Qu'est-ce que l'enregistrement au travail (CIAW) et l'enregistrement et la sortie du travail (CIAO) ?
L'enregistrement au travail (CIAW) et l'enregistrement à l'arrivée et au départ (CIAO) sont des procédures d'enregistrement de la présence obligatoire. enregistrement de présence obligatoire pour toute personne travaillant sur des chantiers de construction ou de nettoyage belges.
Chaque employé, sous-traitant ou travailleur temporaire doit s'enregistrer lorsqu'il arrive sur le chantierLes données sont communiquées à l'ONSS (Office national de sécurité sociale). ONSS (Office national de sécurité sociale).
Il est censé garantir la sécurité, la traçabilité et le respect des lois sociales, mais pour de nombreuses entreprises, il est également devenu un casse-tête administratif quotidien.
Si vous manquez une inscription, vous risquez des amendes, des avertissements d'inspection ou des retards de paiement de la part de clients qui exigent une preuve de la CIAW/ CIAO.
CIAO : ce qui change en 2025
A partir de janvier 2025Les règles existantes en matière de CIAW seront élargies pour devenir Enregistrement et sortie au travail (CIAO).
Cela signifie que
- Les travailleurs doivent enregistrer les heures d'entrée et de sortie.
- Le règlement ne s'applique pas seulement à la construction, mais aussi les services de nettoyage et d'entretien.
- L'ONSS demande désormais des données temporelles plus données temporelles plus granulaires (et pas seulement la présence).
En bref : la conformité est de plus en plus stricte et le suivi manuel ne suffit plus.
Le coût caché de la conformité manuelle
Les listes sur papier, les modèles Excel ou les rapports par téléphone semblent simples jusqu'à ce que quelque chose se passe mal.
Les problèmes les plus courants sont les suivants :
- Codes de site ou identifiants de travailleurs de l'ONSS erronés
- Les téléchargements tardifs de fichiers provoquent des alertes d'audit
- Systèmes déconnectés (données CIAW/CIAO non liées à la paie ou aux projets)
Un seul enregistrement manquant peut entraîner des amendes allant jusqu'à 6 000 euros par site ou des avertissements d'inspection.
De plus, la correction des données après coup fait perdre un temps précieux aux RH, qui ne peuvent plus se consacrer à leurs tâches principales.
Pourquoi l'automatisation est désormais essentielle
Avec l'élargissement des règles de la CIAO, les entreprises ont besoin d'un système qui :
- Enregistrement automatique des travailleurs (par le biais d'un badge, d'un véhicule ou d'une application)
- Synchronisation directe des données avec l'ONSS
- Conserve une piste d'audit pour chaque enregistrement
C'est exactement ce que Enregistrement des temps de Suivo de Suivo.
Comment Suivo vous permet de rester conforme automatiquement
Suivo intègre Check-in-at-Work et Check-in-and-Out-at-Work directement dans vos flux de travail existants :
- Badgeage des véhicules et des poteaux de chantier les travailleurs enregistrent automatiquement leur présence à leur arrivée.
- Application Time Logger les employés enregistrent leurs heures de travail via leur téléphone portable.
- Exportation automatique de l'ONSS les données sont synchronisées en toute sécurité avec la plateforme nationale CIAW/CIAO.
- Des rapports à l'épreuve de l'audit chaque enregistrement est traçable et horodaté.
- Intégration avec l'ERP et le système de paie pas d'exportations manuelles ni de double saisie.
Avec Suivo, la conformité fait partie du processus et n'est pas une étape supplémentaire.
Cas d'utilisation : La conformité sans souci
Le défi :
Cegelec avait du mal à gérer des centaines de travailleurs répartis sur plusieurs sites. Les fichiers CIAW manuels entraînaient des erreurs et des retards de téléchargement.
La solution :
Suivo a automatisé tous les enregistrements via des pôles de site et l'application Time Logger. Les données de l'ONSS sont désormais exportées automatiquement et les RH valident les absences et les heures à partir d'un seul tableau de bord.
Le résultat :
100 % de conformité sur tous les sites
0 amende ou rapport manquant
Moins de temps d'administration pour les RH
"Nous voulions qu'iln'y ait aucun risque d'erreur lors de l'enregistrement de 500 employés pour le nouveau système d'enregistrement des présences.
- DIRECTEUR GÉNÉRALBenny Vandevenne
Principaux enseignements
- CIAO élargit les règles d'enregistrement de la présence à partir de 2025, l'entrée et la sortie étant toutes deux obligatoires.
- Les outils manuels ne peuvent pas garantir l'exactitude ou la conformité.
L'automatisation avec Suivo garantit que chaque enregistrement est précis, à l'épreuve des audits et prêt pour l'ONSS.
Conclusion - La conformité sans complexité
L'objectif de CIAW et CIAO n'est pas de créer plus de travail, mais de garantir l'équité et la sécurité.
Avec Suivo, la conformité se fait automatiquement, donnant aux RH la confiance nécessaire pour se concentrer sur les personnes, et non sur la paperasserie.
Restez conforme, automatiquement.
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