Sinds 1 juli 2026 moet elke werkgever die in België een flexi-jobwerker in dienst neemt, beschikken over een elektronisch tijdregistratiesysteem. Dit is een wettelijke verplichting, geen aanbeveling, en papieren urenstaten of een achteraf opgestelde spreadsheet voldoen hier niet langer aan. Het systeem moet het daadwerkelijke begin, de duur en het einde van elke flexi-job-dienst vastleggen, zodat de opgegeven uren kunnen worden gecontroleerd aan de hand van de DimDay-aangifte en het flexi-loonplafond. De tijdregistratieoplossing van Suivo doet precies dit: het registreert geverifieerde tijdstempels per werknemer, koppelt elke dienst aan de Dimona-aangifte van dezelfde dag en stuurt de uren rechtstreeks door naar uw loonadministratie, allemaal op één geïntegreerd platform. Voor een volledig overzicht van flexi-job, begin met onze uitgebreide werkgeversgids.
Wat houdt de nieuwe regel precies in?
De regel is kort geformuleerd in de wet, maar heeft een duidelijk effect. Als u flexi-job-werknemers inzet, moet u een elektronisch tijdregistratiesysteem gebruiken dat vastlegt wanneer elke flexi-job-werknemer daadwerkelijk werkt. Het moet gaan om een daadwerkelijke, objectieve registratie, niet om een handtekening aan het einde van de week.
In de praktijk betekent dit dat het systeem per medewerker en per dienst het volgende moet registreren:
- De daadwerkelijke inkloktijd, geregistreerd op het moment dat het werk begint.
- De duur van de dienst.
- Het tijdstip waarop de werknemer uitklokt.
Het gaat om verificatie. De overheid weet via de DimDay-aangifte al dat een werknemer voor die dag is aangegeven. Wat zij voorheen niet kon controleren, was of de opgegeven uren overeenkwamen met de werkelijkheid. Een elektronisch register dicht die leemte, en het is het enige bewijs dat dit op betrouwbare wijze doet.
Waarom volstaan papieren urenstaten niet meer?
Een papieren urenstaat wordt met de hand ingevuld, vaak aan het einde van een dienst of aan het einde van een week, en kan zonder sporen achter te laten worden gewijzigd. Voor een flexibele baan, waarbij de hele indeling afhangt van een nauwkeurige aangifte op dezelfde dag en een loon dat onder het maximum blijft, is dat te onbetrouwbaar om op te vertrouwen.
Elektronische registratie verschilt op drie punten die voor een inspecteur van belang zijn:
- Het gebeurt in realtime. Het inchecken wordt vastgelegd op het moment dat het plaatsvindt, en niet achteraf gereconstrueerd.
- Het is fraudebestendig. Het systeem registreert tijdstempels, zodat wijzigingen een spoor achterlaten.
- Dit kan worden gecontroleerd aan de hand van andere gegevens. Hetzelfde platform kan de inkloktijd vergelijken met de DimDay-aangifte en de uren met het loonplafond.
De Dienst voor Arbeid (FPS Employment) bevestigt dat werkgevers op verzoek een overzicht van de gewerkte uren moeten kunnen voorleggen voor alle categorieën werknemers. Voor flexibanen moet dat overzicht voortaan in elektronische vorm worden bijgehouden.
Hoe verhoudt dit zich tot de verplichting die in 2027 voor alle werkgevers geldt?
De flexi-job-regeling vormt de voorloper van een bredere verandering. Vanaf 1 januari 2027 wordt in België de registratie van de arbeidstijd verplicht voor alle werkgevers, niet alleen voor werkgevers die gebruikmaken van flexi-jobs. Een werkgever die vandaag investeert in een systeem voor flexi-jobs, loopt dus ook vooruit op de verplichting die zes maanden later voor zijn gehele personeelsbestand zal gelden.
Dit is het praktische argument om voor een platform te kiezen in plaats van voor een afzonderlijke tool. Als je iets aanschaft dat alleen geschikt is voor flexibele banen, zul je in januari 2027 opnieuw iets moeten aanschaffen. Een systeem dat de werktijd registreert voor elke categorie werknemers – vaste krachten, deeltijders, studenten en flexibele krachten – lost beide problemen in één keer op en stelt je in staat om modulair te beginnen en uit te breiden zonder dat je het bestaande systeem volledig hoeft te vervangen. We lichten de bredere regel toe bij het beheren van een gemengd personeelsbestand.
Hoe voldoet Suivo aan de verplichting tot elektronische tijdregistratie?
Suivo is ontwikkeld voor Belgische veld- en ploegendiensten, dus het flexi-job-concept sluit naadloos aan bij het product.
- Verschillende manieren om in te klokken. Medewerkers kunnen inklokken via een mobiele app, door hun badge te scannen, bij vaste inklokzuilen of via inklokfuncties in voertuigen, zodat de methode is afgestemd op uw locatie en er niet één aanpak wordt opgelegd.
- Geverifieerde tijdstempels per medewerker. Elke in- en uitcheck wordt geregistreerd met een tijdstip en de identiteit van de medewerker, waardoor u beschikt over de actuele registratie die de wet nu voorschrijft.
- DimDay-ondersteuning. Het platform kan een melding geven wanneer er voor een ingeplande flexi-job-werknemer nog geen Dimona-aangifte voor dezelfde dag in het systeem staat, zodat u deze aangifte kunt indienen voordat het werk begint, in plaats van dat u deze omissie pas bij een controle ontdekt. Zie ‘DimDay uitgelegd’ voor meer informatie over hoe de aangifte werkt.
- Uitvoer die direct klaar is voor de loonverwerking. De uren worden via API-integraties met Liantis, Securex, Partena, Group S en SD Worx doorgegeven aan uw social secretariaat, zodat het geverifieerde overzicht zonder handmatige invoer direct als loonbasis dient.
De stelling is simpel: realtime gegevens zijn alleen de moeite waard om vast te leggen als ze leiden tot een beslissing of een bespaarde euro. In dit geval is het beide het geval. Het zorgt ervoor dat je aan de regels voldoet en dat je nooit de volledige sociale premies betaalt op een dag die als flexi-job had moeten worden aangemerkt.
Wat kost het eigenlijk als de regels niet worden nageleefd?
Er zijn twee risico’s die elkaar versterken. Ten eerste is het ontbreken van een elektronisch systeem op zich al een schending van de verplichting. Ten tweede, en dat is doorgaans duurder, kunt u zonder een geverifieerd overzicht uw DimDay-aangiften niet verdedigen. Als een inspecteur niet kan vaststellen dat de opgegeven uren overeenkomen met de gewerkte uren, kunnen afzonderlijke dagen worden geherclassificeerd als reguliere tewerkstelling, wat leidt tot volledige werkgeversbijdragen voor de sociale zekerheid op die lonen en het belastingvoordeel van de werknemer voor die dagen tenietdoet. We behandelen de sanctiemechanismen in het geval er geen geldige Dimona is.
Klaar om een tijdregistratiesysteem in te voeren dat aan de voorschriften voldoet?
Suivo biedt u de elektronische tijdregistratie die tegenwoordig voor flexibele banen vereist is, en is ook klaar voor de verplichting die vanaf 2027 voor alle werkgevers geldt: geverifieerde uren, ondersteuning voor DimDay en gegevens die een controle door de RSZ of de SIOD doorstaan.
