Ziekteverzuim kost werkgevers in België meer dan in de meeste buurlanden: de werkgever betaalt 30 dagen lang het volledige loon voordat er sprake is van enige vorm van overheidssteun. Voor een bedrijf met 50 werknemers leidt zelfs een bescheiden verzuimpercentage al tot tienduizenden euro’s aan directe loonkosten. Daarom vertrouwen Belgische HR-managers steeds vaker op workforce management van Suivo om werktijden en verzuimpatronen in één systeem bij te houden en problemen aan het licht te brengen voordat ze uitgroeien tot looncrises. Hieronder leest u wat de Belgische wet voorschrijft, wat u moet registreren en hoe u de controle behoudt.
Het Belgische stelsel voor ziekteverlof: wie betaalt wat en wanneer?
Het Belgische ziekteverlof verloopt in drie fasen, waarbij elke fase verschillende financiële en administratieve verplichtingen voor de werkgever met zich meebrengt.
Fase 1 – Gewaarborgd loon (gegarandeerd loon): dag 1-30
De werkgever betaalt de werknemer het volledige normale loon (100 %) gedurende de eerste 30 kalenderdagen van elke ziekte of elk ongeval. Gedurende deze periode is er geen overheidssteun. Dit geldt voor arbeiders na één maand diensttijd en voor bedienden onmiddellijk. Op de website van de FOD Werkgelegenheid staan de huidige regels en het onderscheid tussen de verschillende categorieën werknemers vermeld.
Fase 2 – Onderlinge verzekering (mutualist / ziekenfonds): vanaf dag 31
Na 30 dagen neemt de ziektekostenverzekering van de werknemer de betaling over tegen ongeveer 60% van het gemaximeerde referentieloon. De directe financiële verplichting van de werkgever eindigt.
Fase 3 – Langdurige ziekte: na 12 maanden
Als de werknemer na een jaar ononderbroken ziekte nog steeds niet in staat is om te werken, wordt het INAMI/RIZIV (het nationaal instituut voor ziekte- en invaliditeitsverzekering) de hoofdbetaler en wordt een re-integratietraject verplicht.
Een nauwkeurige registratie van verzuim is in alle drie de fasen van belang: in fase 1 om de kosten te beheersen en de medische grond te controleren; in fase 2 om de salarisadministratie correct te voeren; en in fase 3 om te voldoen aan de re-integratieverplichtingen.
Wat je vanaf de eerste dag moet bijhouden
Dimona-ziekteaangifte: Vanaf de eerste ziektedag moet u een bijgewerkte Dimona-aangifte indienen met de juiste afwezigheidscode. Dit is een verplichting op grond van de Belgische socialezekerheidswetgeving. Te laat ingediende of ontbrekende Dimona-ziekteaangiften zijn een veelvoorkomende bevinding bij RSZ inspecties RSZ .
Medische verklaring: In de meeste arbeidsovereenkomsten en arbeidsreglementen is een werknemer verplicht om op de eerste dag van ziekte – of binnen een bepaald aantal dagen – een medische verklaring in te dienen. Sommige cao’s staan werknemers toe om bij korte afwezigheden zelf aangifte te doen (meestal 1 tot 3 keer per jaar zonder medische verklaring); raadpleeg de cao voor jouw sector.
Terugkeer naar het werk: Wanneer de werknemer terugkeert, moet u de ziekteperiode afsluiten in Dimona (door de terugkeerdatum op te geven) en in uw tijdregistratiesysteem. Een verschil tussen de einddatum in Dimona en de daadwerkelijke terugkeerdatum leidt tot een discrepantie die door RSZ wordt gesignaleerd.
Re-integratietrajecten: wat de Belgische wet voorschrijft
Sinds 2017 zijn werkgevers volgens de Belgische wetgeving verplicht om een formeel re-integratieplan op te stellen voor werknemers die langer dan vier weken afwezig zijn of waarvan wordt verwacht dat ze langdurig afwezig zullen zijn. Bij dit traject zijn de bedrijfsarts (arbeidsgeneesheer), de casemanager van de mutualiteit en de werkgever betrokken. Vanaf 2022 zijn de regels aangescherpt: de trajecten moeten eerder van start gaan en werkgevers die niet meewerken, kunnen sancties krijgen.
Een tijdregistratiesysteem dat de daadwerkelijk gewerkte uren bijhoudt, ondersteunt de re-integratie: wanneer een werknemer in het kader van zijn of haar re-integratietraject weer aan het werk gaat met een beperkte werkweek, houdt het platform bij of hij of zij de afgesproken uren werkt en of er onbedoeld extra overuren worden aangevraagd – een veelgemaakte fout die het re-integratietraject teniet kan doen.
Hoe digitale tracking afwezigheidspatronen aan het licht brengt
Bij het beheer van afwezigheden op papier blijven patronen verborgen die een digitaal systeem automatisch aan het licht brengt.
| Patroon | Wat dit betekent | Hoe digitale tracking dit aan het licht brengt |
| Herhaaldelijke afwezigheid op maandag | Mogelijke verlenging in het weekend | Automatische melding wanneer dezelfde dag zich in verschillende weken herhaalt |
| Afwezigheid vóór of na feestdagen | Mogelijk misbruik van het gewaarborgde loon | Markeren op basis van de kalender |
| Korte, veelvuldige afwezigheden (1-2 dagen, meerdere keren per jaar) | Mogelijke werkgerelateerde stress | Verzuimpercentage per werknemer, automatisch berekend |
| Afwezigheden tijdens periodes waarin er veel projecten lopen | Werkdruksignaal | Verwijzing naar het projectplan |
Uit Belgische HR-benchmarks die jaarlijks worden gepubliceerd door aanbieders zoals Securex en Mensura blijkt dat het gemiddelde verzuimpercentage in België ongeveer 7-8% van de geplande werktijd bedraagt. workforce management van Suivo berekent uw werkelijke verzuimpercentage in realtime, uitgesplitst per team, vestiging of werknemersprofiel, zodat u dit kunt vergelijken met het sectorgemiddelde en kunt ingrijpen voordat kortetermijnpatronen uitgroeien tot langetermijnproblemen.
De werkelijke kosten van verzuim berekenen
De zichtbare kosten van afwezigheid zijn het loon dat tijdens de gewaarborgde loonperiode wordt uitbetaald. De minder zichtbare kosten zijn vervangend personeel of overuren voor collega’s die de afwezige werknemer vervangen, productiviteitsverlies, wervingskosten als de werknemer niet terugkeert, en de administratieve tijd die gemoeid is met het beheer van de Dimona-aangiften, medische attesten en re-integratiedocumenten.
Met workforce management dat kan worden geïntegreerd met uw HR-systeem kunt u een rapport over de kosten van verzuim opstellen waarin al deze factoren zijn meegenomen – zodat uw financieel directeur een concreet cijfer krijgt, in plaats van een vaag gevoel, over de werkelijke kosten van uw verzuimpercentage.
Het verband tussen tijdregistratie en verzuimbeheer
Tijdregistratie en verzuimbeheer zijn twee kanten van dezelfde medaille: tijdregistratie houdt bij wanneer iemand aan het werk is; verzuimbeheer houdt bij wanneer iemand niet aan het werk is. Een systeem dat beide aspecten afhandelt, maakt een einde aan de handmatige afstemming tussen geplande uren, daadwerkelijke uren en verzuimuren, waaraan salarisadministratieteams elke maand dagenlang werken.
Wanneer een werknemer zich ziek meldt, werkt de leidinggevende het tijdregistratiesysteem bij, wordt de Dimona-aangifte geactiveerd, gaat de gewaarborgde loonperiode in en wordt de juiste status automatisch doorgevoerd in de loonlijst die naar SD Worx, Acerta of Partena wordt geëxporteerd.
Klaar om het verzuimbeheer onder controle te krijgen?
Suivo helpt Belgische bedrijven om werkuren en afwezigheden in één systeem bij te houden, met automatische Dimona-ondersteuning en rapportagetools waarmee u uw verzuimpercentage kunt vergelijken met sectorale benchmarks.
