Flexibele werktijden koppelen aan uw sociale secretariaat (Liantis, Securex, Partena, SD Worx)

Als u in België flexi-job-werknemers in dienst hebt, zouden de door hen geregistreerde uren bij uw sociaal secretariaat moeten binnenkomen zonder dat iemand ze opnieuw hoeft in te voeren. In de praktijk exporteren de meeste werkgevers nog steeds een spreadsheet, passen ze de opmaak aan en voeren ze de gegevens handmatig in bij Liantis, Securex, Partena, Group S of SD Worx. Juist bij die handmatige tussenstap ontstaan fouten in de loonverwerking van flexi-job-werknemers en tekortkomingen op het gebied van naleving. De API-integraties van Suivo koppelen uw elektronische tijdregistratie rechtstreeks aan deze sociale secretariaten, zodat geverifieerde flexi-job-uren automatisch worden doorgegeven, al afgestemd op de DimDay die u voor die dienst hebt ingediend. Het resultaat: minder correcties, een vlottere loonverwerking en een administratie die overeenkomt met wat u bij de RSZ hebt aangegeven.

Waarom het handmatig opnieuw invoeren de zwakke plek is bij flexibele banen

Sinds 1 juli 2026 moet elke werkgever die flexi-job-werknemers in dienst heeft, de exacte begin- en eindtijden van elke werknemer elektronisch registreren, hetzij via een dagelijkse Dimona-melding met die tijden, hetzij via een goedgekeurd registratiesysteem. Dat lost het registratieprobleem op, maar het lost niet automatisch het loonverwerkingsprobleem op. Als de uren nog steeds via ‘kopiëren en plakken’ van het tijdregistratiesysteem naar het sociaal secretariaat worden overgebracht, gaan er drie dingen mis:

• Typefouten. Een dienst van 3 uur die als 5 uur wordt ingevoerd, of een verkeerde datum, zorgen er stilletjes voor dat de kosten oplopen en kunnen ervoor zorgen dat het totale loon boven het flexiloonplafond uitkomt.
• Tijdsverschil. De salarisverwerking vindt plaats op basis van een spreadsheet die is geëxporteerd voordat een correctie voor late diensten werd doorgevoerd, waardoor de uitbetaalde uren niet meer overeenkomen met de gewerkte uren.
• DimDay-afwijking. De uren in de loonadministratie komen niet meer overeen met de Dimona-aangifte van diezelfde dag voor die dienst, en dat is precies de afwijking waar een SIOD-inspecteur naar op zoek is.

Flexi-banen versterken dit effect nog, omdat de volumes groot zijn, de diensten kort zijn en op het laatste moment worden ingepland, en elke dienst een eigen geregistreerde begin- en eindtijd moet hebben, hetzij in een Dimona-dagregistratie (DimDay), hetzij in een goedgekeurd registratiesysteem. Een geïntegreerd platform is beter dan een losstaande export, omdat de uren altijd slechts op één geverifieerde plek worden bijgehouden.

Hoe geverifieerde flexibele werktijden worden verwerkt in de salarisadministratie

Het principe is eenvoudig: één keer registreren, valideren en vervolgens doorsturen. Een flexi-job-medewerker klokt in via de mobiele app, een badge of een vaste incheckzuil. Die tijdstempels vormen het objectieve bewijs. Een manager valideert de dienst, waarna de API-integratie de gevalideerde uren naar uw sociaal secretariaat stuurt in het formaat dat de dienstverlener vereist.

Omdat de uren al gekoppeld zijn aan de aangemelde dienst, wordt bij de export de DimDay-context meegenomen. Je hoeft aan het einde van de maand geen twee afzonderlijke systemen met elkaar af te stemmen. In de aangifte stond „deze werknemer, deze dag”; het tijdregistratierapport laat zien „aangekomen om 18:03, vertrokken om 22:11, pauze van 15 minuten”; en de salarisadministratie ontvangt precies die gegevens. Liantis, Securex, Partena, Group S en SD Worx hebben elk hun eigen aanmeldingsstructuur, dus de integratie zet de door Suivo gevalideerde registratie om naar de velden die uw provider verwacht, in plaats van dat u de gegevens handmatig moet aanpassen.

Welke velden moeten in de export van flexi-banen worden opgenomen?

Om handmatige invoer te vervangen, moet de export alle velden bevatten die uw sociaal secretariaat nodig heeft om de salarisverwerking voor flexi-job correct uit te voeren:

• Identificatiegegevens van de werknemer (nationaal nummer of het loonadministratienummer dat uw secretariaat gebruikt), zodat de uren aan de juiste persoon en diens flexi-job-status worden gekoppeld.
• Datum van de dienst, die moet overeenkomen met de DimDay voor die dag.
• Begin- en eindtijd, plus eventuele onbetaalde pauzes, zodat het exacte aantal gewerkte uren wordt weergegeven.
• Het flexibele loontarief, zodat het brutoloon kan worden getoetst aan het horeca-maximum (22,61 euro per uur inclusief flexibele vakantietoeslag, geïndexeerd) of aan het sectorale maximum van 150% dat elders van toepassing is.
• Soort werktijd, waarbij een onderscheid wordt gemaakt tussen normale flexibele werktijden en eventuele nacht- of weekendtoeslagen die door uw gezamenlijke commissie worden toegepast.
• Kostenplaats of afdeling, zodat de arbeidskosten bij de juiste vestiging of winkel worden geboekt.

Als de codering klopt, berekent het sociale secretariaat de werkgeversbijdrage van 28%, stelt het de loonstrook op en verstuurt het de driemaandelijkse DmfA-aangifte naar de RSZ handmatig iets hoeft te worden aangepast. Als er een veld verkeerd is ingevuld, mislukt de validatie van de loonverwerking of, erger nog, worden er uren uitbetaald die niet overeenkomen met de aangifte.

Hoe het afstemmen van DimDay en werktijden de status van flexibele arbeid waarborgt

Het voordeel van een flexi-job hangt volledig af van het feit of de dag correct is aangegeven. Een ontbrekende Dimona-aangifte betekent dat het werk kan worden geherkwalificeerd als gewone tewerkstelling, waarbij de gebruikelijke socialezekerheidsbijdragen verschuldigd zijn en het belastingvoordeel van de flexi-job verloren gaat; bovendien is dit een overtreding van niveau 4 volgens het Sociaal Strafwetboek, waarvoor per werknemer een boete wordt opgelegd. Uren die niet overeenkomen met de aangifte zijn precies wat een inspecteur in twijfel trekt. Als dit zich herhaaldelijk voordoet in een druk rooster, leidt dat tot een omvangrijke naheffing door de RSZ met terugwerkende kracht.

Door de loonadministratie rechtstreeks te voeden vanuit geverifieerde tijdregistraties blijven drie cijfers met elkaar in overeenstemming: de op de DimDay opgegeven uren, de daadwerkelijk gewerkte uren en de betaalde uren. Als die drie overeenkomen, is een controle slechts een formaliteit. Wanneer ze in afzonderlijke spreadsheets worden bijgehouden en met de hand aan elkaar worden gekoppeld, is elke loonperiode een nieuwe kans dat ze uit elkaar gaan lopen. Suivo kan een geplande flexi-job-medewerker markeren die nog geen DimDay voor die dag heeft, zodat de discrepantie wordt opgemerkt voordat de dienst begint, en niet pas tijdens een controle. Zie de handleiding voor elektronische tijdregistratie voor flexi-jobs voor een volledig overzicht van wat er bij elektronische registratie moet worden vastgelegd.

Moet u uw salarisadministratie aanpassen om de integratie mogelijk te maken?

Nee. Je behoudt je eigen personeelsadministratie. De integratie vindt plaats tussen je elektronische tijdregistratie en Liantis, Securex, Partena, Group S of SD Worx, waarbij de gevalideerde uren worden doorgegeven. Je kunt beginnen met één enkele koppeling voor de flexi-job-uren die je momenteel het meeste handmatige werk opleveren, en deze later uitbreiden naar andere werknemerscategorieën, andere vestigingen of aanvullende modules zoals afwezigheid en roostering. Dankzij die modulaire aanpak hoef je het bestaande systeem niet volledig te vervangen: je voegt functionaliteit toe naarmate je die nodig hebt. Inzicht in de werkelijke kosten van een flexi-job voor de werkgever en de bredere werkgeversregels van 2026 helpt je te beslissen aan welke koppeling je eerst prioriteit moet geven.

Veelgestelde vragen

Waarom is het handmatig invoeren van flexibele werktijden in de salarisadministratie riskant?

Handmatige herinvoer leidt tot typefouten, afwijkingen in de tijdregistratie en discrepanties met de Dimona-aangifte die u hebt ingediend. Een verkeerd ingevoerde dienst kan de kosten opdrijven en ervoor zorgen dat het loon boven het flexiloonplafond uitkomt. Als de betaalde uren niet meer overeenkomen met de aangegeven en geregistreerde uren, is dat precies de discrepantie waar een inspecteur naar op zoek is.

Kan Suivo de werktijden voor flexibele banen doorsturen naar mijn sociale secretariaat?

Ja. De API-integraties van Suivo koppelen de elektronische tijdregistratie aan uw personeelsadministratie. De gevalideerde uren worden automatisch ingevuld in de velden die uw dienstverlener verwacht, zodat u geen spreadsheet hoeft te exporteren, opnieuw op te maken en de gegevens opnieuw in te voeren. Vraag Suivo welke dienstverleners voor uw configuratie worden ondersteund.

Welke gegevens moet een loonlijst-export voor flexibele banen bevatten?

Het moet de werknemers-ID bevatten, de dienstdatum die overeenkomt met de Dimona-aangifte, de begin- en eindtijd plus eventuele onbetaalde pauzes, en het flexibele loontarief. Ook moet het het uurtype vermelden, om normale uren te onderscheiden van nacht- of weekendtoeslagen, en de kostenplaats of afdeling. Ontbrekende of onjuiste velden zorgen ervoor dat de loonverwerking mislukt of dat er voor de verkeerde uren wordt uitbetaald.

Wat gebeurt er als een flexi-job-werknemer aan de slag gaat zonder geldige Dimona-melding?

Het werk kan worden geherclassificeerd als regulier dienstverband. In plaats van de flexi-regeling zijn dan de reguliere socialezekerheidsbijdragen verschuldigd en vervalt de flexi-belastingvrijstelling. Het ontbreken van een Dimona-melding is bovendien een strafbaar feit waarvoor per werknemer een boete wordt opgelegd, waardoor de kosten bij een druk rooster snel oplopen.

Moet ik van sociaal secretariaat veranderen om de loonverwerking voor flexibele banen te automatiseren?

Nee. Je behoudt je sociale secretariaat, en de integratie vindt plaats tussen je tijdregistratie en de dienstverlener. Je kunt beginnen met één koppeling voor flexibele werktijden en deze later uitbreiden naar andere werknemerscategorieën, vestigingen of modules, zoals verzuim en roostering.

Koppel je flexibele werktijden aan de salarisadministratie zonder dat je de gegevens opnieuw hoeft in te voeren

Suivo registreert geverifieerde flexibele werkuren, koppelt deze aan de door jou ingediende DimDay en stuurt ze rechtstreeks naar je social secretariaat, zodat de salarisverwerking sneller, overzichtelijker en klaar voor een audit verloopt. Begin met één integratie en breid dit uit naar je hele personeelsbestand wanneer je daar klaar voor bent.

Boek een gratis demo