Schoonmaak- en facilitaire diensten zijn afhankelijk van personeel dat op traditionele wijze vrijwel onmogelijk te volgen is: de ene schoonmaker bezoekt misschien wel drie kantoorgebouwen in één ochtend, een ander werkt om 5 uur ’s ochtends op één locatie voordat er iemand anders is, en geen van hen klokt in op een hoofdkantoor. Juist dat versnipperde, onbewaakte patroon is de reden waarom schoonmaak een terugkerend aandachtspunt is bij inspecties van het NSSO en het SIOD, en waarom het aantonen van gewerkte uren zo belangrijk is. Flexi-banen sluiten goed aan bij de wisselende vraag in de sector, en sinds 1 juli 2026 staat de regeling open voor bijna alle sectoren, maar u moet vóór de aanwerving controleren of uw paritair comité zich niet heeft teruggetrokken. Zodra duidelijk is of u in aanmerking komt, is het praktische probleem het vastleggen van uren zonder vaste klok. Met de oplossing ‘Check-in and out at Work’ van Suivo kan elke werknemer vanaf een mobiel apparaat zijn aankomst en vertrek registreren in het gebouw dat hij of zij schoonmaakt, waardoor u per locatie beschikt over een realtime, geverifieerd overzicht.
Waarom is de schoonmaaksector een aandachtspunt bij audits?
Inspecteurs richten zich op de punten waar de werktijden het moeilijkst te controleren zijn, en schoonmaak voldoet aan alle criteria:
- Geen vaste werkplek. De werknemers zijn verspreid over de gebouwen van klanten, dus er is geen enkele locatie die een inspecteur of werkgever kan aanwijzen voor een tijdregistratie.
- Eenzame, onbewaakte uren. Veel schoonmaakwerk vindt ’s morgens vroeg of ’s avonds laat plaats, vaak zonder dat er een leidinggevende aanwezig is, dus het enige bewijs dat er een dienst is gedraaid, is het verslag dat de medewerker heeft opgesteld.
- Groot aandeel flexibele contracten. De sector maakt veel gebruik van deeltijd-, korte-dienst- en tegenwoordig ook flexi-job-regelingen, die elk hun eigen registratieregels hebben.
- Het is gemakkelijk om te weinig uren te registreren. Wanneer uren op papier of uit het hoofd worden bijgehouden, is het verschil tussen de geboekte uren en de daadwerkelijk gewerkte uren precies waar een inspecteur problemen ontdekt.
Sinds 1 juli 2026 is elektronische tijdregistratie verplicht voor elke werkgever die flexi-job-werknemers in dienst heeft, en vanaf 1 januari 2027 wordt in België de registratie van de arbeidstijd voor alle werkgevers verplicht. Voor een sector die toch al onder de loep wordt genomen, is een digitale registratie niet langer optioneel. De FOD Werkgelegenheid eist dat werkgevers op verzoek een overzicht van de gewerkte uren kunnen voorleggen voor alle categorieën werknemers, en voor flexi-jobs moet dat overzicht voortaan elektronisch zijn.
Kunnen schoonmaakbedrijven in 2026 gebruikmaken van flexibele banen?
In principe wel, maar controleer eerst of uw sector hieronder valt. Door de hervorming van 1 juli 2026 zijn flexibanen nu toegankelijk voor vrijwel alle sectoren in de particuliere en publieke sector, waarmee de oude beperkte lijst is vervangen. Elke sector kan nog steeds een volledige of gedeeltelijke uitsluiting aanvragen, en tijdens de overgangsperiode van 2026 kunnen sectoren zich per kwartaal afmelden, waarbij de afmeldingen bij koninklijk besluit worden vastgesteld. Voordat u een flexi-job-werknemer in dienst neemt, dient u het huidige standpunt van uw paritaire commissie te bevestigen bij de FOD Werkgelegenheid of uw sociaal secretariaat. Als uw sector zich heeft afgemeld, zijn flexi-jobs voor u niet beschikbaar, en het is beter om dat te weten voordat u een dienstrooster opstelt.
Er moeten twee dingen geregeld zijn voordat iemand aan de slag kan:
- Een schriftelijke raamovereenkomst tussen u en elke flexi-job-werknemer, die vóór de eerste dienst wordt ondertekend.
- Voor elke dienst moet er nog dezelfde dag een Dimona-aangifte (DimDay) worden ingediend, voordat de werknemer aan het werk gaat. Er geldt geen uitstelperiode en de aangifte kan niet met terugwerkende kracht worden ingediend.
Hoe houd je schoonmakers bij die geen vaste werktijden hebben?
De oplossing is om het gebouw zelf als klok te laten fungeren. In plaats van schoonmakers via een centrale locatie te sturen, registreert elke medewerker waar hij of zij zich daadwerkelijk bevindt.
Met mobiel in- en uitchecken opent een schoonmaker bij aankomst in het gebouw van een klant de app, registreert hij of zij het begin van de dienst en checkt uit bij vertrek. De ‘Check-in and out at Work’-oplossing van Suivo registreert in realtime de aanwezigheid per medewerker per locatie, zodat u kunt zien wie er op dit moment in welk gebouw aan het werk is en hoe lang elke dienst daadwerkelijk heeft geduurd. Op locaties met terugkerend personeel of gedeelde apparaten kunnen dezelfde gegevens worden vastgelegd door het scannen van een badge of via een vast incheckpunt in het gebouw.
Zo wordt van een versnipperd personeelsbestand een overzichtelijk overzicht:
- Uren per persoon per gebouw, zodat u klanten kunt factureren en medewerkers kunt betalen op basis van geverifieerde gegevens, en niet op basis van schattingen.
- Realtime inzicht, zodat een leidinggevende weet dat een locatie is gecontroleerd zonder erheen te hoeven rijden.
- Een elektronisch dossier dat direct aan een SIOD -inspecteur kan worden overgelegd, zodat diensten niet meer uit het hoofd hoeven te worden gereconstrueerd.
Wat gebeurt er als een schoonmaker met een flexibele baan zonder geldige DimDay werkt?
De DimDay is de melding dat een bepaalde medewerker op een bepaalde dag komt werken. Uit het tijdregistratierapport blijkt wanneer hij of zij daadwerkelijk is aangekomen en vertrokken. Je hebt beide nodig.
Als een schoonmaker aan een dienst begint zonder dat er een geldige DimDay in het dossier staat, wordt die dag volgens de Belgische socialezekerheidswetgeving beschouwd als reguliere arbeid:
- Op het loon van die dag zijn de volledige werkgeversbijdragen voor de sociale zekerheid van toepassing.
- Het belastingvoordeel van de flexi-job van de werknemer vervalt voor die dag.
- Als dit over meerdere werknemers en dagen wordt herhaald, kan de NSSO-heffing met terugwerkende kracht aanzienlijk zijn.
Omdat schoonmaakdiensten vaak op korte termijn worden bevestigd en al voor zonsopgang beginnen, wordt de DimDay gemakkelijk over het hoofd gezien. Het ‘workforce management ’-platform van Suivo kan een melding geven wanneer een ingeplande flexi-job-medewerker nog geen DimDay voor die dag heeft, zodat je dit vóór aanvang van het werk kunt regelen in plaats van de omissie pas tijdens een controle te ontdekken.
Wat moet een werkgever in de facilitaire dienstverlening nu doen?
Volg deze volgorde voordat je je volgende flexkracht in dienst neemt:
1. Controleer of uw gezamenlijke commissie zich voor het huidige kwartaal niet heeft afgemeld voor flexibele banen.
2. Sluit met elke flexi-job-werknemer een raamovereenkomst af vóór zijn of haar eerste dienst.
3. Zorg ervoor dat er mobiel in- en uitchecken wordt ingevoerd, zodat de uren per locatie elektronisch worden geregistreerd.
4. Dien vóór elke dienst een DimDay in, zonder uitzondering.
Raadpleeg onze volledige werkgeversgids over flexibanen in België voor de volledige regelgeving van 2026. Als er in uw gebouwen naast andere soorten werknemers ook schoonmakers werkzaam zijn, legt onze gids over het aansturen van een gemengd personeelsbestand uit hoe u de juiste regel op elke categorie kunt toepassen.
Leg elke schoonmaakdienst op elke locatie vast
Suivo biedt schoonmaak- en facilitaire bedrijven de elektronische tijdregistratie die tegenwoordig vereist is voor flexibele banen: mobiel in- en uitklokken per gebouw, ondersteuning voor DimDay en één geverifieerd dossier per medewerker, op een geïntegreerd platform waarmee u klein kunt beginnen en later kunt uitbreiden.
