Depuis le 1er juillet 2026, tout employeur qui embauche un salarié en « flexi-job » en Belgique doit disposer d’un système électronique d’enregistrement du temps de travail. Il s’agit d’une obligation légale, et non d’une simple recommandation ; les feuilles de présence papier ou les tableaux Excel remplis a posteriori ne sont plus considérés comme conformes. Le système doit enregistrer l’heure de début, la durée et l’heure de fin réelles de chaque service en flexi-job, afin que les heures déclarées puissent être vérifiées par rapport à la déclaration DimDay et au plafond salarial du flexi-job. C’est exactement ce que fait la solution de suivi des temps de Suivo : elle enregistre des horodatages vérifiés pour chaque travailleur, relie chaque service à la déclaration Dimona du jour même et transmet directement les heures à votre service de paie, le tout sur une seule et même plateforme connectée. Pour une vue d’ensemble complète du « flexi-job », commencez par consulter notre guide complet destiné aux employeurs.
Que prévoit exactement cette nouvelle règle ?
Cette disposition est succincte dans la loi, mais son application est précise. Si vous faites appel à des travailleurs en flexi-job, vous devez mettre en place un système électronique d'enregistrement du temps de travail qui consigne les heures effectivement travaillées par chaque travailleur en flexi-job. Il doit s'agir d'un enregistrement réel et objectif, et non d'une simple signature à la fin de la semaine.
Concrètement, cela signifie que le système doit enregistrer, pour chaque salarié et pour chaque service :
- L'heure réelle d'arrivée, enregistrée au moment où le travail commence.
- La durée du service.
- L'heure de sortie, c'est-à-dire l'heure à laquelle le salarié quitte son lieu de travail.
Le problème, c'est la vérification. L'État sait déjà, grâce à la déclaration DimDay, qu'un salarié a été déclaré pour la journée. Ce qu'il ne pouvait pas vérifier auparavant, c'était si les heures déclarées correspondaient bien à la réalité. Un enregistrement électronique comble cette lacune, et c'est la seule preuve qui permette de le faire de manière fiable.
Pourquoi les feuilles de présence papier ne suffisent-elles plus ?
Une feuille de présence papier est remplie à la main, souvent à la fin d'un service ou d'une semaine, et peut être modifiée sans laisser de trace. Dans le cadre d'un « flexi-job », où la classification dépend entièrement d'une déclaration précise effectuée le jour même et d'un salaire restant en dessous du plafond, ce système n'est pas suffisamment fiable pour s'y fier.
L'enregistrement électronique présente trois différences importantes pour un inspecteur :
- C'est en temps réel. L'enregistrement est capturé au moment même où il a lieu, et n'est pas reconstitué a posteriori.
- Il est inviolable. Les horodatages sont enregistrés par le système, de sorte que toute modification laisse une trace.
- Ces informations peuvent être vérifiées par rapport à d'autres registres. La même plateforme permet de comparer les heures d'arrivée avec les données déclarées à DimDay et les heures travaillées avec le plafond salarial.
Le Service public de l'emploi (FPS Employment) confirme que les employeurs doivent être en mesure de présenter, sur simple demande, les relevés des heures de travail pour toutes les catégories de travailleurs. Pour les emplois flexibles, ces relevés doivent désormais être sous forme électronique.
Quel est le lien avec l'obligation qui s'appliquera à tous les employeurs à partir de 2027 ?
La réglementation relative aux « flexi-jobs » est le fer de lance d'une évolution plus large. À compter du 1er janvier 2027, la Belgique passera à un système d'enregistrement obligatoire du temps de travail pour tous les employeurs, et non plus uniquement pour ceux qui ont recours aux « flexi-jobs ». Ainsi, un employeur qui investit dès aujourd'hui dans un système destiné à gérer les « flexi-jobs » prend également une longueur d'avance sur l'obligation qui s'appliquera à l'ensemble de son personnel six mois plus tard.
Voici l'argument pratique qui milite en faveur du choix d'une plateforme plutôt que d'un outil ponctuel. Si vous achetez un solution qui ne prend en charge que les contrats flexibles, vous devrez racheter un autre outil en janvier 2027. Un système qui enregistre le temps de travail de toutes les catégories de salariés (CDI, temps partiel, étudiants et contrats flexibles) résout ces deux problèmes d'un seul coup et vous permet de démarrer de manière modulaire et d'évoluer sans avoir à tout remplacer. Nous expliquons ici les principes généraux de la gestion d'un effectif mixte.
Comment Suivo répond-il à l'obligation d'enregistrement électronique des heures de travail ?
Suivo a été conçu pour les opérations de terrain et par équipes en Belgique ; le cas du « flexi-job » s'intègre donc parfaitement dans le produit.
- Plusieurs méthodes de pointage. Les employés peuvent pointer via une application mobile, par lecture de badge, à des bornes de pointage fixes ou depuis leur véhicule : vous pouvez ainsi choisir la méthode la mieux adaptée à votre site, sans être contraint d'adopter une approche unique.
- Horodatages vérifiés par employé. Chaque pointage d'arrivée et de départ est enregistré avec l'heure et l'identité de l'employé, ce qui vous fournit le relevé en temps réel désormais exigé par la loi.
- Prise en charge de DimDay. La plateforme peut signaler lorsqu'un travailleur à horaire flexible dont la mission est planifiée n'a pas encore fait l'objet d'une déclaration Dimona pour le jour même ; vous pouvez ainsi effectuer la déclaration avant le début du travail, plutôt que de constater cette lacune lors d'un contrôle. Consultez la rubrique « DimDay expliqué » pour comprendre le fonctionnement de cette déclaration.
- Données prêtes pour la paie. Les heures sont transmises à votre secrétariat social via des intégrations API avec Liantis, Securex, Partena, Group S et SD Worx ; ainsi, les données vérifiées sont directement reprises dans le dossier de paie sans qu'il soit nécessaire de les saisir à nouveau.
Le principe est simple : les données en temps réel ne valent la peine d'être collectées que si elles permettent de prendre une décision ou d'économiser un euro. Ici, elles remplissent ces deux fonctions. Elles vous permettent de rester en conformité et vous garantissent de ne jamais payer l'intégralité des cotisations sociales pour une journée qui aurait dû être considérée comme un « flexi-job ».
Quel est le coût réel du non-respect des règles ?
Deux risques se cumulent. Premièrement, le fait de ne disposer d’aucun système électronique constitue en soi un manquement à cette obligation. Deuxièmement, et c’est généralement plus coûteux, sans relevé vérifié, vous ne pouvez pas justifier vos déclarations DimDay. Si un inspecteur constate que les heures déclarées ne correspondent pas aux heures travaillées, certaines journées peuvent être reclassées en emploi régulier, ce qui entraîne le paiement intégral des cotisations patronales de sécurité sociale sur ces salaires et prive le salarié de son avantage fiscal pour ces journées. Nous abordons les mécanismes de sanction applicables en l’absence de déclaration Dimona valide.
Prêt à mettre en place un système d'enregistrement des heures conforme aux exigences ?
Suivo vous offre la solution d'enregistrement électronique des heures de travail dont les emplois flexibles ont désormais besoin, et qui est déjà prête pour l'obligation générale qui s'appliquera à tous les employeurs à partir de 2027 : heures vérifiées, prise en charge de DimDay et registres conformes aux exigences d'un contrôle de l'ONSS ou du SIOD.
