Belgische schoonmaakbedrijven hebben te maken met twee verschillende verplichtingen op het gebied van tijdregistratie: CIAO (Check-In and Out at Work) is sinds 2025 verplicht voor de sector, en de RSZ beschouwt de schoonmaaksector als een van de sectoren met de hoogste prioriteit voor controles op zwartwerk of verkeerd geclassificeerde arbeid. Met teams die verspreid zijn over tientallen gebouwen van klanten, vaak werken vóór 07:00 of na 20:00, en een personeelsbestand dat voornamelijk uit deeltijdwerkers en tijdelijke krachten bestaat, zijn de praktische uitdagingen aanzienlijk. Hier leest u hoe schoonmaakbedrijven hiermee omgaan met de Check-in and Out at Work-oplossing van Suivo.
CIAO in de schoonmaaksector: wat zijn de vereisten vanaf 2025?
Check-In and Out at Work (CIAO) is de uitbreiding van CIAW waarbij zowel aankomst als vertrek moeten worden geregistreerd. Voor de schoonmaaksector onder PC 121 is CIAO in 2025 verplicht geworden voor schoonmaakcontracten met een waarde van € 30.000 of meer.
Dit betekent:
- Elke schoonmaker die op een betreffende locatie aan een dienst begint, moet zijn aankomst melden.
- Elke schoonmaker moet bij het einde van zijn dienst zijn vertrek registreren.
- De registratie moet elektronisch plaatsvinden – ondertekening op papier voldoet niet aan de vereisten.
- De opdrachtgever (de eigenaar van het gebouw of de facilitair manager) wordt beschouwd als de „verantwoordelijke voor de werkzaamheden“ en draagt medeverantwoordelijkheid voor het nakomen van de verplichting op zijn terrein.
De drempel van € 30.000 geldt voor de jaarlijkse contractwaarde, niet voor afzonderlijke schoonmaakbeurten. Een maandelijks schoonmaakcontract ter waarde van € 2.500 per maand (€ 30.000 per jaar) overschrijdt de drempel en valt onder de dekking.
Waarom vaste terminals niet geschikt zijn voor schoonmaakwerkzaamheden
Op bouwplaatsen is er sprake van één enkele ingang met een vaste paal (werfpaal). Bij schoonmaakwerkzaamheden is de situatie heel anders: hetzelfde team kan op één dag drie kantoorgebouwen, twee supermarkten en een school schoonmaken, elk op een ander adres en elk voor een andere klant.
Het is onpraktisch en vaak onmogelijk om op elke klantlocatie een vaste CIAO-terminal te installeren (het schoonmaakbedrijf is immers geen eigenaar van het pand). De oplossing die Belgische schoonmaakbedrijven hanteren, is een mobiel registratiesysteem:
- Schoonmakers hebben een smartphone bij zich of scannen een QR-code of NFC-tag die op elke schoonmaaklocatie is aangebracht.
- De tag bevat de locatie-ID; het inklokmoment van de schoonmaker is aan dat adres gekoppeld.
- Aankomst en vertrek worden automatisch geregistreerd wanneer de schoonmaker de geofence-zone rond elk gebouw binnenkomt en verlaat.
Deze aanpak voldoet aan de CIAO-vereisten, vereist geen vaste installatie bij de klant en is schaalbaar naarmate het schoonmaakbedrijf nieuwe opdrachten binnenhaalt.
Het probleem van de deeltijdbanen: de belangrijkste aandachtspunten RSZop het gebied van schoonmaak
De schoonmaaksector kent een van de hoogste percentages deeltijdwerkers in België. Veel schoonmakers hebben wisselende deeltijdroosters die van week tot week veranderen. Dit creëert precies de omstandigheden waarop de RSZ :
- Variabele dienstroosters die niet 5 werkdagen van tevoren zijn bekendgemaakt.
- Er zijn geen urenregistraties om aan te tonen dat een werknemer niet meer uren heeft gewerkt dan aangegeven.
- Afwijkingen tussen de Dimona-aangiften en de daadwerkelijk op de werkplek gewerkte uren.
RSZ in de schoonmaaksector letten met name op het patroon waarbij een werknemer als deeltijds (bijvoorbeeld 20 uur per week) is aangemeld, maar 35 of 40 uur per week bij klanten aanwezig is. Zonder elektronische tijdregistratie kan de werkgever een herclassificatie als voltijds niet weerleggen.
Een digitaal systeem dat elke aankomst en elk vertrek registreert en deze gegevens vergelijkt met de opgegeven dienstregeling, levert de werkgever automatisch bewijs.
Vroege ochtend- en late avonddiensten
Het schoonmaken vindt doorgaans plaats wanneer de gebouwen leeg zijn: vóór 07.00 uur in kantoorgebouwen, na 20.00 uur in scholen en openbare voorzieningen, en in het weekend in winkels. Op de meeste van deze locaties is er op die tijdstippen geen toezichthouder aanwezig. Een ploegleider kan verantwoordelijk zijn voor 10 tot 15 locaties en kan niet elke locatie persoonlijk controleren.
Digitale tijdregistratie lost dit op door de telefoon van de medewerker (of de NFC-tag bij de ingang) als verificatiemiddel te gebruiken. De ploegleider ziet op een realtime dashboard welke schoonmakers op welke locaties aan de slag zijn gegaan. Als een schoonmaker niet binnen 15 minuten na de geplande starttijd inklokt, ontvangt de ploegleider een melding.
Dit is de juiste combinatie van naleving en operationele controle: de ploegleider hoeft niet fysiek aanwezig te zijn om te weten dat het werk wordt uitgevoerd.
Onderaannemers in de schoonmaakbranche: er geldt keten aansprakelijkheid
Grote schoonmaakcontracten worden vaak uitgevoerd via een keten van aannemers en onderaannemers. Volgens de Belgische regels inzake ketenansprakelijkheid kan de hoofdaannemer aansprakelijk worden gesteld voor de naleving van de socialezekerheidsvoorschriften door zijn onderaannemers – met inbegrip van de tijdregistratie en de Dimona-verplichtingen.
Een schoonmaakbedrijf dat een deel van een grote opdracht uitbesteedt, moet ervoor zorgen dat de werknemers van zijn onderaannemers eveneens correct zijn geregistreerd. Als bij een inspectie door de SIOD/TSW blijkt dat er op een onder de regeling vallende locatie niet-geregistreerde werknemers van onderaannemers aanwezig zijn, riskeert de hoofdaannemer dezelfde boete als wanneer het om zijn eigen werknemers zou gaan.
De praktische oplossing is om onderaannemers via de mobiele app op te nemen in hetzelfde CIAO-registratiesysteem dat ook voor het eigen personeel wordt gebruikt. Er worden inloggegevens aangemaakt voor het team van de onderaannemer; hun registraties verschijnen in hetzelfde dashboard als die van de werknemers van de hoofdaannemer.
Hoe een aan de voorschriften voldoende tijdregistratiesysteem voor de schoonmaaksector eruitziet
Voor een Belgisch schoonmaakbedrijf met 80 medewerkers, verspreid over 40 gebouwen van klanten:
- Elke klantlocatie wordt op het platform geregistreerd als een locatie met een naam en een geofence.
- Bij de ingang van elke locatie zijn NFC-tags aangebracht (een kleine sticker, geen stroom nodig).
- Schoonmakers tikken hun persoonlijke NFC-badge aan bij aankomst en bij vertrek.
- Het platform registreert aankomst- en vertrektijden, inclusief tijdstempel en locatie.
- Op het dashboard van de ploegleider wordt de realtime status van alle 40 locaties weergegeven.
- HR exporteert de weekgegevens – uren per medewerker, per vestiging – voor de salarisverwerking via SD Worx of Acerta.
- Voor alle contracten die onder de regeling vallen en een waarde van meer dan € 30.000 hebben, worden automatisch CIAO-aangiften ingediend.
De oplossing van Suivo voor het in- en uitklokken op het werk en de oplossing voor tijdregistratie ondersteunen precies deze configuratie.
Klaar om CIAO-compliance eenvoudig te maken?
Suivo helpt Belgische schoonmaakbedrijven bij het registreren van werktijden in verschillende gebouwen van klanten, het voldoen aan de CIAO-verplichtingen en het bijhouden van een administratie die klaar is voor controles door RSZ de SIOD. Bekijk de producten van Suivo of bekijk de prijzen.
