Check-in-at-Work wordt mobiel
In België zijn Check-in-at-Work (CIAW) en Check-in-and-out-at-Work (CIAO) een wettelijke vereiste voor veel sectoren, maar hoe je dit registreert, mag je zelf bepalen.
En ja, je kan er apps voor gebruiken .
In feite, voor mobiele teams in de bouw, schoonmaak en industriële dienstverlening is een app nu de meest betrouwbare en conforme manier om aan de RSZ normen te voldoen.
Papieren formulieren en manuele uploads verdwijnen snel. En sinds 2025, zijn er de nieuwe Check-in-and-Out-at-Work (CIAO) regels die digitale registratie bijna onvermijdelijk maken.
Wat de wet zegt over Check-in-at-Work
Volgens de Belgische RSZ moet elke werknemer op een in aanmerking komende locatie geregistreerd zijn in het CIAW-systeem.
Dit omvat:
- Werknemers
- Onderaannemers
- Uitzendkrachten
- Zelfstandige aannemers
Voor de RSZ maakt het niet uit hoe je je inschrijft. Het enige wat telt is dat het juist, volledig en op tijd is.
Dat betekent dat je gebruik kunt maken van:
- Een desktoptool
- Een badge of werfpaal
- Een mobiele app die rechtstreeks verbinding maakt met de RSZ
Zolang de gegevens correct worden verzonden, voldoen ze allemaal volledig aan de voorschriften.
Waarom het gebruik van een app het meest logisch is
Voor bedrijven met mobiele of multi-site teams heeft een app duidelijke voordelen:
|
Voordeel |
Wat het betekent |
|
Realtime registratie |
Werknemers klokken in en uit via hun telefoon. De gegevens worden onmiddellijk naar de RSZ gestuurd. |
|
Automatische detectie van de locatie |
GPS of locatiecode koppelt de werknemer automatisch aan de juiste locatie. |
|
Geen handmatige uploads |
Maakt het exporteren van afzonderlijke CIAW-bestanden overbodig. |
|
Geïntegreerde naleving |
Check-in-at-Work gebeurt samen met de registratie van tijd en afwezigheid. |
Met een app als Suivo's Time Logger gebeurt de registratie automatisch, zonder extra stappen of papierwerk.
Hoe Suivo's mobiele Check-in-at-Work werkt
Zo ziet het er in de praktijk uit:
- Werknemer arriveert op locatie.
Hij opent de Suivo Check-in-at-work-app of de Suivo Time Logger-app en checkt in. Of hij/zij scant zijn/haar badge via de terminal in het voertuig/op de locatie. - Automatische CIAW-registratie.
Het systeem registreert hun aanwezigheid, locatiecode en tijdstempel in realtime. - Gegevens worden gesynchroniseerd met de RSZ.
Suivo stuurt de gegevens rechtstreeks naar het CIAW/CIAO-platform, volledig conform aan de voorschriften. - Zichtbaarheid voor HR en planning.
Elke check-in/check-out verschijnt onmiddellijk in het Suivo-dashboard, gekoppeld aan tijd, afwezigheden en salarisadministratie.
Het is eenvoudig, snel en 100% controleerbaar.
Voorbereiding op CIAO 2025
Sinds januari 2025 werd CIAW uitgebreid metCheck-in-and-Out-at-Work (CIAO).
De nieuwe regels vereisen zowel hetin- en uitklokken van tijden, plus live rapportage aan de RSZ.
Door nu een app te gebruiken, ben je al helemaal klaar voor CIAO.
Suivo is volledig CIAO-compatibel, wat betekent dat het automatisch beide richtingen kan verwerken. Er zijn geen extra stappen of softwarewijzigingen nodig.
Veelgestelde vragen over CIAW-apps
Is een app even betrouwbaar als een sitebadge of paal?
Ja. De RSZ keurt elke methode goed die aanwezigheid registreert met de juiste locatie-ID en tijdstempel.
Kunnen onderaannemers dezelfde app gebruiken?
Absoluut. Elke gebruiker is gekoppeld aan zijn werkgever of onderaannemer-ID, waardoor de naleving intact blijft.
Is het GDPR-veilig?
Ja. Het platform van Suivo voldoet volledig aan de AVG en versleutelt en slaat gegevens veilig op in de EU.
Meer vragen over CIAW? Lees onze FAQ
Van handmatig naar mobiel
Een schoonmaakbedrijf met 300 mobiele werknemers stapte over van handmatige CIAO-uploads naar de Suivo-app.
Vóór:
- Leidinggevenden rapporteerden handmatig de aanwezigheid per locatie.
- Uploads naar de RSZ werden vertraagd.
- CIAO-fouten leidden tot waarschuwingen.
Na:
- Werknemers klokken in en uit, rechtstreeks vanaf hun telefoon.
- Gegevens worden onmiddellijk naar de RSZ verzonden.
- 100% naleving en 2 uur administratietijd bespaard per dag.
"We denken niet meer na over CIAW, het gebeurt allemaal automatisch op de achtergrond."
De eenvoudigste manier om aan de regels te blijven voldoen
Ja, je kunt (en moet) een app gebruiken voor Check-in-at-Work.
Het is sneller, veiliger en toekomstbestendig, vooral nu CIAO zich in de discussie mengt.
Blijf automatisch aan de regels voldoen.
Boek uw gratis expertsessie en ontdek hoe de mobiele app van Suivo de CIAW- en CIAO-rapportage voor elke locatie en elke werknemer vereenvoudigt.
