Voor flexibele banen geldt nu een verplichting tot elektronische tijdregistratie: wat de regel van 1 juli 2026 inhoudt

Sinds 1 juli 2026 moet elke werkgever die in België een flexi-jobwerker in dienst neemt, het exacte begin- en eindtijdstip van de werkzaamheden van elke flexi-jobwerker elektronisch registreren. Dit is een wettelijke verplichting, geen aanbeveling, en papieren urenstaten of een achteraf opgestelde spreadsheet voldoen hier niet langer aan. De registratie moet de daadwerkelijke begin- en eindtijd van elke flexi-job-dienst weergeven, zodat de opgegeven uren kunnen worden gecontroleerd aan de hand van de DimDay-aangifte en het flexi-loonplafond. De tijdregistratieoplossing van Suivo doet precies dit: het registreert geverifieerde tijdstempels per werknemer, koppelt elke dienst aan de Dimona-aangifte van dezelfde dag en stuurt de uren rechtstreeks door naar uw loonadministratie, allemaal op één geïntegreerd platform. Voor een volledig beeld van flexi-job: begin met onze uitgebreide werkgeversgids.

Wat houdt de nieuwe regel precies in?

De regel is kort geformuleerd in de wet, maar heeft een specifieke werking. Als u flexi-jobwerknemers inzet, moet u de exacte begin- en eindtijd van het werk van elke flexi-jobwerknemer elektronisch registreren. Een Dimona-dag met begin- en eindtijden geldt als die registratie; bij een Dimona-periode hebt u een goedgekeurd systeem nodig, zoals de ASA-app van de RSZ, een elektronisch tijdregistratiesysteem, een geregistreerde kassa in de horeca of een digitale tachograaf. De gedetailleerde systeemvereisten en de bewaartermijn moeten nog worden vastgelegd bij koninklijk besluit. Het moet gaan om een reële, objectieve registratie, niet om een handtekening aan het einde van de week.

In de praktijk betekent dit dat het systeem per medewerker en per dienst het volgende moet registreren:

• De daadwerkelijke inkloktijd, geregistreerd op het moment dat het werk begint.
• De duur van de dienst.
• Het tijdstip waarop de werknemer uitklokt.

Het gaat om verificatie. De overheid weet via de DimDay-aangifte al dat een werknemer voor die dag is aangegeven. Wat zij voorheen niet kon controleren, was of de opgegeven uren overeenkwamen met de werkelijkheid. Een elektronisch register dicht die leemte, en het is het enige bewijs dat dit op betrouwbare wijze doet.

Waarom volstaan papieren urenstaten niet meer?

Een papieren urenstaat wordt met de hand ingevuld, vaak aan het einde van een dienst of aan het einde van een week, en kan zonder sporen achter te laten worden gewijzigd. Voor een flexibele baan, waarbij de hele indeling afhangt van een nauwkeurige aangifte op dezelfde dag en een loon dat onder het maximum blijft, is dat te onbetrouwbaar om op te vertrouwen.

Elektronische registratie verschilt op drie punten die voor een inspecteur van belang zijn:

• Het gebeurt in realtime. Het inchecken wordt vastgelegd op het moment dat het plaatsvindt, en niet achteraf gereconstrueerd.
• Het is fraudebestendig. Het systeem registreert tijdstempels, zodat wijzigingen een spoor achterlaten.
• Dit kan worden gecontroleerd aan de hand van andere gegevens. Hetzelfde platform kan de inkloktijd vergelijken met de DimDay-aangifte en de uren met het loonplafond.

Voor flexibele banen moet die registratie voortaan elektronisch gebeuren: de RSZ geeft een overzicht van de toegestane registratiemogelijkheden.

Hoe hangt dit samen met de geplande regel voor alle werkgevers?

De flexi-job-regeling zou wel eens de voorbode kunnen zijn van een bredere verandering. De regering is van plan om voor alle werkgevers, en niet alleen voor degenen die gebruikmaken van flexi-jobs, een verplichte registratie van de werktijd in te voeren, met een geplande ingangsdatum op 1 januari 2027 en een overgangsperiode tot 1 april 2027. In november 2026 is dit nog steeds een voorlopig wetsontwerp: de Nationale Arbeidsraad heeft op 30 september 2026 een verdeeld advies uitgebracht en de tekst is nog geen wet. Een werkgever die vandaag investeert in een systeem voor flexi-jobs, bereidt zich dus ook voor op een verplichting die later mogelijk voor zijn gehele personeelsbestand gaat gelden.

Dit is het praktische argument om voor een platform te kiezen in plaats van voor een afzonderlijke tool. Als je iets aanschaft dat alleen geschikt is voor flexibele banen, moet je wellicht opnieuw iets aanschaffen zodra de uitgebreidere regel van kracht wordt. Een systeem dat de werktijd registreert voor elke categorie werknemers – vaste krachten, deeltijders, studenten en flexibele werknemers – lost beide problemen in één keer op en stelt je in staat om modulair te beginnen en uit te breiden zonder dat je het systeem volledig hoeft te vervangen. We lichten de uitgebreidere regel toe in het kader van het beheer van een gemengd personeelsbestand.

Hoe voldoet Suivo aan de verplichting tot elektronische tijdregistratie?

Suivo is ontwikkeld voor Belgische veld- en ploegendiensten, dus het flexi-job-concept sluit naadloos aan bij het product.

• Verschillende manieren om in te klokken. Medewerkers kunnen inklokken via een mobiele app, door hun badge te scannen, bij vaste inklokzuilen of via inklokfuncties in voertuigen, zodat de methode is afgestemd op uw locatie en er niet één aanpak wordt opgelegd.
• Geverifieerde tijdstempels per medewerker. Elke in- en uitcheck wordt geregistreerd met een tijdstip en de identiteit van de medewerker, waardoor u beschikt over de actuele registratie die de wet nu voorschrijft.
• DimDay-ondersteuning. Het platform kan een melding geven wanneer er voor een ingeplande flexi-job-werknemer nog geen Dimona-aangifte voor dezelfde dag in het systeem staat, zodat u deze aangifte kunt indienen voordat het werk begint, in plaats van dat u deze omissie pas bij een controle ontdekt. Zie ‘DimDay uitgelegd’ voor meer informatie over hoe de aangifte werkt.
• Uitvoer die direct klaar is voor de loonverwerking. De uren worden via API-integraties met Liantis, Securex, Partena, Group S en SD Worx doorgegeven aan uw social secretariaat, zodat het geverifieerde overzicht zonder handmatige invoer direct als loonbasis dient.

De stelling is simpel: realtime gegevens zijn alleen de moeite waard om vast te leggen als ze leiden tot een beslissing of een bespaarde euro. In dit geval is het beide het geval. Het zorgt ervoor dat je aan de regels voldoet en dat je nooit de volledige sociale premies betaalt op een dag die als flexi-job had moeten worden aangemerkt.

Wat kost het eigenlijk als de regels niet worden nageleefd?

Er zijn twee risico’s die elkaar versterken. Ten eerste is het niet elektronisch registreren van begin- en eindtijden op zich al een overtreding: er wordt aangenomen dat de werknemer dat kwartaal fulltime heeft gewerkt, tenzij u het tegendeel bewijst, en de boete (administratief: 1.000 tot 10.000 euro of strafrechtelijk: 2.000 tot 20.000 euro) wordt vermenigvuldigd met het aantal betrokken flexi-job-werknemers. Ten tweede, en dat is doorgaans duurder, kunt u zonder een geverifieerd overzicht uw DimDay-aangiften niet verdedigen. Als een inspecteur niet kan zien dat de opgegeven uren overeenkomen met de gewerkte uren, kunnen afzonderlijke dagen worden geherclassificeerd als reguliere tewerkstelling, wat leidt tot volledige werkgeversbijdragen voor de sociale zekerheid op die lonen en het belastingvoordeel van de werknemer voor die dagen tenietdoet. We behandelen de sanctiemechanismen in het artikel over wat er gebeurt bij het ontbreken van een geldige Dimona-aangifte.

Veelgestelde vragen

Moeten werkgevers elektronische tijdregistratie toepassen voor werknemers met een flexibele baan?

Ja. Vanaf 1 juli 2026 moeten werkgevers in België de begin- en eindtijd van de werkuren van elke flexi-job-werknemer elektronisch registreren. Dit is een wettelijke verplichting, en papieren urenstaten of een achteraf ingevulde spreadsheet voldoen hier niet langer aan.

Wat moet er in een tijdregistratieformulier voor een flexibele baan worden vermeld?

Per werknemer en per dienst moet uit de registratie blijken hoe laat het werk precies begint en hoe laat het precies eindigt. Het moet gaan om een reële, objectieve registratie die tijdens het werk wordt bijgehouden, zodat de opgegeven uren kunnen worden getoetst aan de Dimona-aangifte en het flexiloonplafond.

Waarom volstaan papieren urenstaten niet voor flexibele banen?

Papieren urenstaten worden vaak aan het einde van een dienst of week ingevuld en kunnen zonder sporen achter te laten worden gewijzigd. Bij elektronische registratie wordt het inchecken direct vastgelegd, worden tijdstempels geregistreerd zodat wijzigingen een spoor achterlaten, en kan de registratie worden vergeleken met de Dimona-aangifte en het loonplafond.

Wat gebeurt er als flexibele werktijden niet elektronisch worden geregistreerd?

Het niet registreren is op zich al een schending van de verplichting en kan leiden tot een boete. Zonder een geverifieerd overzicht kun je ook niet aantonen dat de opgegeven uren overeenkomen met de gewerkte uren, waardoor je aangiften voor je flexi-job bij een controle kunnen worden betwist en je de flexi-job-regeling kunt verliezen.

Hoe registreert Suivo de uren van flexibele banen?

Medewerkers klokken in via een mobiele app, het scannen van een badge, vaste incheckzuilen of inchecken vanuit een voertuig, en elke in- en uitcheck wordt opgeslagen met de tijd en de identiteit van de medewerker. Suivo kan een medewerker met een flexibele dienstregeling markeren als er geen Dimona-melding voor diezelfde dag is, en de gewerkte uren worden via API-integraties doorgestuurd naar uw sociaal secretariaat.

Klaar om een tijdregistratiesysteem in te voeren dat aan de voorschriften voldoet?

Suivo biedt je de elektronische tijdregistratie die tegenwoordig voor flexibele banen vereist is, en is ook klaar voor de geplande registratieverplichting voor alle werkgevers: geverifieerde uren, ondersteuning voor DimDay en gegevens die een controle door de RSZ of de SIOD doorstaan.

Boek een gratis demo