Particuliere beveiligingsbedrijven in België werken onder omstandigheden die tijdregistratie zowel noodzakelijk als complex maken: de vereiste 24-uursdekking, dienstwisselingen tussen vertrekkende en aankomende bewakers, mobiele patrouilleroutes die meerdere locaties bestrijken, en een sectorspecifieke collectieve arbeidsovereenkomst (PC 317) met eigen regels inzake werktijden en toeslagen. Hieronder wordt uitgelegd hoe Belgische beveiligingsbedrijven hun werktijden correct registreren met de tijdregistratieoplossing van Suivo.
PC 317 en de regels inzake arbeidstijd in de particuliere beveiligingssector
Gemengd Comité 317 is bevoegd voor particuliere beveiligings- en opsporingsdiensten in België. In de collectieve arbeidsovereenkomsten van dit comité wordt het kader voor de arbeidstijd in de sector vastgelegd:
Normale werktijd: 38 uur per week (gemiddeld over een referentieperiode, aangezien de meeste dienstroosters in de beveiligingssector gebruikmaken van roulerende ploegendiensten, waardoor een vaste werkweek van 38 uur onpraktisch is).
Nachtwerk: PC 317 definieert nachtwerk als uren die tussen 20.00 en 06.00 uur worden gewerkt. Werknemers die nachtdiensten draaien, hebben recht op een nachttoeslag bovenop hun basistarief. Het exacte percentage van de toeslag wordt vastgesteld in de sectorale CAO en in eventuele bedrijfsafspraken.
Paraatheid en interventie: Sommige beveiligingsmedewerkers, met name bij alarmcentrales (interventiediensten), staan paraat om in actie te komen zodra er een alarm afgaat. De regels voor paraatheid verschillen van die voor actieve diensttijd; de Belgische wetgeving en PC 317 leggen vast hoe paraatheidsuren meetellen voor de maximum werktijd en het recht op loon.
Maximale werktijd: De Belgische wetgeving stelt voor de meeste werknemers een maximum van 11 werkuren per dienst vast (in bepaalde gevallen kan dit via een cao worden verlengd tot 12 uur). Beveiligingsdiensten duren soms langer; elke verlenging moet een wettelijke grondslag hebben en de daadwerkelijk gewerkte uren moeten worden geregistreerd.
Tijd na de overdracht: werktijd die vaak over het hoofd wordt gezien
Wanneer een nieuwe beveiligingsmedewerker arriveert om een afgaande collega af te lossen, is er doorgaans een overdrachtsperiode: de afgaande medewerker brengt de nieuwe medewerker op de hoogte van incidenten, toegangslogboeken, bezoekersregistraties en de toestand ter plaatse. Deze overdrachtsperiode geldt voor beide medewerkers als werktijd; de afgaande medewerker is pas klaar als de overdracht is voltooid, en de nieuwe medewerker is al aan het werk vanaf het moment dat hij of zij arriveert voor de briefing.
In de praktijk wordt de tijd na de overdracht vaak niet geregistreerd. Het registratierapport van de vertrekkende bewaker eindigt op het geplande einde van de dienst; dat van de aankomende bewaker begint op het geplande tijdstip van aanvang. Als de overdracht 15 minuten duurde, wordt dit in geen van beide rapporten vastgelegd.
Dit is belangrijk omdat:
- De vertrekkende bewaker heeft langer gewerkt dan zijn geplande eindtijd en heeft mogelijk recht op een vergoeding.
- De nieuwe dienst is al voor de geplande starttijd aan het werk gegaan, wat gevolgen heeft voor de berekening van hun dagelijkse rusttijd.
- Een RSZ controle waarbij tijdregistraties worden vergeleken met toegangslogboeken (die vaak gegevens over het scannen van kaarten bevatten) kan de discrepantie aan het licht brengen.
Een tijdregistratiesysteem waarmee bewakers bij aankomst en vertrek kunnen in- en uitklokken, en niet op het geplande dienstbegin- of -eindtijdstip, registreert de tijd na de dienstwisseling correct.
Mobiele patrouille: meerdere locaties per dienst in de gaten houden
Beveiligingsmedewerkers die patrouilletaken uitvoeren, kunnen per dienst 10 tot 30 locaties bezoeken, waarbij ze deuren controleren, toegangspunten scannen en de omtrek van meerdere bedrijfsterreinen van klanten bewaken. Het bijhouden van welke locaties wanneer zijn bezocht, is zowel een contractuele verplichting jegens de klant als een onderdeel van het operationele veiligheidsdossier.
Tijdregistratie op basis van GPS dient beide doelen tegelijkertijd. De app van de bewaker registreert tijdens de patrouille met regelmatige tussenpozen de locatie, waardoor een routeverslag met tijdstempels ontstaat dat het volgende laat zien:
- Welke locaties zijn bezocht en in welke volgorde?
- Hoeveel tijd is er op elke locatie doorgebracht?
- Of er locaties zijn overgeslagen of uitgesteld.
Deze gegevens zijn waardevol voor de rapportage aan klanten (dienstbewijs), voor het operationele beheer (het opsporen van patrouilleroutes die langer duren dan gepland) en voor RSZ (werkelijke werktijd op elke locatie).
24/7 dekking en realtime inzicht
Beveiligingsbedrijven stellen hun dienstroosters 24 uur per dag op, waardoor eventuele hiaten in de bewaking direct zichtbaar zijn, zowel ter plaatse als via de alarmcentrale. Dankzij een digitaal tijdregistratiesysteem met realtime inzicht kan de meldkamer direct zien welke bewakers zijn ingeklokt en welke posten bemand zijn.
Als een bewaker zich niet binnen 5 minuten na het geplande begin van zijn dienst aanmeldt, stuurt het systeem een waarschuwing naar de meldkamer. De reactie – het bellen van de bewaker, het sturen van een vervanger en het waarschuwen van de klant – kan onmiddellijk worden ingezet, in plaats van pas nadat een leidinggevende de afwezigheid bij de volgende controle opmerkt.
Dit is met name van belang voor opdrachten waarbij in de contracten met klanten specifieke dekkingsvereisten zijn vastgelegd: een beveiligingsbedrijf dat niet kan aantonen dat er sprake is van ononderbroken dekking, loopt het risico op contractuele boetes, naast het risico RSZ .
Medewerkers van de controlekamer en de backoffice
Niet alle medewerkers van beveiligingsbedrijven zijn op patrouille. Medewerkers in de meldkamer, administratief personeel, centralisten en alarmanalisten zijn kantoormedewerkers. Zij vallen niet onder de CIAW en leggen geen mobiele routes af, maar zij zijn wel onderworpen aan de verplichte tijdregistratieverplichting van 2027 en hun werktijden moeten met dezelfde nauwkeurigheid worden geregistreerd als die van het buitendienstpersoneel.
Een platform dat zowel de op GPS gebaseerde registratie in het veld als een eenvoudige incheckprocedure voor kantoormedewerkers in hetzelfde systeem afhandelt, biedt HR één enkele betrouwbare bron van informatie voor alle categorieën medewerkers.
Hoe een aan de voorschriften conforme tijdregistratiesysteem voor de beveiligingssector eruitziet
- Bewakingsmedewerkers maken gebruik van de mobiele app, die gedurende de hele dienst de GPS-locatie registreert.
- Bewakers bij vaste posten gebruiken een NFC-tag bij de ingang van het terrein om in en uit te klokken.
- Het tijdstip van de overdracht wordt vastgelegd aan de hand van de daadwerkelijke aankomst- en vertrektijdstippen, niet aan de hand van de geplande tijden.
- Nachturen (20:00-06:00) worden automatisch gemarkeerd voor de berekening van de toeslag.
- Het dashboard van het operatiecentrum geeft een realtime overzicht van de dekking op alle posten.
- De wekelijkse export naar het salarissysteem (SD Worx, Acerta) bevat de juiste uren per diensttype en de uren met nachttoeslag apart vermeld.
De oplossing voor tijdregistratie en de oplossing voor voertuigvolgsysteem van Suivo ondersteunen deze configuratie voor Belgische beveiligingsbedrijven.
Klaar om de tijdregistratie voor uw beveiligingsactiviteiten te moderniseren?
Suivo helpt Belgische particuliere beveiligingsbedrijven om diensttijden, patrouilleroutes en postbezetting in realtime bij te houden, met registraties die voldoen aan de vereisten RSZ, SIOD/TSW en de service-level-eisen van klanten. Bekijk de producten van Suivo of ontdek de prijzen.
