DimDay est la version « le jour même » de la déclaration Dimona, et chaque prise de service dans le cadre d’un « flexi-job » en nécessite une. Avant qu’un travailleur en « flexi-job » ne commence son service, vous devez déposer une déclaration Dimona désignant ce travailleur pour ce jour-là, et celle-ci doit être déposée avant le début du travail. Il n’y a pas de délai de grâce et cette déclaration ne peut pas être effectuée a posteriori. Si un salarié commence un service sans qu’une déclaration DimDay valide ait été enregistrée, la législation belge en matière de sécurité sociale considère cette journée comme un emploi régulier, ce qui implique le paiement intégral des cotisations patronales et la perte de l’avantage fiscal dont bénéficie le salarié pour cette journée. La solution d’enregistrement à l’arrivée au travail de Suivo relie chaque service programmé à la prise en charge DimDay et signale toute déclaration manquante avant le début du travail, afin que vous ne découvriez jamais cette lacune lors d’un contrôle. Pour une vue d’ensemble complète du flexi-job, consultez notre guide complet destiné aux employeurs.
Qu'est-ce qu'un « DimDay » et en quoi diffère-t-il d'une déclaration Dimona classique ?
Dimona est la déclaration immédiate d'embauche que la Belgique transmet à l'ONSS, qui atteste qu'un salarié donné est employé par un employeur donné. Pour la plupart des salariés, cette déclaration est effectuée une seule fois, au début de la relation de travail.
DimDay est la forme « flexi-job » de cette déclaration. Étant donné qu’un « flexi-job » s’effectue par équipe, la déclaration doit également se faire équipe par équipe. Chaque DimDay indique quel salarié prend son service un jour donné. Ainsi, alors qu’un salarié en CDI génère une seule déclaration Dimona au début de son contrat, un salarié en « flexi-job » qui effectue dix équipes dans un mois génère dix déclarations DimDay, une avant chaque équipe.
C'est cette déclaration qui permet de considérer cette journée comme relevant du « flexi-job ». Sans elle, il n'existe aucune base juridique justifiant l'application d'un taux réduit de cotisations sociales pour cette journée.
À quelle date précise faut-il déposer le formulaire DimDay ?
La règle relative aux délais est stricte et ne laisse aucune marge de manœuvre.
- Avant le début du service. Le formulaire DimDay doit être enregistré avant que le salarié ne commence à travailler, et non pas pendant le service ni à la fin de celui-ci.
- Le jour même. Il s'agit d'une déclaration effectuée le jour même, liée à la date précise à laquelle le salarié se présente au travail.
- Il n'y a pas de délai de grâce. Il n'est pas possible de déposer la déclaration peu après l'entrée en fonction du salarié. Un retard équivaut à une omission.
- Pas de déclaration rétroactive. Vous ne pouvez pas déclarer un service après qu’il a eu lieu afin de combler une lacune. Une journée travaillée sans DimDay préalable reste une journée travaillée sans DimDay.
C'est pourquoi DimDay relève d'une discipline opérationnelle et non d'une simple formalité administrative. La déclaration doit coïncider avec le moment où la présence d'un salarié est confirmée pour un service, ce qui, dans le cas des emplois flexibles, se produit souvent quelques heures, voire quelques minutes, avant son arrivée.
Que se passe-t-il si un service est effectué sans « DimDay » valide ?
C'est le scénario le plus coûteux. Si un salarié en « flexi-job » commence à travailler sans « DimDay » valide, cette journée perd son statut de « flexi-job » et est considérée comme un emploi classique :
- Les cotisations patronales à la sécurité sociale s'appliquent intégralement au salaire de cette journée, et non pas selon les modalités du « flexi-job ».
- L'avantage fiscal dont bénéficie le salarié est perdu pour cette journée.
- Les lacunes répétées s'accumulent. Si elles concernent plusieurs salariés ou s'étendent sur plusieurs jours, la cotisation rétroactive à l'ONSS peut atteindre un montant important ; or, celle-ci est calculée a posteriori, alors qu'il n'est plus possible d'y remédier.
En général, cette erreur n'est pas intentionnelle. Il s'agit soit d'un chef d'équipe débordé qui a affecté un salarié à une tâche avant que la déclaration ne soit enregistrée, soit d'un remplaçant de dernière minute qui n'a pas été déclaré. C'est précisément pour cette raison que le dispositif de sécurité doit être systématique. Nous abordons en détail les conséquences dans la section consacrée à ce qui se passe en l'absence de déclaration Dimona valide.
Comment le SIOD vérifie-t-il DimDay lors d'une inspection ?
Les inspecteurs sociaux du SIOD vérifient les horodatages de DimDay lors des contrôles sectoriels, notamment dans les secteurs de l'hôtellerie-restauration, du commerce de détail, des soins et de l'événementiel, où les emplois flexibles sont courants. Leur vérification est simple et difficile à contester : ils comparent l'heure d'enregistrement sur DimDay à l'heure à laquelle le salarié a effectivement travaillé.
Cette comparaison n'est possible que parce que ces deux événements sont horodatés. Le DimDay comporte l’heure de dépôt. Depuis le 1er juillet 2026, les heures de travail doivent provenir d’un système électronique d’enregistrement du temps de travail. Si l’enregistrement horaire indique qu’un salarié était présent sur le lieu de travail avant le dépôt du DimDay, ou s’il indique qu’un salarié n’a pas déposé de DimDay du tout, l’inspecteur dispose d’un élément de preuve clair. C’est pourquoi la déclaration le jour même et l’enregistrement électronique du temps de travail constituent les deux volets d’une même obligation, comme expliqué plus en détail dans la section « Les emplois flexibles nécessitent désormais un enregistrement électronique du temps de travail ».
Comment Suivo prend-il en charge DimDay sans ralentir le déroulement du service ?
Le DimDay lui-même est déclaré auprès de la NSSO ; il ne s'agit donc pas d'une fonctionnalité du produit Suivo. Le rôle de Suivo est de s'assurer que la déclaration et le planning restent liés, afin que les incohérences soient détectées avant le début du travail plutôt que lors d'un contrôle.
- Ce sont les plannings de service qui déterminent le montant de la paie. Comme le service de planification sait quels travailleurs en flexi-job sont affectés à la journée, la plateforme sait quelles déclarations DimDay doivent être générées.
- L'absence de déclaration est signalée dès le début. Lorsqu'un travailleur en flexi-job dont la mission est programmée n'a pas encore fait l'objet d'une déclaration Dimona le jour même, la plateforme peut le signaler afin que vous puissiez effectuer la déclaration avant que le travailleur ne commence.
- L'enregistrement de l'arrivée permet de conserver une preuve. L'enregistrement de présence consigne l'heure vérifiée à laquelle le salarié est effectivement arrivé, vous fournissant ainsi l'horodatage qui doit correspondre à celui de DimDay si un inspecteur vous le demande.
Le principe suivant s'applique ici : les données en temps réel doivent déboucher sur une décision. Une alerte signalant l'absence d'un « DimDay » n'a d'utilité que dans la mesure où elle vous incite à enregistrer la présence avant que l'employé ne pointe, ce qui est le seul moment qui compte. Découvrez comment les emplois flexibles s'intègrent dans un système d'horaires mixtes pour gérer un effectif hétérogène.
Prêt à combler votre retard sur DimDay avant votre prochaine prise de service ?
Suivo relie les horaires de travail flexibles planifiés à l'assistance DimDay et enregistre les heures d'arrivée vérifiées, de sorte que les déclarations et les heures correspondent toujours lors des contrôles effectués par le SIOD.
