Les entreprises de nettoyage belges sont confrontées simultanément à deux contraintes en matière d’enregistrement des horaires : le système CIAO (enregistrement des entrées et sorties au travail) est obligatoire dans le secteur depuis 2025, et l’ONSS considère le secteur du nettoyage comme l’un de ses secteurs prioritaires en matière de contrôle du travail non déclaré ou mal classé. Avec des équipes réparties dans des dizaines de bâtiments de clients, travaillant souvent avant 7 h ou après 20 h, et un personnel majoritairement à temps partiel et variable, les défis pratiques sont considérables. Voici comment les entreprises de nettoyage les relèvent grâce à la solution « Enregistrement des heures d’arrivée et de départ au travail » de Suivo.
Le programme CIAO dans le secteur du nettoyage : quelles seront les exigences à partir de 2025 ?
Le système « Check-In and Out at Work » (CIAO) est une extension du système CIAW qui impose l'enregistrement à la fois de l'arrivée et du départ. Dans le secteur du nettoyage relevant de la convention collective PC 121, le système CIAO est devenu obligatoire en 2025 pour les contrats de nettoyage d'une valeur égale ou supérieure à 30 000 €.
Cela signifie :
- Tout agent d'entretien qui commence son service sur un site concerné doit signaler son arrivée.
- Chaque agent d'entretien qui termine son service doit signaler son départ.
- L'enregistrement doit se faire par voie électronique ; la signature sur papier n'est pas conforme.
- Le client (propriétaire du bâtiment ou gestionnaire des installations) est considéré comme le « maître d’ouvrage » et partage la responsabilité de veiller au respect de cette obligation dans ses locaux.
Le seuil de 30 000 € s'applique à la valeur annuelle du contrat, et non à chaque intervention de nettoyage. Un contrat de nettoyage mensuel d'une valeur de 2 500 € par mois (30 000 € par an) dépasse ce seuil et est donc couvert.
Pourquoi les terminaux fixes ne fonctionnent pas dans le secteur du nettoyage
Les chantiers de construction disposent d'une seule entrée équipée d'un terminal fixe (werfpaal). Les interventions de nettoyage, quant à elles, se déroulent dans des lieux très variés : une même équipe peut nettoyer en une seule journée trois immeubles de bureaux, deux supermarchés et une école, tous situés à des adresses différentes et pour des clients différents.
L'installation d'un terminal CIAO fixe sur chaque site client n'est pas pratique et s'avère souvent impossible (l'entreprise de nettoyage n'est pas propriétaire des locaux). La solution adoptée par les entreprises de nettoyage belges consiste en un système d'enregistrement mobile :
- Les agents d'entretien utilisent un smartphone ou scannent un code QR ou une étiquette NFC installée à chaque point de nettoyage.
- La balise contient l'identifiant de l'emplacement ; l'enregistrement de l'arrivée de l'agent d'entretien est associé à cette adresse.
- Les arrivées et les départs sont enregistrés automatiquement lorsque l'agent d'entretien entre et sort de la zone délimitée par une barrière géographique autour de chaque bâtiment.
Cette approche répond aux exigences du CIAO, ne nécessite aucune installation fixe dans les locaux du client et s'adapte à mesure que l'entreprise de nettoyage remporte de nouveaux contrats.
Le problème du travail à temps partiel : la priorité de l'ONSS en matière de nettoyage
Le secteur du nettoyage compte l'une des proportions les plus élevées de travailleurs à temps partiel en Belgique. De nombreux agents d'entretien ont des horaires à temps partiel variables qui changent d'une semaine à l'autre. Cela crée précisément les conditions visées par l'INSS :
- Les horaires variables ne sont pas publiés 5 jours ouvrables à l'avance.
- Il n'existe aucun relevé des heures de travail permettant de prouver qu'un salarié n'a pas travaillé plus d'heures que celles déclarées.
- Écarts entre les déclarations Dimona et les heures effectivement travaillées sur le chantier.
Les inspecteurs de la NSSO chargés du secteur du nettoyage recherchent tout particulièrement les cas où un salarié est déclaré à temps partiel (par exemple, 20 heures par semaine) mais est présent sur les sites des clients pendant 35 ou 40 heures par semaine. En l’absence d’un relevé électronique des heures de travail, l’employeur ne peut pas réfuter une décision de reclassement en temps plein.
Un système numérique qui enregistre chaque arrivée et chaque départ, et les recoupe avec l'horaire déclaré, permet à l'employeur de faire valoir ses arguments automatiquement.
Les services tôt le matin et en fin de soirée
Le nettoyage s'effectue généralement lorsque les bâtiments sont vides : avant 7 h dans les immeubles de bureaux, après 20 h dans les écoles et les établissements publics, et le week-end dans les commerces. À ces heures-là, aucun responsable n'est présent sur la plupart de ces sites. Un chef d'équipe peut être chargé de 10 à 15 sites et ne peut pas tous les contrôler personnellement.
L'enregistrement numérique des horaires résout ce problème en utilisant le téléphone du salarié (ou la puce NFC située à l'entrée) comme moyen de vérification. Le chef d'équipe dispose d'un tableau de bord en temps réel lui permettant de voir quels agents d'entretien ont commencé leur service et à quels endroits. Si un agent d'entretien ne pointe pas dans les 15 minutes suivant l'heure de début prévue, le chef d'équipe reçoit une alerte.
C'est là le juste équilibre entre conformité et contrôle opérationnel : le chef d'équipe n'a pas besoin d'être physiquement présent pour savoir que le travail est en cours.
Sous-traitants dans le secteur du nettoyage : la responsabilité en chaîne s'applique
Les contrats de nettoyage de grande envergure sont souvent gérés par une chaîne de prestataires et de sous-traitants. En vertu des règles belges en matière de responsabilité en chaîne, le prestataire principal peut être tenu responsable du respect des obligations en matière de sécurité sociale par ses sous-traitants, notamment en ce qui concerne l'enregistrement des heures de travail et les obligations Dimona.
Une entreprise de nettoyage qui sous-traite une partie d'un contrat important doit s'assurer que les salariés de ses sous-traitants sont eux aussi correctement déclarés. Si, lors d'un contrôle du SIOD/TSW, des salariés de sous-traitants non déclarés sont découverts sur un site concerné, le prestataire principal de services de nettoyage s'expose à la même amende que si ces salariés étaient les siens.
La solution pratique consiste à intégrer les sous-traitants dans le même système d'enregistrement CIAO que celui utilisé pour le personnel interne, via l'application mobile. Des identifiants d'accès sont créés pour l'équipe du sous-traitant ; leurs inscriptions apparaissent sur le même tableau de bord que celles des salariés du maître d'œuvre.
À quoi ressemble un système d'enregistrement des heures de travail conforme aux exigences réglementaires dans le secteur du nettoyage ?
Pour une entreprise de nettoyage belge comptant 80 employés répartis dans 40 bâtiments de clients :
- Chaque site client est enregistré sur la plateforme sous la forme d'un site nommé, associé à une zone de géolocalisation.
- Des étiquettes NFC sont installées à l'entrée de chaque site (il s'agit d'un petit autocollant qui ne nécessite aucune alimentation électrique).
- Les agents d'entretien passent leur badge NFC personnel devant le lecteur à leur arrivée et à leur départ.
- La plateforme enregistre les arrivées et les départs en indiquant l'heure et le lieu.
- Le tableau de bord du chef d'équipe affiche en temps réel l'état des 40 sites.
- Le service des ressources humaines exporte les données de la semaine (heures par salarié et par site) en vue du traitement de la paie via SD Worx ou Acerta.
- Les déclarations CIAO sont déposées automatiquement pour tous les contrats concernés d'un montant supérieur à 30 000 €.
La solution « Check-in and Out at Work » et la solution de suivi du temps de travail de Suivo prennent en charge cette configuration précise.
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