Check in at Work dans le secteur du nettoyage : guide de mise en conformité 2026

Le secteur du nettoyage a été le premier à passer du système CIAW au système CIAO complet, couvrant l'ensemble des entrées et sorties. Voici comment s'appliquent concrètement le seuil de 30 000 €, les obligations pour les entreprises multi-sites et la mise en application prévue pour 2026.

Si vous dirigez une entreprise de nettoyage en Belgique, le cadre réglementaire a changé en 2025, et le secteur continue d’en assimiler les implications. Le secteur du nettoyage a été le premier à passer du simple Check in at Work CIAW) au système complet « Check in and Out at Work » (CIAO), ce qui signifie que chaque employé doit enregistrer à la fois son heure d’arrivée et son heure de départ, sur chaque chantier, chaque jour, dès que la valeur du contrat dépasse 30 000 €. Il en résulte un secteur désormais bien plus dépendant des applications que ses homologues, les registres papier manuels étant de fait obsolètes. Ce guide détaille les obligations spécifiques du secteur du nettoyage au titre de la Check in at Work , explique ce que l’enregistrement des heures d’entrée et de sortie signifie concrètement pour les opérations multi-sites, et décrit à quoi ressemblera l’application de la réglementation en 2026 sur le terrain. Il s’adresse aux responsables d’opérations de nettoyage qui souhaitent disposer d’une base de référence claire et pratique en matière de conformité.

Navigation rapide

• Le seuil de 30 000 € et les conditions de déclenchement du CIAO
• EEntrée et sortie : quels changements dans la pratique ?
• Exploitation multisite et règle par site
• CTableau de référence rapide du secteur de l'apprentissage
• Pièges courants en matière de conformité dans le secteur du nettoyage
• Liste de contrôle pour la mise en œuvre
• Quelles sont les perspectives pour 2027 et au-delà ?
• Gérer la CIAW grâce à la technologie
• Foire aux questions

Le seuil de 30 000 € et les conditions de déclenchement du CIAO

Le seuil applicable au secteur du nettoyage est fixé à 30 000 € de valeur contractuelle. Une fois ce seuil franchi, tous les travaux de nettoyage effectués dans le cadre du contrat relèvent du régime « Check in and Out at Work » (CIAO), ce qui signifie que chaque travailleur doit enregistrer son arrivée et son départ sur chaque chantier.

Deux nuances importantes :

• Ce seuil s'applique par contrat et non par intervention. Un contrat de nettoyage de deux ans dont la valeur cumulée dépasse 30 000 € est concerné dès le premier jour, même si une seule intervention est de courte durée.
• Lorsque plusieurs contrats de nettoyage sont regroupés dans le cadre d'un contrat-cadre de services d'entretien, c'est la valeur du contrat-cadre qui prévaut.

Le cadre juridique est publié sur le portail belge de la sécurité sociale et détaillé dans les directives officielles de l'ONSS. Les points de vue des fédérations sectorielles vont dans le sens de l'interprétation de l'autorité de régulation.

⚠️ Avertissement réglementaire important : contrairement au secteur de la construction, le secteur du nettoyage exige l'enregistrement tant des heures d'arrivée que des heures de départ. Une enregistrement qui consigne l'arrivée mais pas le départ est considéré comme incomplet et sera traité comme manquant lors d'un contrôle de l'ONSS. Le non-respect des règles du CIAO belge peut entraîner des sanctions administratives et pénales pour chaque infraction ; veuillez vous reporter au Check in at Work » de l'ONSS pour connaître les montants actuels. L'Autorité belge de protection des données veille également au respect des règles relatives à la collecte et à la conservation de ces données d'entrée et de sortie.

Entrée et sortie : quels changements dans la pratique ?

Le passage de CIAW à CIAO ne se résume pas à un simple clic supplémentaire sur l'écran. Cela modifie la manière dont les opérations de nettoyage doivent être organisées.

❌ Une feuille de présence papier à remplir par le chef d'équipe au début du service

✅ Chaque travailleur doit s'enregistrer personnellement, tant à son arrivée qu'à son départ

❌ Une seule mention quotidienne couvrant « l'ensemble du personnel d'entretien sur place »

✅ Horaires d'arrivée et de départ par employé, par site et par équipe transmis à l'ONSS

❌ Heures saisies en bloc à la fin du mois

✅ Flux continu de données vers le point de collecte de la NSSO, ainsi qu'une intégration avec le système de paie

Concrètement, cela signifie qu'une équipe de nettoyage qui, auparavant, signait un registre papier par site, doit désormais faire en sorte que chaque employé utilise l'application CIAW/CIAO, un poteau de site ou une étiquette NFC, deux fois par service. Les déploiements les plus réussis de 2025-2026 ont associé l'application à une petite étiquette NFC placée à chaque point d'entrée de la zone de nettoyage, de sorte que l'opération d'enregistrement à l'entrée et à la sortie prend moins de trois secondes par employé.

Exploitation multisite et règle par site

Les entreprises de nettoyage gèrent généralement des dizaines de sites en même temps : écoles, bureaux, commerces, hôpitaux. CIAO s'applique par site, et non par entreprise :

• Chaque chantier nécessite sa propre configuration : adresse, périmètre de géolocalisation, chef de chantier ou responsable de chantier.
• Les employés qui interviennent sur plusieurs sites au cours d'une même journée de travail doivent enregistrer leur arrivée et leur départ à chacun d'entre eux.
• Pour les interventions très courtes (un nettoyage de bureau de 20 minutes), les frais d'entrée et de sortie s'appliquent toujours.

C'est là que les entreprises de nettoyage multi-sites ressentent le plus vivement le coût d'un équipement inadapté. Une plateforme qui gère le changement de site, la détection automatique des zones géographiques et la connectivité au niveau matériel (balises NFC ou poteaux de site équipés de leur propre carte SIM, pour les sites situés en sous-sol ou dans des halls industriels) élimine les frictions sans dépendre du signal du téléphone de chaque employé. La solution CIAO de Suivo est conçue pour cette échelle, avec une intégration groupée des sites et des employés et une vue unique sur un tableau de bord pour tous les sites.

Pour les activités mixtes, notamment celles d'une entreprise de services généraux qui propose également des services de petits travaux de construction, de transport ou de gestion d'actifs, associez CIAO au module de suivi du temps et, le cas échéant, au suivi des véhicules, afin qu'une seule plateforme couvre l'ensemble des réglementations applicables.

Tableau de référence rapide pour le secteur du nettoyage

Scénario	Cela entre-t-il dans le champ d'application ?	Type d'inscription	Notes
Nettoyage d'un seul bureau, contrat > 30 000 €	✅ Oui	Entrée et sortie de CIAO	Par employé, par équipe
Contrat multi-sites, montant total > 30 000 €	✅ Oui	Entrées et sorties CIAO par site	Nombre de contrats-cadres
One-off clean, single visit < €30,000	❌ En général, non	n/a	Consigner les résultats de l'évaluation
Prestations de nettoyage sous-traitées dans le cadre d'un contrat de gestion des installations	✅ Oui	CIAO	La responsabilité en chaîne s'applique
Nettoyage de la cantine et des locaux annexes du chantier	✅ Oui	CIAO si le contrat de nettoyage > seuil	À associer avec le CIAW du site
Spécialiste du nettoyage de vitres selon un planning tournant	✅ Oui, si le contrat annuel est supérieur à 30 000 €	Entrée et sortie de CIAO	Géorepérage par site

Vérifiez toujours par écrit auprès de la partie contractante ; les seuils se rapportent à la valeur du contrat, et non au coût d'une seule équipe.

Pièges courants en matière de conformité dans le secteur du nettoyage

• En partant du principe que les petits contrats restent en dessous du seuil. La plupart des contrats de nettoyage pluriannuels dépassent les 30 000 € au bout de six mois. Calculez la valeur cumulée annualisée avant de répondre.
• Enregistrement de l'entrée uniquement. Une erreur courante au cours de la première année de fonctionnement du CIAO : l'étape de sortie est souvent oubliée à la fin d'une journée de travail épuisante. Configurez des rappels automatiques pour la sortie.
• Partage d'un seul appareil entre plusieurs employés. Chaque employé doit s'enregistrer personnellement. Le partage d'un seul téléphone ou d'un seul badge au sein d'une équipe constitue une infraction, même si tous les employés figurent sur la même liste de paie.
• Considérer le nettoyage des cantines de chantier comme un travail de construction. Il s'agit d'une activité de nettoyage, qui relève du CIAO ; il convient de se coordonner avec l'entrepreneur principal afin d'éviter que le travailleur ne soit enregistré deux fois.
• Ne pas fournir de documentation pour les travaux clairement exemptés. Même pour un petit nettoyage ponctuel d'un montant inférieur à 30 000 €, il est préférable de joindre une note écrite d'une ligne expliquant pourquoi le régime CIAO ne s'applique pas.

Pour connaître les litiges les plus courants dans le secteur du nettoyage lors des inspections de l'ONSS, consultez la FAQ Suivo CIAW.

Liste de contrôle pour la mise en œuvre

☐ Comparer chaque contrat de nettoyage en cours au seuil de 30 000 € ; mettre en évidence les montants annualisés.

☐ Configurer chaque site sur la plateforme CIAO en indiquant l'adresse complète, la zone de géolocalisation et le responsable du site.

☐ Enregistrer individuellement chaque agent d'entretien en lui attribuant son propre identifiant et son propre compte (NISS ou BIS).

☐ Pour les travailleurs détachés, vérifiez la déclaration Limosa avant de créer un compte CIAO.

☐ Placez de petits badges NFC ou QR à chaque entrée du site pour permettre un enregistrement rapide.

☐ Configurez des rappels automatiques de déconnexion pour ne jamais oublier de vous déconnecter à la fin de votre service.

☐ Associez CIAO à un outil de suivi du temps pour que les heures soient automatiquement transférées vers la paie, sans qu'il soit nécessaire de les saisir manuellement.

☐ Mener un projet pilote sur un seul site pendant deux semaines avant le déploiement à l'échelle de l'entreprise.

☐ Informer les clients du service de gestion des installations de ce qu'ils verront de leur côté (certains souhaitent savoir qui est entré et à quel moment).

Quelles sont les perspectives pour 2027 et au-delà ?

• Perspectives pour 2027 : la Belgique devrait étendre l'obligation d'enregistrement quotidien des heures de travail à tous les employeurs. Dans le secteur du nettoyage, cette mesure viendrait s'ajouter au régime CIAO existant ; les plateformes intégrées facilitent la transition. Suivez l'évolution de la législation via les canaux officiels plutôt que par le biais de résumés publiés sur des blogs.
• Révision du seuil : le seuil de 30 000 € n'a pas été indexé depuis le passage au système CIAO, le 1er septembre 2024 ; un ajustement à la hausse est envisageable en 2027.
• Renforcement des contrôles : les inspections menées par le NSSO dans le secteur du nettoyage se sont intensifiées en 2025 et devraient rester à un niveau élevé jusqu'en 2026.
• Extension intersectorielle : d'autres activités liées aux services aux installations pourraient faire l'objet d'une intégration complète dans le CIAO lors du prochain cycle.

Gérer la CIAW grâce à la technologie

Suivo, une entreprise belge spécialisée dans l'IoT et la conformité, forte de plus de 15 ans d'expérience, développe la solution CIAO, spécialement conçue pour répondre aux exigences du secteur du nettoyage en matière de gestion multisite, de suivi individuel des employés et de contrôle des entrées et sorties. Sa plateforme vous aide à :

• Enregistrez les entrées et les sorties par employé et par site via l'application CIAO, des badges NFC ou un terminal compact installé sur un poteau.
• Gérez des centaines de sites depuis un seul tableau de bord grâce à l'intégration groupée et à la détection automatique des zones de géolocalisation.
• Équipez les sites à faible couverture d'un matériel de poteau équipé de sa propre carte SIM, afin que les enregistrements soient directement transmis au serveur central plutôt que d'être stockés localement sur les téléphones des employés.
• Vérifiez la conformité Limosa des travailleurs détachés avant de créer un compte CIAO, afin d'éliminer le motif de refus le plus fréquent.
• Synchronisez les heures directement dans SD Worx, Partena, Acerta et les systèmes ERP via le suivi des temps.
• Couvrez des activités multisectorielles : si votre entreprise est également présente dans les secteurs de la construction, des transports ou de la gestion d'actifs, tout est regroupé sous un seul identifiant.
• Bénéficiez d'une assistance locale en néerlandais, français et anglais, assurée par une équipe belge qui a suivi toutes les interprétations de l'ONSS relatives au secteur du nettoyage depuis la transition de 2025.

La plateforme IoT de Suivo s'intègre parfaitement aux systèmes de paie et aux progiciels de gestion d'entreprise (ERP) existants, permettant ainsi aux entreprises de services généraux, telles que les partenaires de nettoyage de Water-link et les équipes de nettoyage auxiliaires de B&R Bouwgroep, de rester en conformité en permanence sur des centaines de sites simultanés.

« Lorsque CIAO a été mis en place, nous avions 187 sites et trois semaines pour nous mettre en conformité. La plateforme s’est chargée de l’intégration, les badges NFC ont permis l’enregistrement de chaque employé, et les inspecteurs venus au printemps 2025 sont repartis en moins d’une heure à chaque fois. », Directeur des opérations, entreprise de nettoyage de taille moyenne, Brabant flamand

Agir aujourd'hui

Ne laissez pas les obligations CIAO dans le secteur du nettoyage prendre votre entreprise au dépourvu. Commencez par recenser tous les contrats en cours par rapport au seuil de 30 000 €, vérifiez sur un échantillon de sites récents que les enregistrements d'entrée et de sortie sont complets, et installez en priorité des étiquettes NFC sur les sites les plus fréquentés afin de rendre l'enregistrement quasi imperceptible pour les employés.

Pour plus d'informations sur CIAO dans le secteur du nettoyage, contactez Suivo au +32 3 375 70 30 ou rendez-vous sur la page dédiée à la solution Suivo CIAO pour découvrir comment cette plateforme spécialisée dans le nettoyage gère à grande échelle les entrées et sorties de chaque employé. Vous pouvez également découvrir l'ensemble de la gamme de produits, consulter les tarifs actuels ou réserver une démonstration.

Guide gratuit sur la conformité dans le secteur du nettoyage

Vous cherchez un document de référence à imprimer pour votre classeur opérationnel ? Notre « Guide de conformité pour le secteur du nettoyage », disponible gratuitement, résume cet article sous la forme d'une fiche décisionnelle par contrat que vous pouvez conserver au poste de répartition.

A l'intérieur, vous trouverez

• Le principe du seuil de 30 000 €, illustré par des exemples concrets
• Comment Suivo facilite la gestion des sites multiples dans le cadre du CIAO, l'enregistrement NFC et la vérification Limosa
• Leçons tirées de la pratique sur le terrain dans le secteur du nettoyage à travers la Belgique
• Configuration pratique du rappel de sortie pour éviter l'erreur la plus courante

Foire aux questions

Le régime CIAO s'applique-t-il à une petite transaction ponctuelle d'un montant inférieur à 30 000 € ?

En général, non, mais le seuil se réfère à la valeur du contrat, et non au coût d'une seule intervention. Une « petite » intervention ponctuelle s'inscrivant dans le cadre d'un contrat-cadre plus large peut tout de même entrer dans le champ d'application. La FAQ CIAW de Suivo passe en revue les scénarios les plus courants dans le secteur du nettoyage.

Un employé peut-il saisir une seule fois ses données pour l'ensemble d'un service couvrant plusieurs sites ?

Non. Dans le cadre du système CIAO, chaque site est géré séparément. Chaque employé enregistre ses entrées et ses sorties sur chaque site qu’il fréquente au cours de son service. Une plateforme dotée d’une détection automatique des zones de géorepérage, comme la solution Suivo CIAO, rend ce processus pratiquement imperceptible pour l’employé.

Qu'en est-il du nettoyage sous-traité dans le cadre d'un contrat de services généraux ?

La responsabilité en chaîne s'applique de la même manière que dans le secteur du bâtiment. L'entreprise de services de gestion des installations qui passe le contrat est tenue de s'assurer que ses sous-traitants chargés du nettoyage sont bien enregistrés. Voir les dispositions relatives à la responsabilité en chaîne dans le secteur du bâtiment; elles s'appliquent de la même manière aux services de gestion des installations.

En quoi l'obligation d'enregistrement du temps de travail prévue pour 2027 va-t-elle changer la donne dans le secteur du nettoyage ?

Le secteur du nettoyage applique déjà pleinement le système CIAO pour l'enregistrement des entrées et des sorties ; l'obligation d'enregistrement des heures de travail prévue pour 2027 ne fait donc que s'inscrire dans la continuité des pratiques existantes. Le principal changement concret réside dans l'obligation de produire un relevé unique et cohérent couvrant à la fois la présence enregistrée via CIAO et le nombre total d'heures travaillées, ce que les plateformes intégrées permettent déjà de faire.