je moet inhouden.

Geldt de inhoudingsplicht ook voor particulieren?

Nee. Een particulier die werkzaamheden laat uitvoeren die uitsluitend voor privédoeleinden zijn bedoeld, hoeft geen bronbelasting in te houden. De aannemer die voor die persoon werkt, moet de regel wel toepassen wanneer hij zijn eigen onderaannemers betaalt.

Zorg dat je weet wie er aan je website heeft gewerkt voordat je betaalt

De inhoudingscontrole beschermt uw geld. Een betrouwbaar aanwezigheidsregister laat zien welke onderaannemers daadwerkelijk op uw bouwplaats aanwezig waren, en wanneer. Suivo biedt u dat register voor zowel uw eigen teams als uw onderaannemers, op hetzelfde platform als uw tijdregistratie. Ontdek hoe het op uw bouwplaatsen werkt.

Boek een gratis demo