Un guide pratique étape par étape destiné aux employeurs belges, de la création du compte d'entreprise à l'intégration des salariés et des sous-traitants.
L'installation Check in at Work » n'est généralement pas le principal obstacle ; c'est plutôt sa configuration correcte, avec les chantiers, les sous-traitants et la connexion à la paie appropriés, qui pose problème. Pour les employeurs du secteur de la construction en Belgique, les enjeux sont réels : la responsabilité en chaîne signifie qu’un enregistrement manqué le premier jour se traduit par une amende pour l’entrepreneur principal dès le lendemain. Ce guide vous accompagne tout au long de l’installation complète de Check in at Work par l’employeur, dans l’ordre où vous devez procéder, en présentant clairement les écrans, les paramètres et les pièges à éviter. En l’espace d’un après-midi, vous pouvez disposer d’une configuration conforme et connectée à la paie sur tous vos chantiers actifs.
Navigation rapide
- Avant de commencer, voici ce dont vous avez besoin
- Étape 1 : créer le compte d'entreprise
- Étape 2 : déclarez vos chantiers
- Étape 3 : inviter les travailleurs et les sous-traitants
- Étape 4 : relier le système de paie et l'ERP
- Étape 5 : phase pilote sur un seul site
- Étape 6 : mise en service à l'échelle de l'entreprise
- Foire aux questions
Avant de commencer, ce dont vous avez besoin
Avant d'ouvrir l'application CIAW, vous devez avoir trois éléments à portée de main. Premièrement, votre numéro d'entreprise (BCE / KBO) et votre numéro d'identification d'employeur auprès de l'ONSS : la plateforme s'en sert pour authentifier chaque inscription auprès du service central de l'ONSS. Deuxièmement, la liste des chantiers actifs avec le numéro d'identification du lieu de travail temporaire de chaque projet. Troisièmement, la liste des travailleurs et des sous-traitants avec leurs numéros INSZ et, pour les travailleurs étrangers, leurs déclarations Limosa-1 enregistrées.
Si vous ne connaissez pas ces références, le portail fédéral belge du travail explique le cadre juridique consolidé. Prévoyez une demi-journée si vous configurez 5 à 10 sites ; une journée entière si vous devez également connecter la gestion de la paie et l'ERP.
Étape 1 : Créer le compte d'entreprise
Commencez par la page d'inscription du fournisseur ; pour Suivo, il s'agit de la page dédiée à la solution CIAW. Saisissez le numéro BCE / KBO ; le système le vérifie auprès de la Crossroads Bank. Indiquez ensuite le numéro d'identification de l'employeur auprès de l'ONSS, puis désignez au moins un administrateur (généralement le responsable des ressources humaines) et un opérateur quotidien (généralement le coordinateur de site ou le responsable administratif). Activez l'authentification à deux facteurs pour ces deux rôles avant de poursuivre ; il s'agit du moyen de contrôle le plus efficace pour empêcher les inscriptions non autorisées.
Étape 2 : Déclarez vos chantiers
Tout chantier belge soumis à l'obligation CIAW doit être déclaré en tant que lieu de travail temporaire avant qu'un travailleur puisse s'y enregistrer. Dans le back-office, créez chaque chantier en indiquant son nom, son adresse, les dates de début et de fin du projet, ainsi que le numéro d'identification du lieu de travail fourni lors de la déclaration du chantier à l'ONSS. Définissez la zone de géolocalisation, c'est-à-dire le rayon à l'intérieur duquel un enregistrement est considéré comme « sur le chantier ». Une distance de deux cents mètres constitue une valeur par défaut raisonnable pour la plupart des chantiers de construction ; élargissez-la pour les projets d'infrastructures linéaires.
Associez chaque chantier aux méthodes d'enregistrement que vous comptez utiliser : application uniquement, application et badges QR/NFC à l'entrée, ou application et poteau de chantier (werfpaal). Le module « Enregistrement des entrées et sorties au travail » prend en charge ces trois options. Indiquez si le chantier relève du système CIAO (entrée et sortie), notamment pour le secteur du nettoyage depuis 2025, et de plus en plus pour les secteurs connexes.
Étape 3 : Inviter les travailleurs et les sous-traitants
Commencez par importer en masse vos propres employés. Le modèle CSV standard requiert le prénom, le nom, le numéro INSZ, le numéro de téléphone portable, le poste et le chantier attribué. L'application envoie à chaque employé une invitation par SMS ou par e-mail ; lors de leur première connexion, ils confirment leur identité, définissent un code PIN et téléchargent l'application mobile. Utilisez le workflow du secteur de la construction comme référence pour savoir quels champs sont obligatoires en vertu des règles du secteur.
Invitez ensuite vos sous-traitants. La plupart des plateformes, dont Suivo, vous permettent d'envoyer un seul lien d'invitation par entreprise sous-traitante ; le sous-traitant se charge ensuite d'intégrer ses propres travailleurs, mais vous conservez le contrôle de la responsabilité en chaîne. Assurez-vous que chaque sous-traitant télécharge les numéros Limosa-1 pour tout travailleur non belge avant d'activer son accès au chantier.
Étape 4 : Connecter le système de paie et l'ERP
Le principal gain de productivité réside dans l'intégration de CIAW à votre prestataire de paie, ce qui permet de transférer directement les données de présence vers les fiches de paie. La plupart des applications belges proposent des connecteurs natifs pour SD Worx, Partena et Acerta. Associez-les à votre ERP (SAP, Dynamics, KPD, Odoo, AFAS) pour le calcul des coûts de projet. Vérifiez le bon fonctionnement du connecteur en effectuant un test pilote d'une journée sur un seul site et en vous assurant que les heures saisies apparaissent correctement sur la fiche de paie suivante. La solution de suivi du temps explique le modèle de données en détail.
Étape 5 : Phase pilote sur un seul site
Résistez à la tentation de déployer le système à l'échelle de l'entreprise dès la première semaine. Choisissez un seul site représentatif, de préférence un site où se côtoient des équipes internes et des sous-traitants, et testez l'ensemble du processus pendant deux semaines. Notez chaque erreur, chaque contournement et chaque enregistrement manquant. Utilisez le rapport quotidien pour ajuster les rayons des zones de géolocalisation, la délivrance des badges et la formation des chefs d'équipe.
Étape 6 : Déploiement à l'échelle de l'entreprise
Une fois la phase pilote terminée, planifiez le déploiement à l'échelle de l'entreprise par vagues. Une approche courante consiste à commencer par les régions, puis par les types de sites. Prévoyez deux semaines de transition pendant lesquelles le chef d'équipe conserve une copie papier, puis supprimez complètement le support papier. L'examen quotidien du journal d'audit fait désormais partie de la routine de clôture du coordinateur de site.
Tableau de référence pour la configuration des employeurs
| Étape | Responsable | Durée habituelle | Piège courant |
|---|---|---|---|
| Créer un compte d'entreprise | Ressources humaines / Administration informatique | 30 minutes | Ignorer l'authentification à deux facteurs |
| Déclarer les chantiers | Bureau de projet | 2 à 4 heures | Absence de badges d'identification sur le lieu de travail |
| Inviter des employés | RH | 1 à 2 heures | Numéros de téléphone portable erronés |
| Inviter des sous-traitants | Approvisionnement | 1 heure | Pas de contrôle préalable Limosa |
| Connecter la paie | Finance + Informatique | Une demi-journée | Ne pas joindre le bulletin de paie |
| Projet pilote sur un site | Responsable de site | 2 semaines | Une généralisation trop rapide à l'échelle de l'entreprise |
Il s'agit là des délais habituels pour une entreprise comptant entre 50 et 200 employés. Les déploiements à plus grande échelle ou couvrant plusieurs régions nécessitent une planification proportionnellement plus importante.
Liste de contrôle pour la planification et la mise en œuvre
- Numéro d'identification de l'employeur auprès de la BCE/KBO et de l'INSS confirmé.
- Liste des chantiers en cours avec les numéros d'identification des lieux de travail.
- Liste des employés avec leurs numéros INSZ et leurs numéros de téléphone portable.
- Liste des sous-traitants dont le statut Limosa-1 a été pré-vérifié.
- Connecteur de paie testé avec une seule inscription fictive.
- Le site pilote a été sélectionné et le chef d'équipe a été formé.
- Un journal d'audit quotidien a été ajouté à la routine de clôture ; voir la FAQ CIAW.
| ⚠️ Rappel concernant la responsabilité en chaîne : si vous engagez un sous-traitant sans vérifier ses déclarations Limosa-1, tout rejet ultérieur de la part de l'ONSS concernant cette équipe incombera au maître d'œuvre, et non au sous-traitant. Considérez la vérification des déclarations Limosa comme une étape incontournable. |
Changements futurs
- À partir de janvier 2027, tous les employeurs belges devront tenir un registre objectif des heures de travail quotidiennes. Installez dès maintenant le module « Suivi du temps » pour être prêt.
- Le programme CIAO (Check in AND Out) prend de l'ampleur ; de nouveaux secteurs devraient être intégrés à l'issue de l'évaluation prévue en 2026.
- L'intégration de l'API NSSO s'améliore ; choisissez un fournisseur qui met à jour ses connecteurs sans frais supplémentaires.
- Les contrôles liés au RGPD concernant la gestion biométrique des présences se multiplient ; privilégiez le code PIN associé à un QR code ou à la technologie NFC, sauf si le recours à la biométrie est explicitement justifié.
- Lisez notre analyse des meilleurs outils d'inscription pour 2026 afin de savoir comment vous organiser pour la suite.
Gérer le CIAW grâce à la technologie
Suivo, une entreprise belge spécialisée dans l'Internet des objets (IoT) et forte de plus de 15 ans d'expérience dans la gestion des effectifs, propose un logiciel CIAW complet destiné aux employeurs qui doivent se conformer à la réglementation belge. Sa plateforme vous aide à :
- Configurez de manière centralisée chaque chantier et chaque méthode d'enregistrement via la solution CIAW.
- Intégrez vos sous-traitants grâce à un processus d'invitation unique et à un tableau de bord de responsabilité en chaîne.
- Transférez automatiquement les données de présence vers la paie via le module de suivi du temps.
- Si nécessaire, étendez le système aux points d'entrée et de sortie à l'aide du module CIAO.
- Suivez vos outils et remorques sur site grâce à la gestion des actifs.
- Surveillez les véhicules de l'entreprise grâce au système de suivi des véhicules.
- Aligner les processus sur les meilleures pratiques du secteur de la construction.
La plateforme IoT de Suivo s'intègre parfaitement aux systèmes de paie et ERP existants, tels que SD Worx, Partena, Acerta, KPD, SAP, Dynamics, Odoo et AFAS, permettant ainsi à des entreprises comme Hoogmartens et B&R Bouwgroep de mener à bien un déploiement complet de la norme CIAW en quelques jours seulement, et non en plusieurs mois.
« En neuf jours ouvrés, nous sommes passés d’un système de gestion des présences sur tableur à une solution CIAW entièrement connectée. Le principal avantage a été le processus d’invitation des sous-traitants : nous n’avons plus eu à courir après les fichiers PDF. » – Responsable des ressources humaines, entreprise de sous-traitance régionale dans le Brabant flamand
Agir aujourd'hui
Ne commencez pas l'installation sans avoir rassemblé au même endroit le BCE/KBO, le numéro d'identification patronale de l'ONSS, les identifications des lieux de travail et le statut Limosa-1 des sous-traitants. Réservez-vous un après-midi, suivez les six étapes ci-dessus et effectuez un test sur un seul site avant de déployer le système à l'échelle de l'entreprise.
Pour plus d'informations sur l'installation et la configuration Check in at Work , contactez Suivo au +32 3 375 70 30 ou rendez-vous sur la page dédiée à la solution CIAW et sur la page de contact pour découvrir comment leurs solutions intelligentes peuvent aider votre entreprise de construction à se lancer efficacement.
Guide gratuit sur la conformité, configuration de l'employeur dans CIAW
Vous souhaitez maîtriser la mise en place de la CIAW avec plus d'assurance ? Notre guide de conformité gratuit vous offre un aperçu simple et pratique pour planifier plus efficacement, rester en conformité et bénéficier d'une visibilité totale en temps réel sur l'ensemble de vos opérations.
A l'intérieur, vous trouverez
- La liste de contrôle complète avant le décollage, avant d'ouvrir l'application.
- Comment Suivo facilite la configuration du lieu de travail, la connexion à la paie et l'intégration des sous-traitants.
- Des exemples concrets de réussite chez Hoogmartens, B&R Bouwgroep et Cegelec.
- Des solutions pratiques pour la gestion de flottes, de personnel et d'actifs.
Foire aux questions
Combien de temps faut-il pour installer une application CIAW pour une entreprise sous-traitante comptant 100 employés ?
Un petit entrepreneur du bâtiment met généralement en place l'ensemble du système en un après-midi, suivi d'une phase pilote de deux semaines. Consultez la FAQ du CIAW pour découvrir les astuces les plus courantes permettant de gagner du temps.
Ai-je besoin d'une application distincte pour l'entrée et la sortie ?
Pas forcément. Les applications modernes prennent en charge les deux via le module CIAO; activez-le pour les sites ou les secteurs où l'enregistrement de la sortie est obligatoire.
Comment l'application CIAW est-elle reliée à ma paie ?
Via un connecteur de paie pour SD Worx, Partena ou Acerta. La page consacrée à la solution de suivi du temps de travail répertorie les points d'intégration standard et les étapes de vérification.
Mes sous-traitants peuvent-ils utiliser mon compte CIAW ?
Oui, ils rejoignent le réseau via une invitation à responsabilité en chaîne, avec leurs propres utilisateurs, mais sous votre supervision. Les bonnes pratiques sont décrites dans la présentation du secteur de la construction.
