Hoe zit het met onderaannemers en derden voor Check-in-at-work?

Kort antwoord: de werkgever of opdrachtgever registreert zijn eigen werknemers, zijn onderaannemers en zijn zelfstandige onderaannemers. Werknemers en zelfstandige onderaannemers kunnen zich ook zelf registreren. Dit moet elke dag gebeuren, voordat de betrokkene aan het werk gaat.

Wie registreert wie?

Dit is het onderdeel dat op de bouwplaats voor de meeste verwarring zorgt. Bij „Check-in-at-Work” gaat het niet om „iedereen registreert zichzelf”. De verantwoordelijkheid ligt bij de werkgevers en aannemers die op de bouwplaats werkzaam zijn: zij registreren de aanwezigheid van hun eigen werknemers, van hun onderaannemers en van hun zelfstandige onderaannemers. Werknemers en zelfstandige onderaannemers mogen zich bovendien zelf in het systeem registreren.¹

In de praktijk betekent dit dat een hoofdaannemer er niet zomaar van uit mag gaan dat een onderaannemer dit heeft geregeld. Als je een partij op de bouwplaats hebt toegelaten, moet hun aanwezigheid in de registratie worden vermeld.

Op welke websites dit van toepassing is

Check-in-at-Work omvat drie activiteiten:¹

• Werkzaamheden in onroerend goed – bouwwerkzaamheden op een bouwterrein, met uitzondering van schoonmaakwerkzaamheden en bepaalde uitdrukkelijk uitgesloten activiteiten op het gebied van landbouw, tuinbouw en bosbouw
• Levering van stortklaar beton
• Activiteiten in de vleessector – het bereiden van vleesproducten en het slachten of uitsnijden van hoefdieren, pluimvee en konijnen in door het FAVV/AFSCA erkende inrichtingen

Voor de bouwsector geldt de verplichting pas boven een bepaalde drempelwaarde. Voor werkzaamheden die na 29 februari 2016 zijn gestart, bedraagt de drempelwaarde 500.000 euro exclusief btw voor de totale waarde van de werkzaamheden op die locatie. Voor werkzaamheden die tussen 1 april 2014 en 29 februari 2016 zijn gestart, gold een drempelwaarde van 800.000 euro.²

De locatie moet ook worden aangegeven in de Aangifte van werken. De RSZ stuurt vervolgens aan elke aangegeven partij een waarschuwingsbrief, met referentie CAWON, waarin wordt bevestigd dat voor die werken een registratie vereist is.^2,3

Wanneer de registratie moet plaatsvinden

Dagelijks, en voordat de persoon die de werkzaamheden uitvoert aan de slag gaat.¹ Het is geen administratieve handeling die aan het einde van de week wordt verricht, en het kan niet achteraf worden ingevuld nadat een inspecteur ter plaatse is geweest. Dit is veruit de meest voorkomende reden waarom registraties als niet-conform worden aangemerkt.

Buitenlandse aannemers en partijen uit het buitenland

Als u een buitenlandse aannemer bent en rechtstreeks een overeenkomst sluit met een Belgische opdrachtgever voor werkzaamheden aan onroerend goed, gelden dezelfde registratieverplichtingen voor u en voor de mensen die u op de bouwplaats inzet.¹ Het feit dat u buiten België gevestigd bent, ontslaat u niet van deze verplichting, en de hoofdaannemer blijft aansprakelijk indien het personeel van een buitenlandse onderaannemer niet is geregistreerd.

Wat verandert er op 1 april 2027?

Dit is het onderdeel waarvoor nu al plannen moeten worden gemaakt. De Programmawet van 30 mei 2026 (titel 6, hoofdstuk 1, artikelen 124 tot en met 131) stelt de IN- en OUT-registratie verplicht voor werkzaamheden aan onroerende goederen – met uitzondering van schoonmaakwerkzaamheden – en voor de levering van stortklaar beton, op bouwplaatsen waar de totale waarde 500.000 euro exclusief btw of meer bedraagt.¹

De verplichting treedt in werking op 1 april 2027; deze datum is bewust uitgesteld om werkgevers de tijd te geven zich voor te bereiden. Vanaf die datum is het niet langer mogelijk om aanwezigheid bij werkzaamheden in onroerende zaken te registreren in Check-in-at-Work: die registraties worden overgeheveld naar Check in and out at work (CIAO).¹

Als je dus bouwplaatsen beheert die boven de drempelwaarde liggen, gaat het niet om een kleine aanpassing van je huidige werkwijze. Vanaf een bepaalde datum moet je op elke bouwplaats zowel vertrekken als aankomsten registreren.

Wat dit betekent voor de manier waarop je het organiseert

Uit de bovenstaande regels volgen drie dingen:

• Je hebt één register per vestiging nodig, niet één per bedrijf. Aangezien je verantwoordelijk bent voor onderaannemers en zelfstandige onderaannemers die je hebt ingeschakeld, loop je risico’s met een systeem dat alleen je eigen loonadministratie dekt.
• Het moet vóór de dienst, ter plaatse, werken. Aangezien het een dagelijkse verplichting is die vóór aanvang van de dienst moet worden vervuld, moet de registratiemethode bestand zijn tegen de werkelijke omstandigheden ter plaatse en niet afhankelijk zijn van iemand op kantoor.
• Ga ervan uit dat de afrekening eraan komt. Alles wat je nu kiest voor locaties van meer dan 500.000 euro, moet vóór april 2027 zowel een ‘OUT’ als een ‘IN’ kunnen registreren.

Bronnen

1. RSZ/ONSS, Checkinatwork (inclusief de mededeling van 30 juli 2026 over het in- en uitklokken op het werk vanaf 1 april 2027).
2. RSZ/ONSS, Werken in onroerende staat – drempelbedragen.
3. RSZ/ONSS, Aangifte van werken.
Gecontroleerd aan de hand van de officiële bronnen op 30 juli 2026. Drempelbedragen en data kunnen veranderen – controleer de RSZ-pagina’s voordat u erop vertrouwt voor een specifiek project.