Une étude de cas sur la mise en place d'un système d'enregistrement numérique des présences pour des centaines de travailleurs mobiles, sur des dizaines de sites, sans aucune amende de la CIAW.
Cegelec est l'une des plus grandes entreprises belges d'installations techniques et de services, avec plus de 500 collaborateurs itinérants travaillant en permanence sur des dizaines de chantiers de construction et de sites industriels. Ses équipes installent des systèmes électriques, des systèmes de chauffage, de ventilation et de climatisation (CVC), ainsi que des systèmes d'automatisation industrielle, souvent sur des chantiers de tiers où le respect de la norme CIAW est obligatoire.
Gérer les relevés de présence d'un effectif de cette taille, réparti sur des sites qui changent chaque semaine, était un véritable cauchemar logistique avec les procédures manuelles. Les relevés manqués entraînaient des amendes. Les feuilles de présence remises en retard provoquaient des retards dans le paiement des salaires. Et sans visibilité en temps réel, les responsables de site avançaient à l'aveuglette.
Voici comment Cegelec s'est associé à Suivo pour automatiser la mise en conformité avec la réglementation CIAW, combler les lacunes en matière d'enregistrement et transformer la gestion de ses effectifs, ce qui lui a permis de ne plus recevoir aucune amende depuis la mise en œuvre du système.
Consultez les mêmes résultats à votre échelle sur la page de la solution « Check-in at Work ».
Navigation rapide
- Le défi : 500 collaborateurs itinérants, des dizaines de sites, une seule échéance
- Pourquoi Cegelec a choisi Suivo
- La mise en œuvre : du projet pilote au déploiement à grande échelle
- Résultats : aucune amende, une visibilité totale
- Enseignements à tirer pour les grandes entreprises de construction et d'installation
- Foire aux questions
Le défi : 500 collaborateurs itinérants, des dizaines de sites, une seule échéance
Avant d'adopter Suivo, Cegelec était confrontée à une série de défis que toute grande entreprise de construction ou d'installation opérant en Belgique connaîtra bien :
| ❌ Défi | Impact |
| Plus de 500 travailleurs répartis simultanément sur 30 à 50 chantiers en activité | Il est impossible de suivre les présences manuellement en temps réel |
| Les travailleurs changent de chantier chaque semaine, voire chaque jour | Les inscriptions au CIAW ne sont pas prises en compte lorsque les travailleurs changent de site |
| Plusieurs niveaux de sous-traitance sur les sites des clients | Risque de responsabilité en chaîne lié aux travailleurs non déclarés |
| Feuilles de présence papier provenant de sites distants | Retard de 3 à 5 jours dans la collecte des heures ; erreurs dans le calcul des salaires |
| Pas de tableau de bord centralisé | La direction n'a pas pris conscience des lacunes en matière de conformité avant l'inspection |
⚠️ Contexte réglementaire : en tant qu’ entrepreneur intervenant fréquemment sur de grands chantiers de construction, Cegelec est soumise aux exigences de la loi CIAW en Belgique. Les seuils étant fixés comme suit : aucun sous-traitant > 500 000 €, 1 sous-traitant > 5 000 €, 2 sous-traitants ou plus dans tous les cas, la quasi-totalité des chantiers de Cegelec nécessitent un enregistrement CIAW. Des amendes pouvant atteindre 6 000 € par travailleur et par jour ont fait de la conformité une priorité au niveau du conseil d'administration.
Le point de rupture s'est produit lorsqu'une inspection de routine menée par le NSSO a mis en évidence plusieurs lacunes en matière d'enregistrement sur deux sites. Bien que les amendes infligées aient été relativement modestes, la charge administrative liée à l'enquête et le risque pour la réputation auprès de leur client ont clairement montré que les processus manuels n'étaient pas adaptés à une expansion à grande échelle.
Pourquoi Cegelec a choisi Suivo
Cegelec a évalué plusieurs solutions de gestion du temps et de gestion de la main-d'œuvre avant de choisir Suivo. Ce choix s'est fondé sur cinq facteurs clés :
1. Solution complète (matériel + logiciel + application)
Contrairement à ses concurrents qui ne fournissent que des logiciels, Suivo propose son propre matériel de gestion du temps de travail, notamment des bornes sur site pour la détection automatique des entrées et sorties, ainsi que des badges pour les véhicules destinés aux employés de la flotte. Pour Cegelec, cela s'est traduit par un fournisseur unique pour l'ensemble de la chaîne d'enregistrement, ce qui a permis d'éviter les problèmes d'intégration entre différents fournisseurs de matériel et de logiciels.
2. Soumission automatique au CIAW
L'intégration « Check-in at Work » de Suivo transmet automatiquement les déclarations CIAW à l'ONSS dès qu'un travailleur est détecté sur le chantier. Aucune intervention manuelle n'est requise de la part du travailleur ou du responsable de chantier. Plus aucune déclaration oubliée. Plus aucune lacune en matière de conformité.
3. Gestion multisite à grande échelle
Avec des collaborateurs répartis sur 30 à 50 sites à tout moment, Cegelec avait besoin d’une solution capable de gérer la complexité des opérations multisites sans nécessiter de personnel administratif dédié sur chaque site. Le tableau de bord centralisé de Suivo offre une visibilité en temps réel sur l’ensemble des sites depuis un seul écran.
4. Intégration de la gestion des salaires en Belgique
La gestion des salaires chez Cegelec est assurée par des prestataires belges. Grâce aux intégrations natives de Suivo avec SD Worx, Partena et Acerta, les données de temps ont pu être transférées directement du chantier vers la fiche de paie, ce qui a permis d'éliminer la saisie manuelle des données et les erreurs qui en découlent.
5. Assistance locale en néerlandais, en français et en anglais
En tant qu'entreprise belge disposant d'un personnel multilingue, il était indispensable de pouvoir compter sur une équipe d'assistance locale parlant les mêmes langues. L'équipe de Suivo basée en Belgique a assuré l'intégration, la formation et l'assistance continue en néerlandais, en français et en anglais.
La mise en œuvre : du projet pilote au déploiement à grande échelle
Cegelec et Suivo ont adopté une approche de mise en œuvre structurée, conçue pour limiter au maximum les perturbations tout en renforçant la confiance au sein de l'organisation.
| Phase | Activités | Durée |
| Phase 1 : Projet pilote | 3 sites, 40 employés. Installer les poteaux sur les sites. Tester le débit du CIAW. Valider l'exportation de la paie. | 4 semaines |
| Phase 2 : Affinement | Modifier les paramètres de la zone de géolocalisation. Former les responsables de site à l'utilisation du tableau de bord. Affiner la mise en correspondance des données de paie. | 2 semaines |
| Phase 3 : Déploiement régional | Étendre le réseau à 15 sites. Déployer une application mobile pour les sites dépourvus de poteaux. Former les chefs d'équipe. | 4 semaines |
| Phase 4 : Déploiement complet | Plus de 50 sites sont désormais opérationnels. Les badges pour véhicules ont été mis en place. Le système de rapports centralisé est opérationnel. | 4 semaines |
Durée totale entre le lancement du projet pilote et le déploiement complet : environ 14 semaines. Ce délai comprenait une pause délibérée entre la phase 1 et la phase 2 afin de prendre en compte les retours d'expérience des agents de terrain et des responsables de site. Pour les entreprises qui envisagent de se lancer dans une démarche similaire, Suivo a publié un guide de mise en œuvre détaillé.
L'un des facteurs clés de réussite a été l'implication précoce des responsables de chantier. Plutôt que d'imposer le système de manière descendante, Cegelec a invité les responsables des chantiers pilotes à donner leur avis sur la présentation du tableau de bord, les seuils d'alerte et leurs préférences en matière de rapports. Cela a permis de susciter une adhésion qui a facilité le déploiement à plus grande échelle.
Résultats : aucune amende, une visibilité totale
Les résultats obtenus depuis le déploiement complet parlent d'eux-mêmes :
| Système métrique | Résultat |
| Taux de conformité à la CIAW | 99,8 % (contre environ 90 % auparavant) |
| Amendes infligées par la CIAW depuis son déploiement | €0 |
| Délai entre la saisie sur site et le traitement de la paie | Le jour même (au lieu de 3 à 5 jours) |
| Heures de travail administratif économisées par semaine | Plus de 30 heures |
| Taux d'erreur dans la paie | <0.2% (was 2-3%) |
| Sites gérés à partir d'un tableau de bord unique | 50+ |
| Taux d'adoption par les travailleurs | 98 % en 8 semaines |
« Le plus grand changement, ce n’est pas la technologie, c’est la tranquillité d’esprit. Avant Suivo, chaque inspection de l’ONSS était source de stress. Aujourd’hui, je peux consulter en quelques secondes les données de conformité en temps réel pour n’importe quel site. Nous n’avons reçu aucune amende depuis la mise en service du système, et nos responsables de site font pleinement confiance à ces données, car ils ont contribué à l’élaboration du système. », Directeur des opérations, Cegelec Belgique
Au-delà des chiffres, Cegelec fait état de plusieurs améliorations qualitatives. Les chefs de chantier consacrent moins de temps aux tâches administratives et davantage à la gestion du chantier. Les ouvriers apprécient de ne plus avoir à remplir de feuilles de présence papier. Quant à l'équipe financière, elle bénéficie d'une concordance quasi parfaite entre les heures de projet et la facturation, ce qui réduit les pertes de chiffre d'affaires liées à la sous-déclaration des heures.
Enseignements à tirer pour les grandes entreprises de construction et d'installation
L'expérience de Cegelec offre plusieurs enseignements aux autres entreprises comptant plus de 100 collaborateurs mobiles et envisageant de mettre en place un système de pointage numérique :
Commencez par un projet pilote ciblé. Trois sites et 40 employés ont fourni à Cegelec suffisamment de données pour valider le système sans mobiliser trop de ressources. Le projet pilote a également mis en évidence des problèmes pratiques (tels que l'emplacement des poteaux sur les sites comportant plusieurs entrées) qu'il était beaucoup plus facile de résoudre à petite échelle.
Impliquez les responsables de chantier dès le début. Les personnes qui utiliseront le système au quotidien doivent avoir leur mot à dire sur sa configuration. Cegelec a constaté que cela réduisait les réticences et permettait d'obtenir un système mieux configuré.
Ne sous-estimez pas la responsabilité en chaîne. En tant qu'entrepreneur intervenant sur les chantiers de ses clients, Cegelec s'inscrit dans une chaîne de responsabilité. S'assurer que ses propres travailleurs sont correctement déclarés permet également de protéger le maître d'œuvre et de renforcer les relations avec les clients. Pour en savoir plus sur ce sujet, consultez le guide sur la responsabilité en chaîne.
Préparez-vous pour le CIAO, pas seulement pour le CIAW. La Belgique étend l'enregistrement obligatoire pour y inclure les heures de sortie (CIAO). Les entreprises qui investissent dès maintenant dans un système compatible avec le CIAO s'épargneront une deuxième migration ultérieurement. Les bornes d'accès de Suivo enregistrent déjà à la fois les arrivées et les départs. Pour en savoir plus, consultez la FAQ sur le CIAW.
Optez pour un partenaire global. L'expérience de Cegelec a démontré que le fait de s'appuyer sur un seul partenaire pour le matériel, les logiciels et l'assistance simplifie considérablement le déploiement et l'exploitation au quotidien, par rapport à une solution impliquant plusieurs fournisseurs.
Foire aux questions
Combien de temps a-t-il fallu à Cegelec pour rentabiliser son investissement dans Suivo ?
Dès la phase pilote, Cegelec a constaté un retour sur investissement tangible, principalement grâce à la réduction des tâches administratives et à la suppression des lacunes dans l'enregistrement des données. À l'issue du déploiement complet (environ 14 semaines), la combinaison des amendes évitées, de la précision des paies et des gains de temps avait largement amorti l'investissement.
Les employés de Cegelec ont-ils résisté au passage du papier au numérique ?
Au départ, la résistance a été minime, principalement parce que le système ne nécessite pratiquement aucune intervention de la part des employés. Les bornes installées sur le site les détectent automatiquement, et l'application mobile est intuitive. La phase pilote a permis d'identifier et de résoudre rapidement les problèmes, et au moment du déploiement complet, le taux d'adoption avait atteint 98 % en l'espace de huit semaines.
Une petite entreprise peut-elle obtenir des résultats similaires ?
Tout à fait. Si l'envergure de Cegelec est impressionnante, les avantages sous-jacents – automatisation du CIAW, réduction des tâches administratives, précision de la paie – s'appliquent tout autant aux entreprises comptant 20 que 200 employés. La solution de Suivo pour le secteur de la construction est conçue pour s'adapter à toutes les tailles d'entreprise.
Que se passe-t-il lorsque les employés de Cegelec se rendent sur un nouveau chantier qui ne dispose pas d'un poteau Suivo ?
Sur les chantiers dépourvus d'équipement fixe, les ouvriers utilisent l'application mobile Suivo, qui intègre une fonctionnalité de géorepérage par GPS. L'application détecte lorsque l'ouvrier pénètre dans la zone de géorepérage du chantier et déclenche le même processus d'enregistrement automatique. Cela garantit une couverture même lors de missions de courte durée ou ponctuelles sur les chantiers.
Cegelec est-elle prête à faire face à l'obligation d'enregistrement des temps de travail qui entrera en vigueur en 2027 ?
Oui. Étant donné que Suivo propose déjà un système objectif et fiable pour l'enregistrement des heures de travail quotidiennes, Cegelec est déjà en totale conformité avec la réglementation de 2027 avant même son entrée en vigueur. Pour les entreprises qui en sont encore à évaluer leurs options, le comparatif des outils de gestion numérique du temps de travail proposé par Suivo constitue un bon point de départ.
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