Si vous employez des travailleurs en « flexi-job » en Belgique, les heures qu’ils enregistrent devraient parvenir à votre secrétariat social sans que personne n’ait à les ressaisir. Dans la pratique, la plupart des employeurs continuent d’exporter un tableur, de le reformater, puis de le saisir manuellement dans Liantis, Securex, Partena, Group S ou SD Worx. C’est au niveau de cette étape manuelle que surviennent les erreurs de paie liées au « flexi-job » et les lacunes en matière de conformité. Les intégrations API de Suivo relient directement votre enregistrement électronique des heures à ces secrétariats sociaux, de sorte que les heures de flexi-job vérifiées sont transmises automatiquement, déjà alignées sur le DimDay que vous avez déclaré pour ce service. Résultat : moins de corrections, un traitement des salaires plus fluide et un relevé qui correspond à ce que vous avez déclaré à l'ONSS.
Pourquoi la ressaisie manuelle constitue le point faible des emplois flexibles
Depuis le 1er juillet 2026, tout employeur faisant appel à des travailleurs en « flexi-job » doit disposer d’un système électronique d’enregistrement des temps de travail. Cela résout le problème de la saisie des données, mais ne résout pas automatiquement celui de la gestion de la paie. Si les heures continuent d’être transférées du système de gestion des temps vers le secrétariat social par copier-coller, trois problèmes se posent :
- Erreurs de saisie. Un service de 3 heures saisi comme 5 heures, ou une date erronée, font discrètement grimper les coûts et peuvent faire dépasser le plafond du salaire flexible.
- Décalage dans le calendrier. Le traitement des salaires s'effectue à partir d'un tableur qui a été exporté avant qu'une correction concernant les horaires de nuit ne soit apportée ; par conséquent, les heures payées ne correspondent plus aux heures travaillées.
- Incohérence DimDay. Les horaires figurant dans la paie ne correspondent plus à ceux indiqués dans la déclaration Dimona déposée le jour même pour ce service, ce qui correspond précisément au type d'anomalie recherchée par un inspecteur du SIOD.
Les « flexi-jobs » accentuent ce phénomène, car les volumes sont importants, les services sont courts et organisés à la dernière minute, et chaque service donne lieu à un « DimDay » spécifique. Une plateforme connectée est plus efficace qu'une simple exportation déconnectée, car les heures ne sont enregistrées qu'à un seul endroit vérifié.
Comment les horaires de travail flexibles validés sont pris en compte dans la paie
Le principe est simple : enregistrement unique, validation, puis transmission. Un travailleur en flexi-job pointe via l'application mobile, un badge ou une borne de pointage fixe. Ces horodatages constituent le relevé objectif. Un responsable valide le service, puis l'intégration API envoie les heures validées à votre secrétariat social dans le format requis par le prestataire.
Comme les heures sont déjà liées au service déclaré, l'exportation inclut le contexte DimDay. Vous n'avez pas à rapprocher deux systèmes distincts en fin de mois. La déclaration indiquait « tel salarié, tel jour » ; l'enregistrement des temps prouve « arrivée à 18 h 03, départ à 22 h 11, pause de 15 minutes » ; et le service de paie reçoit exactement ces informations. Liantis, Securex, Partena, Group S et SD Worx disposent chacun de leur propre structure de transmission ; l’intégration mappe donc l’enregistrement validé par Suivo sur les champs attendus par votre prestataire, plutôt que de vous obliger à reformater les données manuellement.
Quels champs doivent figurer dans le fichier d'exportation « flexi-job » ?
Pour que ce transfert remplace la saisie manuelle, le fichier d'exportation doit contenir tous les champs dont votre secrétariat social a besoin pour traiter correctement la paie des contrats « flexi-job » :
- Identifiant du salarié (numéro national ou numéro d'identification utilisé par votre secrétariat pour la gestion des salaires) afin que les heures soient bien attribuées à la bonne personne et à son statut de « flexi-job ».
- Date du service, qui doit correspondre au « DimDay » de ce jour-là.
- Heures de début et de fin, ainsi que les pauses non rémunérées, indiquant le nombre exact d'heures travaillées.
- Le taux de salaire flexible permet ainsi de vérifier que la rémunération brute ne dépasse pas le plafond de 21 euros de l'heure fixé pour le secteur de l'hôtellerie-restauration ou le plafond sectoriel de 150 % applicable dans les autres secteurs.
- Type d'horaire, précisant s'il s'agit d'un horaire flexible normal ou si votre comité paritaire applique une majoration pour le travail de nuit ou le week-end.
- Centre de coûts ou service, afin que les coûts de main-d'œuvre soient imputés au site ou au point de vente concerné.
Si le codage est correct, le secrétariat social calcule la cotisation patronale de 28 %, génère la fiche de paie et transmet la déclaration trimestrielle DmfA à l'ONSS sans aucune intervention manuelle. En cas d'erreur dans un champ, le cycle de paie échoue à la validation ou, pire encore, les heures payées ne correspondent pas à celles déclarées.
En quoi l'alignement de DimDay et des horaires permet de préserver le statut de travail flexible
L'avantage du « flexi-job » repose entièrement sur la déclaration valide de la journée concernée. Un « DimDay » manquant ou erroné entraîne la reclassification de cette journée en emploi régulier, ce qui implique le paiement intégral des cotisations patronales de sécurité sociale et la perte de l'avantage fiscal pour le salarié ce jour-là. Si cette situation se répète dans un planning chargé, cela peut donner lieu à un redressement rétroactif important de la part de l'ONSS.
L'intégration directe des données de paie à partir des relevés d'heures vérifiés permet d'assurer la cohérence entre trois éléments : les heures déclarées sur le DimDay, les heures effectivement travaillées et les heures rémunérées. Lorsque ces trois éléments concordent, un contrôle n'est qu'une simple formalité. En revanche, lorsqu'ils sont gérés dans des feuilles de calcul distinctes puis recoupés manuellement, chaque période de paie offre une nouvelle occasion pour ces chiffres de diverger. Suivo peut signaler un salarié en flexi-job dont le planning prévoit une journée de travail mais qui n’a pas encore enregistré son DimDay pour ce jour-là, ce qui permet de détecter l’écart avant le début du service, et non lors d’un audit. Pour avoir une vue d’ensemble de ce que la saisie électronique doit enregistrer, consultez le guide sur l’enregistrement électronique des temps pour les flexi-jobs.
Devez-vous modifier votre configuration de gestion des salaires pour permettre cette intégration ?
Non. Vous conservez votre secrétariat social. L’intégration s’effectue entre votre système de pointage électronique et Liantis, Securex, Partena, Group S ou SD Worx, et permet de transférer les heures validées. Vous pouvez commencer par une seule connexion pour les heures de travail flexible qui vous demandent aujourd’hui le plus de travail manuel, puis étendre le système à d’autres catégories de travailleurs, à d’autres sites ou à des modules supplémentaires tels que la gestion des absences et la planification ultérieurement. Cette approche modulaire évite tout remplacement complet du système : vous ajoutez des fonctionnalités au fur et à mesure de vos besoins. Comprendre le coût réel d’un emploi flexible pour l’employeur et les règles plus larges applicables aux employeurs à l’horizon 2026 vous aide à décider quelle connexion privilégier en premier lieu.
Synchronisez vos horaires de travail flexibles avec la paie sans avoir à les saisir à nouveau
Suivo recense les heures de travail flexibles vérifiées, les fait correspondre au DimDay que vous avez déclaré et les transmet directement à votre service des ressources humaines, ce qui permet un traitement de la paie plus rapide, plus précis et prêt pour un audit. Commencez par une seule intégration, puis étendez-la à l'ensemble de vos effectifs lorsque vous serez prêt.
