De schoonmaaksector was de eerste die de overstap maakte van CIAW naar het volledige CIAO-systeem met in- en uitchecken. Hieronder wordt uitgelegd hoe de drempel van € 30.000, de verplichtingen voor bedrijven met meerdere vestigingen en de handhaving vanaf 2026 in de praktijk uitpakken.
Als u een schoonmaakbedrijf runt in België, is de regelgeving in 2025 ingrijpend veranderd en de gevolgen daarvan worden momenteel nog steeds door de hele sector verwerkt. De schoonmaaksector was de eerste branche die de overstap maakte van Check in at Work eenvoudige Check in at Work CIAW) naar het volledige ‘Check in and Out at Work’ (CIAO). Dit houdt in dat elke werknemer zowel een aankomst- als een vertrektijd moet registreren, op elke locatie, elke dag, zodra de contractwaarde de € 30.000 overschrijdt. Het resultaat is een sector die nu veel meer afhankelijk is van apps dan vergelijkbare sectoren, waarbij handmatige papieren logboeken in feite achterhaald zijn. Deze gids belicht de specifieke verplichtingen van de schoonmaaksector onder de Check in at Work -kader, legt uit wat in- en uitchecken in de praktijk betekent voor bedrijven met meerdere locaties, en schetst hoe de handhaving in 2026 er in de praktijk uit zal zien. De gids is geschreven voor mensen die schoonmaakbedrijven leiden en op zoek zijn naar een duidelijke, praktische basis voor naleving.
Snelle navigatie
- De drempel van € 30.000 en wat de CIAO in werking stelt
- In- en uitchecken, wat verandert er in de praktijk
- Bedrijfsactiviteiten op meerdere locaties en de regel per locatie
- Overzichtstabel voor de schoonmaaksector
- Veelvoorkomende valkuilen op het gebied van naleving bij schoonmaakwerkzaamheden
- Checklist voor de implementatie
- Wat staat ons te wachten in 2027 en daarna?
- CIAW beheren met behulp van technologie
- Veelgestelde vragen
De drempel van € 30.000 en wat de CIAO in werking stelt
De drempel voor de schoonmaaksector ligt op € 30.000 aan contractwaarde. Zodra die grens wordt overschreden, vallen alle schoonmaakwerkzaamheden die in het kader van het contract worden uitgevoerd onder de CIAO-regeling (Check in and Out at Work), wat inhoudt dat elke werknemer op elke locatie zowel zijn aankomst als zijn vertrek moet registreren.
Twee belangrijke nuances:
- De drempel geldt per contract, niet per bezoek. Een schoonmaakcontract van twee jaar met een totale waarde van meer dan € 30.000 valt vanaf de eerste dag onder de regeling, ook al is een enkele dienst van korte duur.
- Wanneer meerdere schoonmaakcontracten zijn gebundeld in een raamovereenkomst voor facilitaire diensten, is het bedrag van de raamovereenkomst bepalend.
Het wettelijk kader is gepubliceerd op het Belgische portaal voor sociale zekerheid en wordt nader toegelicht in de RSZ-richtlijnen. De standpunten van de sectorfederatie sluiten aan bij de interpretatie van de toezichthouder.
| ⚠️ Belangrijke wettelijke waarschuwing: In tegenstelling tot de bouwsector moeten in de schoonmaaksector zowel de aankomst- als de vertrektijden worden geregistreerd. Een registratie waarin alleen de aankomst, maar niet het vertrek wordt vastgelegd, is onvolledig en wordt bij een RSZ-inspectie beschouwd als ontbrekend. Niet-naleving van de Belgische CIAO-regels kan per overtreding leiden tot administratieve en strafrechtelijke sancties; raadpleeg de Check in at Work voor Check in at Work voor de actuele bedragen. Ook de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit ziet toe op de wijze waarop deze in- en uitcheckgegevens worden vastgelegd en bewaard. |
Binnenkomst en vertrek: wat verandert er in de praktijk?
De overstap van CIAW naar CIAO is veel meer dan alleen maar een extra tikje op het scherm. Het verandert de manier waarop schoonmaakwerkzaamheden moeten worden georganiseerd.
❌ Eén papieren presentielijst aan het begin van de dienst, ingevuld door de teamleider
✅ Elke werknemer moet zich persoonlijk registreren, zowel bij aankomst als bij vertrek
❌ Eén dagelijkse vermelding voor „al het schoonmaakpersoneel ter plaatse“
✅ Tijdstempels van aankomst en vertrek per werknemer, per vestiging en per dienst, doorgegeven aan de RSZ
❌ Uren in bulk geüpload aan het einde van de maand
✅ Continue gegevensstroom naar het RSZ , plus integratie met de salarisadministratie
Praktisch gezien betekent dit dat een schoonmaakploeg, die voorheen per locatie één papieren logboek invulde, nu van elke medewerker verlangt dat hij of zij twee keer per dienst interactie heeft met een CIAW/CIAO-app, een paal op de locatie of een NFC-tag. Bij de meest succesvolle implementaties in 2025–2026 werd de app gecombineerd met een kleine NFC-tag bij elke ingang van de schoonmaaklocatie, zodat het in- en uitchecken per medewerker minder dan drie seconden in beslag neemt.
Bedrijfsactiviteiten op meerdere locaties en de regel per locatie
Schoonmaakbedrijven beheren doorgaans tientallen locaties tegelijk, zoals scholen, kantoren, winkels en ziekenhuizen. CIAO geldt per locatie, niet per bedrijf:
- Elke locatie heeft zijn eigen instellingen nodig: adres, geofence, voorman of locatiemanager.
- Werknemers die tijdens één dienst op meerdere locaties werken, moeten zich bij elke locatie aan- en afmelden.
- Voor zeer korte bezoeken (zoals het schoonmaken van een kantoor in 20 minuten) geldt nog steeds de regel dat je je moet aan- en afmelden.
Dit is waar schoonmaakbedrijven met meerdere vestigingen de nadelen van slecht gereedschap het sterkst voelen. Een platform dat zorgt voor het wisselen tussen locaties, automatische geofence-detectie en connectiviteit op hardwareniveau (NFC-tags of locatiemasten met een eigen simkaart, voor locaties in kelders of industriële hallen) neemt de wrijving weg zonder afhankelijk te zijn van het telefoonsignaal van elke medewerker. De CIAO-oplossing van Suivo is gebouwd voor deze schaal, met batch-onboarding voor locaties en medewerkers en één dashboardoverzicht voor alle locaties.
Voor bedrijven met een gemengd activiteitenpakket, zoals een facilitaire dienstverlener die zich ook bezighoudt met lichte bouwactiviteiten, transport of materieelbeheer , kunt u CIAO combineren met de module voor tijdregistratie en, indien van toepassing, voertuigvolgsysteem, zodat één enkel platform voldoet aan alle wettelijke vereisten.
Overzichtstabel voor de schoonmaaksector
| Scenario | Valt dit onder het toepassingsgebied? | Soort registratie | Opmerkingen |
| Schone ruimte voor één kantoor, contract > € 30.000 | ✅ Ja | CIAO-in- en uitloggen | Per werknemer, per dienst |
| Contract voor meerdere locaties, totaal > € 30.000 | ✅ Ja | CIAO-toegang en -uitgang per locatie | Aantal raamcontracten |
| One-off clean, single visit < €30,000 | ❌ Over het algemeen niet | n.v.t. | Leg de beoordeling vast |
| Schoonmaakwerkzaamheden in onderaanneming in het kader van een facilitaire overeenkomst | ✅ Ja | CIAO | Er geldt kettingaansprakelijkheid |
| Schoonmaak van de bouwplaatskantine / bijgebouwen | ✅ Ja | CIAO als schoonmaakcontract > drempelwaarde | Combineer met de CIAW van de site |
| Raamreinigingsspecialist volgens een roulerend rooster | ✅ Ja, als het jaarcontract meer dan € 30.000 bedraagt | CIAO: in- en uitloggen | Geofencing per locatie |
Vraag dit altijd schriftelijk na bij de contractpartij; de drempels hebben betrekking op de contractwaarde, niet op de kosten per dienst.
Veelvoorkomende valkuilen op het gebied van naleving bij schoonmaakwerkzaamheden
- Ervan uitgaande dat kleine contracten onder de drempel blijven. De meeste meerjarige schoonmaakcontracten overschrijden de grens van € 30.000 tegen de zesde maand. Bereken de cumulatieve waarde op jaarbasis voordat u antwoordt.
- Alleen de afsluiting registreren. Een veelvoorkomende fout in het eerste jaar van CIAO: aan het einde van een vermoeiende dienst wordt de afsluitstap overgeslagen. Stel automatische herinneringen voor het afsluiten in.
- Het delen van één apparaat door meerdere werknemers. Elke werknemer moet zich persoonlijk registreren. Het delen van één telefoon of één badge door het hele team is een overtreding, zelfs als alle werknemers op dezelfde loonlijst staan.
- Het schoonmaken van bouwplaatskantines als bouwactiviteit beschouwen. Het gaat om schoonmaakwerkzaamheden en valt onder CIAO; stem dit af met de hoofdaannemer om te voorkomen dat de werknemer dubbel wordt geregistreerd.
- Geen documentatie bij opdrachten die duidelijk zijn vrijgesteld. Zelfs bij een kleine eenmalige schoonmaakklus van minder dan € 30.000 is het raadzaam om in één regel schriftelijk te vermelden waarom de CIAO-regeling niet van toepassing was.
Zie de Suivo CIAW FAQ voor de meest voorkomende geschillen in de schoonmaaksector tijdens RSZ-inspecties.
Checklist voor de implementatie
☐ Breng alle lopende schoonmaakcontracten in kaart ten opzichte van de drempel van € 30.000; geef de jaarlijkse bedragen aan.
☐ Configureer elke locatie in het CIAO-platform met het volledige adres, de geofence en de contactpersoon voor de locatie.
☐ Registreer elke schoonmaakmedewerker afzonderlijk met een eigen login en identiteit (NISS of BIS).
☐ Controleer voor gedetacheerde werknemers de Limosa-aangifte voordat u een CIAO-account aanmaakt.
☐ Plaats kleine NFC- of QR-tags bij elke ingang van het terrein voor een snelle registratie.
☐ Stel automatische herinneringen voor het afsluiten in, zodat het afsluiten aan het einde van de dienst nooit wordt vergeten.
☐ Koppel CIAO aan tijdregistratie, zodat de gewerkte uren automatisch in de salarisadministratie worden opgenomen zonder dat ze handmatig opnieuw hoeven te worden ingevoerd.
☐ Voer eerst twee weken lang een proefproject uit op één locatie, voordat het bedrijfsbreed wordt ingevoerd.
☐ Leg aan klanten van het facilitair beheer uit wat zij aan hun kant te zien krijgen (sommigen willen graag weten wie er wanneer binnen is gekomen).
Wat staat ons te wachten in 2027 en daarna?
- Vooruitzichten voor 2027: België zal de verplichte dagelijkse tijdregistratie naar verwachting uitbreiden naar alle werkgevers. Voor de schoonmaakbranche zou dit bovenop de bestaande CIAO-regeling komen; geïntegreerde platforms zorgen voor een soepelere overgang. Volg de wettelijke ontwikkelingen via officiële kanalen in plaats van via samenvattingen op blogs.
- Herziening van de drempel: De drempel van 30.000 euro is sinds de overgang naar CIAO in 2025 niet meer geïndexeerd; een opwaartse aanpassing is mogelijk in 2027.
- Verscherpte handhaving: het aantal RSZ-inspecties in de schoonmaakbranche is in 2025 toegenomen en zal naar verwachting tot en met 2026 op een hoog niveau blijven.
- Sectoroverschrijdende doorvoering: Andere facilitaire diensten komen in aanmerking voor volledige CIAO in de volgende cyclus.
CIAW beheren met behulp van technologie
Suivo, een Belgisch IoT-compliancebedrijf met meer dan 15 jaar ervaring, ontwikkelt CIAO-tools die specifiek zijn afgestemd op de vereisten van de schoonmaaksector op het gebied van meerdere locaties, individuele werknemers en in- en uitchecken. Hun platform helpt u bij:
- Registreer de in- en uitgangen per medewerker en per locatie via de CIAO-app, NFC-tags of compacte hardware op de locatie.
- Beheer honderden locaties via één dashboard met batch-onboarding en automatische geofence-detectie.
- Voorziet locaties met een zwak signaal van paalbevestigingen met een eigen simkaart, zodat registraties direct naar de backend worden verzonden in plaats van lokaal op de telefoons van de medewerkers te worden opgeslagen.
- Controleer of er een Limosa-verklaring is voor gedetacheerde werknemers voordat u een CIAO-account aanmaakt, zodat de meest voorkomende reden voor afwijzing wordt weggenomen.
- Synchroniseer werktijden rechtstreeks met SD Worx, Partena, Acerta en ERP-systemen via tijdregistratie.
- Activiteiten in meerdere sectoren: als uw bedrijf ook actief is in de bouw, het transport of materieelbeheer, kunt u alles via één login beheren.
- Lokale ondersteuning in het Nederlands, Frans en Engels door een Belgisch team dat alle RSZ-zaken in de schoonmaaksector sinds de overgang van 2025 op de vingertoppen kent.
IoT van Suivo sluit naadloos aan op bestaande salarisadministratie- en ERP-systemen, waardoor facilitaire dienstverleners – zoals de schoonmaakpartners van Water-link en de ondersteunende schoonmaakteams van B&R Bouwgroep – op honderden locaties tegelijk continu aan de voorschriften kunnen blijven voldoen.
“Toen CIAO werd ingevoerd, hadden we 187 vestigingen en drie weken de tijd om aan de voorschriften te voldoen. Het platform zorgde voor de onboarding, NFC-tags zorgden voor de registratie per medewerker, en de inspecteurs die in het voorjaar van 2025 langskwamen, waren telkens binnen een uur weer vertrokken.”, operationeel directeur, middelgroot schoonmaakbedrijf, Vlaams-Brabant
Onderneem vandaag actie
Zorg ervoor dat uw bedrijf niet onvoorbereid wordt getroffen door de CIAO-verplichtingen voor de schoonmaaksector. Begin met het in kaart brengen van alle lopende contracten in relatie tot de drempel van € 30.000, controleer een steekproef van recente locaties op de volledigheid van de in- en uitcheckgegevens, en plaats eerst NFC-tags op de drukste locaties, zodat de registratie voor de medewerkers vrijwel onopgemerkt verloopt.
Neem voor meer informatie over CIAO in de schoonmaaksector contact op met Suivo via +32 3 375 70 30 of ga naar de Suivo CIAO-oplossingspagina om te zien hoe hun op de schoonmaakbranche gerichte platform het registreren van de in- en uitgang per medewerker op grote schaal afhandelt. U kunt ook het volledige productassortiment bekijken, de huidige prijzen raadplegen of een demo aanvragen.
Gratis handleiding voor naleving van de regelgeving in de schoonmaaksector
Op zoek naar een afdrukbaar naslagwerk voor uw operationele map? Onze gratis nalevingsgids voor de schoonmaakbranche vat dit artikel samen in een beslissingskaart per contract, die u bij de dispatching kunt bewaren.
Binnen vind je:
- De drempelwaarde van € 30.000: uitleg met voorbeelden
- Hoe Suivo helpt bij CIAO-registratie voor meerdere vestigingen, NFC-registratie en Limosa-verificatie
- Praktijkervaringen uit schoonmaakbedrijven in heel België
- Handige instelling van de uitstapherinnering om de meest voorkomende fout te voorkomen
Veelgestelde vragen
Geldt CIAO ook voor een eenmalige kleine aankoop van minder dan € 30.000?
Over het algemeen niet, maar de drempelwaarde heeft betrekking op de contractwaarde, niet op de kosten per bezoek. Een „kleine“ eenmalige opdracht die deel uitmaakt van een groter raamcontract kan nog steeds onder de regeling vallen. In de Suivo CIAW FAQ worden de meest voorkomende scenario’s in de schoonmaaksector behandeld.
Kan een medewerker één keer een aanwezigheidsregistratie invoeren voor een hele dienst waarbij hij op meerdere locaties werkt?
Nee. Elke locatie wordt binnen CIAO afzonderlijk behandeld. Elke medewerker registreert bij elke locatie die hij of zij tijdens een dienst bezoekt het moment van aankomst en vertrek. Een platform met automatische geofence-detectie, zoals de Suivo CIAO-oplossing, zorgt ervoor dat dit voor de medewerker vrijwel onmerkbaar is.
Hoe zit het met schoonmaakwerkzaamheden die in onderaanneming worden uitgevoerd in het kader van een contract voor facilitaire diensten?
De ketenaansprakelijkheid geldt op dezelfde manier als in de bouwsector. Het facilitaire dienstverleningsbedrijf dat het contract heeft gesloten, is ervoor verantwoordelijk dat zijn onderaannemers op het gebied van schoonmaak zich registreren. Zie de kenmerken van de ketenaansprakelijkheid in de bouwsector; deze gelden op identieke wijze voor facilitaire dienstverlening.
Wat verandert er voor de schoonmaakbranche door de verplichte tijdregistratie vanaf 2027?
De schoonmaaksector werkt al volledig met CIAO voor in- en uitklokken, dus de verplichting tot tijdregistratie vanaf 2027 is grotendeels een voortzetting van de bestaande praktijk. De grootste praktische verandering is de eis om één samenhangend overzicht te presenteren waarin zowel de CIAO-aanwezigheid als het totale aantal gewerkte uren zijn opgenomen; iets wat geïntegreerde platforms al bieden.
