Het is 7.30 uur. Uw schoonmaakteams zijn onderweg naar zes verschillende klantlocaties in Brussel en Antwerpen. Eén supervisor is al ter plaatse in een ziekenhuis. Een team van een onderaannemer begint aan een nieuw kantoorgebouw. En ergens in uw inbox ligt een inspectiemelding die u nog niet hebt geopend.
Als dit scenario je bekend voorkomt, ben je niet de enige. Sinds de CIAO-verplichting (Check-in en -out op het werk) in 2024 verplicht werd voor de schoonmaak- en onderhoudssector, hebben duizenden Belgische bedrijven moeten herzien hoe ze de aanwezigheid van elke werknemer, op elke locatie en elke dag bijhouden.
De uitdaging zit 'm niet in het principe, maar in de details. Welke diensten vallen eigenlijk onder CIAO? Wat zijn de drempels? Wat is vrijgesteld? En hoe regel je dit voor mobiele werknemers zonder te verdrinken in administratie?
Deze gids legt alles uit: wat de wet vereist, welke schoonmaakactiviteiten onder de wet vallen (en welke niet), en hoe u het hele proces kunt automatiseren, zodat naleving op de achtergrond plaatsvindt terwijl uw teams zich op hun werk kunnen concentreren.
Snelle navigatie
- Wat zijn de verplichtingen van CIAO?
- Waarom reiniging en onderhoud worden gedekt
- Welke schoonmaakdiensten vereisen een CIAO-registratie?
- Wanneer CIAO NIET vereist is: de vrijstellingen
- Snelreferentietabel: CIAO-toepasselijkheid per type dienst
- De risico's van niet-naleving
- Hoe CIAO-registratie automatiseren
- Veelgestelde vragen
Wat is de CIAO-verplichting?
CIAO staat voor Checkinandout@work, het elektronische aanwezigheidsregistratiesysteem van België dat wordt beheerd door de RSZ Rijksdienst voor Sociale Zekerheid / ONSS). Het systeem verplicht elke werknemer die bepaalde werkzaamheden uitvoert op de locatie van een klant om zowel zijn aankomst, pauzes als vertrek in realtime te registreren.
Het systeem werd ingevoerd om zwartwerk tegen te gaan, de veiligheid op de werkplek te verbeteren en eerlijke concurrentie te waarborgen tussen bedrijven die zich aan de regels houden en bedrijven die dat niet doen.
Als u al bekend bent met CIAW (Check-in-at-Work) uit de bouwsector, dan volgt CIAO hetzelfde principe, maar met een belangrijk verschil: het vereist zowel in- als uitchecktijden en is sinds 2024 van toepassing op de schoonmaak- en onderhoudssector.
| Aspect | CIAW (Bouw) | CIAO (Schoonmaak & Onderhoud) |
| Verplicht sinds | 1 april 2014 | 1 september 2024 |
| Sector | Bouw, infrastructuur, renovatie | Schoonmaak, onderhoud, facilitaire diensten |
| Type registratie | Alleen inchecken (in ontwikkeling naar in- en uitchecken) | Inchecken EN uitchecken (vanaf dag één) |
| Drempel | Werken > € 500.000 (met onderaannemers) | Meer dan 0,3 miljoen euro zonder onderaannemer, meer dan 0,5 miljoen euro met één onderaannemer en minder dan 0,5 miljoen euro met twee of meer onderaannemers |
| Rapporteren aan | RSZ (NSSO) | RSZ (NSSO) |
| Wie registreert zich? | Werkgever / aannemer | Elke werknemer afzonderlijk (werknemers, zelfstandigen, uitzendkrachten, stagiaires) |
⚠️ Belangrijk: sinds 1 januari 2024 is het drempelbedrag voor de aangifte van werkzaamheden (artikel 30bis) in de schoonmaaksector afgeschaft. Een aangifte van werkzaamheden is nu verplicht, ongeacht de contractwaarde, wat betekent dat CIAO-registratie van toepassing is op vrijwel alle schoonmaakopdrachten voor derden.
Waarom reiniging en onderhoud worden gedekt
De CIAO-verplichting voor de schoonmaaksector werd ingevoerd bij de Programmawet van 26 december 2022 en verder uitgewerkt bij de wet van 5 november 2023. De verplichting is op 1 september 2024 in werking getreden.
U bent onderworpen aan CIAO-registratie als uw activiteit aan alle drie de voorwaarden voldoet:
1. Uw werk bestaat uit schoonmaak- of onderhoudswerkzaamheden die tot doel hebben een pand namens een derde partij schoon te maken.
2. De activiteit valt onder de noemer „schoonmaakwerkzaamheden“ in de zin van de btw-wetgeving (wat voor de meeste schoonmaakwerkzaamheden in de vastgoedsector geldt)
3. Een aangifte van werkzaamheden (artikel 30bis) moet worden ingediend bij de RSZ.
Uw aansluiting bij het Joint Committee is niet bepalend voor de toepasselijkheid van CIAO. Hoewel Joint Committee 121 (reiniging en desinfectie) het meest direct betrokken is, geldt de verplichting niet alleen voor dit comité. Elk bedrijf dat in aanmerking komende reinigings- of onderhoudswerkzaamheden uitvoert aan een pand voor een derde partij, moet hieraan voldoen.
Welke schoonmaakdiensten vereisen een CIAO-registratie?
De reikwijdte van CIAO in de schoonmaaksector is breed. Hier volgt een uitsplitsing per servicecategorie:
Algemene schoonmaak en raamonderhoud
Dit zijn de meest voorkomende diensten die onder de verplichting vallen:
- Commerciële en kantoorschoonmaak regelmatige schoonmaak van kantoren, receptieruimtes, vergaderzalen en gemeenschappelijke ruimtes
- Onderhoudsreiniging van woongebouwen : lobby's, trappenhuizen, liften en parkeergarages in appartementencomplexen
- Schoonmaak na bouwwerkzaamheden uitgevoerd voor of na renovatie-, bouw- of sloopwerkzaamheden
- Raamreiniging binnen- en buitenkant van glas op elke hoogte, inclusief gevels en erkers
- Particuliere schoonmaakdiensten voor particulieren (belangrijk: dit geldt niet voor het dienstenchequesysteem)
Gespecialiseerde reiniging en onderhoud van infrastructuur
Gespecialiseerde diensten die verband houden met het onderhoud van onroerend goed vallen ook onder CIAO:
- Technisch reinigingssysteem voor ventilatie kanalen, afzuigkappen, schoorstenen en luchtbehandelingsunits
- Reiniging van zonnepanelen en fotovoltaïsche panelen om de energie-efficiëntie te behouden door regelmatig onderhoud van de panelen
- Schoonmaken van openbare ruimtes: vegen en schoonmaken van straten, snelwegen, parken, pleinen en openbare infrastructuur
- Onderhoud van cleanrooms en laboratoriaVolledige reiniging en renovatie van gecontroleerde omgevingen
Afwatering en technisch onderhoud
Specifieke technische onderhoudstaken die verband houden met de infrastructuur van het onroerend goed worden gedekt:
- Ontstoppen en ontkalken van sanitaire leidingen, regenwaterafvoeren en vetafscheiders
- Onderhoud van riolering, reiniging en onderhoud van mangaten, ledigen van septic tanks
Wanneer CIAO NIET vereist is: de vrijstellingen
Niet elke schoonmaakactiviteit leidt tot een CIAO-registratie. Als u weet welke uitzonderingen er zijn, kunt u de administratie overzichtelijk houden en voorkomen dat u te veel rapporteert:
- Dienstencheques voor huishoudelijke schoonmaak die via het Belgische dienstenchequesysteem worden uitgevoerd, zijn volledig vrijgesteld van de CIAO
- Interne schoonmaak: als een bedrijf of instelling (bijvoorbeeld een school of ziekenhuis) zijn eigen gebouwen schoonmaakt met eigen personeel, is de CIAO niet van toepassing. De verplichting geldt alleen voor diensten van derden.
- Roerende goederen : reiniging van voertuigen, bussen, treinen, vliegtuigen of containers. CIAO is van toepassing op onroerende goederen (gebouwen en infrastructuur), niet op roerende goederen
- Winterdiensten sneeuwruimen en strooien van zout op wegen en openbare infrastructuur
- Spoedeisende schoonmaak door hulpdiensten op verzoek van de civiele bescherming of de politie na rampen, ongevallen of noodsituaties
💡 Belangrijk verschil: de verplichting is gekoppeld aan werkzaamheden aan onroerend goed voor een derde partij. Als u een gebouw schoonmaakt dat u zelf bezit, of een roerend asset een bus, is CIAO niet van toepassing. Als u het gebouw van iemand anders schoonmaakt, is dat vrijwel zeker wel het geval.
Snelle referentie: CIAO-toepasselijkheid per type dienst
Gebruik deze tabel om snel te controleren of uw activiteiten aan de voorschriften voldoen:
| Type dienst | CIAO vereist? | Opmerkingen |
| Kantoor- en bedrijfsreiniging | JA | Alle commerciële schoonmaak door derden |
| Gemeenschappelijke ruimtes in woongebouwen | JA | Lobby's, trappen, liften, garages |
| Ramen lappen (alle hoogtes) | JA | Interieur en exterieur |
| Schoonmaak na bouw/renovatie | JA | Voor of na bouwwerkzaamheden |
| Reiniging van zonnepanelen | JA | Gerelateerd aan gebouwonderhoud |
| Ventilatie / schoorsteenreiniging | JA | Technisch systeemonderhoud |
| Schoonmaken van straten en openbare ruimtes | JA | Inclusief snelwegen en parken |
| Renovatie van cleanrooms/laboratoria | JA | Gecontroleerde omgevingen |
| Onderhoud van riolering en septic tanks | JA | Afwateringsinfrastructuur |
| Particuliere schoonmaak (zonder voucher) | JA | Particulieren, externe dienstenbon |
| Huishoudelijke schoonmaak (dienstencheques) | NEE | Vrijstelling van het systeem van dienstencheques |
| Reiniging van voertuigen / bussen / treinen | NEE | Roerende assets |
| Containerreiniging (mobiel) | NEE | Roerende assets |
| Sneeuwruimen / strooien van zout | NEE | Winterdiensten uitgesloten |
| Noodreiniging (Civiele bescherming) | NEE | Rampenbestrijding uitgesloten |
| Interne schoonmaak (eigen personeel, eigen gebouwen) | NEE | Geen dienst van een derde partij |
De risico's van niet-naleving
Nu sociale inspecties in de schoonmaaksector steeds vaker voorkomen, is handmatig bijhouden niet alleen onhandig, maar ook riskant. Dit staat er op het spel:
Financiële sancties
Boetes voor ontbrekende of onjuiste CIAO-registraties kunnen oplopen tot € 6.000 per overtreding volgens het Sociaal Strafwetboek. Bij systematische niet-naleving lopen de boetes snel op, vooral wanneer er meerdere werknemers en locaties bij betrokken zijn. In de bredere context van de Belgische sociale wetgeving kunnen boetes voor overtredingen op het gebied van aanwezigheidsregistratie in de meest ernstige gevallen oplopen tot € 12.000 per dag.
Gevolgen van inspectie
Een mislukte inspectie betekent niet alleen een boete. Het kan ook leiden tot een hogere auditfrequentie, reputatieschade bij klanten (vooral bij openbare aanbestedingen) en vertragingen bij de betaling van uitbestede projecten.
Operationele blinde vlekken
Naast het juridische risico betekent het niet registreren van aanwezigheid dat u niet weet wie er daadwerkelijk waar werkt. Dat maakt het plannen moeilijker, de facturering minder nauwkeurig en het oplossen van geschillen bijna onmogelijk wanneer een klant vraagtekens plaatst bij de gewerkte uren.
De werkelijke kosten: een schoonmaakbedrijf met 50 mobiele medewerkers die bij 20 klanten werken, moet honderden keren per week registreren. Eén gemiste registratie per dag kan leiden tot meer dan € 30.000 aan boetes per jaar, nog afgezien van administratiekosten en verloren contracten.
Hoe CIAO-registratie automatiseren
Het handmatig bijhouden van de aanwezigheid van verspreid werkende schoonmaakteams via telefoontjes, papieren formulieren of WhatsApp-berichten is niet schaalbaar. Elke vergeten check-in is een risico voor de naleving. Elke late registratie is een administratieve hoofdpijn.
De meest betrouwbare aanpak is om het hele proces te automatiseren: werknemers melden zich aan, de gegevens worden gesynchroniseerd met de RSZ en uw dashboard geeft de nalevingsstatus in realtime weer.
Meerdere registratiemethoden voor verschillende situaties
Niet elke locatie is hetzelfde. De ingangen van ziekenhuizen werken anders dan die van kantoorgebouwen of buiteninfrastructuur. Een goed systeem biedt meerdere manieren om te registreren:
- Medewerkers van de mobiele app klokken in en uit via hun telefoon, met GPS-verificatie
- Automatische registratie van voertuigbadges wanneer een werknemer een bedrijfsvoertuig betreedt of verlaat om naar een locatie te gaan
- Werfpaal een vast badgepunt bij de ingang van grotere klantlocaties, ideaal voor locaties met meerdere teams of onderaannemers
Automatische RSZ
Elke registratie moet automatisch en in realtime worden doorgegeven aan het Checkinandout@work-platform van de RSZ, zonder handmatige bestandsuploads of CSV-exports. Dit elimineert de meest voorkomende oorzaak van nalevingsfouten: vertraagde of vergeten indieningen.
Realtime nalevingsdashboard
Leidinggevenden en HR moeten in één oogopslag kunnen zien welke werknemers zijn geregistreerd, welke locaties actieve check-ins hebben en of er registraties ontbreken. Een realtime dashboard maakt van compliance een live operationeel overzicht in plaats van een wekelijkse administratieve taak.
Integratie van salarisadministratie en facturering
Dezelfde aanwezigheidsgegevens die naar de RSZ worden gestuurd, moeten ook opgenomen worden in uw loonadministratie en klantfacturering. Wanneer tijdregistratie en CIAO-registratie worden geïntegreerd, voorkomt u dubbele gegevensinvoer en zorgt u ervoor dat elk gewerkt uur wordt meegeteld, zowel voor naleving als voor inkomsten.
Hoe Suivo schoonmaak- en onderhoudsbedrijven ondersteunt
Suivo is een Belgisch IoT speler met een eigen platform dat is ontwikkeld voor bedrijven met mobiele teams. Specifiek voor de schoonmaak- en onderhoudssector koppelt het platform CIAO-compliance aan breder workforce management:
• CIAO-ready vanaf dag één: automatische RSZ registratie via mobiele app, voertuigbadge of werfpaal op locatie, met realtime gegevenssynchronisatie
• Tijdregistratie en afwezigheidsbeheer registreren uren, pauzes en afwezigheden in hetzelfde systeem en worden rechtstreeks in de loonadministratie ingevoerd via integraties met SD Worx, Partena, Acerta en anderen.
• Plan teams voor meerdere klantlocaties met visuele resourceplanning en bekijk de beschikbaarheid in realtime.
• Auditbestendige rapportage met tijdstempels en GPS-geverifieerde logboeken die een volledig nalevingsspoor bieden voor inspecties
• Lokale ondersteuning in NL/FR/EN: snelle hulp in eigen land bij vragen over naleving en technische installatie
Wat Suivo onderscheidt van zelfstandige CIAO-tools, is dat aanwezigheidsregistratie geen aparte module is, maar deel uitmaakt van een uniform platform dat ook tijdregistratie, wagenparkbeheer en planning verzorgt. Uw CIAO-gegevens worden rechtstreeks gekoppeld aan salarisadministratie, facturering en operationele planning: één systeem, één waarheid.
Voor een vergelijking van conforme platforms, zie onze gids met de beste digitale tijdregistratietools in België.
Veelgestelde vragen
Wie is verantwoordelijk voor de CIAO-registratie: de werkgever of de werknemer?
Volgens de huidige wetgeving is registratie de verantwoordelijkheid van elke individuele werknemer. Dit geldt voor werknemers, zelfstandigen, uitzendkrachten en stagiaires. Zij moeten hun fysieke aanwezigheid op de werkplek in realtime registreren met behulp van de Checkinandout@work-applicatie. In de praktijk is de werkgever verantwoordelijk voor het verstrekken van de tools en systemen die dit mogelijk maken.
Bepaalt mijn gezamenlijke commissie of CIAO van toepassing is op mijn bedrijf?
Nee. Hoewel het Gemengd Comité 121 (reiniging en ontsmetting) het meest getroffen is, is de CIAO-verplichting niet beperkt tot een specifiek comité. Ze is van toepassing op basis van de aard van het werk: als uw activiteit bestaat uit het reinigen of onderhouden van een pand voor rekening van een derde en een aangifte van werkzaamheden aan de RSZ vereist, is CIAO van toepassing, ongeacht uw JC-aansluiting.
Wat gebeurt er als een werknemer vergeet uit te checken?
Een ontbrekende check-out zorgt voor een onvolledige registratie, wat tijdens een sociale inspectie kan worden opgemerkt. Geautomatiseerde systemen kunnen herinneringen sturen naar werknemers die niet hebben uitgecheckt en supervisors waarschuwen voor ontbrekende registraties, waardoor het probleem wordt voorkomen voordat het een nalevingsprobleem wordt.
Kan ik een mobiele app gebruiken voor CIAO-registratie?
Ja. De RSZ accepteert elke registratiemethode, zolang de gegevens maar nauwkeurig en in realtime worden doorgegeven aan het Checkinandout@work-platform. Mobiele apps zijn de meest praktische oplossing voor schoonmaakbedrijven met mobiele teams, vooral in combinatie met GPS-verificatie en offline mogelijkheden.
Hoe verhoudt CIAO zich tot bredere vereisten voor tijdregistratie?
CIAO is specifiek bedoeld voor de aanwezigheidsregistratie ten behoeve van RSZ. Vanaf 2027 zullen er echter bredere verplichtingen inzake tijdregistratie gelden voor meer sectoren en bedrijven in België. Bedrijven die nu investeren in een uniform platform dat CIAO, tijdregistratie en salarisintegratie omvat, zullen klaar zijn voor zowel de huidige als de toekomstige vereisten.
Laat papierwerk uw schoonmaakteams niet vertragen.
Automatiseer CIAO-compliance, tijdregistratie en planning in één platform.
Boek een gratis sessie met een expert → | Vergelijk prijzen →
