Les emplois flexibles doivent désormais faire l'objet d'un enregistrement électronique des heures : ce qu'implique la règle entrant en vigueur le 1er juillet 2026

Depuis le 1er juillet 2026, tout employeur qui embauche un salarié en « flexi-job » en Belgique doit enregistrer par voie électronique les heures exactes de début et de fin de chaque prestation de travail de ce salarié. Il s’agit d’une obligation légale, et non d’une simple recommandation ; les feuilles de présence papier ou les tableaux Excel remplis a posteriori ne permettent plus de s’y conformer. L'enregistrement doit indiquer les heures réelles de début et de fin de chaque service en flexi-job, afin que les heures déclarées puissent être vérifiées par rapport à la déclaration DimDay et au plafond salarial du flexi-job. C'est exactement ce que fait la solution de suivi des temps de Suivo : elle enregistre des horodatages vérifiés pour chaque travailleur, relie chaque service à la déclaration Dimona du jour même et transmet directement les heures à votre service de paie, le tout sur une seule et même plateforme connectée. Pour avoir une vue d’ensemble complète du « flexi-job », commencez par consulter notre guide complet destiné aux employeurs.

Que prévoit exactement cette nouvelle règle ?

La disposition légale est succincte, mais son application est précise. Si vous faites appel à des travailleurs en flexi-job, vous devez enregistrer électroniquement les heures exactes de début et de fin de travail de chacun d’entre eux. Une déclaration Dimona journalière indiquant les heures de début et de fin tient lieu d’enregistrement ; pour une déclaration Dimona périodique, vous devez disposer d’un système agréé, tel que l’application ASA de l’ONSS, un système électronique d’enregistrement du temps de travail, une caisse enregistreuse homologuée dans le secteur de l’hôtellerie-restauration ou un tachygraphe numérique. Les exigences techniques détaillées et la durée de conservation des données doivent encore être fixées par arrêté royal. Il doit s’agir d’un enregistrement réel et objectif, et non d’une simple signature à la fin de la semaine.

Concrètement, cela signifie que le système doit enregistrer, pour chaque salarié et pour chaque service :

• L'heure réelle d'arrivée, enregistrée au moment où le travail commence.
• La durée du service.
• L'heure de sortie, c'est-à-dire l'heure à laquelle le salarié quitte son lieu de travail.

Le problème, c'est la vérification. L'État sait déjà, grâce à la déclaration DimDay, qu'un salarié a été déclaré pour la journée. Ce qu'il ne pouvait pas vérifier auparavant, c'était si les heures déclarées correspondaient bien à la réalité. Un enregistrement électronique comble cette lacune, et c'est la seule preuve qui permette de le faire de manière fiable.

Pourquoi les feuilles de présence papier ne suffisent-elles plus ?

Une feuille de présence papier est remplie à la main, souvent à la fin d'un service ou d'une semaine, et peut être modifiée sans laisser de trace. Dans le cadre d'un « flexi-job », où la classification dépend entièrement d'une déclaration précise effectuée le jour même et d'un salaire restant en dessous du plafond, ce système n'est pas suffisamment fiable pour s'y fier.

L'enregistrement électronique présente trois différences importantes pour un inspecteur :

• C'est en temps réel. L'enregistrement est capturé au moment même où il a lieu, et n'est pas reconstitué a posteriori.
• Il est inviolable. Les horodatages sont enregistrés par le système, de sorte que toute modification laisse une trace.
• Ces informations peuvent être vérifiées par rapport à d'autres registres. La même plateforme permet de comparer les heures d'arrivée avec les données déclarées à DimDay et les heures travaillées avec le plafond salarial.

Pour les emplois flexibles, ce dossier doit désormais être sous forme électronique : la RSZ répertorie les options d'enregistrement acceptées.

Quel est le lien avec la règle prévue pour tous les employeurs ?

La règle relative aux « flexi-jobs » pourrait marquer le début d’une évolution plus large. Le gouvernement prévoit de rendre obligatoire l’enregistrement des temps de travail pour tous les employeurs, et pas seulement ceux qui ont recours aux « flexi-jobs », avec une entrée en vigueur prévue le 1er janvier 2027 et une période de transition allant jusqu’au 1er avril 2027. En novembre 2026, il s’agit encore d’un avant-projet de loi : le Conseil national du travail a rendu un avis partagé le 30 septembre 2026, et le texte n’a pas encore force de loi. Ainsi, un employeur qui investit aujourd’hui dans un système destiné à gérer les emplois flexibles se prépare également à une obligation qui pourrait s’appliquer ultérieurement à l’ensemble de son personnel.

Voici l'argument pratique en faveur du choix d'une plateforme plutôt que d'un outil ponctuel. Si vous achetez un outil qui ne prend en charge que les emplois flexibles, vous risquez de devoir racheter un autre outil lorsque la réglementation élargie entrera en vigueur. Un système qui enregistre le temps de travail de toutes les catégories de salariés (CDI, temps partiel, étudiants et emplois flexibles) résout ces deux problèmes d'un seul coup et vous permet de démarrer de manière modulaire et d'évoluer sans avoir à tout remplacer. Nous expliquons ici la réglementation élargie en matière de gestion d'un effectif mixte.

Comment Suivo répond-il à l'obligation d'enregistrement électronique des heures de travail ?

Suivo a été conçu pour les opérations de terrain et par équipes en Belgique ; le cas du « flexi-job » s'intègre donc parfaitement dans le produit.

• Plusieurs méthodes de pointage. Les employés peuvent pointer via une application mobile, par lecture de badge, à des bornes de pointage fixes ou depuis leur véhicule : vous pouvez ainsi choisir la méthode la mieux adaptée à votre site, sans être contraint d'adopter une approche unique.
• Horodatages vérifiés par employé. Chaque pointage d'arrivée et de départ est enregistré avec l'heure et l'identité de l'employé, ce qui vous fournit le relevé en temps réel désormais exigé par la loi.
• Prise en charge de DimDay. La plateforme peut signaler lorsqu'un travailleur à horaire flexible dont la mission est planifiée n'a pas encore fait l'objet d'une déclaration Dimona pour le jour même ; vous pouvez ainsi effectuer la déclaration avant le début du travail, plutôt que de constater cette lacune lors d'un contrôle. Consultez la rubrique « DimDay expliqué » pour comprendre le fonctionnement de cette déclaration.
• Données prêtes pour la paie. Les heures sont transmises à votre secrétariat social via des intégrations API avec Liantis, Securex, Partena, Group S et SD Worx ; ainsi, les données vérifiées sont directement reprises dans le dossier de paie sans qu'il soit nécessaire de les saisir à nouveau.

Le principe est simple : les données en temps réel ne valent la peine d'être collectées que si elles permettent de prendre une décision ou d'économiser un euro. Ici, elles remplissent ces deux fonctions. Elles vous permettent de rester en conformité et vous garantissent de ne jamais payer l'intégralité des cotisations sociales pour une journée qui aurait dû être considérée comme un « flexi-job ».

Quel est le coût réel du non-respect des règles ?

Deux risques se cumulent. Premièrement, le fait de ne pas enregistrer électroniquement les heures de début et de fin constitue en soi une infraction : le salarié est présumé avoir travaillé à temps plein pendant ce trimestre, sauf preuve contraire, et l’amende (administrative : de 1 000 à 10 000 euros ; pénale : de 2 000 à 20 000 euros) est multipliée par le nombre de salariés en « flexi-job » concernés. Deuxièmement, et c’est généralement plus coûteux, sans relevé vérifié, vous ne pouvez pas justifier vos déclarations DimDay. Si un inspecteur constate que les heures déclarées ne correspondent pas aux heures travaillées, certaines journées peuvent être reclassées en emploi régulier, ce qui entraîne le paiement intégral des cotisations patronales de sécurité sociale sur ces salaires et prive le salarié de son avantage fiscal pour ces journées. Nous abordons les mécanismes de sanction dans la section consacrée aux conséquences d’une déclaration Dimona non valide.

Questions fréquemment posées

Les employeurs sont-ils tenus de mettre en place un système d'enregistrement électronique des heures de travail pour les salariés en flexi-job ?

Oui. Depuis le 1er juillet 2026, les employeurs belges sont tenus d'enregistrer par voie électronique les heures de début et de fin de travail de chaque salarié en « flexi-job ». Il s'agit d'une obligation légale, et les feuilles de présence papier ou les tableaux Excel remplis a posteriori ne permettent plus de s'y conformer.

Que doit contenir un relevé des horaires de travail dans le cadre d'un emploi flexible ?

Pour chaque salarié et chaque poste, le relevé doit indiquer l'heure exacte de début et de fin du travail. Il doit s'agir d'un relevé réel et objectif établi au fur et à mesure que le travail est effectué, afin que les heures déclarées puissent être vérifiées par rapport à la déclaration Dimona et au plafond du salaire flexible.

Pourquoi les feuilles de présence papier ne suffisent-elles pas pour les emplois flexibles ?

Les feuilles de présence papier sont souvent remplies à la fin d'un service ou d'une semaine et peuvent être modifiées sans laisser de trace. L'enregistrement électronique consigne l'arrivée au moment où elle a lieu, enregistre les horodatages de sorte que les modifications laissent une trace, et permet de comparer les données avec la déclaration Dimona et le plafond salarial.

Que se passe-t-il si les horaires de travail flexibles ne sont pas enregistrés par voie électronique ?

Le fait de ne pas s'inscrire constitue en soi un manquement à cette obligation et peut entraîner une amende. Sans dossier vérifié, vous ne pouvez pas non plus prouver que les heures déclarées correspondent aux heures effectivement travaillées, ce qui expose vos déclarations relatives au « flexi-job » à une contestation lors d'un contrôle et peut vous faire perdre le bénéfice du régime « flexi-job ».

Comment Suivo enregistre-t-il les heures de travail flexibles ?

Les salariés pointent via une application mobile, par lecture de badge, à l'aide de bornes de pointage fixes ou d'un système de pointage embarqué dans les véhicules ; chaque pointage d'arrivée et de départ est enregistré avec l'heure et l'identité du salarié. Suivo peut signaler un salarié en contrat flexible dont la déclaration Dimona n'a pas été effectuée le jour même, et les heures sont transmises à votre secrétariat social via des intégrations API.

Prêt à mettre en place un système d'enregistrement des heures conforme aux exigences ?

Suivo vous offre la solution d'enregistrement électronique des heures de travail dont les emplois flexibles ont désormais besoin, et qui est également prête pour la future obligation d'enregistrement imposée à tous les employeurs : heures vérifiées, prise en charge de DimDay et registres conformes aux exigences d'un contrôle de l'ONSS ou du SIOD.

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