Connexion des horaires de travail flexibles à votre secrétariat social (Liantis, Securex, Partena, SD Worx)

Si vous employez des travailleurs en « flexi-job » en Belgique, les heures qu’ils enregistrent devraient parvenir à votre secrétariat social sans que personne n’ait à les ressaisir. Dans la pratique, la plupart des employeurs continuent d’exporter un tableur, de le reformater, puis de le saisir manuellement dans Liantis, Securex, Partena, Group S ou SD Worx. C’est au niveau de cette étape manuelle que surviennent les erreurs de paie liées au « flexi-job » et les lacunes en matière de conformité. Les intégrations API de Suivo relient directement votre enregistrement électronique des heures à ces secrétariats sociaux, de sorte que les heures de flexi-job vérifiées sont transmises automatiquement, déjà alignées sur le DimDay que vous avez déclaré pour ce service. Résultat : moins de corrections, un traitement des salaires plus fluide et un relevé qui correspond à ce que vous avez déclaré à l'ONSS.

Pourquoi la ressaisie manuelle constitue le point faible des emplois flexibles

Depuis le 1er juillet 2026, tout employeur faisant appel à des travailleurs en flexi-job doit enregistrer électroniquement les heures exactes de début et de fin de chaque travailleur, soit via une déclaration Dimona journalière indiquant ces horaires, soit via un système d’enregistrement agréé. Cela résout le problème de la saisie, mais ne résout pas automatiquement celui de la paie. Si les heures continuent d’être transférées du système de pointage vers le secrétariat social par copier-coller, trois problèmes surviennent :

• Erreurs de saisie. Un service de 3 heures saisi comme 5 heures, ou une date erronée, font discrètement grimper les coûts et peuvent faire dépasser le plafond du salaire flexible.
• Décalage dans le calendrier. Le traitement des salaires s'effectue à partir d'un tableur qui a été exporté avant qu'une correction concernant les horaires de nuit ne soit apportée ; par conséquent, les heures payées ne correspondent plus aux heures travaillées.
• Incohérence DimDay. Les horaires figurant dans la paie ne correspondent plus à ceux indiqués dans la déclaration Dimona déposée le jour même pour ce service, ce qui correspond précisément au type d'anomalie recherchée par un inspecteur du SIOD.

Les « flexi-jobs » accentuent ce problème, car les volumes sont importants, les missions sont courtes et organisées à la dernière minute, et chaque mission doit faire l'objet d'un enregistrement spécifique de ses heures de début et de fin, soit dans une déclaration Dimona journalière (DimDay), soit dans un système d'enregistrement agréé. Une plateforme connectée est préférable à une exportation déconnectée, car les heures ne sont enregistrées qu'à un seul endroit vérifié.

Comment les horaires de travail flexibles validés sont pris en compte dans la paie

Le principe est simple : enregistrement unique, validation, puis transmission. Un travailleur en flexi-job pointe via l'application mobile, un badge ou une borne de pointage fixe. Ces horodatages constituent le relevé objectif. Un responsable valide le service, puis l'intégration API envoie les heures validées à votre secrétariat social dans le format requis par le prestataire.

Comme les heures sont déjà liées au service déclaré, l'exportation inclut le contexte DimDay. Vous n'avez pas à rapprocher deux systèmes distincts en fin de mois. La déclaration indiquait « tel salarié, tel jour » ; l'enregistrement des temps prouve « arrivée à 18 h 03, départ à 22 h 11, pause de 15 minutes » ; et le service de paie reçoit exactement ces informations. Liantis, Securex, Partena, Group S et SD Worx disposent chacun de leur propre structure de transmission ; l’intégration mappe donc l’enregistrement validé par Suivo sur les champs attendus par votre prestataire, plutôt que de vous obliger à reformater les données manuellement.

Quels champs doivent figurer dans le fichier d'exportation « flexi-job » ?

Pour que ce transfert remplace la saisie manuelle, le fichier d'exportation doit contenir tous les champs dont votre secrétariat social a besoin pour traiter correctement la paie des contrats « flexi-job » :

• Identifiant du salarié (numéro national ou numéro d'identification utilisé par votre secrétariat pour la gestion des salaires) afin que les heures soient bien attribuées à la bonne personne et à son statut de « flexi-job ».
• Date du service, qui doit correspondre au « DimDay » de ce jour-là.
• Heures de début et de fin, ainsi que les pauses non rémunérées, indiquant le nombre exact d'heures travaillées.
• Le taux de salaire flexible permet ainsi de vérifier si la rémunération brute respecte le plafond applicable au secteur de l'hôtellerie-restauration (22,61 euros par heure, y compris l'indemnité de congés flexibles, indexée) ou le plafond sectoriel de 150 % qui s'applique ailleurs.
• Type d'horaire, précisant s'il s'agit d'un horaire flexible normal ou si votre comité paritaire applique une majoration pour le travail de nuit ou le week-end.
• Centre de coûts ou service, afin que les coûts de main-d'œuvre soient imputés au site ou au point de vente concerné.

Si le codage est correct, le secrétariat social calcule la cotisation patronale de 28 %, génère la fiche de paie et transmet la déclaration trimestrielle DmfA à l'ONSS sans aucune intervention manuelle. En cas d'erreur dans un champ, le cycle de paie échoue à la validation ou, pire encore, les heures payées ne correspondent pas à celles déclarées.

En quoi l'alignement de DimDay et des horaires permet de préserver le statut de travail flexible

L'avantage du « flexi-job » repose entièrement sur la déclaration en bonne et due forme de la journée de travail. L'absence de déclaration Dimona implique que le travail peut être requalifié en emploi ordinaire, avec des cotisations sociales ordinaires à payer et la perte de l'avantage fiscal lié au « flexi-job » ; il s'agit en outre d'une infraction de niveau 4 au titre du Code pénal social, passible d'une amende par travailleur. Les heures qui ne correspondent pas à la déclaration sont précisément ce que l'inspecteur remet en question. Si cela se répète sur un planning chargé, cela se traduit par un redressement rétroactif important de la ONSS.

L'intégration directe des données de paie à partir des relevés d'heures vérifiés permet d'assurer la cohérence entre trois éléments : les heures déclarées sur le DimDay, les heures effectivement travaillées et les heures rémunérées. Lorsque ces trois éléments concordent, un contrôle n'est qu'une simple formalité. En revanche, lorsqu'ils sont gérés dans des feuilles de calcul distinctes puis recoupés manuellement, chaque période de paie offre une nouvelle occasion pour ces chiffres de diverger. Suivo peut signaler un salarié en flexi-job dont le planning prévoit une journée de travail mais qui n’a pas encore enregistré son DimDay pour ce jour-là, ce qui permet de détecter l’écart avant le début du service, et non lors d’un audit. Pour avoir une vue d’ensemble de ce que la saisie électronique doit enregistrer, consultez le guide sur l’enregistrement électronique des temps pour les flexi-jobs.

Devez-vous modifier votre configuration de gestion des salaires pour permettre cette intégration ?

Non. Vous conservez votre secrétariat social. L’intégration s’effectue entre votre système de pointage électronique et Liantis, Securex, Partena, Group S ou SD Worx, et permet de transférer les heures validées. Vous pouvez commencer par une seule connexion pour les heures de travail flexible qui vous demandent aujourd’hui le plus de travail manuel, puis étendre le système à d’autres catégories de travailleurs, à d’autres sites ou à des modules supplémentaires tels que la gestion des absences et la planification ultérieurement. Cette approche modulaire évite tout remplacement complet du système : vous ajoutez des fonctionnalités au fur et à mesure de vos besoins. Comprendre le coût réel d’un emploi flexible pour l’employeur et les règles plus larges applicables aux employeurs à l’horizon 2026 vous aide à décider quelle connexion privilégier en premier lieu.

Questions fréquemment posées

Pourquoi la saisie manuelle des horaires de travail flexibles dans le système de paie comporte-t-elle des risques ?

La ressaisie manuelle entraîne des erreurs de frappe, des décalages temporels et des divergences par rapport à la déclaration Dimona que vous avez déposée. Une modification saisie par erreur peut gonfler les coûts et faire dépasser le plafond du salaire flexible. Si les heures payées ne correspondent plus aux heures déclarées et enregistrées, c'est exactement le type de divergence que recherche un inspecteur.

Suivo peut-il transmettre les horaires de travail flexibles à mon secrétariat social ?

Oui. Les intégrations API de Suivo relient le système d'enregistrement électronique des heures à votre secrétariat social. Les heures validées sont transposées dans les champs attendus par votre prestataire ; vous n'avez donc pas besoin d'exporter, de reformater ni de ressaisir les données dans un tableur. Renseignez-vous auprès de Suivo pour savoir quels prestataires sont pris en charge dans votre configuration.

Quelles données doit contenir un fichier d'exportation de la paie pour un emploi flexible ?

Il doit contenir l'identifiant du salarié, la date de l'équipe correspondant à la déclaration Dimona, les heures de début et de fin ainsi que les pauses non rémunérées, le cas échéant, et le taux de salaire flexible. Il doit également indiquer le type d'heure, afin de distinguer les heures normales des majorations pour le travail de nuit ou le week-end, ainsi que le centre de coûts ou le service. Des champs manquants ou erronés entraînent l'échec du traitement de la paie ou le paiement d'heures incorrectes.

Que se passe-t-il si un salarié en « flexi-job » commence à travailler sans déclaration Dimona valide ?

Cette activité peut être requalifiée en emploi ordinaire. Les cotisations sociales ordinaires deviennent alors exigibles à la place de celles prévues par le régime « flexi », et l’exonération fiscale liée au régime « flexi » est perdue. L’absence de déclaration Dimona constitue également une infraction pénale passible d’une amende par salarié ; ainsi, pour un planning chargé, le coût peut rapidement grimper.

Dois-je changer de secrétariat social pour automatiser la paie des contrats flexibles ?

Non. Vous conservez votre secrétariat social, et l'intégration s'effectue entre votre système d'enregistrement du temps de travail et le prestataire. Vous pouvez commencer par une seule connexion pour les horaires de travail flexibles, puis l'étendre ultérieurement à d'autres catégories de salariés, sites ou modules tels que les absences et la planification des horaires.

Synchronisez vos horaires de travail flexibles avec la paie sans avoir à les saisir à nouveau

Suivo recense les heures de travail flexibles vérifiées, les fait correspondre au DimDay que vous avez déclaré et les transmet directement à votre service des ressources humaines, ce qui permet un traitement de la paie plus rapide, plus précis et prêt pour un audit. Commencez par une seule intégration, puis étendez-la à l'ensemble de vos effectifs lorsque vous serez prêt.

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