DimDay is de ‘dezelfde-dag’-versie van de Dimona-aangifte, en elke flexi-job-dienst vereist een dergelijke aangifte. Voordat een flexi-job-werknemer aan de slag gaat, moet u een Dimona-aangifte indienen waarin die werknemer voor die dag wordt vermeld, en dit moet gebeuren vóór aanvang van het werk. Er is geen respijtperiode en het kan niet achteraf worden gedaan. Als een werknemer aan een dienst begint zonder dat er een geldige DimDay is ingediend, beschouwt de Belgische socialezekerheidswetgeving die dag als reguliere tewerkstelling. Dit betekent dat de werkgever de volledige sociale bijdragen moet betalen en dat de werknemer zijn belastingvoordeel voor die dag verliest. De oplossing van Suivo voor het inchecken op het werk koppelt elke geplande dienst aan DimDay-ondersteuning en signaleert een ontbrekende aangifte nog vóór het begin van het werk, zodat u de omissie nooit pas tijdens een controle ontdekt. Raadpleeg onze volledige werkgeversgids voor een volledig overzicht van flexi-job.
Wat is een DimDay en waarin verschilt deze van een gewone Dimona?
Dimona is de onmiddellijke tewerkstellingsaangifte die België bij de RSZ indient; het is de registratie dat een bepaalde werknemer in dienst is bij een bepaalde werkgever. Voor de meeste werknemers wordt deze aangifte eenmalig ingediend bij het begin van het dienstverband.
DimDay is de Dimona-aangifte voor flexibele banen. Omdat bij een flexibele baan per dienst wordt gewerkt, moet de aangifte ook per dienst plaatsvinden. Elke DimDay geeft aan welke werknemer op een bepaalde dag aan het werk gaat. Dus waar een vaste medewerker aan het begin van het contract één Dimona-aangifte genereert, genereert een werknemer met een flexibele baan die tien diensten per maand draait tien DimDay-aangiften: één vóór elke dienst.
Alleen door deze aangifte geldt de dag als flexi-job. Zonder deze aangifte ontbreekt de wettelijke grondslag voor de verlaagde sociale premies op die dag.
Wanneer precies moet de DimDay worden ingediend?
De tijdsregel is strikt en biedt geen enkele flexibiliteit.
- Voordat de dienst begint. Het DimDay-formulier moet al in het dossier zitten voordat de werknemer aan het werk gaat, niet tijdens de dienst en ook niet aan het einde ervan.
- Dezelfde dag. Het betreft een aangifte voor dezelfde dag, gekoppeld aan de specifieke datum waarop de werknemer aanwezig is.
- Er is geen respijtperiode. Er wordt geen rekening gehouden met indiening kort nadat de werknemer in dienst is getreden. Te laat indienen staat gelijk aan niet indienen.
- Geen achteraf indienen. Je kunt een dienst niet achteraf aangeven om een leemte op te vullen. Een gewerkte dag zonder voorafgaande DimDay blijft een gewerkte dag zonder DimDay.
Daarom is DimDay een operationele taak en geen administratieve rompslomp. De aangifte moet plaatsvinden op het moment dat een medewerker voor een dienst wordt ingepland, wat bij flexibele banen vaak pas enkele uren of minuten voor aankomst gebeurt.
Wat gebeurt er als een dienst wordt gedraaid zonder geldige DimDay?
Dit is het dure scenario. Als een flexi-job-werknemer aan de slag gaat zonder geldige DimDay, verliest die dag zijn flexi-job-status en wordt deze behandeld als regulier dienstverband:
- Op het loon van die dag zijn de volledige werkgeversbijdragen voor de sociale zekerheid van toepassing, in plaats van de flexi-job-regeling.
- Het belastingvoordeel van de werknemer gaat voor die dag verloren.
- Herhaalde lacunes stapelen zich op. Bij meerdere werknemers of over meerdere dagen kan de naheffing van de RSZ aanzienlijk oplopen, en deze wordt achteraf vastgesteld, op een moment dat u dit niet meer kunt corrigeren.
De fout is meestal niet opzettelijk. Het gaat om een drukbezette ploegleider die een werknemer aan het werk heeft gezet voordat de aangifte was ingediend, of om een last-minute vervanger die door niemand is aangemeld. Dat is precies de reden waarom de veiligheidsmaatregel systematisch moet zijn. We gaan uitgebreid in op de gevolgen in het gedeelte over wat er gebeurt als er geen geldige Dimona-aangifte is.
Hoe controleert SIOD DimDay tijdens een inspectie?
De sociale inspecteurs van SIOD controleren de tijdstempels van DimDay tijdens sectorale controles, met name in de horeca, de detailhandel, de zorg en bij evenementen waar flexibele banen veel voorkomen. Hun controle is eenvoudig en moeilijk te betwisten: ze vergelijken het tijdstip waarop de gegevens in DimDay zijn ingevoerd met het tijdstip waarop de werknemer daadwerkelijk heeft gewerkt.
Die vergelijking is alleen mogelijk omdat beide gegevens van een tijdstempel zijn voorzien. De DimDay bevat het tijdstip van indiening. De werktijden moeten sinds 1 juli 2026 afkomstig zijn uit een elektronisch tijdregistratiesysteem. Als uit de tijdregistratie blijkt dat een werknemer ter plaatse was voordat de DimDay werd ingediend, of dat een werknemer helemaal geen DimDay heeft, heeft de inspecteur een duidelijke bevinding. Daarom vormen de aangifte op dezelfde dag en de elektronische tijdregistratie twee helften van één verplichting, zoals verder wordt uitgelegd in ‘Flexi-banen vereisen nu elektronische tijdregistratie’.
Hoe zorgt Suivo ervoor dat DimDay goed werkt zonder dat de dienst vertraging oploopt?
De DimDay zelf wordt bij de NSSO ingediend, dus het is geen functie van het Suivo-product. Suivo zorgt er wel voor dat de aangifte en de dienst aan elkaar gekoppeld blijven, zodat eventuele hiaten aan het licht komen voordat het werk begint, in plaats van tijdens een controle.
- De geplande diensten bepalen de controle. Omdat de planning weet welke flexwerkers die dag zijn ingeroosterd, weet het platform welke DimDay-aangiften er zouden moeten zijn.
- Een ontbrekende aangifte wordt vroegtijdig gesignaleerd. Wanneer er voor een ingeplande flexi-job-werknemer nog geen Dimona-aangifte voor dezelfde dag in het systeem staat, kan het platform dit signaleren, zodat je de aangifte kunt indienen voordat de werknemer aan de slag gaat.
- Bij het inchecken wordt het bewijs vastgelegd. De aanwezigheidsregistratie legt het geverifieerde tijdstip vast waarop de werknemer daadwerkelijk is aangekomen, waardoor je een tijdstempel krijgt dat moet overeenkomen met de DimDay als een inspecteur hiernaar vraagt.
Het uitgangspunt is hier: realtime gegevens moeten tot een beslissing leiden. Een melding dat er een DimDay ontbreekt, is alleen nuttig omdat deze je ertoe aanzet om dit te registreren voordat de medewerker inklokt – en dat is het enige moment dat ertoe doet. Bekijk hoe flexibele banen passen in een gemengd dienstrooster bij het aansturen van een gemengd personeelsbestand.
Klaar om de DimDay-achterstand weg te werken voor je volgende dienst?
Suivo koppelt geplande flexibele dienstroosters aan DimDay-ondersteuning en registreert geverifieerde inchecktijden, zodat de aangiften en uren altijd kloppen wanneer SIOD controles uitvoert.
