De Check in at Work ’ installeren: de handleiding voor werkgevers

Een praktische, stapsgewijze handleiding voor Belgische werkgevers, van het aanmaken van een bedrijfsaccount tot het inwerken van werknemers en onderaannemers.

Het installeren van de Check in at Work vormt zelden het knelpunt; het gaat erom de app correct te configureren, met de juiste werkplekken, de juiste onderaannemers en de juiste koppeling met de salarisadministratie. Voor Belgische werkgevers in de bouwsector staat er veel op het spel: ketenansprakelijkheid betekent dat een gemiste registratie op dag één op dag twee al resulteert in een boete voor de hoofdaannemer. Deze gids loodst u door de volledige installatie van de Check in at Work voor werkgevers, in de juiste volgorde, met een duidelijk overzicht van de schermen, instellingen en valkuilen. Aan het einde van een middag beschikt u over een conforme, met de loonadministratie gekoppelde installatie op elke actieve bouwplaats.

Snelle navigatie

• Wat je nodig hebt voordat je begint
• Stap 1: maak een bedrijfsaccount aan
• Stap 2: geef uw werkplekken op
• Stap 3: werknemers en onderaannemers uitnodigen
• Stap 4: koppel de salarisadministratie aan het ERP-systeem
• Stap 5: proefproject op één locatie
• Stap 6: bedrijfsbreed implementeren
• Veelgestelde vragen

Voordat u begint: wat u nodig hebt

Voordat u de CIAW-app opent, moet u drie zaken bij de hand hebben. Ten eerste uw ondernemingsnummer (BCE/KBO) en RSZ ; het platform gebruikt deze gegevens om elke registratie te verifiëren bij de centrale dienst van de RSZ. Ten tweede de lijst met actieve bouwplaatsen, met voor elk project het identificatienummer van de tijdelijke werkplek. Ten derde, de lijst van werknemers en onderaannemers met hun INSZ-nummers en, voor buitenlandse werknemers, hun Limosa-1-aangiften in het dossier.

Mocht u niet bekend zijn met deze verwijzingen, dan vindt u op het Belgische federale arbeidsportaal uitleg over het geconsolideerde wettelijke kader. Reserveer een halve dag als u 5 tot 10 vestigingen gaat configureren; een hele dag als u ook de salarisadministratie en het ERP-systeem koppelt.

Stap 1: Maak een bedrijfsaccount aan

Begin op de onboardingpagina van de leverancier; voor Suivo is dit de CIAW-oplossingspagina. Voer het BCE-/KBO-nummer in; het systeem controleert dit bij de kruisBank. Voeg vervolgens de RSZ werknemer identiteit toe en wijs ten minste één beheerder aan, meestal de HR-manager, en één dagelijks beheerder, meestal de locatiecoördinator of officemanager. Stel voor beiden tweefactorauthenticatie in voordat u verdergaat; dit is de meest effectieve maatregel tegen ongeoorloofde registraties.

Stap 2: Geef uw werkplekken door

Elke Belgische bouwplaats waar CIAW vereist is, moet als tijdelijke werkplek worden aangemeld voordat een werknemer zich daar kan registreren. Maak in het backoffice elke bouwplaats aan met de naam, het adres, de begin- en einddatum van het project en het werkplekidentificatienummer dat u hebt opgegeven bij de aanmelding bij de RSZ aan. Stel de geofence in, de straal waarbinnen een registratie als ‘op de bouwplaats’ wordt beschouwd. Tweehonderd meter is voor de meeste bouwplaatsen een redelijke standaardinstelling; vergroot deze straal voor lineaire infrastructuurprojecten.

Koppel elke locatie aan de registratiemethoden die u wilt gebruiken: alleen de app, de app plus QR-/NFC-badges bij de toegangspoort, of de app plus de werfpaal. De module ‘In- en uitchecken op het werk’ ondersteunt alle drie de opties. Geef aan of de locatie onder CIAO (in- en uitchecken) valt, voor schoonmaakwerkzaamheden sinds 1 september 2024, en in toenemende mate ook voor aanverwante sectoren.

Stap 3: Werknemers en onderaannemers uitnodigen

Upload eerst uw eigen medewerkers in één keer. In het standaard CSV-sjabloon moet u de voornaam, achternaam, INSZ-nummer, mobiele nummer, functie en toegewezen locatie invullen. De app stuurt elke medewerker een uitnodiging via sms of e-mail; bij de eerste keer inloggen bevestigen ze hun identiteit, stellen ze een pincode in en downloaden ze de mobiele app. Gebruik de workflow voor de bouwsector als leidraad om te zien welke velden volgens de sectorregels verplicht zijn.

Nodig vervolgens je onderaannemers uit. Op de meeste platforms, waaronder Suivo, kun je per onderaannemersbedrijf één uitnodigingslink versturen; de onderaannemer zorgt vervolgens zelf voor de registratie van zijn eigen werknemers, maar jij behoudt het toezicht op de aansprakelijkheidsketen. Zorg ervoor dat elke onderaannemer de Limosa-1-nummers van alle niet-Belgische werknemers uploadt voordat je hun toegang tot de site activeert.

Stap 4: Koppel de salarisadministratie aan het ERP-systeem

De grootste productiviteitswinst wordt behaald door CIAW te koppelen aan uw salarisverwerker, zodat de aanwezigheidsgegevens rechtstreeks in de loonstrookjes terechtkomen. De meeste Belgische apps bieden ingebouwde koppelingen voor SD Worx, Partena en Acerta. Koppel dit aan uw ERP-systeem, zoals SAP, Dynamics, KPD, Odoo of AFAS, voor projectkostenberekening. Test de koppeling door een pilot van één dag uit te voeren op één locatie en te controleren of de geregistreerde uren correct op de volgende loonstrook verschijnen. In de tijdregistratie wordt het datamodel uitgebreid toegelicht.

Stap 5: Proefproject op één locatie

Weersta de neiging om het systeem in de eerste week al bedrijfsbreed in te voeren. Kies één representatieve locatie, bij voorkeur een plek waar zowel eigen medewerkers als onderaannemers aan het werk zijn, en voer daar de volledige workflow twee weken lang uit. Noteer elke fout, elke overschrijving en elke ontbrekende registratie. Gebruik het dagelijkse rapport om de straal van de geofence, de uitgifte van pasjes en de training van de voormannen bij te sturen.

Stap 6: Bedrijfsbrede implementatie

Zodra de pilot succesvol is verlopen, plant u de bedrijfsbrede ingebruikname in fasen. Een veelvoorkomend patroon is om eerst per regio te werken en daarna per type locatie. Door twee weken lang parallel te werken, waarbij de voorman een papieren back-up bijhoudt, en daarna het papier volledig af te schaffen. Het dagelijks controleren van het auditlogboek wordt onderdeel van de afsluitingsroutine van de locatiecoördinator.

Referentietabel voor werkgeversinstellingen

Stap	Verantwoordelijk	Gemiddelde tijd	Veelvoorkomende valkuil
Bedrijfsaccount aanmaken	HR-/IT-administratie	30 min.	Tweefactorauthenticatie overslaan
Werkplekken aanmelden	Projectbureau	2–4 uur	Ontbrekende werkplekidentificatienummers
Werknemers uitnodigen	HR	1–2 uur	Verkeerde mobiele nummers
Onderaannemers uitnodigen	Inkoop	1 uur	Geen Limosa-voorafgaande controle
Sluit de salarisadministratie aan	Financiën + IT	Een halve dag	De proefloonstrook overslaan
Proef op één locatie	Locatiecoördinator	2 weken	Te snel bedrijfsbreed invoeren

Dit zijn de gebruikelijke doorlooptijden voor een aannemer met 50 tot 200 werknemers. Bij grotere projecten of implementaties in meerdere regio’s moet rekening worden gehouden met extra planningstijd.

Checklist voor planning en uitvoering

• BCE/KBO-nummer en RSZ werknemer ID bevestigd.
• Lijst van actieve bouwplaatsen met bouwplaatsnummers.
• Lijst met werknemers, inclusief INSZ-nummers en mobiele nummers.
• Lijst van onderaannemers waarbij de Limosa-1-status vooraf is gecontroleerd.
• De salarisadministratiekoppeling is getest met één proefregistratie.
• Proeflocatie aangewezen en voorman opgeleid.
• Er is een dagelijks auditlogboek toegevoegd aan de afsluitingsprocedure; zie de CIAW-FAQ.

⚠️ Herinnering inzake ketenaansprakelijkheid: als je een onderaannemer inschakelt zonder zijn Limosa-1-aangiften te controleren, komt een eventuele latere RSZ sanctie met betrekking tot dat team voor rekening van de hoofdaannemer, niet van de onderaannemer. Beschouw de Limosa-controle als een harde grens.

Toekomstige veranderingen

• Vanaf 1 januari 2027 is de regering van plan om elke Belgische werkgever te verplichten een objectieve registratie van de dagelijkse werktijden bij te houden. Installeer nu de module ‘Time Tracking’ om hierop voorbereid te zijn.
• CIAO (Check in AND Out) wordt uitgebreid; naar verwachting zullen er na de evaluatie van 2026 nieuwe sectoren worden toegevoegd.
• De RSZ API integratie wordt steeds beter; kies een leverancier die de koppelingen zonder extra kosten bijwerkt.
• De controle op biometrische aanwezigheidsregistratie in het kader van de AVG wordt steeds strenger; kies standaard voor pincode + QR/NFC, tenzij het gebruik van biometrie expliciet gerechtvaardigd is.
• Lees de review van de beste registratietools in 2026 om te zien wat je voor de toekomst kunt plannen.

CIAW beheren met behulp van technologie

Suivo, een Belgisch IoT-bedrijf met meer dan 15 jaar ervaring op het gebied van personeelsbeheer, biedt uitgebreide CIAW-software voor werkgevers die te maken hebben met de Belgische regelgeving. Hun platform helpt u bij:

• Configureer alle werkplekken en registratiemethoden centraal via de CIAW-oplossing.
• Betrek onderaannemers bij het proces via één uitnodigingsprocedure en een dashboard voor gezamenlijke aansprakelijkheid.
• De aanwezigheidsgegevens automatisch doorsturen naar de salarisadministratie via tijdregistratie.
• Breid waar nodig uit naar in- en uitgangen met de CIAO-module.
• Houd gereedschap en aanhangwagens op het terrein bij met Asset .
• Houd bedrijfsvoertuigen in de gaten met voertuigvolgsysteem.
• Procesvoering afstemmen op de beste praktijken in de bouwsector.

IoT van Suivo sluit naadloos aan op bestaande salaris- en ERP-systemen, zoals SD Worx, Partena, Acerta, KPD, SAP, Dynamics, Odoo en AFAS, waardoor bedrijven als Hoogmartens en B&R Bouwgroep een volledige CIAW-implementatie binnen enkele dagen kunnen realiseren, in plaats van maanden.

“In negen werkdagen zijn we overgestapt van een aanwezigheidsregistratie via spreadsheets naar een volledig geïntegreerd CIAW-systeem. Het grootste voordeel was het uitnodigingsproces voor onderaannemers: we hoeven niet langer achter pdf’s aan te jagen.” – HR-manager, regionale aannemer in Vlaams-Brabant

Onderneem vandaag actie

Begin pas met de installatie als u de BCE/KBO-nummer, RSZ , de werkplekidentificaties en de Limosa-1-status van de onderaannemers allemaal bij de hand hebt. Reserveer een middag, doorloop de zes bovenstaande stappen en test het eerst op één locatie voordat u het bedrijfsbreed invoert.

Neem voor meer informatie over het installeren en configureren van de Check in at Work contact op met Suivo via +32 3 375 70 30 of bezoek de CIAW-oplossingspagina en de contactpagina om te ontdekken hoe hun slimme oplossingen uw bouwbedrijf kunnen helpen om efficiënt van start te gaan.

Gratis nalevingsgids, CIAW-werkgeversconfiguratie

Wilt u de implementatie van CIAW met meer vertrouwen aanpakken? Onze gratis nalevingsgids biedt u een eenvoudig en praktisch overzicht om slimmer te plannen, aan de regels te blijven voldoen en volledig realtime inzicht te behouden in uw bedrijfsvoering.

Binnen vind je:

• De volledige checklist vóór het opstarten, voordat je de app opent.
• Hoe Suivo helpt bij het inrichten van de werkplek, het koppelen van de salarisadministratie en het inwerken van onderaannemers.
• Succesverhalen uit de praktijk van Hoogmartens, B&R Bouwgroep en Cegelec.
• Praktische oplossingen voor wagenpark-, personeels- en asset .

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een CIAW-app te installeren voor een aannemer met 100 werknemers?

Een kleine werkgever in de bouwsector heeft de volledige installatie doorgaans binnen één middag voltooid, gevolgd door een proefperiode van twee weken. Raadpleeg de veelgestelde vragen over CIAW voor de meest voorkomende tijdbesparende tips.

Heb ik een aparte app nodig voor het in- en uitchecken?

Niet per se. Moderne apps bieden beide mogelijkheden via de CIAO-module; activeer deze voor locaties of sectoren waar het registreren van de vertrektijd verplicht is.

Hoe is de CIAW-app gekoppeld aan mijn salarisadministratie?

Via een salarisverwerkingsconnector voor SD Worx, Partena of Acerta. Op de pagina over tijdregistratie staan de standaardintegratiepunten en verificatiestappen vermeld.

Mogen mijn onderaannemers mijn CIAW-account gebruiken?

Ja, ze sluiten zich aan via een kettinguitnodiging, waarbij zij hun eigen gebruikers beheren maar jij toezicht houdt. De aanbevolen werkwijze wordt beschreven in het overzicht voor de bouwsector.