Problemen met Check in at Work oplossen: veelvoorkomende fouten en oplossingen

Een in de praktijk beproefde handleiding voor het oplossen van de meest voorkomende fouten in de CIAW-app, GPS-storingen, verkeerd gelezen QR-codes, synchronisatieproblemen en verzendfouten, zonder dat dit ten koste gaat van de naleving.

Wanneer de Check in at Work op maandagochtend om 7 uur niet werkt terwijl 22 werknemers bij de poort staan te wachten, blijven de kosten zelden beperkt tot de kosten van de app. Het gaat om gemiste registraties, een gat RSZ en een voorman die op papier moet improviseren. Deze handleiding voor probleemoplossing bundelt de problemen die we het vaakst tegenkomen op Belgische bouw-, schoonmaak- en betonwerven en biedt praktische oplossingen. De meeste CIAW-fouten zijn omgevingsgerelateerd: slecht signaal, schittering op het telefoonscherm of een verouderde app-versie, en niet platformfouten. Als u het verschil kent, bespaart u uren aan supporttickets en beschermt u uw Check in at Work . Gebruik dit als een referentiekaart; we hebben de problemen gerangschikt van "op te lossen in 30 seconden" tot "moet worden geëscaleerd naar IT".

Snelle navigatie

• Voordat u met het oplossen van problemen begint: controleer eerst de basiszaken
• GPS- en locatiefouten
• Problemen met het scannen van QR-codes en badges
• Problemen met inloggen, wachtwoord en account
• Problemen met de verbinding en het verzenden
• Fouten bij RSZ
• Overzichtstabel met fouten
• CIAW beheren met behulp van technologie
• Veelgestelde vragen

Voordat u met het oplossen van problemen begint: controleer eerst de basiszaken

Voer deze vier controles uit voordat je een ticket opent. Hiermee kun je ongeveer de helft van alle gemelde problemen oplossen:

1. App-versie. Open je app store; als er een update beschikbaar is, installeer die dan eerst. Oudere versies bevatten geen beveiligingspatches en wijzigingen RSZ .
2. Besturingssysteem. iOS 16+ en Android 11+ zijn de minimaal ondersteunde versies voor de meeste professionele CIAW-apps. Oudere versies van het besturingssysteem zorgen ervoor dat locatiediensten niet meer werken, zonder dat dit wordt gemeld.
3. Toestemmingen. De app heeft toestemming nodig voor Locatie, Camera (voor QR-codes), Meldingen en, voor locaties zonder wifi, het vernieuwen van de app op de achtergrond. Als ook maar één toestemming wordt geweigerd, kan dit tot onduidelijke fouten leiden.
4. Datum en tijd. Bij telefoons met handmatige klokinstellingen kan de tijd afwijken; zorg ervoor dat de tijd automatisch wordt gesynchroniseerd. RSZ met onjuiste tijdstempels worden afgewezen.

⚠️ Belangrijke wettelijke waarschuwing: een mislukte registratie is niet hetzelfde als een vrijgestelde registratie. Als uw CIAW-app de gegevens niet kan verzenden, is de werknemer officieel niet geregistreerd en RSZ de RSZ per overtreding administratieve of strafrechtelijke sancties opleggen; raadpleeg de Check in at Work RSZ inzake Check in at Work voor de actuele bedragen. Zorg altijd voor een handmatig back-upplan.

GPS- en locatiefouten

GPS-problemen zijn veruit de meest voorkomende oorzaak van storingen in de CIAW-app, vooral op bouwplaatsen die omringd zijn door hoge gebouwen, kranen of staalconstructies.

Symptoom: „Locatie kon niet worden vastgesteld.“

• ❌ Proberen te scannen in een kelder, liftschacht of zeecontainer
• ✅ Naar buiten gaan of naar de rand van het terrein voor de eerste scan
• Start Locatieservices opnieuw op (iOS: Instellingen → Privacy → Locatieservices uit/aan; Android: Instellingen → Locatie → uit/aan).
• Controleer of de app de locatie-toestemming „Altijd toestaan“ of „Tijdens gebruik“ heeft, en niet „Volgende keer vragen“.

Symptoom: „Locatie te ver verwijderd van geautoriseerde locatie.“

• De geofence van de locatie is mogelijk verkeerd ingesteld. Vraag je voorman of beheerder om de geofence in het CIAW-beheerderspaneel met 20 tot 30 meter te vergroten.
• Controleer of je telefoon niet is verbonden met een VPN; veel VPN’s vervalsen de locatie, wat de app interpreteert als een poging tot manipulatie.

Symptoom: De GPS werkt in de stad, maar niet op het terrein.

• Op locaties met veel stalen wapeningsstaal kan de nauwkeurigheid van GPS afnemen tot 100 meter of meer. Schakel in dat geval over op registratie via QR-code of een registratiepaal. Suivo biedt fysieke registratiepalen aan die volledig onafhankelijk van GPS werken.

Problemen met het scannen van QR-codes en badges

Symptoom: De QR-code kan niet worden gescand.

• Maak de lens schoon. Een laagje stof of regendruppels is de meest voorkomende oorzaak.
• Controleer de helderheid van het scherm waarop de QR-code staat; als het een papieren poster betreft, vervang deze dan, want gelamineerde posters verbleken onder invloed van UV-licht.
• Ga ergens staan waar de QR-code niet in direct zonlicht staat; telefooncamera’s hebben moeite met schittering.
• Zorg ervoor dat de cameratoegang is ingeschakeld.

Symptoom: „Ongeldige QR-code“ of „QR-code is verlopen.“

• Veel CIAW -systemen wisselen QR-codes regelmatig om veiligheidsredenen. Vraag de voorman om de nieuwste versie vanuit het beheerderspaneel af te drukken.
• Controleer of de medewerker aan het project is toegewezen; een niet-toegewezen medewerker die een geldige code scant, krijgt nog steeds de melding ‘ongeldig’ te zien.

Symptoom: Badge of NFC-tag wordt niet herkend.

• Houd bij NFC de telefoon twee volle seconden stil tegen de tag. Kort tikken werkt vaak niet.
• Als de tag verbuigd of bekrast is, kan deze onleesbaar worden; vervang beschadigde tags. Het assortiment asset van Suivo omvat robuuste NFC-tags die geschikt zijn voor gebruik buitenshuis.

Problemen met inloggen, wachtwoord en account

Symptoom: „Account niet gevonden“ of „Gebruiker uitgeschakeld“.

• Controleer of het e-mailadres of telefoonnummer dat bij de registratie is gebruikt, exact overeenkomt met de gegevens in het beheerderspaneel. Let op hoofdletters en kleine letters.
• Controleer of de werknemer bij het verlaten van een vorige werkgever is gedeactiveerd; dezelfde identiteit kan niet in twee CIAW-omgevingen actief zijn.

Symptoom: Geen e-mail ontvangen om het wachtwoord opnieuw in te stellen.

• Kijk even in de spamfolder.
• Controleer of het e-maildomein de afzender niet blokkeert; veel zakelijke Microsoft 365-tenants plaatsen afzenders met het adres „info@“ in quarantaine. Voeg het domein van de CIAW-leverancier toe aan uw lijst met veilige afzenders.

Symptoom: De code voor meervoudige authenticatie wordt niet ontvangen.

• Bij piekuren kan het verzenden van sms-codes via een Belgisch netwerk enkele minuten vertraging oplopen. Gebruik de authenticator-app als je CIAW-app deze functie ondersteunt.
• Ga naar een plek met minimaal 3G-dekking.

Problemen met de verbinding en het verzenden

De CIAW-app van Suivo is zo ontworpen dat een internetverbinding vereist is: elke registratie wordt live in onze backend aangemaakt op het moment dat de medewerker zich aanmeldt. Als de verbinding uitvalt, wordt dit daarom weergegeven als „registratie niet geaccepteerd“, en niet als een stille wachtrij.

Symptoom: „Geen verbinding, registratie niet geaccepteerd.“

• Laat de medewerker overschakelen van wifi naar mobiele data (of andersom) en het opnieuw proberen.
• Ga naar een plek waar je ten minste één streepje mobiel bereik hebt; de poort, de omheining of de hoofdtoegangsweg zijn meestal de beste opties.
• Als er op het hele terrein geen bereik is, neem dan contact op met de voorman om bij aankomst gebruik te maken van de hardware op de bouwpaal, die over een eigen simkaart beschikt, of van de communicatie via de voertuigvolger.
• Zeg nooit tegen medewerkers dat ze zich „later moeten registreren“; er is geen lokale wachtrij waaruit ze kunnen terugkeren.

Symptoom: De registratie is voltooid op de telefoon van de medewerker, maar verschijnt niet in het beheerderspaneel.

• Controleer of de medewerker op het moment van registratie verbinding had met het internet. Zonder internetverbinding is de registratie niet op de server aangemaakt en bestaat deze niet als record. Registreer je opnieuw op een plek met internetverbinding.
• Kijk op de statuspagina van de provider; de grootste CIAW-aanbieders publiceren hun uptime in realtime.

Symptoom: Dubbele registraties na een netwerkstoring.

• De meeste platforms verwijderen dubbele gegevens automatisch. Als u merkt dat dubbele gegevens langer dan 24 uur blijven staan, dient u een supportticket in. Verwijder ze niet handmatig, aangezien dit gevolgen kan hebben voor de audittrajecten.

Fouten bij RSZ

Symptoom: „Verzending mislukt, time-out RSZ .“

• RSZ heeft geplande onderhoudsperiodes, meestal op zondagochtend. De CIAW-app zou het automatisch opnieuw moeten proberen. Als dit na 24 uur nog niet is gebeurd, neem dan contact op met uw leverancier.
• Controleer voor gedetacheerde werknemers of de Limosa-aangifte is ingediend; een ontbrekende Limosa-aangifte is een veelvoorkomende reden voor RSZ .

Foutmelding: „Ongeldig burgerservicenummer.“

• Het Belgische rijksregisternummer (NISS) bestaat uit 11 cijfers en heeft een specifieke controleformule. Controleer de invoer zorgvuldig; één ontbrekend cijfer zorgt ervoor dat het hele record wordt geblokkeerd.
• Voor niet-Belgische werknemers moet u het BIS-nummer gebruiken; als u dat niet hebt, moet de werknemer er mogelijk een aanvragen voordat hij of zij in België gaat werken.

Symptoom: De inspecteur heeft tijdens een locatiebezoek gewezen op ontbrekende registraties.

• Haal de exportgegevens van de betreffende periode op via het CIAW-dashboard.
• Controleer dit aan de hand van uw eigen aanwezigheidsgegevens. De meeste ‘ontbrekende’ registraties zijn het gevolg van verbindingsproblemen op het moment van registratie: de telefoon van de medewerker had even geen bereik, waardoor de registratie de server niet heeft bereikt en er geen serverrecord is aangemaakt.
• Als er daadwerkelijk een lacune bestaat, is transparantie van cruciaal belang: raadpleeg de Suivo CIAW FAQ voor informatie over hoe u met een bevestigde lacune moet omgaan.

Overzichtstabel met fouten

Fout	Waarschijnlijke oorzaak	Eerste oplossing	Escaleren indien
“Locatie kon niet worden vastgesteld”	Binnen / signaalblok	Ga naar buiten; start Locatieservices opnieuw op	Blijft buiten bij heldere hemel
“Locatie te ver van de bouwplaats”	Geofence is te strak ingesteld of VPN is actief	Schakel de VPN uit; vraag de beheerder om de geofence te verruimen	De werknemer is daadwerkelijk ter plaatse
“Ongeldige QR-code”	Verouderd of niet toegewezen	Laatste QR-code afdrukken; projecttoewijzing controleren	De laatste QR-code is nog steeds afgewezen
“Synchronisatie mislukt”	Telefoonverbinding	Schakel over tussen wifi en mobiele data; open de app opnieuw	De statuspagina geeft een storing weer
“Ongeldig NISS-nummer”	Typfout of verkeerd nummer melden	Opnieuw inloggen; identiteit controleren aan de hand van identiteitskaart	Het nummer is correct, maar is afgewezen
"Time-outRSZ "	RSZ	Wacht tot het systeem het opnieuw probeert	24 uur later nog steeds niet gelukt
Dubbele registraties	Netwerkstoring + opnieuw proberen	Wacht 24 uur op de deduplicatie	Er blijven duplicaten over na 24 uur

Leg altijd vast welke stappen u hebt ondernomen; de helpdesk kan tickets sneller afhandelen als er duidelijke instructies zijn om het probleem te reproduceren.

CIAW beheren met behulp van technologie

Suivo, een Belgisch bedrijf dat gespecialiseerd is in CIAW en urenregistratie en meer dan 15 jaar ervaring heeft, ontwikkelt tools die het aantal problemen al bij voorbaat tot een minimum beperken. Hun platform helpt u:

• Registreer medewerkers betrouwbaar op alle locaties met CIAW- en CIAO-workflows die werken op iOS, Android en speciale hardware op de locaties.
• Registraties worden direct in onze backend vastgelegd op het moment dat de werknemer zich aanmeldt, zonder bewerkbare lokale wachtrij; wat bij de RSZ terechtkomt, RSZ precies wat er is vastgelegd.
• Los het probleem van locaties met een zwak signaal op door gebruik te maken van hardware op de locatiemast die een eigen simkaart heeft, in plaats van afhankelijk te zijn van de telefoon van de medewerker, zodat de auditgeschiedenis intact blijft.
• Integreer met SD Worx, Partena, Acerta en ERP-systemen, zodat gecorrigeerde gegevens automatisch naar de salarisadministratie worden doorgestuurd zonder dat ze handmatig opnieuw moeten worden ingevoerd; zie de module voor tijdregistratie.
• Problemen met de ketenaansprakelijkheid in de bouwsector signaleren voordat RSZ dat doen.
• Ondersteuning in het Nederlands, Frans en Engels door een Belgisch team dat de API RSZ van begin tot eind door en door kent.

IoT van Suivo sluit naadloos aan op bestaande salaris- en ERP-systemen, waardoor bedrijven als Hoogmartens en Cegelec incidenten binnen enkele minuten in plaats van uren kunnen oplossen.

“Het meeste wat op een app-fout lijkt, blijkt een kwestie van machtigingsinstellingen of een verouderde QR-code te zijn. Nadat we de voormannen hadden getraind in het uitvoeren van eerstelijnscontroles, daalde het aantal supporttickets in één kwartaal met meer dan de helft.”
– IT-verantwoordelijke, middelgroot aannemersbedrijf, Oost-Vlaanderen

Onderneem vandaag actie

Laat uw naleving niet in gevaar brengen door vermijdbare CIAW-fouten. Begin met het doornemen van de vier basiscontroles bovenaan deze handleiding met elke voorman en belangrijke gebruiker, hang de foutenlijst met snelle referentie op in de bouwkeet en zorg ervoor dat elke werknemer weet waar hij of zij terecht kan als de eerste oplossingen niet werken.

Neem voor meer informatie over een betrouwbare implementatie van CIAW en het oplossen van problemen contact op met Suivo via +32 3 375 70 30 of ga naar de Suivo CIAW-oplossingspagina om te zien hoe hun slimme, geïntegreerde platform app-fouten bij de bron vermindert. U kunt ook het volledige productassortiment bekijken of een demo aanvragen.

Gratis checklist voor probleemoplossing: zorg dat CIAW op locatie blijft draaien

Wilt u ploegbazen een handige checklist van één pagina geven die ze om 7 uur ’s ochtends met koude vingers daadwerkelijk kunnen gebruiken? Onze gratis checklist voor probleemoplossing vat deze handleiding samen in stappen waarmee 90% van de problemen met de CIAW-app kan worden opgelost.

Binnen vind je:

• De vier controles vóór de vlucht die de meeste incidenten voorkomen
• Hoe Suivo omgaat met locaties met een zwak signaal met behulp van hardware op de locatiemast (waarbij live, auditbestendige opnames behouden blijven) en snelle lokale ondersteuning biedt
• Praktijkervaringen van bouwplaatsen in Hoogmartens, Cegelec en Antwerpnatie
• Snelle oplossingen voor fouten bij GPS, QR, synchronisatie en RSZ

Veelgestelde vragen

Mijn CIAW-app geeft steeds de melding ‘locatie niet beschikbaar’ weer. Is dat een RSZ ?

Op zich niet, zolang je de registratie maar voltooit zodra de werknemer weer bereik heeft of een alternatieve methode gebruikt, zoals een Suivo-paal met een eigen simkaart. Juridisch gezien is het van belang of de RSZ de registratie al in haar bestand RSZ voordat de werknemer aan het werk gaat. Als dit probleem op een bouwplaats blijft voorkomen, plaats dan een Suivo-paal bij de toegangsweg in plaats van te vertrouwen op de telefoons van de werknemers.

Moet ik een dubbele registratie zelf verwijderen?

Nee. Het opschonen van dubbele gegevens gebeurt automatisch op correct opgezette platforms, en handmatig verwijderen kan het controlespoor verstoren dat u mogelijk nodig hebt bij een inspectie. Als een dubbele vermelding langer dan 24 uur blijft bestaan, dient u een supportticket in te dienen. Voor meer informatie over het RSZ raadpleegt u de Suivo CIAW FAQ.

Werkt de CIAW-app van Suivo ook zonder internetverbinding?

Nee, en dat is ook de bedoeling. De CIAW-app van Suivo vereist een actieve verbinding op het moment van registratie, zodat elk record live in onze backend wordt aangemaakt en niet lokaal kan worden bewerkt of met een eerdere datum worden aangevuld vóór de synchronisatie. Voor locaties waar het mobiele signaal van de medewerker onbetrouwbaar is, voorziet het platform in locatiemasten met een eigen simkaart en voertuigvolgsystemen bij de toegangsweg; de connectiviteit zit in de hardware, niet in de telefoon.

Wat moet ik doen als een RSZ ontdekt dat ik me niet heb geregistreerd?

Wees transparant. Haal de exportgegevens uit uw beheerderspaneel voor de betreffende periode, leg eventuele synchronisatie- of app-fouten vast en leg het audittraject voor aan de inspecteur. Een lacune verbergen is erger dan deze melden. Als de lacune het gevolg was van een systeemprobleem, wordt die context doorgaans geaccepteerd, maar u moet het proces voor de toekomst wel aanpassen, bij voorkeur door geïntegreerde tijdregistratie in te voeren.